(完整版)采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程

1、采購(gòu)管理制度及采購(gòu)流程一、目的：規(guī)范公司采購(gòu)流程，提高采購(gòu)工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進(jìn)行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來(lái)更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購(gòu)管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強(qiáng)采購(gòu)工作的管理，提高采購(gòu)工作的效率,制定本制度。所有的采購(gòu)人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開(kāi)展工作。（二）基本流程：采購(gòu)需求一尋找供應(yīng)商一詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)一采購(gòu)洽談一合同的簽訂一交貨驗(yàn)收一質(zhì)檢一入庫(kù)一計(jì)劃對(duì)賬一財(cái)務(wù)結(jié)算（二）米購(gòu)流程圖如下:采購(gòu)需求_審批流程尋找供應(yīng)商U詢價(jià)比價(jià)議價(jià)采購(gòu)洽淡b簽采購(gòu)合同二付款審批流程交貨驗(yàn)收t下采購(gòu)訂單四、制度細(xì)則（一）采購(gòu)需求的提請(qǐng)1、定義：采購(gòu)需求是指某

2、部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫(xiě)，按照即定流程申請(qǐng)獲得這些物品的過(guò)程。2、采購(gòu)需求流程如圖：由需求部門(mén)填寫(xiě)， 按著公司規(guī)定的申請(qǐng)單格式， 認(rèn)真詳細(xì)、 清楚的填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單各項(xiàng)數(shù)據(jù) （重點(diǎn)要素見(jiàn)細(xì)則要求）。填寫(xiě)后由填寫(xiě)人簽字確認(rèn)。UU計(jì)劃對(duì)帳財(cái)務(wù)結(jié)算填報(bào)申請(qǐng)單由需求部門(mén)經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核，對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)。部門(mén)審核總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu)總經(jīng)理采購(gòu)部收到經(jīng)過(guò)簽字批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)書(shū)，要對(duì)申請(qǐng)書(shū)的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，并與需求部門(mén)就采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)。再根據(jù)庫(kù)存、采購(gòu)在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終

3、確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。3、請(qǐng)購(gòu)單的要素完整的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)包括以下要素:請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)；請(qǐng)購(gòu)物品所屬項(xiàng)目；請(qǐng)購(gòu)的用途；請(qǐng)購(gòu)的物品名；請(qǐng)購(gòu)的物品數(shù)雖；請(qǐng)購(gòu)的物品規(guī)格；請(qǐng)購(gòu)物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請(qǐng)購(gòu)物品的需求時(shí)間；請(qǐng)購(gòu)如有特殊需要請(qǐng)備注；請(qǐng)購(gòu)單填寫(xiě)人；請(qǐng)購(gòu)的部門(mén)負(fù)責(zé)人；請(qǐng)購(gòu)單的審核人；財(cái)務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。4、請(qǐng)購(gòu)單及其提請(qǐng)規(guī)定請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部門(mén)。請(qǐng)購(gòu)部門(mén)在提交請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)要求采購(gòu)部簽字接收，請(qǐng)購(gòu)部門(mén)備份。涉及的采購(gòu)物品種類、數(shù)雖過(guò)多時(shí)可以以附件清單的形式進(jìn)行提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電

4、話、郵件或其他形式請(qǐng)示，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門(mén),簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。如果是單一來(lái)源采購(gòu)或指定采購(gòu)廠家及品牌的產(chǎn)品， 申請(qǐng)部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。請(qǐng)購(gòu)單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單， 請(qǐng)購(gòu)部門(mén)有更改和補(bǔ)充的， 應(yīng)以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購(gòu)部。5、公司物資申請(qǐng)采購(gòu)的提請(qǐng)部門(mén)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的原材料、 生產(chǎn)設(shè)備、 輔件及其他物品由生廣部門(mén)提請(qǐng)。公司設(shè)備維修、 維護(hù)所需的備品備件、 維修工具等物品由生廣部門(mén)提請(qǐng)。公司生活及辦公的物品、 固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部門(mén)提請(qǐng)。公司各部門(mén)專用的物資由各部門(mén)自行提請(qǐng)。6、請(qǐng)購(gòu)單的接收采購(gòu)部在接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫(xiě)是否按照規(guī)定填寫(xiě)完整、 清晰，檢查請(qǐng)購(gòu)

5、是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請(qǐng)購(gòu)單時(shí)應(yīng)遵循無(wú)計(jì)劃不采購(gòu)、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購(gòu)、圖紙及技術(shù)資料不全不采購(gòu)、庫(kù)存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購(gòu)的原則。聯(lián)系倉(cāng)庫(kù)管理人員核查采購(gòu)物資是否有庫(kù)存，核對(duì)采購(gòu)臺(tái)帳看在途采購(gòu)的物資是否滿足采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的采購(gòu)物資應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)采購(gòu)的部門(mén)。7、請(qǐng)購(gòu)單的分工處理核對(duì)過(guò)的請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。無(wú)法按照申請(qǐng)部門(mén)需求日期完成采購(gòu)的，應(yīng)通知申請(qǐng)部門(mén)。重要的項(xiàng)目采購(gòu)前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。8、采購(gòu)周期的規(guī)定根據(jù)采購(gòu)物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購(gòu)周期。請(qǐng)購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間提前走請(qǐng)購(gòu)單的審批

6、流程， 以便采購(gòu)部門(mén)能按時(shí)完成采購(gòu)。采購(gòu)部如未能按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因。遇到緊急采購(gòu)應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購(gòu)的策略。（二）詢價(jià)及其規(guī)定詢價(jià)請(qǐng)應(yīng)認(rèn)真審閱請(qǐng)購(gòu)單的品名、規(guī)格、數(shù)雖、名稱,了解其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題要應(yīng)及時(shí)與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購(gòu)。對(duì)于緊急請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。所有采購(gòu)項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià)， 原則上盡雖不通過(guò)其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同， 成本較低的替代品可以推薦采購(gòu)替代品。采購(gòu)提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績(jī)效考核加分。對(duì)于請(qǐng)購(gòu)部門(mén)需求的物品，采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)該

7、發(fā)現(xiàn)，采購(gòu)物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請(qǐng)購(gòu)部門(mén)進(jìn)行溝通的，采購(gòu)也應(yīng)負(fù)責(zé)。采購(gòu)對(duì)使用部門(mén)提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績(jī)效考核加分，使用部門(mén)相應(yīng)的減分。遇到重要的物資、 項(xiàng)目或預(yù)估單次采購(gòu)金額較大的采購(gòu)情況， 詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請(qǐng)報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書(shū)。詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對(duì)不同品牌進(jìn)行詢價(jià)。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購(gòu)金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價(jià)、供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)的供應(yīng)商數(shù)雖也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)所邀請(qǐng)的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力， 具有提供或完成公司所需物資和項(xiàng)目的能力。比價(jià)采購(gòu)或招標(biāo)采購(gòu)應(yīng)

8、按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)。在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書(shū)面報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（三）比價(jià)、議價(jià)對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)雖進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開(kāi)標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況， 設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。重要項(xiàng)目應(yīng)通過(guò)一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力， 資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。（四）比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后

9、方可匯總。比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應(yīng)包含的要素合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)雖、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運(yùn)輸要求。合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明。付款方式。交貨期。質(zhì)雖保證期。質(zhì)n要求及規(guī)范。違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。雙方的公司信息。其他約定。(2)合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問(wèn)題及公司機(jī)密

10、的，注意保密責(zé)任。擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。如物品訂購(gòu)數(shù)雖較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)， 務(wù)必請(qǐng)廠商派代表來(lái)場(chǎng)協(xié)助清點(diǎn)。質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開(kāi)始并應(yīng)盡雖要求廠商延長(zhǎng)產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式， 如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)雖保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款。違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作。合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查。合同巡簽審查通過(guò)后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方

11、可生效。簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門(mén)。(六)付款及合同執(zhí)行(1)付款流程采購(gòu)物品到貨檢驗(yàn)并辦理入庫(kù)手續(xù)后，根據(jù)與供應(yīng)商簽定的期限，采購(gòu)負(fù)責(zé)人核對(duì)采購(gòu)帳目。備好各項(xiàng)資金審報(bào)材料。采購(gòu)人對(duì)帳由采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行審批、審核。簽字確認(rèn)并上報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。采購(gòu)部審批由主管生產(chǎn)副總或總經(jīng)理進(jìn)行簽字批準(zhǔn)。副總/經(jīng)理財(cái)務(wù)部對(duì)上報(bào)的各項(xiàng)表單、材料審核無(wú)誤，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后。財(cái)務(wù)部執(zhí)行付款。財(cái)務(wù)部付款(2)付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫(xiě)相關(guān)資金支出

12、、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。財(cái)務(wù)部門(mén)在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購(gòu)部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。(3)合同執(zhí)行已簽訂合同由采購(gòu)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及公司領(lǐng)導(dǎo)。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保雖，按時(shí)履約。合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。(七) 驗(yàn)收入庫(kù)與退貨(1)驗(yàn)收流程采購(gòu)負(fù)責(zé)人確定到貨時(shí)間，提前通知質(zhì)檢部門(mén)做好檢驗(yàn)準(zhǔn)備，通知倉(cāng)

13、儲(chǔ)部門(mén)通知驗(yàn)收做好入庫(kù)準(zhǔn)備。J1到貨后，由質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，采購(gòu)負(fù)責(zé)人和倉(cāng)儲(chǔ)管理人對(duì)物品的數(shù)量、到貨驗(yàn)收規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，數(shù)量過(guò)多時(shí)，要協(xié)調(diào)供應(yīng)商派專人協(xié)助現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。1物品經(jīng)檢驗(yàn)合格，辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)人員辦理入庫(kù)單據(jù)，另報(bào)財(cái)務(wù)進(jìn)行成入庫(kù)手續(xù)本核算。1物品入庫(kù)。根據(jù)物品特性，安排好倉(cāng)位存儲(chǔ)，并進(jìn)行妥善保管。入庫(kù)(2)報(bào)驗(yàn)供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)的通知質(zhì)檢部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于不同類型的物品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門(mén)在接到采購(gòu)部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行質(zhì)檢，并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書(shū)，對(duì)于質(zhì)檢不及時(shí)延誤生產(chǎn)部門(mén)使用或不能入庫(kù)的情況質(zhì)檢部門(mén)應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。(3)入庫(kù)公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫(kù)前均應(yīng)通過(guò)質(zhì)檢部門(mén)的檢驗(yàn)或驗(yàn)收采購(gòu)的物品在運(yùn)達(dá)公司后采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，由請(qǐng)購(gòu)部門(mén)及時(shí)安排卸貨與搬運(yùn)。質(zhì)檢部門(mén)未及時(shí)驗(yàn)收的， 倉(cāng)庫(kù)在收