人事檔案管理制度

1、人事檔案管理制度1. 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，在公司經(jīng)營活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。2. 適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司及下屬子公司各崗位員工的人事檔案管理工作。3. 機(jī)構(gòu)與職責(zé)3.1. 人事檔案管理工作由人力資源部負(fù)責(zé)，主要職責(zé)如下：3.1.1. 負(fù)責(zé)制訂、修改和完善人事檔案管理制度；3.1.2. 負(fù)責(zé)人事檔案管理制度的宣講并監(jiān)督有效執(zhí)行；3.1.3. 專設(shè)檔案管理場所或設(shè)施（檔案室或檔案柜）進(jìn)行統(tǒng)一管理；3.1.4. 設(shè)置專崗（專職或兼職）由專人負(fù)責(zé)員工人事檔案管理工作；3

2、.1.5. 監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)檔案管理人員做好人事檔案的管理工作。3.2. 檔案管理人員的職責(zé)：3.2.1. 保管員工檔案；3.2.2. 收集、鑒別和整理員工檔案材料；3.2.3. 辦理員工檔案的查閱、借閱手續(xù)；3.2.4. 登記員工工作變動(dòng)情況；3.2.5. 為有關(guān)部門提供員工情況；3.2.6. 做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；3.2.7. 辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。4. 人事檔案的分類和內(nèi)容4.1. 人事檔案的分類：4.1.1. 外部人事檔案：記錄員工從入學(xué)至今的履歷、自傳、鑒定（考評）、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等記錄的紙版資料，存于外部人事機(jī)構(gòu)；4.1.2. 內(nèi)部人事檔案（以下簡稱員工人事檔案）：

3、記錄員工自入職至今的履歷資料、職位情況、學(xué)歷證明、身份證明等記錄的紙版資料，由員工提交的個(gè)人資料和公司表單等組成，存于公司人力資源部。4.2. 員工人事檔案的內(nèi)容：4.2.1. 應(yīng)聘資料：應(yīng)聘人員（外部）登記表、應(yīng)聘人員面試評價(jià)表、個(gè)人簡歷；4.2.2. 入職手續(xù)：員工人事登記表、身份證復(fù)印件和掃描件、戶口頁復(fù)印件和掃描件、學(xué)歷證復(fù)印件和掃描件、學(xué)位證復(fù)印件和掃描件、一寸照片原件和掃描件、就失業(yè)證、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊、原單位解除勞動(dòng)合同證明書、勞動(dòng)合同、雙方約定等有關(guān)材料；4.2.3. 員工工作檔案：進(jìn)入公司后的轉(zhuǎn)正鑒定表、續(xù)簽合同通知、調(diào)動(dòng)、任免、聘用、升職、降職、退休、辭職等有關(guān)材料；4.2.4

4、. 專業(yè)技術(shù)職稱、職業(yè)資格證：包括職稱（初級職稱、中級職稱、高級職稱、教授級職稱）證件的復(fù)印件和掃描件、職業(yè)資格（五級/ 初級技能、四級/中級技能、三級/高級技能、二級/技師、一級/高級技師）證件的復(fù)印件和掃描件、特殊工種上崗資格證復(fù)印件和掃描件等有關(guān)材料；4.2.5. 獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料：包括科技、業(yè)務(wù)及政治等方面的獎(jiǎng)勵(lì)材料；處分決定、查證核實(shí)報(bào)告、上級批復(fù)及個(gè)人提供的有關(guān)材料；4.2.6. 其他與人事檔案相關(guān)的材料。5. 內(nèi)部人事檔案管理5.1. 檔案編號管理：人力資源部根據(jù)員工入職日期的先后順序進(jìn)行排序，編制員工工號，建立員工人事檔案。離職員工再次入職的重新編制員工工號。5.2. 檔案排序：

5、5.2.1. 在職人員檔案：按工號順序排列；5.2.2. 離職人員檔案：以離職手續(xù)辦理日期為準(zhǔn)每月合并歸檔，按月份排列。5.3. 歸檔方式：5.3.1. 紙質(zhì)檔案：本制度“4.2. ”所涉及的內(nèi)容以紙質(zhì)形式保存一份；5.3.2. 電子檔案：（1） 員工信息錄入員工花名冊，工作變動(dòng)情況錄入員工工作情況變動(dòng)表；（2） 員工身份證件及各種證書以掃描件形式保存一份。5.4. 歸檔標(biāo)準(zhǔn)：5.4.1. 紙質(zhì)檔案采用十一孔文件袋盛裝，配檔案封皮一張；5.4.2. 員工信息掃描件新增內(nèi)容達(dá)到500兆刻入光盤備份一次，一次備份兩份?；蛑辽侔肽陚浞菀淮?；5.4.3. 電子檔案備份要做好備份內(nèi)容及時(shí)間記錄。6. 檔

6、案的收集、保管6.1. 新員工正式入職后，15個(gè)工作日內(nèi)，必須將個(gè)人信息證件、學(xué)歷及資格證等證件原件交公司人力資源部復(fù)印掃描，照片、 就失業(yè)證、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊交由公司人力資源部保存。未按期遞交者，導(dǎo)致的招工、保險(xiǎn)、公積金及其它事項(xiàng)無法如期辦理所產(chǎn)生一切后果由員工本人承擔(dān)。6.2. 員工進(jìn)入公司，人力資源部對員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等所形成的材料要及時(shí)收集、整理歸檔，保持檔案的完整。歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。6.3. 離職人員檔案與離職手續(xù)材料保存期限為3年。6.4. 退休人員檔案與退休手續(xù)材料保存期限為永久。6.5. 嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料

7、營私舞弊。對違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)肅處理。對違反 中華人民共和國檔案法、 中華人民共和國保守秘密法的，要依法處理。7. 檔案的提供和利用7.1. 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：7.1.1. 人事檔案除特殊情況一般不得借出查閱。員工個(gè)人或部門因工作需要向政府、辦事機(jī)構(gòu)提供員工檔案信息復(fù)印件的，需由個(gè)人或部門主管提出申請，經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行檔案查看、借閱手續(xù)方可借出。7.2. 查閱權(quán)力：7.2.1. 全部內(nèi)容可查：公司人力資源部、員工本人。7.2.2. 部分內(nèi)容可查：綜合部、財(cái)務(wù)部、秘書部、員工所在部門領(lǐng)導(dǎo)。（以上人員均無權(quán)查看員工戶口頁信息）7.3. 人事檔案的借出期限

8、，一般為十五天，特殊情況可延長至一個(gè)月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準(zhǔn)私自復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。7.4. 檔案管理人員、員工本人、借閱人，任何人不準(zhǔn)以任何借口涂改、偽造檔案材料； 不準(zhǔn)將應(yīng)歸檔材料據(jù)為已有或者拒絕歸檔；不準(zhǔn)將本辦法所列歸檔范圍之外的材料擅自歸檔；不準(zhǔn)將虛假材料和不符合歸檔要求的材料歸入檔案；不準(zhǔn)私自、指使或者允許他人抽取、撤換或銷毀檔案材料。7.5. 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，對違反人事檔案材料收集歸檔工作紀(jì)律的， 視其性質(zhì)、情節(jié)輕重和造成的后果，對負(fù)有主要責(zé)任人員和直接責(zé)任人員進(jìn)行批評教育，或給予相應(yīng)處分。其中， 檔案管理人員參與涂改、偽造檔案材料的，從嚴(yán)從重處理，并

9、不得繼續(xù)從事人事檔案管理工作，情節(jié)嚴(yán)重的要追究其法律責(zé)任。8. 檔案材料的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出8.1. 凡符合公司所在地區(qū)存檔政策的員工須在招工手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)將外部人事檔案交人力資源部轉(zhuǎn)入公司所在地人才中心或勞動(dòng)局存檔，具體操作步驟以公司所在地區(qū)檔案管理政策為準(zhǔn)。檔案逾期未轉(zhuǎn)入本公司指定存檔機(jī)構(gòu)，造成離職無法享受失業(yè)金或其它后果的，由員工本人承擔(dān)。8.2. 員工辭職、解除合同或被開除、辭退等，應(yīng)由人力資源部在一個(gè)月內(nèi)，將公司內(nèi)部人事檔案中的勞動(dòng)合同、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊、退工退檔手續(xù)表單與該員工存放在人才管理中心的外部人事檔案合并后轉(zhuǎn)交其新的工作單位或員工指定的人才管理中心、戶口所在地街道勞動(dòng)（組織人事

10、）部門。8.3. 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：8.3.1. 派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶；8.3.2. 對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出；9. 記錄員工檔案工號：姓名：性別：所屬中心：部門：崗位：應(yīng)聘人員（外部）登記表:口應(yīng)聘人員面試評價(jià)表：口入職測評相關(guān)資料：口 個(gè)人簡歷：口員工人事登記表：口必.身份證：復(fù)印件口 掃描件口要 戶口頁（首頁及本人頁）：復(fù)印件口 掃描件口項(xiàng)學(xué)歷證：復(fù)印件口 掃描件口學(xué)位證：復(fù)印件口 掃描件口一寸照片：原件口 電子檔口就失業(yè)證原件：口（單獨(dú)存放）養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊原件：口（單獨(dú)存放）原單位解除勞動(dòng)合同證明書：口新員工提交文件通知：口勞動(dòng)合同：口 實(shí)習(xí)協(xié)議：口退休返聘協(xié)議：口雙方約定：口保密協(xié)議：口相關(guān)證書：職稱證口 特崗證口資格證口 退休證口 退伍證口入職人員請仔細(xì)閱讀以下注意事項(xiàng)本人向公司