公文寫作常見錯誤公文寫作錯誤案例.doc

1、公文寫作常見錯誤公文寫作錯誤案例盡管國務(wù)院、國電公司的公文處理辦法及國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：對上述規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，也沒有好好學(xué)習(xí)，基本上是個門外漢;對最新的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法;寫作態(tài)度不夠認(rèn)真，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)的要求去做;文字表達(dá)能力較差，又沒有反復(fù)推敲認(rèn)真修改。明確了錯誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產(chǎn)生。下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：一、文種不明即從公文的標(biāo)題上看不出屬于哪

2、種公文。例如“關(guān)于接待德國公司總裁訪問的事”這一標(biāo)題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法明確規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)?！庇秩纭皡R報電力標(biāo)準(zhǔn)化工作”這一標(biāo)題，不僅沒有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“(發(fā)文單位)關(guān)于電力標(biāo)準(zhǔn)化工作的報告”，或者改為事務(wù)類的“(發(fā)文單位)電力標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)”。二、生造文種一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于的請示報告”;另一種情況是把某些事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書當(dāng)作機(jī)關(guān)公文那樣直接行文，例如把

3、“計劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細(xì)則”等直接作為公文印發(fā)。第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：(1)規(guī)章制度類文書以“印發(fā)”形式行文。如省電力有限公司關(guān)于印發(fā)省電力有限公司公文處理規(guī)則的通知，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，國家電力公司公文處理辦法第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以國電內(nèi)規(guī)字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號?！睋?jù)此，規(guī)章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。)(2)事務(wù)文書

4、以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級單位上報的則用“批轉(zhuǎn)”)。如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)電業(yè)局1999年工作計劃的通知，將1999年工作計劃作為通知的附件行文。如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務(wù)文書、規(guī)章制度類文書作為附件。三、錯用文種錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：(1)把“請示”誤為“報告”。例如關(guān)于電廠國有資產(chǎn)評估立項的報告，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進(jìn)行評估立項，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報告”。(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請

5、求批準(zhǔn)或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認(rèn)為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成關(guān)于批復(fù)的通知(或函)，應(yīng)改為關(guān)于的批復(fù)。(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項時，本該用平行文“函”，卻寫成關(guān)于(單位)(事項)的批復(fù)。(6)誤用處分事項公文文種?！皼Q定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“

6、通報”可以帶附件(即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可;批評性“通報”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。四、越級行文國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級機(jī)關(guān)(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應(yīng)同時抄送被越過的上級機(jī)關(guān)(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級上報的問題，必須堅決糾正。五、格式不全公文格式中規(guī)定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某

7、一份公文的具體寫作中，該標(biāo)識的要素沒有標(biāo)識，就是格式不全(如缺少發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認(rèn)真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。六、發(fā)文字號混亂發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“ ”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發(fā)文字號混亂的表現(xiàn)主要有：項目不完整;年份用中文數(shù)碼標(biāo)識或只標(biāo)兩位數(shù)，不用六角括號而用圓括號“( )”、方括號“ ”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據(jù)具體情況一一改正。七、標(biāo)題不

8、準(zhǔn)確具體表現(xiàn)在：公文標(biāo)題沒有準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，有時甚至題不對文;標(biāo)題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標(biāo)題中隨意使用標(biāo)點符號，而實際上按規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標(biāo)點符號”;長標(biāo)題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。所有這些公文寫作中常見的標(biāo)題方面錯誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。八、主送單位不規(guī)范主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格標(biāo)起;若主送單位較多，標(biāo)到行末后回行也應(yīng)頂格;各單位名稱中間用頓號，最后個單位名稱后標(biāo)全角冒號;若涉及多方面機(jī)關(guān)單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標(biāo)識

9、上的錯誤主要有：單位名稱不規(guī)范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標(biāo)識方法，應(yīng)注意糾正。九、抄送單位不規(guī)范抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標(biāo)識時應(yīng)左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標(biāo)句號。這四點不同于主送單位的標(biāo)識方法，常見的標(biāo)識錯誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用抄報，對下用抄送”的標(biāo)識法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。十、成文日期不規(guī)范最常見的錯誤有：用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，“o”誤標(biāo)為“0”或“零”，年份不用全稱，標(biāo)識位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文格式(見本書附錄三)的相關(guān)規(guī)定認(rèn)真改正。十一、序號、數(shù)字、計量單位不規(guī)范公文中的序號按規(guī)定分四個層次“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”，若層次較少可省略“(一