電子檔案歸檔內(nèi)容和要求

1、1.0.2 本辦法適用于我市建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電本辦法適用于我市建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。1.0.3 建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。規(guī)定。2.0.2 2.0.2 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件 建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門( (包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)

2、等行政管理部門，勘察設(shè)計咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計、抗震、人防等專業(yè)管理單位抗震、人防等專業(yè)管理單位) )在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)

3、及技術(shù)文件技術(shù)文件。2.0.3 2.0.3 建設(shè)工程電子文件建設(shè)工程電子文件 在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。建設(shè)工程電子文圖電子文件和竣工驗收電子文件。建設(shè)工程電子

4、文件可簡稱為工程電子文件。件可簡稱為工程電子文件。2.0.4 2.0.4 建設(shè)電子檔案建設(shè)電子檔案 具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設(shè)電子具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。檔案。2.0.5 2.0.5 真實性真實性 電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時的原始狀況一致。的原始狀況一致。 2.0.6 2.0.6 完整性完整性 電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)

5、電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無缺損。等無缺損。 2.0.7 有效性有效性 電子文件的可理解性和可被利用性，包括信電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。和兼容性等。2.0.8 2.0.8 元數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù) 描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù)。理過程的數(shù)據(jù)。2.0.10 2.0.10 遷移遷移 將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。的方法與過程。3.0.3 3.0.3 在建設(shè)

6、工程電子文件的整理歸檔與電子檔案在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交中，建設(shè)單位的工作應(yīng)符合下列規(guī)定：的驗收移交中，建設(shè)單位的工作應(yīng)符合下列規(guī)定： 1 1 對列入城建檔案館接收范圍的工程，按規(guī)定向?qū)α腥氤墙n案館接收范圍的工程，按規(guī)定向城建檔案館移交工程電子檔案。建設(shè)工程電子檔案城建檔案館移交工程電子檔案。建設(shè)工程電子檔案具體由三個部分組成：建筑（市政）工程電子檔案、具體由三個部分組成：建筑（市政）工程電子檔案、綜合管網(wǎng)竣工測量電子檔案、聲像電子檔案。綜合管網(wǎng)竣工測量電子檔案、聲像電子檔案。 2 2 在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等

7、單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程電子文件的套數(shù)、等單位簽訂協(xié)議、合同時，對工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；質(zhì)量、移交時間等提出明確要求； 3 3 收集和積累工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成收集和積累工程準(zhǔn)備階段、竣工驗收階段形成的電子文件，并進(jìn)行整理歸檔；的電子文件，并進(jìn)行整理歸檔；4 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作；5 收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案；的工程電子檔案；6 在組織工

8、程竣工驗收前，提請城建檔案館對工程在組織工程竣工驗收前，提請城建檔案館對工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對工程電子檔紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗收；案進(jìn)行預(yù)驗收； 3.0.4 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及測量等單位應(yīng)將本勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及測量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交。城建檔案館應(yīng)對建設(shè)工程電子文件的整理歸檔交。城建檔案館應(yīng)對建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗收。工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗收。3.0.5 對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件，對具有永久保存價

9、值的可輸出打印型電子文件，建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。3.0.6 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、檔與管理系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、保管、利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)保管、利用

10、過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理。的連續(xù)管理。3.0.7 建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實性、完整位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定：性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定：1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處措施，從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。處理

11、過程符合規(guī)范。2 應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實性。真實性。3 應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。4 應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。的技術(shù)保證措施。5 建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相

12、符的防范對毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策。策。3.0.8 建設(shè)電子文件形成單位與城建檔案館應(yīng)對建設(shè)建設(shè)電子文件形成單位與城建檔案館應(yīng)對建設(shè)電子文件加強(qiáng)前端控制，實行全過程的管理與監(jiān)控，電子文件加強(qiáng)前端控制，實行全過程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。保證管理工作的連續(xù)性。3.0.9 城建檔案館應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時城建檔案館應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見。建設(shè)電提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見。建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質(zhì)量。檔的具體要求，

13、保證歸檔質(zhì)量。2 類別代碼應(yīng)按表類別代碼應(yīng)按表4.0.1-2標(biāo)識。標(biāo)識。表表4.0.1-2 類別代碼類別代碼4.0.2 格式要求格式要求 各種不同類別電子文件的存儲應(yīng)采用通用格式，各種不同類別電子文件的存儲應(yīng)采用通用格式，目前昆明市城建檔案館認(rèn)可的格式有：目前昆明市城建檔案館認(rèn)可的格式有： 表表4.0.2 各類電子文件的通用格式各類電子文件的通用格式4.0.3 載體要求載體要求脫機(jī)存儲電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤脫機(jī)存儲電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤DVD-R光盤介質(zhì)光盤介質(zhì)(優(yōu)質(zhì)光碟優(yōu)質(zhì)光碟) 、可擦寫、可擦寫DVD-RAM光盤、磁帶、光盤、磁帶、硬磁盤等。移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為

14、電硬磁盤等。移動硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體。子檔案長期保存的載體。4.0.4 掃描件質(zhì)量要求掃描件質(zhì)量要求A4幅面的檔案需要用幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃描為彩色分辨率掃描為彩色JPEG文件，并且每張文件，并且每張A4幅面掃描件的存儲容量不要超過幅面掃描件的存儲容量不要超過512KB。大于。大于A4幅面的檔案需要用幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃分辨率掃描為黑白或灰度的描為黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每張超過）文件，并且每張超過A4幅面掃描件的存儲容量不要超過幅面掃描件的存儲容量不要超過2MB(2048KB)。5.2 收集積累的要求收集積累的要求5

15、.2.1 建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。集積累工作。5.2.2 建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。工程電建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實際相符合，且內(nèi)容及其深子文件內(nèi)容必須與工程實際相符合，且內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。測量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。5.2.3 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有參考價值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。有參考價值

16、的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。5.2.4 凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集積累時均應(yīng)進(jìn)行登記，填寫建設(shè)電子文件登記表積累時均應(yīng)進(jìn)行登記，填寫建設(shè)電子文件登記表（附錄（附錄A、附錄、附錄B）。）。5.2.5 應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證建設(shè)電子文件應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中在形成和處理過程中不被非正常改動。積累過程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按規(guī)范要求填寫更改記錄表（附錄件應(yīng)按規(guī)范要求填寫更改記錄表（附錄C）。）。5.2.6

17、應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲于能夠脫應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應(yīng)實機(jī)保存的載體上。對于多年才能完成的項目，應(yīng)實行分段積累，宜一年拷貝一次。行分段積累，宜一年拷貝一次。5.2.7 對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時收對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。通用型建設(shè)電子文件。附錄附錄C 建設(shè)電子文件更改記錄表建設(shè)電子文件更改記錄表序號 電子文件名更改

18、單號更改者更改日期 備注5.2.8 對內(nèi)容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接對內(nèi)容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸應(yīng)一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時，可采取固化檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式，的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式，如如JPEG文件格式。文件格式。5.2.9 與建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性、與建設(shè)電子文件的真實性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)

19、的管理控制信息（如電子簽章等）必安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。須與建設(shè)電子文件一同收集。5.2.10 對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲。原格式存儲。5.2.11 計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及與計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。與建設(shè)電子文件一同收集。5.3收集積累的程序收集積累的程序5.3.1

20、 收集積累建設(shè)電子文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，電收集積累建設(shè)電子文件，均應(yīng)進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。5.3.2 對已登記的建設(shè)電子文件必須進(jìn)行初步鑒定，對已登記的建設(shè)電子文件必須進(jìn)行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.3 對經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，對經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.4 對已收集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案對已收集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項目來

21、組織存儲。件或工程項目來組織存儲。5.3.5 對存儲的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉對存儲的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號，漢字部分則體件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號。建設(shè)電子文件保管單元的命名應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)號。建設(shè)電子文件保管單元的命名應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件名稱一致。文件名稱一致。5.3.6 建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在

22、內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。6.1 整理整理6.1.1 建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。理工作。 6.1.2 對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項目完成后，子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對該案件或項目的電子應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對該案件或項目的電子文件進(jìn)行整理。文件進(jìn)行整理。6.1.3 整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)

23、律，保持案件或項目工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項目內(nèi)建設(shè)電子文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于建設(shè)電子檔內(nèi)建設(shè)電子文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于建設(shè)電子檔案的保管和利用。案的保管和利用。6.1.4 同一個保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按同一個保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件（標(biāo)準(zhǔn)目錄）整理要求進(jìn)行。相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件（標(biāo)準(zhǔn)目錄）整理要求進(jìn)行。6.1.5 建設(shè)電子文件的整理建設(shè)電子文件的整理 每個項目按文件夾樹型結(jié)構(gòu)組成：項目名稱每個項目按文件夾樹型結(jié)構(gòu)組成：項目名稱-案卷題案卷題名名-文件材料題名。文件材料題名。 2 每個案卷內(nèi)文件的序號編碼為：每個案卷內(nèi)文件的序號編碼為：

24、001- N。3 每張光盤必須在刻盤時錄入正確的盤符編號，盤符編每張光盤必須在刻盤時錄入正確的盤符編號，盤符編號的規(guī)范是號的規(guī)范是“項目名稱每個字的首字字母組合項目名稱每個字的首字字母組合”+“刻刻盤當(dāng)天日期盤當(dāng)天日期”。例如。例如,項目名稱項目名稱:世紀(jì)城，日期為世紀(jì)城，日期為2010年年12月月1日，則光盤盤符編號為日，則光盤盤符編號為“SJC20101201”。注：。注：光盤盤符編號不能超過光盤盤符編號不能超過16個字符，如有超出的情況，個字符，如有超出的情況，請移交檔案人員進(jìn)行調(diào)整。請移交檔案人員進(jìn)行調(diào)整。 6.1.6 建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照城建檔案分類大綱城

25、建檔案分類大綱進(jìn)行。進(jìn)行。6.1.7 建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)城城建檔案著錄規(guī)范建檔案著錄規(guī)范（GB/T50323-2001）進(jìn)行，同時）進(jìn)行，同時應(yīng)按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充應(yīng)按照保證其真實性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充建設(shè)電子文件特有的著錄項目和其他標(biāo)識信息與數(shù)建設(shè)電子文件特有的著錄項目和其他標(biāo)識信息與數(shù)據(jù)。據(jù)。 6.2 鑒定鑒定6.2.1 鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對案管理的全過程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整

26、性、有效性的鑒定及確定電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。歸檔范圍和劃定保管期限。 6.2.2 歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項目，對建設(shè)電子文件的真實性、完整性和有效性項目，對建設(shè)電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。進(jìn)行鑒定。6.2.3 建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保

27、管期限一致。信息的保管期限一致。 6.3 歸檔歸檔6.3.1 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定把經(jīng)過建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向昆明市城建檔案館歸檔移交。鑒定合格的電子文件向昆明市城建檔案館歸檔移交。6.3.2 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件同時歸檔。建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件同時歸檔。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔。文件同時歸檔。 6.3.3 建設(shè)電子文件形成單位在歸檔時，應(yīng)按下列步建設(shè)

28、電子文件形成單位在歸檔時，應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：驟進(jìn)行： 將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件（或項目）按要據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件（或項目）按要求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出；求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出； 2 將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲到耐久性好的各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲到耐久性好的載體上，同一案件（或項目）的電子文件及其著載體上，同一案件（或項目）的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲

29、在同一載體上。在同一載體上。3 對存儲的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗。對存儲的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗。4 在存儲建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。在存儲建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。同時存儲載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。同時存儲載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。（1）裝具封面內(nèi)容的填寫應(yīng)符合附錄）裝具封面內(nèi)容的填寫應(yīng)符合附錄D的要求。的要求。（2）光盤載體封面內(nèi)容的填寫應(yīng)包括工程項目名稱）光盤載體封面內(nèi)容的填寫應(yīng)包括工程項目名稱和光盤的盤符號。和光盤的盤符號。附錄D 建設(shè)電子文件（檔案）載體封面 載體編號： 類別： 檔 號： 套別： 內(nèi) 容： 地 址： 編制單位： 編制日期： 保管期限： 密級： 文

30、件格式： 軟硬件平臺說明： 5 歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。歸檔移交時，交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗，并檔案部門必須對歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗，并按照規(guī)范要求，填寫按照規(guī)范要求，填寫建設(shè)電子檔案移交、接收登建設(shè)電子檔案移交、接收登記表記表。交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見。當(dāng)文。交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見。當(dāng)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性時，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相實性、完整性和有效性時，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。關(guān)軟件一同移交給接收單位。

31、6.4 檢驗檢驗6.4.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對移交的載體及其技門在接收電子文件之前，均應(yīng)對移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，檢驗合格后方可進(jìn)行交接。術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，檢驗合格后方可進(jìn)行交接。 6.4.2 勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位形成的工勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗。檢驗審查合格后向程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗。檢驗審查合格后向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位移交。6.4.3 在

32、對建設(shè)電子檔案進(jìn)行檢驗時，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下在對建設(shè)電子檔案進(jìn)行檢驗時，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：內(nèi)容：1 建設(shè)電子檔案的真實性、完整性、有效性；建設(shè)電子檔案的真實性、完整性、有效性；2 建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)；建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)；3 載體有無病毒、有無劃痕；載體有無病毒、有無劃痕；4 登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說明資料等是否齊全；6.5 匯總匯總6.5.1 建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工單位移交的工程電子檔案

33、及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進(jìn)行匯總，程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進(jìn)行匯總，并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)范要求進(jìn)行檢驗。并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)范要求進(jìn)行檢驗。 7.1 7.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。業(yè)務(wù)管理電子檔案。7.2 7.2 建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交7.2.1 7.2.1 建設(shè)單

34、位在組織工程竣工驗收前，提請城建檔建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，提請城建檔案館對工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對案館對工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗收時，應(yīng)同時提請對工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗收。工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗收。.2 列入城建檔案館接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單列入城建檔案館接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移位向城建檔案館移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案（一式二份）。交一套工程電子檔案（一式二份）。7.2.3 7.2.3 停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單位保管。位保管。7.2.4 7.

35、2.4 對改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織對改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充、完善原工程電子檔設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補(bǔ)充、完善原工程電子檔案。對改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程電子檔案，并案。對改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館移交。和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館移交。7.3 7.3 辦理移交手續(xù)辦理移交手續(xù)7.3.1 7.3.1 城建檔案館接收建設(shè)電子檔案時，應(yīng)按照規(guī)范城建檔案館接收建設(shè)電子檔案時，應(yīng)按照規(guī)范要求對電子檔案再次檢驗，檢驗合格后，將檢驗結(jié)果要求對電子檔案再次檢驗，檢驗合格后，將檢驗結(jié)果

36、按照規(guī)范要求，填入按照規(guī)范要求，填入建設(shè)電子檔案移交、接收登記建設(shè)電子檔案移交、接收登記表表（附錄（附錄E E）并）并填寫電子檔案質(zhì)量保證書填寫電子檔案質(zhì)量保證書，交接雙方，交接雙方簽字、蓋章。簽字、蓋章。7.3.2 7.3.2 登記表和保證書應(yīng)一式兩份，移交和接收單位登記表和保證書應(yīng)一式兩份，移交和接收單位各存一份。各存一份。電子檔案質(zhì)量保證書電子檔案質(zhì)量保證書 我單位本次移交的電子檔案，經(jīng)我單位審核，與移交的紙質(zhì)檔案完全一致，符合電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特此保證。 檔案內(nèi)容：載體：數(shù)量： 單位（公章）： 審核人： 日期：8.1 建設(shè)單位應(yīng)指定具有城建檔案工作經(jīng)驗的專職人建設(shè)單位應(yīng)指定具有城

37、建檔案工作經(jīng)驗的專職人員做好實體檔案（紙質(zhì)檔案）、電子檔案的收集、員做好實體檔案（紙質(zhì)檔案）、電子檔案的收集、整理、移交工作。整理、移交工作。8.2 建設(shè)單位到網(wǎng)址為建設(shè)單位到網(wǎng)址為(http:/)的昆明市的昆明市城建檔案館網(wǎng)站，注冊報送賬號并下載報送軟件。城建檔案館網(wǎng)站，注冊報送賬號并下載報送軟件。8.3 以城建檔案館制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)目錄（竣工圖據(jù)實以城建檔案館制定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)目錄（竣工圖據(jù)實產(chǎn)生）為依據(jù)，紙質(zhì)檔案通過我館審核后，方可進(jìn)產(chǎn)生）為依據(jù)，紙質(zhì)檔案通過我館審核后，方可進(jìn)行電子檔案的收集整理，移交工程檔案的單位及個行電子檔案的收集整理，移交工程檔案的單位及個人需保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一

38、致性。人需保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性。8.4 8.4 電子檔案的格式：電子檔案的格式：A4A4幅面的紙質(zhì)檔案掃描件保幅面的紙質(zhì)檔案掃描件保存為存為JpegJpeg格式，大于格式，大于A4A4幅面的紙質(zhì)檔案掃描件保存幅面的紙質(zhì)檔案掃描件保存為為TiffTiff格式。項目、案卷（文件）的著錄信息，和格式。項目、案卷（文件）的著錄信息，和案卷目錄、卷內(nèi)目錄采用案卷目錄、卷內(nèi)目錄采用ExcelExcel文件方式組織文件方式組織( (以昆以昆明市城建檔案館網(wǎng)絡(luò)報件系統(tǒng)著錄表為標(biāo)準(zhǔn)的明市城建檔案館網(wǎng)絡(luò)報件系統(tǒng)著錄表為標(biāo)準(zhǔn)的EXCELEXCEL表格表格) )。8.5 8.5 A4幅面的檔案需要用幅面的檔

39、案需要用200DPI分辨率掃描為彩色分辨率掃描為彩色JPEG文件，并且每張文件，并且每張A4幅面掃描件的存儲容量不幅面掃描件的存儲容量不要超過要超過512KB。8. 6 大于大于A4幅面的檔案需要用幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃描為分辨率掃描為黑白或灰度的黑白或灰度的TIFF（G4）文件，并且每張超過）文件，并且每張超過A4幅面掃描件的存儲容量不要超過幅面掃描件的存儲容量不要超過2MB(2048KB)。8.7 移交檔案人員需確保電子文件圖像清晰、完整，移交檔案人員需確保電子文件圖像清晰、完整，無偏斜、無失真。無偏斜、無失真。8.8 掃描圖像的排列順序與檔案原件一致。掃描圖像的排列順序與檔

40、案原件一致。8.9 對一份文件進(jìn)行分區(qū)域掃描的，應(yīng)進(jìn)行圖像拼接對一份文件進(jìn)行分區(qū)域掃描的，應(yīng)進(jìn)行圖像拼接處理，拼接后的電子檔案確保與實物檔案一致。處理，拼接后的電子檔案確保與實物檔案一致。9.1 9.1 脫機(jī)保管脫機(jī)保管 9.1.1 9.1.1 建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)移結(jié)合起來，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案

41、，以保障建設(shè)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。電子檔案的安全保存。 9.1.2 9.1.2 脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式條件的環(huán)境中存放，一式3 3套，一套封存保管，一套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。套異地保存，一套提供利用。9.1.3 9.1.3 脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合下列條件：脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合下列條件：1 1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；層；2 2 環(huán)境溫度應(yīng)保持在環(huán)境溫度應(yīng)保持在17172020之

42、間；相對濕度應(yīng)保持之間；相對濕度應(yīng)保持在在35354545之間；之間；3 3 存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離；存放時應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，并與有害氣體隔離；4 4 存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；防濕、防高溫、防光；5 5 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。9.2 9.2 有效存儲有效存儲9.2.1 9.2.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登

43、記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。9.2.2 9.2.2 對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢對所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測及抽樣機(jī)讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措測及抽樣機(jī)讀檢驗，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。施。9.2.3 9.2.3 應(yīng)根據(jù)載體的壽命，定期對磁性載體、光盤應(yīng)根據(jù)載體的壽命，定期對磁性載體、光盤載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時應(yīng)按載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時應(yīng)按規(guī)范要求進(jìn)行登記（附錄規(guī)范要求進(jìn)行登記（附錄F F）。）。9.2.4 .2.4 在采取各種有效存儲措施后，原載體必須保在采取各種