文件編碼規(guī)則及編寫格式要求

1、文件編碼規(guī)則及編寫格式要求版 次：A/1 公司 文件編號(hào)：關(guān)于公司文件編碼規(guī)則及 編寫格式要求的實(shí)施細(xì)則一、目的：為規(guī)范公司（以下簡(jiǎn)稱“總公司”）管理體系文件編制，使所有編制文件保持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，便于識(shí)別、有效使用和追溯，并對(duì)其進(jìn)行控制，根據(jù)管理實(shí)際，特制定本細(xì)則。同時(shí)，為規(guī)范總公司各部門、所屬各一級(jí)分子公司簡(jiǎn)稱，本細(xì)則對(duì)簡(jiǎn)稱編寫方式予以規(guī)定。二、職責(zé)分工：（一）企業(yè)管理中心（以下簡(jiǎn)稱“企管中心”）負(fù)責(zé)本細(xì)則的制訂，編碼審核及跟蹤檢查實(shí)施情況；（二）總公司各部門負(fù)責(zé)執(zhí)行本細(xì)則規(guī)定。三、規(guī)定內(nèi)容：（一）本細(xì)則規(guī)定的文件指總公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中產(chǎn)生的程序性文件及各部門內(nèi)制定的規(guī)范性文件，主要包括規(guī)章制度

2、及其流程文件、表單文件。（二）文件編碼與編寫格式1.文件代號(hào)與編號(hào)的說(shuō)明- 1 -1版 次：A/1 公司 文件編號(hào)：（1）制度匯編手冊(cè)-ZDHB-：公司名稱漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)寫；ZDHB:制度匯編的漢語(yǔ)拼音縮寫（如果已建立貫標(biāo)體系的，可用 QEOEn：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全和能源管理體系管理手冊(cè)）；：年份。（2）制度文件編號(hào)-BG-：公司名稱；BG：文件類別漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱（辦公行政類 BG、戰(zhàn)略管理類 ZL、企業(yè)管理類 QG、財(cái)務(wù)管理類 CW、人力資源類 RL、工程管理類 GC、投融資類 TRZ、法律事務(wù)類 FL、審計(jì)類 SJ、產(chǎn)業(yè)發(fā)展類 CY、業(yè)務(wù)合作類 HZ、風(fēng)險(xiǎn)管理類 FX、黨群類 DQ、工會(huì)類

3、 GH）；：流水號(hào)。（流水號(hào)：001-999。）（3）流程編號(hào)-P：公司名稱；：文件類別（同上）加流水號(hào)；P：P指操作流程代碼，流程流水編號(hào)（01-99）；（四）相關(guān)記錄表單編號(hào)- 2 -版 次：A/1 公司 文件編號(hào)：-RR:R指記錄表單代碼，表單流水編號(hào)（01-99）。示例：公文處理規(guī)定的制度文件 -BG-001；收文處理程序 -BG001-P01；收文處理單 -BG001 -RO12.編寫格式說(shuō)明（1）各類文件的頁(yè)眉右上方的“版次：A”，則表示本文件換版順序號(hào)；“修改狀態(tài) 0”，表示該版狀態(tài)下的第一稿，1為第一次修訂版本，依此類推；（2）總公司公文格式參見(jiàn)公文管理實(shí)施辦法，檔案分類及編號(hào)

4、參見(jiàn)檔案管理辦法；（3）制度文本、流程文件、表單文件的標(biāo)題使用方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)字體，正文各級(jí)標(biāo)題使用黑體三號(hào)字體。制度文本正文為仿宋三號(hào)字體，流程圖使用 VISIO 等軟件繪制，流程說(shuō)明與表單正文字體為仿宋四號(hào)。使用單倍行距，標(biāo)準(zhǔn)字間距。文件目錄條款號(hào)設(shè)定為五級(jí)，依次套用，即：“中文數(shù)字加頓號(hào)”，“中文數(shù)字加雙括號(hào)”，“阿拉伯?dāng)?shù)字加圓點(diǎn)”，“阿拉伯?dāng)?shù)字加雙括號(hào)”，阿拉伯?dāng)?shù)字加右邊單括號(hào)。例：一、 （一） 1. （1） 1） 。（4）文件的頁(yè)面設(shè)置與版式要求：一般應(yīng)編寫為頁(yè)邊距上邊距 、下邊距 ；左邊距 、右邊距；頁(yè)眉 、頁(yè)腳 ；行距單倍。正式公文編寫格式以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為主。頁(yè)眉下方有橫線，長(zhǎng)度使

5、用默認(rèn)- 3 -版 次：A/1 公司 文件編號(hào)：設(shè)置。頁(yè)眉標(biāo)有公司名稱、文件編號(hào)等規(guī)定格式信息。（三）部門簡(jiǎn)稱與分子公司簡(jiǎn)稱1.總公司各部門簡(jiǎn)稱：以中文簡(jiǎn)稱為第一詞縮寫，字母簡(jiǎn)稱為漢語(yǔ)拼音第一字母。具體詳見(jiàn)附件。2.所屬各分、子公司簡(jiǎn)稱：原則上，中文簡(jiǎn)稱的編號(hào)，區(qū)域分公司以“中科”加地域簡(jiǎn)稱，例：中科華東；序列分公司以“中科”加×分，例：中科五分；子公司簡(jiǎn)稱以“中科”加公司業(yè)務(wù)特指代稱或表征公司特點(diǎn)的關(guān)鍵詞，例：中科建融投資有限公司的簡(jiǎn)稱為中科建融，中科建設(shè)供應(yīng)鏈管理發(fā)展（上海）有限公司的簡(jiǎn)稱為中科供應(yīng)鏈。具體詳見(jiàn)附件。3.總公司各部門及各分、子公司統(tǒng)一規(guī)范使用總公司發(fā)布的各單位簡(jiǎn)稱，總公司行政管理中心對(duì)各分、子公司來(lái)文將做相應(yīng)校核。各一級(jí)分、子公司下屬單位簡(jiǎn)稱可參照適用本細(xì)則進(jìn)行簡(jiǎn)稱編寫，并向總公司企管中心報(bào)備。4.各部門，各分、子公司應(yīng)按本細(xì)則要求規(guī)范使用單位簡(jiǎn)稱，凡使用各級(jí)簡(jiǎn)稱不規(guī)范的來(lái)文，總公司將予以退件處理。四、附則：（一）適用范圍：本細(xì)則適用于總公司管理體系文件的編制（公文除外），所屬各分、子公司可參照適用。各分子公司已建立質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全和能源管理體系的，- 4 -版 次：A/1 公司 文件編號(hào)：按貫標(biāo)體系要求編制。（二）本制度由企管中心負(fù)責(zé)解釋。（三）本細(xì)則自發(fā)布之日起實(shí)施。如原