公司采購管理規(guī)定

1、公司采購管理規(guī)定修訂日期修訂單號(hào)修訂內(nèi)容摘要頁次版次修訂審核批準(zhǔn)2011/06/12/首次發(fā)行4A/0更多免費(fèi)資料下載請(qǐng)進(jìn)：好好學(xué)習(xí)社區(qū)批準(zhǔn)：審核：編制：發(fā)放部門管理者代表文控業(yè)務(wù)部采購部工程部工模部生產(chǎn)部品管部倉庫行政部公司采購管理規(guī)定第一節(jié)一般規(guī)定第六條采購部門的劃分（一）內(nèi)購：由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。（二）外購：由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。（三）總經(jīng)理或經(jīng)理對(duì)于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)。專案用料，必要時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。第七條采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)

2、行采購：（一）集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請(qǐng)購部門依計(jì)劃提出請(qǐng)購，采購部門定期集中辦理采購。（二）長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長(zhǎng)期供應(yīng)價(jià)格，呈準(zhǔn)后通知各請(qǐng)購部門依需要提出請(qǐng)購。第八條采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場(chǎng)供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時(shí)，應(yīng)立即修正。第二節(jié)國內(nèi)采購作業(yè)處理第九條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)（一）采購經(jīng)辦人員接獲“請(qǐng)購單（內(nèi)購）”后應(yīng)依請(qǐng)購案件的緩急，并參考市場(chǎng)行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價(jià)

3、之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。（二）若廠商報(bào)價(jià)的規(guī)格與請(qǐng)購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛撸少徑?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請(qǐng)購單”上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會(huì)使用部門或請(qǐng)購部門簽注意見后呈核。（三）屬于買賣慣例超交者（如最低采購量超過請(qǐng)購量），采購經(jīng)辦人員于議價(jià)后，應(yīng)于請(qǐng)購單“詢價(jià)記錄欄”中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核（四）對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價(jià)。（五）采購部門接到請(qǐng)購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價(jià)、議價(jià)，待接到請(qǐng)購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。（六）“試車檢驗(yàn)”的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購

4、單”注明與廠商議定的付款條件呈核。第十條呈核及核決（一）采購經(jīng)辦人員詢價(jià)完成后，于“請(qǐng)購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)主管審核，并依請(qǐng)購核決權(quán)限呈核。（二）采購核決權(quán)限附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的采購項(xiàng)目應(yīng)以“財(cái)產(chǎn)支出”核決權(quán)限呈核。第十一條訂購（一）采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請(qǐng)購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨（到貨）日期，同時(shí)要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請(qǐng)購單編號(hào)”及“包裝方式”。（二）若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請(qǐng)購單”上加蓋“分批交貨”章以資識(shí)別。（三）采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時(shí)，應(yīng)于“請(qǐng)購單”加蓋“暫借款采購”章

5、，以資識(shí)別。第十二條進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系（一）國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。（二）采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購部門，依請(qǐng)購部門意見擬訂對(duì)策處理。第十三條整理付款（一）物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請(qǐng)購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對(duì)無誤，于翌日前由主管核章后送會(huì)計(jì)部門。會(huì)計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，“請(qǐng)購單（內(nèi)購）”的會(huì)計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會(huì)

6、計(jì)部門。（二）內(nèi)購材料須待試車檢驗(yàn)者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。（三）短交應(yīng)補(bǔ)足者，請(qǐng)購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。（四）超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。第三節(jié)境外采購作業(yè)處理（含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù)）第十四條詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)（一）外購部門依“請(qǐng)購單（外購）”的需求日及急緩件加以整理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場(chǎng)行情及過去詢價(jià)記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價(jià)作業(yè)，但因特殊情況（獨(dú)家制造或代理等原因）應(yīng)于“請(qǐng)購單（外購）”注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價(jià)、比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。（二）請(qǐng)購的材料規(guī)范較復(fù)

7、雜時(shí)，外購部門應(yīng)附上各廠商所報(bào)材料的重要規(guī)范并簽注意見后，會(huì)請(qǐng)購部門確認(rèn)。第十五條呈核及核決（一）比價(jià)、議價(jià)完成后，外購部門應(yīng)填制“請(qǐng)購單（外購）”，擬訂“訂購廠商”“預(yù)定裝船日期”等，連同廠商報(bào)價(jià)資料，送請(qǐng)購部門依采購核決權(quán)限核決。（二）核決權(quán)限采購金額以CIF美元總價(jià)折合在xxx元（含）以下者由經(jīng)理核決。1. 采購金額以CIF美元總價(jià)折合超過XXX元以上者由總經(jīng)理核決。（三）采購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時(shí)，請(qǐng)購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時(shí)仍應(yīng)由原核決主管核決。第十六條訂購與合同（一）“請(qǐng)購單（外購）”經(jīng)核決送回外購部門

8、后，即向廠商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。（二）需與供應(yīng)廠商簽訂長(zhǎng)期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長(zhǎng)期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。第十七條進(jìn)度控制及異常處理（一）外購部門應(yīng)以“請(qǐng)購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。（二）外購部門于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動(dòng)開立“進(jìn)度異常及反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請(qǐng)購部門。（三）外購部門于外購案件“裝船日期”有延誤時(shí)，應(yīng)主動(dòng)與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對(duì)策，通知請(qǐng)購部門，并依請(qǐng)購部門意見處理。第十八條進(jìn)口簽證前“請(qǐng)購單（外購）”核準(zhǔn)后的專案申請(qǐng)（一）專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備的申請(qǐng)專案進(jìn)口機(jī)器設(shè)備時(shí)，外

9、購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請(qǐng)核發(fā)“輸入許可證”，申請(qǐng)函中并應(yīng)請(qǐng)求“國貿(mào)局”在“輸入許可證”加蓋“國內(nèi)尚無產(chǎn)制”的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請(qǐng)專案進(jìn)口及分期繳稅。（二）進(jìn)口度量衡器及管理物品時(shí)，外購部門應(yīng)于申請(qǐng)“輸入許可證”之前準(zhǔn)備“報(bào)價(jià)單”及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機(jī)關(guān)申請(qǐng)核準(zhǔn)進(jìn)口。第十九條進(jìn)口簽證外購材料訂購后，外購部門應(yīng)即檢具“請(qǐng)購單（外購）”及有關(guān)申請(qǐng)文件，以“申請(qǐng)外匯處理單”（需在一星期內(nèi)辦妥結(jié)匯時(shí)，加填“緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單”）送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向“國貿(mào)局”辦理簽證，并于“輸入許可證”核準(zhǔn)時(shí)通知外購部門。第二十條進(jìn)口保險(xiǎn)（一）FOBFASC&F條件的進(jìn)

10、口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購單（外購）”外購部門指示的保險(xiǎn)范圍辦理進(jìn)口保險(xiǎn)。（二）進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在“請(qǐng)購單（外購）”上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口必須公證時(shí)，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。第二十一條進(jìn)口船務(wù)（一）FOBFAS的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）于接獲“請(qǐng)購單（外購）”時(shí)，應(yīng)視其“裝運(yùn)口岸”及“裝船期限”并參照航運(yùn)資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機(jī)動(dòng)選擇船只裝運(yùn)。（二）進(jìn)口單位（船務(wù)經(jīng)辦人員）應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于“信用狀開發(fā)申請(qǐng)書”列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。（三）如因輸出口岸偏僻或因使用部門

11、急需，為避免到貨延誤，外購部門應(yīng)于“請(qǐng)購單（外購）”上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。第二十二條進(jìn)口結(jié)匯進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購單（外購）”標(biāo)示的“間發(fā)信用狀日期”辦理結(jié)匯，并于信用狀（L/C）開出后以“開發(fā)L/C快報(bào)”通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。第二十三條稅務(wù)（一）免貨物稅及“工業(yè)用證明”的申請(qǐng)1. 進(jìn)口的貨品可申請(qǐng)免貨物稅者，外購部門應(yīng)于“輸入許可證”核準(zhǔn)后，檢具必需文件，向稅捐處申請(qǐng)，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請(qǐng)免貨物稅。2. 除“免憑經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進(jìn)口”的項(xiàng)目外，其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應(yīng)于開發(fā)“信用狀”后檢具必需文件向經(jīng)濟(jì)部工業(yè)局申請(qǐng)“非供塑

12、膠用”證明，以便于報(bào)關(guān)時(shí)據(jù)此向海關(guān)申請(qǐng)依工業(yè)用物品稅率繳納進(jìn)口關(guān)稅。（二）專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請(qǐng)及辦理外購部門應(yīng)于進(jìn)口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請(qǐng)稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。第二十四條輸入許可證、信用狀的修改供應(yīng)商成本公司要求修改“輸入許可證”或“信用狀”時(shí)，外購部門應(yīng)開立“信用狀、輸入許可證修改申請(qǐng)書”經(jīng)呈核后，檢具修改申請(qǐng)文件送進(jìn)口事務(wù)科辦理。第二十五條裝船通知及提貨文件的提供（一）外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船名及裝船日期時(shí)，應(yīng)立即填制“裝船通知單”分別通知請(qǐng)購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。（二）外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時(shí)，應(yīng)檢具“輸入許可證”及有關(guān)

13、文件，以“裝運(yùn)文件處理單”先送進(jìn)口單位辦理提貨背書。（三）提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具“輸入許可證”及提貨等有關(guān)文件，以“裝運(yùn)文件處理單”辦理報(bào)關(guān)提貨。（四）管理進(jìn)口物品放行證的申請(qǐng)：進(jìn)口管理物品時(shí)，外購部門應(yīng)于收到裝運(yùn)文件后，檢具必需文件送政府主管機(jī)關(guān)申請(qǐng)“進(jìn)口放行證”或“進(jìn)口護(hù)照”，以便據(jù)此報(bào)關(guān)提貨。第二十六條進(jìn)口報(bào)關(guān)（一）關(guān)務(wù)部門收到“請(qǐng)購單（外購）”及報(bào)關(guān)文件時(shí)，應(yīng)視買賣、保險(xiǎn)及稅率等條件填制“進(jìn)口報(bào)關(guān)處理單”連同報(bào)關(guān)文件，委托報(bào)關(guān)行辦理報(bào)關(guān)手續(xù)，同時(shí)開立“外購到貨通知單”（含外購收料單）送材料庫辦理收料。（二）不結(jié)匯進(jìn)口物品，進(jìn)口單位（郵寄包裹則為總務(wù)部門）應(yīng)于接獲到貨通知時(shí)，查明

14、品名、數(shù)量等資料，并會(huì)外購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報(bào)關(guān)提貨。如系無價(jià)進(jìn)口的材料、補(bǔ)運(yùn)賠償及退貨換料等，報(bào)關(guān)時(shí)關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立“外購到貨通知單（含外購收料單）”通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送處理部門處理。（三）關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)確實(shí)核對(duì)稅則、稅率后申請(qǐng)暫借款繳納。（四）海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請(qǐng)復(fù)查，并申請(qǐng)暫借款辦理押款提貨。押款提貨的案件，進(jìn)口單位應(yīng)于“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”記錄，以便督促銷案。（五）稅捐記帳的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依“請(qǐng)購單（外購）”，于報(bào)關(guān)時(shí)

15、檢具必需文件辦理具結(jié)記帳，并將記帳情況記入“稅捐記帳額度記錄表”及“稅捐記帳額度控制表”。（六）船邊提貨的進(jìn)口材料，進(jìn)口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時(shí)，即時(shí)辦理提貨。第二十七條報(bào)關(guān)進(jìn)度控制關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報(bào)關(guān)、驗(yàn)關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以“進(jìn)口報(bào)關(guān)追蹤表”控制通關(guān)進(jìn)度。第二十八條公證（一）各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項(xiàng)目（如外購散裝材料），通知進(jìn)口單位于材料進(jìn)港時(shí)，會(huì)同公證行前往公證。（二）外購材料于驗(yàn)關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進(jìn)口單位應(yīng)于接獲報(bào)關(guān)行或材料庫通知時(shí)，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。（三）進(jìn)口貨品辦理公證時(shí)，進(jìn)口單位應(yīng)于公證后配合

16、索賠經(jīng)辦時(shí)效，索取公證報(bào)告分送有關(guān)部門。第二十九條退匯（一）外購部門依進(jìn)口材料的裝運(yùn)情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時(shí)，應(yīng)于提供報(bào)關(guān)文件時(shí)提示進(jìn)口單位，并于進(jìn)口材料放行及“輸入許可證”收回后，開立“信用狀退匯通知單”連同“輸入許可證”送進(jìn)口事務(wù)科辦理退匯。（二）退匯金額較大，但信用狀未逾有效期限者，外購部門應(yīng)向供應(yīng)廠商索回信用狀正本，送進(jìn)口單位辦理退匯。第三十條索賠（一）外購部門接到收貨異常報(bào)告（“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”或“公證報(bào)告”等）時(shí)，應(yīng)立即填制“索賠記錄單”連同索賠資料交索賠經(jīng)辦部門辦理。（二）以船公司或保險(xiǎn)公司為索賠對(duì)象者，由進(jìn)口單位辦理索賠；以供應(yīng)廠商為索賠對(duì)象時(shí)，由外購部門辦理索賠。（三）索賠案件辦妥后，“索賠記錄單”應(yīng)依原采購核決權(quán)限呈核后歸檔。第三十一條退貨或退換（一）外購材料須予退貨或退換時(shí)，外購部門應(yīng)適時(shí)通知進(jìn)口單位依政府規(guī)定期限向海關(guān)申請(qǐng)。（二）復(fù)運(yùn)出口、進(jìn)口的有關(guān)事務(wù)，外購部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理，其出口進(jìn)口簽證、船務(wù)、保險(xiǎn)報(bào)關(guān)等事務(wù)則委托出口單位及進(jìn)口單位配合辦理。（三）退換的材料進(jìn)口時(shí)依本節(jié)有關(guān)規(guī)則辦理。