YH集團(tuán)庫(kù)存管理問(wèn)題與優(yōu)化實(shí)踐

1、YH集團(tuán)庫(kù)存管理問(wèn)題與優(yōu)化實(shí)踐作者:日期:案例分析YH集團(tuán)庫(kù)存管理問(wèn)題與優(yōu)化實(shí)踐企業(yè)庫(kù)存過(guò)高，既降低了資金周轉(zhuǎn)速度，又產(chǎn)生大量浪費(fèi)。合理的庫(kù)存控制對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有重要意義。但長(zhǎng)期以來(lái)，許多企業(yè)庫(kù)存居高不下，既使企業(yè)的業(yè)績(jī)大打折扣，又掩蓋了企業(yè)管理中的許多問(wèn)題。企業(yè)庫(kù)存控制是企業(yè)物流的核心問(wèn)題之一，對(duì)整個(gè)企業(yè)物流的合理化有非常重大的影響，因此，必須認(rèn)真加以研究。本文以某集團(tuán)公司為例，通過(guò)對(duì)公司庫(kù)存問(wèn)題及已采取的措施與成效的分析，探尋企業(yè)庫(kù)存問(wèn)題的解決之道。YH化工集團(tuán)公司是全國(guó)520家重點(diǎn)企業(yè)之一，總資產(chǎn)50億元。1977年建廠，現(xiàn)已發(fā)展成為煤化工、磷化工、鹽化工三足鼎立的大型企業(yè)集團(tuán)，下

2、轄10多家子公司，其中1家上市公司、3家中外合資公司，產(chǎn)品涵蓋化肥、化工、熱電三大領(lǐng)域二十余個(gè)品種，銷售收入達(dá)60億元。該集團(tuán)公司是湖北的重點(diǎn)企業(yè)，也是明星企業(yè)。近幾年，公司以較快的速度發(fā)展，但也受到種種問(wèn)題的制約，其中庫(kù)存居高不下就是其中最大的問(wèn)題之一。一、2004年企業(yè)庫(kù)存狀況及存在的主要問(wèn)題1、總庫(kù)存水平太高，且各個(gè)子公司呈不均衡分布全集團(tuán)庫(kù)存物資總額達(dá)14460萬(wàn)元，年平均庫(kù)存物資總額達(dá)到13661萬(wàn)元，占集團(tuán)公司銷售收入的2.3%,而正常庫(kù)存應(yīng)該為1.3%，也就是說(shuō)集團(tuán)公司僅現(xiàn)金流量因?yàn)閹?kù)存物資嚴(yán)重偏大而減少了近6000萬(wàn)元，另外公司還為此多支出利息近500萬(wàn)元/年。各子公司超合理庫(kù)

3、存統(tǒng)計(jì)單位：萬(wàn)元公司子公司1子公司2子公司3子公司4子公司5合理貯備量4432777493413304實(shí)際庫(kù)存量6478137411761102858超合理庫(kù)存46%77%138%166%182%公司子公司6子公司7子公司8子公司9子公司10合理貯備量139338298620139實(shí)際庫(kù)存量2394568911646240超合理庫(kù)存72%35%198%165%73%萬(wàn)元萬(wàn)元各子公司儲(chǔ)存童與合理儲(chǔ)存量各子公司超合理庫(kù)存百分比從統(tǒng)計(jì)結(jié)果看，子公司1是整個(gè)集團(tuán)庫(kù)存占用最大的因素，但其實(shí)際庫(kù)存超合理庫(kù)存比例并非最高；從超合理庫(kù)存百分比來(lái)看，子公司8實(shí)際庫(kù)存超過(guò)正常庫(kù)存比例最大，公司內(nèi)部數(shù)據(jù)顯示，主要是

4、鋼材類庫(kù)存多，占子公司8庫(kù)存的42%子公司5次之，主要是配件、設(shè)備類物資庫(kù)存較多，占本公司庫(kù)存的66%子公司3和子公司4也是配件類物資較多,均占本公司庫(kù)存的38%.子公司2主要是配件類庫(kù)存多，占本公司庫(kù)存的33%2、不同種類物資周轉(zhuǎn)速度差別較大，少數(shù)物資周轉(zhuǎn)嚴(yán)重偏緩在各類物資中，配件庫(kù)存周轉(zhuǎn)速度嚴(yán)重偏低，只有1.06，其次是五金、鋼材和設(shè)備。周轉(zhuǎn)過(guò)慢自然會(huì)引起庫(kù)存的大量積壓，這也在一定程度上解釋了配件、五金、鋼材和設(shè)備庫(kù)存過(guò)高的原因。周轉(zhuǎn)率1C各子公司閑置物資比例圏集團(tuán)公司2004年進(jìn)銷存情況表單位：萬(wàn)元倉(cāng)庫(kù)名稱年初庫(kù)年采購(gòu)量年消耗量年底庫(kù)存平均庫(kù)周轉(zhuǎn)率（次/包裝61存514851286356

5、2存8年0電儀813735774097617879.41鋼材1702123401194320991900.56.28配件43486174516553574852.51.06燃化P166318713185571819174110.66設(shè)備28191535415806236725936.10五金596332730718527244.24其它30569956730570437.515.38合計(jì)1286175408738091446013660.55.403、物資閑置較多，浪費(fèi)嚴(yán)重截止2004年12月31日,全集團(tuán)閑置物資總金額約639萬(wàn)元，。來(lái)源是各公司新建工程及技術(shù)改造時(shí)工程現(xiàn)場(chǎng)回收的剩余物資、已

6、辦理出庫(kù)手續(xù)未領(lǐng)用的物資，設(shè)備更新?lián)Q代和工藝改造后不適應(yīng)要求的物資等。主要集中分布在子公司1、子公司9和子公司4集團(tuán)公司閑置物資情況表單位：萬(wàn)元公司子公司1子公司2子公司3子公司4子公司5金額244.213.235.81030公司子公司6子公司7子公司8子公司9子公司10金額11.80.67.5222.904、現(xiàn)場(chǎng)二級(jí)庫(kù)存數(shù)量過(guò)大企管部通過(guò)對(duì)各事業(yè)部現(xiàn)場(chǎng)物資的清查和摸底，發(fā)現(xiàn)大小倉(cāng)庫(kù)達(dá)50個(gè)，其它備品備件點(diǎn)30多處，總價(jià)值在1800萬(wàn)元左右。僅集團(tuán)公司合成氨系統(tǒng)同型號(hào)的造氣、合成、壓縮、尿素各工段主要設(shè)備(單位價(jià)值2000元以上)及運(yùn)轉(zhuǎn)部件庫(kù)存約550萬(wàn)元。二、問(wèn)題成因分析1、分散庫(kù)存控制體制

7、，是導(dǎo)致集團(tuán)庫(kù)存過(guò)高的重要原因目前雖然采購(gòu)統(tǒng)一由集團(tuán)采購(gòu)部進(jìn)行，但各子公司獨(dú)立報(bào)計(jì)劃，庫(kù)存自己控制，子公司間可以共用的物資信息不能共享，導(dǎo)致整個(gè)集團(tuán)物資庫(kù)存過(guò)高。如按集團(tuán)各子公司地域劃分，在省內(nèi)片區(qū)(子公司1、2、3、4、5)，北方片區(qū)(子公司&7)，西南片區(qū)(子公司&9、10)，按不同配件使用周期合理調(diào)配，在合成氨系統(tǒng)推行同型配件聯(lián)合庫(kù)存，可減少約406萬(wàn)元的資金占用。2、現(xiàn)場(chǎng)二級(jí)庫(kù)存的大量存在，導(dǎo)致庫(kù)存物資信息嚴(yán)重失實(shí)目前各事業(yè)部對(duì)一些生產(chǎn)急需的原材料或多或少地進(jìn)行“二級(jí)倉(cāng)庫(kù)”儲(chǔ)存，使部分資金占用由公司轉(zhuǎn)移到事業(yè)部。二級(jí)庫(kù)存的存在，導(dǎo)致物管部的庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)不能客觀真實(shí)地反映

8、企業(yè)庫(kù)存的實(shí)際情況。各事業(yè)部也沒(méi)有對(duì)在線“庫(kù)存”進(jìn)行清點(diǎn)就申報(bào)計(jì)劃，因此導(dǎo)致采購(gòu)的數(shù)量超出實(shí)際的需要量。3、采購(gòu)申報(bào)與物資領(lǐng)用制度的不嚴(yán)肅是導(dǎo)致大量閑置物資的主要因素采購(gòu)部是通過(guò)各事業(yè)部申報(bào)的計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)的，因此，采購(gòu)數(shù)量與時(shí)間是否準(zhǔn)確取決于計(jì)劃的準(zhǔn)確性，但事實(shí)上，各事業(yè)部計(jì)劃的申報(bào)缺乏嚴(yán)肅性，申報(bào)的數(shù)量超過(guò)實(shí)際的需要數(shù)量，導(dǎo)致采購(gòu)回來(lái)物資在倉(cāng)庫(kù)積壓閑置。各計(jì)劃單位計(jì)劃申報(bào)不嚴(yán)肅主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：(1) 申報(bào)計(jì)劃前未到倉(cāng)庫(kù)核實(shí)庫(kù)存。(2) 計(jì)劃申報(bào)無(wú)預(yù)見(jiàn)性、時(shí)效性。如尿素事業(yè)部申報(bào)篩板、支架、管卡等合成塔備件，第二年大修時(shí)才會(huì)用，卻提前6個(gè)月的時(shí)間申報(bào)。(3) 計(jì)劃申報(bào)人員未查看物資計(jì)量

9、單位。如能源事業(yè)部申報(bào)不銹鋼角鋼300噸實(shí)際單位應(yīng)該為公斤。(4) 技改項(xiàng)目未經(jīng)審批就已經(jīng)申報(bào)了物資計(jì)劃。4、物資報(bào)廢與廢舊物資處理不及時(shí)加劇了物資浪費(fèi)的嚴(yán)重性基于集團(tuán)公司現(xiàn)行的物資管理制度，不能經(jīng)常性對(duì)倉(cāng)庫(kù)，各生產(chǎn)線現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，而需要到年終總盤(pán)點(diǎn)時(shí)才能對(duì)廢舊物資作出鑒定和處理。故大量的需報(bào)廢和處理的物資長(zhǎng)時(shí)間滯留倉(cāng)庫(kù)和生產(chǎn)線，不能及時(shí)消耗和報(bào)廢變現(xiàn)，加劇了浪費(fèi)的嚴(yán)重性。5、信息化程度低也是導(dǎo)致庫(kù)存管理低效率的重要原因企業(yè)在庫(kù)存管理上雖然采用了一些信息化的工具，如用友的倉(cāng)庫(kù)管理軟件，但整個(gè)企業(yè)集團(tuán)還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)物流的ERP集成，因此，計(jì)劃的申報(bào)，物資的采購(gòu)、領(lǐng)用等還不可能在種類，時(shí)間、數(shù)

10、量上做到十分的準(zhǔn)確。尤其是倉(cāng)庫(kù)的管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)條碼化，主要還是靠手工管理，使整個(gè)企業(yè)的物資還完全處在經(jīng)驗(yàn)管理的層面上，自然不可能將整個(gè)集團(tuán)的庫(kù)存控制在一個(gè)合理的數(shù)量。三、企業(yè)米取的措施及成效1、規(guī)范物資計(jì)劃、采購(gòu)管理程序(1) 限制計(jì)劃申報(bào)次數(shù)。各事業(yè)部原則上只能在每月1日和15日前申報(bào)物資計(jì)劃，急件計(jì)劃、技改項(xiàng)目計(jì)劃每月不得超過(guò)四次。(2) 各事業(yè)部在申報(bào)物資計(jì)劃時(shí)，必須在相應(yīng)的系統(tǒng)存貨檔案中查詢物資的庫(kù)存量和進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)倉(cāng)庫(kù)核庫(kù)，確保所報(bào)物資計(jì)劃規(guī)格型號(hào)、數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤，且要有一定的預(yù)見(jiàn)性，保持一定時(shí)效。(3) 所有計(jì)劃必須在網(wǎng)上申報(bào)，納入企業(yè)物流軟件系統(tǒng)。各計(jì)劃單位由專人負(fù)責(zé)進(jìn)入相應(yīng)的物流軟件采

11、購(gòu)管理模塊，在系統(tǒng)中申報(bào)計(jì)劃，經(jīng)單位分管設(shè)備領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人審批后保存，物管部每月抽查與系統(tǒng)計(jì)劃是否相符并實(shí)施考核。物資采購(gòu)部門(mén)對(duì)計(jì)劃的審批嚴(yán)格把關(guān)。物管部計(jì)劃管理員每月1日和15日從網(wǎng)上下載計(jì)劃，打印出物資計(jì)劃申報(bào)表，送相關(guān)專業(yè)管理部門(mén)審核，確定是否需要購(gòu)買(mǎi)或從其他公司調(diào)劑，確需購(gòu)買(mǎi)的物資計(jì)劃由物管部長(zhǎng)審批后執(zhí)行，總經(jīng)理對(duì)審批情況隨機(jī)抽查。(5) 所有物資到廠后要求各事業(yè)部在一月內(nèi)領(lǐng)用。(6) 對(duì)于失效計(jì)劃的處理。對(duì)于因工藝或技改等臨時(shí)發(fā)生變動(dòng)而使計(jì)劃失效的，事業(yè)部應(yīng)在第一時(shí)間通知物管部終止計(jì)劃的繼續(xù)執(zhí)行，若因通知不及時(shí)導(dǎo)致物資已到貨的，則由物管部進(jìn)行考核和責(zé)任追究。2、嚴(yán)格物資計(jì)劃考核和責(zé)任追

12、究制度凡是各計(jì)劃單位申報(bào)計(jì)劃被專業(yè)職能部門(mén)審減的項(xiàng)目，按每項(xiàng)5元考核計(jì)劃單位；凡是申報(bào)計(jì)劃被物管部審減的，按每項(xiàng)10元考核計(jì)劃單位。同時(shí)對(duì)因計(jì)劃申報(bào)不嚴(yán)密造成物資淘汰和積壓的，按物資價(jià)值的5%考核計(jì)劃單位和責(zé)任人，情節(jié)嚴(yán)重者將按員工管理獎(jiǎng)罰條例納入公司責(zé)任追究范圍。3、取消所有的“二級(jí)庫(kù)存”堅(jiān)決取消各事業(yè)部及生產(chǎn)線所謂“現(xiàn)場(chǎng)二級(jí)庫(kù)存”，要求物管部實(shí)行“承諾服務(wù)”，確保倉(cāng)庫(kù)全天候24小時(shí)供應(yīng)，生產(chǎn)線所需物資可隨時(shí)按需領(lǐng)用。部分物資如氯氣、丙烯、甘油、石灰等原料，甚至可以不入物管部倉(cāng)庫(kù)，直接進(jìn)入生產(chǎn)裝置的配套設(shè)施，既避免了環(huán)境污染，縮短了運(yùn)輸距離，又減少了物流環(huán)節(jié)，精簡(jiǎn)了保管人員，節(jié)省了場(chǎng)地搬運(yùn)、

13、工具等項(xiàng)費(fèi)用，更重要的是便于物資數(shù)量的有效盤(pán)點(diǎn)并為采購(gòu)決策提供科學(xué)的依據(jù)。4、加大盤(pán)活閑置物資和廢舊物資處理力度集團(tuán)公司下文件，要求倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)將閑置物資在物流軟件中單獨(dú)列出，對(duì)全集團(tuán)的閑置物資共享，以便各單位可相互領(lǐng)用。各單位領(lǐng)用閑置物資時(shí)只須經(jīng)職能部門(mén)設(shè)備動(dòng)力部審核后，就可以直接到對(duì)方單位領(lǐng)用物資，并且按使用金額的2%獎(jiǎng)勵(lì)使用單位。5、措施成效通過(guò)將庫(kù)存控制目標(biāo)與部門(mén)業(yè)績(jī)掛鉤，獎(jiǎng)懲分明，既明確了責(zé)任，又充分調(diào)動(dòng)了各部門(mén)和公司員工的積極性。各部門(mén)只抓生產(chǎn)，庫(kù)存多少與浪費(fèi)多少與自己無(wú)關(guān)的局面得到了良好的改觀。從運(yùn)行情況看，截止到2005年12月份，共審減物資計(jì)劃880多項(xiàng)，審減金額達(dá)到4000多萬(wàn)

14、元。2005全年共盤(pán)活閑置物資475萬(wàn)元。四、進(jìn)一步措施的建議1、分地域建立集中倉(cāng)庫(kù)，統(tǒng)一調(diào)配，充分實(shí)現(xiàn)區(qū)域物資優(yōu)化管理基于目前企業(yè)的組織與分布現(xiàn)狀，集團(tuán)可分地域建立區(qū)域集中倉(cāng)庫(kù)，對(duì)三大片區(qū)庫(kù)存實(shí)現(xiàn)區(qū)域總體控制，在區(qū)域范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)庫(kù)存統(tǒng)一管理，可以更好的實(shí)現(xiàn)區(qū)域子公司間同種物資的有效調(diào)配使用，減少總體庫(kù)存積壓，同時(shí)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，避免分散控制產(chǎn)生的信息盲區(qū)，便于管理者及時(shí)決策解決問(wèn)題。這樣各子公司的公用物資庫(kù)存可以得到有效壓縮。2、進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)物資流轉(zhuǎn)使用責(zé)任制，減少浪費(fèi)制訂庫(kù)存物資流轉(zhuǎn)使用責(zé)任制，明確領(lǐng)用單位對(duì)領(lǐng)用物資的相關(guān)責(zé)任，確保領(lǐng)用與需要在數(shù)量、時(shí)間上的一致性。對(duì)計(jì)劃失當(dāng)而造成積壓、

15、閑置和浪費(fèi)的，按積壓一定比例對(duì)相關(guān)單位和個(gè)人進(jìn)行懲罰。對(duì)于那些由于產(chǎn)品更新?lián)Q代、設(shè)備改型、管理轉(zhuǎn)型等原因，造成大批無(wú)法再使用的物資，要限時(shí)盤(pán)活，超期也要按超期損失追究相關(guān)部門(mén)和個(gè)人的責(zé)任。3、實(shí)施ABC分類管理，壓縮關(guān)鍵物資庫(kù)存ABC分類法，是一種處理問(wèn)題時(shí)抓關(guān)鍵的方法。其原理是“關(guān)鍵的少數(shù)和一般的多數(shù)”的普遍規(guī)律在庫(kù)存管理中的運(yùn)用。企業(yè)人力、物力、財(cái)力資源的有限性決定了其在解決問(wèn)題的時(shí)候不能均衡用力，只能抓關(guān)鍵。事實(shí)上，只要關(guān)鍵問(wèn)題得到了解決，整個(gè)問(wèn)題就很好解決了。實(shí)施ABC分類，可以找出企業(yè)庫(kù)存中的關(guān)鍵物資，然后有針對(duì)性進(jìn)行重點(diǎn)管理，可以有效的壓縮企業(yè)庫(kù)存，釋放被占?jí)旱馁Y金，同時(shí)節(jié)約管理力

16、量。4、運(yùn)用預(yù)測(cè)技術(shù)，提高庫(kù)存設(shè)計(jì)的準(zhǔn)確性每種物資未來(lái)的需求量往往是不能完全確知的，因此必須根據(jù)已有的訂單和基于歷史數(shù)據(jù)的預(yù)測(cè)來(lái)確定未來(lái)物資的需要量。合理運(yùn)用預(yù)測(cè)技術(shù)對(duì)未來(lái)需求作較準(zhǔn)確的預(yù)測(cè),結(jié)合供應(yīng)商的遠(yuǎn)近和供應(yīng)物流的現(xiàn)實(shí)能力，可以較好的設(shè)計(jì)每種物資的庫(kù)存水準(zhǔn)，既保證供應(yīng)需要，又避免庫(kù)存過(guò)多而產(chǎn)生庫(kù)存積壓，減少了庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)的盲目性。同時(shí)要隨時(shí)把握國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)變化的相關(guān)信息，能及時(shí)地對(duì)庫(kù)存作出合理調(diào)整，這對(duì)于提高庫(kù)存管理的績(jī)效也至關(guān)重要。5、加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高倉(cāng)庫(kù)管理信息化水平信息技術(shù)是現(xiàn)代物流管理的基礎(chǔ)。條碼技術(shù)、射頻技術(shù)、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，跟蹤定位技術(shù)等是實(shí)現(xiàn)物流過(guò)程信息化和自動(dòng)化的必備技術(shù)

17、，極好地解決了物流中信息的采集和傳輸問(wèn)題。在倉(cāng)儲(chǔ)管理中可以實(shí)現(xiàn)物資信息準(zhǔn)確、高效率的采集和傳輸，配合物流信息系統(tǒng)可以幫助管理者及時(shí)有效的掌控企業(yè)準(zhǔn)確的實(shí)時(shí)庫(kù)存信息，對(duì)科學(xué)進(jìn)行計(jì)劃編制、物資采購(gòu)和庫(kù)存管理起著至關(guān)重要的作用。集團(tuán)公司目前的倉(cāng)庫(kù)管理還沒(méi)有采用條形碼技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)手段，倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理盡管局部采用了計(jì)算機(jī)管理，但信息的采集，物資的盤(pán)點(diǎn)，收發(fā)領(lǐng)用主要依靠手工點(diǎn)數(shù)，先記錄在紙面文件上，然后輸入計(jì)算機(jī)，所以大量存在信息不準(zhǔn)，信息延遲，甚至信息錯(cuò)誤等現(xiàn)象，直接導(dǎo)致庫(kù)存管理的低效率。企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)高效率庫(kù)存管理，必須借助條碼技術(shù)、物流管理信息系統(tǒng)、ERP等信息技術(shù)與管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)物流的信息化，自動(dòng)化，智能化，才有可能從根本上消除庫(kù)存積壓和浪費(fèi)問(wèn)題。6、優(yōu)化物流系統(tǒng)，提高供應(yīng)物流的反應(yīng)速度(1) 積極引入第三方物流，提高供應(yīng)物流配送專業(yè)化水平第三方物流是社會(huì)化的專業(yè)物流企業(yè)。一般來(lái)說(shuō)，與企業(yè)自營(yíng)物流相比，它在物流人才，