第8講 采購作業(yè)計劃及控制

1、2022-3-281第6章 采購作業(yè)計劃和控制2022-3-282教學目標n理解和掌握理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點采購作業(yè)計劃的概念和特點n熟練掌握采購作業(yè)流程的特點熟練掌握采購作業(yè)流程的特點n理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容2022-3-2836.1 概述n采購作業(yè)是指為了向企業(yè)提供滿足生產(chǎn)和管理采購作業(yè)是指為了向企業(yè)提供滿足生產(chǎn)和管理所需要的各種物料而必須采取的各種管理性的所需要的各種物料而必須采取的各種管理性的和事務(wù)性的活動。和事務(wù)性的活動。 n采購管理也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要組成內(nèi)采購管理也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要組成內(nèi)容容 .n采購管理是整個企業(yè)經(jīng)營管

2、理活動按照計劃開采購管理是整個企業(yè)經(jīng)營管理活動按照計劃開展工作的起點展工作的起點. n有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)節(jié)節(jié). 2022-3-284教學目標n理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點n熟練掌握熟練掌握采購作業(yè)流程的特點采購作業(yè)流程的特點n理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容2022-3-285采購作業(yè)流程 n一般的采購作業(yè)流程一般的采購作業(yè)流程 n供應商管理供應商管理 n生成采購作業(yè)計劃生成采購作業(yè)計劃n詢價和洽談詢價和洽談n采購訂單采購訂單n訂單跟蹤和到貨驗收訂單跟蹤和到貨驗收202

3、2-3-2862022-3-287供應商管理 n供應商管理主要采取分類管理模式，不同類型供應商管理主要采取分類管理模式，不同類型的供應商采取不同的管理模式。的供應商采取不同的管理模式。n分類管理模式的關(guān)鍵在于如何確定分類方式分類管理模式的關(guān)鍵在于如何確定分類方式:n根據(jù)供應商的信譽和質(zhì)量來分類根據(jù)供應商的信譽和質(zhì)量來分類;n根據(jù)供應商所供物料的市場特性來分類根據(jù)供應商所供物料的市場特性來分類;n根據(jù)企業(yè)與供應商之間的緊密關(guān)系來分類。根據(jù)企業(yè)與供應商之間的緊密關(guān)系來分類。 2022-3-2882022-3-2891. 供應商評審n供應商評審過程主要是找出哪些供應商能在供應商評審過程主要是找出哪些

4、供應商能在質(zhì)質(zhì)量、服務(wù)、定價量、服務(wù)、定價3個方面達到可接受的水平個方面達到可接受的水平.n質(zhì)量：可靠性、制造過程、管理與財務(wù)狀況質(zhì)量：可靠性、制造過程、管理與財務(wù)狀況n服務(wù)：能力、靈活性、提前期服務(wù)：能力、靈活性、提前期n定價：價格定價：價格2022-3-28102.生成采購作業(yè)計劃 n采購作業(yè)計劃的主要屬性包括采購物料編碼、名稱、采購作業(yè)計劃的主要屬性包括采購物料編碼、名稱、采購批次、采購數(shù)量、技術(shù)性能要求、采購作業(yè)開始采購批次、采購數(shù)量、技術(shù)性能要求、采購作業(yè)開始日期、物料到貨日期、審批人和審批日期等。日期、物料到貨日期、審批人和審批日期等。n采購作業(yè)計劃特點：近期詳細且確認、遠期粗略且

5、未采購作業(yè)計劃特點：近期詳細且確認、遠期粗略且未確認。確認。 n強調(diào)：對于沒有包括在強調(diào)：對于沒有包括在BOM結(jié)構(gòu)中的生產(chǎn)輔料、辦結(jié)構(gòu)中的生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞動保護用品等物料，由需求部門或者庫管公用品、勞動保護用品等物料，由需求部門或者庫管部門提出采購申請，經(jīng)有關(guān)人員審核后才能進行采購。部門提出采購申請，經(jīng)有關(guān)人員審核后才能進行采購。請購單則是這種采購申請的表現(xiàn)形式。請購單則是這種采購申請的表現(xiàn)形式。 2022-3-28113.詢價和洽談 n當采購作業(yè)計劃生成之后，采購人員應該按照作業(yè)計劃的當采購作業(yè)計劃生成之后，采購人員應該按照作業(yè)計劃的要求，依照供應商供貨推薦目錄，根據(jù)供貨商的資歷和供要

6、求，依照供應商供貨推薦目錄，根據(jù)供貨商的資歷和供貨檔案，選擇和聯(lián)系供應商，并且針對采購作業(yè)計劃中物貨檔案，選擇和聯(lián)系供應商，并且針對采購作業(yè)計劃中物料的具體要求洽談物料的價格、質(zhì)量、技術(shù)性能要求和供料的具體要求洽談物料的價格、質(zhì)量、技術(shù)性能要求和供貨日期等。貨日期等。n詢價和洽談的過程比較復雜，可以通過詢價和洽談的過程比較復雜，可以通過詢價單詢價單和和報價單報價單的的方式完成。方式完成。n詢價單：企業(yè)向初步選中的供應商發(fā)出的請求其提供報價詢價單：企業(yè)向初步選中的供應商發(fā)出的請求其提供報價的單據(jù)，這種單據(jù)詳細列出了需要采購的物料名稱、數(shù)量、的單據(jù)，這種單據(jù)詳細列出了需要采購的物料名稱、數(shù)量、技術(shù)

7、性能要求和到貨日期等信息。技術(shù)性能要求和到貨日期等信息。n報價單：供應商在接到詢價單后提供的物料供應價格、技報價單：供應商在接到詢價單后提供的物料供應價格、技術(shù)性能特點等信息。術(shù)性能特點等信息。 2022-3-28124.采購訂單 n從信息管理的角度來看，每一個訂單都由兩部從信息管理的角度來看，每一個訂單都由兩部分組成，即分組成，即訂單概述信息訂單概述信息和和訂單明細信息訂單明細信息。 n按照采購訂單的按照采購訂單的生成、下達、執(zhí)行和完成生成、下達、執(zhí)行和完成的過的過程，可以把采購訂單劃分為多個不同的狀態(tài)。程，可以把采購訂單劃分為多個不同的狀態(tài)。n常用的采購訂單的狀態(tài)是：常用的采購訂單的狀態(tài)是

8、：生成、生成確認、生成、生成確認、下達、下達確認、取消、完成、超量完成和欠下達、下達確認、取消、完成、超量完成和欠量完成量完成等。等。 2022-3-28135.訂單跟蹤和到貨驗收 n訂單跟蹤訂單跟蹤是指通過是指通過ERP系統(tǒng)可以隨時查看已下達系統(tǒng)可以隨時查看已下達的采購訂單到達的位置和被供應商處理的狀態(tài)。的采購訂單到達的位置和被供應商處理的狀態(tài)。訂單跟蹤的主要目的是確認供應商接收到訂單、訂單跟蹤的主要目的是確認供應商接收到訂單、了解采購訂單是否能被按時處理和傳遞采購訂單了解采購訂單是否能被按時處理和傳遞采購訂單的變化信息。的變化信息。 n到貨驗收到貨驗收是指所采購的物料到達物料送交地點時是指

9、所采購的物料到達物料送交地點時采取的驗收作業(yè)和對驗收結(jié)果的處理措施。物料采取的驗收作業(yè)和對驗收結(jié)果的處理措施。物料到達以后，應該通知有關(guān)人員進行物料到貨登記，到達以后，應該通知有關(guān)人員進行物料到貨登記，開始物料驗收。不同的物料可以采取不同的物料開始物料驗收。不同的物料可以采取不同的物料驗收方式驗收方式。 2022-3-2814教學目標n理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點n熟練掌握采購作業(yè)流程的特點熟練掌握采購作業(yè)流程的特點n理解和掌握理解和掌握采購作業(yè)控制采購作業(yè)控制的內(nèi)容的內(nèi)容2022-3-28156.3 采購作業(yè)控制n采購作業(yè)控制是指通過設(shè)置與采購作業(yè)相關(guān)

10、的采購作業(yè)控制是指通過設(shè)置與采購作業(yè)相關(guān)的參數(shù)，將采購物料的數(shù)量和質(zhì)量控制在預定范參數(shù)，將采購物料的數(shù)量和質(zhì)量控制在預定范圍內(nèi)的風險防范措施。圍內(nèi)的風險防范措施。n常用的采購作業(yè)控制常用的采購作業(yè)控制措施措施包括包括 1、 預算控制措施預算控制措施 2、 物料選用目錄控制措施物料選用目錄控制措施 3、 采購訂單控制措施采購訂單控制措施 4、質(zhì)量控制措施、質(zhì)量控制措施 5、財務(wù)付款控制措施等。、財務(wù)付款控制措施等。 2022-3-2816預算控制措施n預算控制措施是指通過制定采購預算防止實際采購金預算控制措施是指通過制定采購預算防止實際采購金額超過預算金額的控制方式。預算控制也是企業(yè)管理額超過預

11、算金額的控制方式。預算控制也是企業(yè)管理人員審核采購訂單時判定該計劃是否合理的一個重要人員審核采購訂單時判定該計劃是否合理的一個重要依據(jù)。依據(jù)。n在在ERP系統(tǒng)中，有兩種常用的采購預算控制方式：系統(tǒng)中，有兩種常用的采購預算控制方式：n根據(jù)總賬科目控制采購預算；根據(jù)總賬科目控制采購預算；n根據(jù)部門、業(yè)務(wù)類型和采購物料類型控制采購預算。根據(jù)部門、業(yè)務(wù)類型和采購物料類型控制采購預算。 2022-3-2817物料選用目錄控制措施n物料選用目錄控制措施是指某些物料的采購必須從批物料選用目錄控制措施是指某些物料的采購必須從批準的物料選用目錄中選擇，不能隨意選擇目錄之外的準的物料選用目錄中選擇，不能隨意選擇目

12、錄之外的物料。物料。n物料選用目錄的確定過程是，設(shè)計、工藝、采購、質(zhì)物料選用目錄的確定過程是，設(shè)計、工藝、采購、質(zhì)量和標準化等職能部門和技術(shù)人員，基于國家標準、量和標準化等職能部門和技術(shù)人員，基于國家標準、行業(yè)標準、國際標準、地方標準和企業(yè)標準等要求，行業(yè)標準、國際標準、地方標準和企業(yè)標準等要求，根據(jù)供應商的供貨歷史狀況，按照規(guī)定的程序確定。根據(jù)供應商的供貨歷史狀況，按照規(guī)定的程序確定。 2022-3-2818采購訂單控制措施 n采購訂單控制措施主要控制采購到貨的物料數(shù)采購訂單控制措施主要控制采購到貨的物料數(shù)量、采購價格以及到貨日期應該滿足采購訂單量、采購價格以及到貨日期應該滿足采購訂單中的要

13、求，實際中的數(shù)據(jù)和采購訂單上的數(shù)據(jù)中的要求，實際中的數(shù)據(jù)和采購訂單上的數(shù)據(jù)之差應該在事先規(guī)定好的誤差范圍內(nèi)。之差應該在事先規(guī)定好的誤差范圍內(nèi)。 2022-3-2819質(zhì)量控制措施 n質(zhì)量控制措施是確保采購物料滿足設(shè)計和工藝提質(zhì)量控制措施是確保采購物料滿足設(shè)計和工藝提出的技術(shù)性能指標要求的措施。如果物料的技術(shù)出的技術(shù)性能指標要求的措施。如果物料的技術(shù)性能指標達到或超過了設(shè)計和工藝提出的技術(shù)性性能指標達到或超過了設(shè)計和工藝提出的技術(shù)性能指標基準，就認為該物料達到了質(zhì)量要求。能指標基準，就認為該物料達到了質(zhì)量要求。 n質(zhì)量控制措施主要表現(xiàn)在下面幾個方面：質(zhì)量控制措施主要表現(xiàn)在下面幾個方面：n（1）在

14、供應商的選擇方面，確保只有那些提供）在供應商的選擇方面，確保只有那些提供合格物料的供應商才可以作為選擇的對象，把好合格物料的供應商才可以作為選擇的對象，把好供應商的選擇關(guān)；供應商的選擇關(guān)；n（2）在物料到貨時，加強物料的驗收管理，不）在物料到貨時，加強物料的驗收管理，不合格的物料不允許入庫；做好供應商的評價，對合格的物料不允許入庫；做好供應商的評價，對供應商的每一次供貨交易都進行評價，根據(jù)供應供應商的每一次供貨交易都進行評價，根據(jù)供應商的動態(tài)評價結(jié)果確定供應商的保留和刪除。商的動態(tài)評價結(jié)果確定供應商的保留和刪除。2022-3-2820財務(wù)付款控制措施 n財務(wù)付款控制措施是指在采購付款時設(shè)置付款

15、條件，財務(wù)付款控制措施是指在采購付款時設(shè)置付款條件，只有滿足指定的付款條件才可以付款。只有滿足指定的付款條件才可以付款。n在在ERP系統(tǒng)中，既可以控制對某個供應商的所有付款，系統(tǒng)中，既可以控制對某個供應商的所有付款，也可以控制該供應商的某一筆付款。也可以控制該供應商的某一筆付款。n通過在采購訂單中增加付款條件限制，可以實現(xiàn)在付通過在采購訂單中增加付款條件限制，可以實現(xiàn)在付款時提供付款警告，確保只有滿足付款條件才可以付款時提供付款警告，確保只有滿足付款條件才可以付款?？?。2022-3-2821 采購時機選擇n當項目達到它的當項目達到它的訂貨點訂貨點，或物料需求計劃，或物料需求計劃(MRP)系統(tǒng)中

16、到了系統(tǒng)中到了計劃計劃訂單的下達日期訂單的下達日期，就需要加以判別，并觸發(fā)生成申請單。在計劃，就需要加以判別，并觸發(fā)生成申請單。在計劃訂單下達日期或一個項目的庫存降到或低于其訂貨點時，手工操訂單下達日期或一個項目的庫存降到或低于其訂貨點時，手工操作的用戶部門可能要直接辨識作的用戶部門可能要直接辨識MRP項目和補給品項目的需求程度，項目和補給品項目的需求程度，而計算機化的系統(tǒng)會自動產(chǎn)生申請單。但在申請報價單或下達采而計算機化的系統(tǒng)會自動產(chǎn)生申請單。但在申請報價單或下達采購訂單之前，仍然需要計劃員和購買人員進行審查、編輯和審定。購訂單之前，仍然需要計劃員和購買人員進行審查、編輯和審定。n在計算申請

17、單下達時間時，應該在計算申請單下達時間時，應該分段考慮提前期分段考慮提前期的所有部分。提的所有部分。提前期的時間段包括審查時間、認可時間、采購人員的時間、供應前期的時間段包括審查時間、認可時間、采購人員的時間、供應商加工和發(fā)運的時間、運輸時間，以及收貨、檢驗與移到要求的商加工和發(fā)運的時間、運輸時間，以及收貨、檢驗與移到要求的工作中心所必需的時間。對于一些日常使用的原材料和通用組件，工作中心所必需的時間。對于一些日常使用的原材料和通用組件，價格可在下達訂單之前就知道。價格可在下達訂單之前就知道。如果在安排訂單之前還需要報價，如果在安排訂單之前還需要報價，那么還要求有額外的時間。那么還要求有額外的

18、時間。2022-3-2822 采購變化處理n 訂貨批量：訂貨批量：n 供應批量可能與訂貨批量不匹配；供應批量可能與訂貨批量不匹配；n 大批量供貨時存在數(shù)量折扣的可能；大批量供貨時存在數(shù)量折扣的可能；n 生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存可能要求現(xiàn)在進行部分訂生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存可能要求現(xiàn)在進行部分訂貨，而其余的在將來訂貨；貨，而其余的在將來訂貨；n 運輸因素的考慮。運輸因素的考慮。2022-3-2823采購變化處理n 修改發(fā)貨日期或下達日期：修改發(fā)貨日期或下達日期：n 運輸?shù)目紤]，如把待運物料與前一批一起裝運運輸?shù)目紤]，如把待運物料與前一批一起裝運以節(jié)省運輸成本；以節(jié)省運輸成本；n 生產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存不匹配；生

19、產(chǎn)能力或現(xiàn)有庫存不匹配；n 供應商提前期可能比要求的長。供應商提前期可能比要求的長。2022-3-2824采購變化處理n 修改規(guī)格：修改規(guī)格：n 技術(shù)上達不到；技術(shù)上達不到；n 需要過長的提前期。需要過長的提前期。2022-3-2825圖圖6-1 供應商計劃供應商計劃 確認的計劃 微調(diào) 計劃 第3個月 第4個月 第5個月 第6個月 第2個月 第1個月 1 2 3 4 5 6 7 8周 2022-3-2826采購管理人員的工作采購管理人員的工作n 深入細致地了解供方情況，做好深入細致地了解供方情況，做好“供方計劃員供方計劃員”的工作；的工作； 參與分析決定一個零部件是企業(yè)自制還是外購；參與分析決

20、定一個零部件是企業(yè)自制還是外購； 參與產(chǎn)品設(shè)計選用材料、配套件的價值分析；參與產(chǎn)品設(shè)計選用材料、配套件的價值分析； 參與采購預算的編制；參與采購預算的編制； 參與研究確定每種采購件的批量規(guī)則和安全庫存參與研究確定每種采購件的批量規(guī)則和安全庫存量或安全提前期；量或安全提前期； 研究縮短采購提前期和保證按優(yōu)先級供貨的措施；研究縮短采購提前期和保證按優(yōu)先級供貨的措施； 工藝路線中的外協(xié)工序，統(tǒng)一由采購部門負責，工藝路線中的外協(xié)工序，統(tǒng)一由采購部門負責，選擇協(xié)作單位，制訂外協(xié)計劃。選擇協(xié)作單位，制訂外協(xié)計劃。2022-3-2827練習:n某公司需要采購某公司需要采購X產(chǎn)品產(chǎn)品2500件，需求條件是交件，需求條件是交貨提前期必須小于貨提前期必須小于6周；單件價格要低于周；單件價格要低于20元。元。現(xiàn)有三家供應商可供選擇，有關(guān)各家公司情況現(xiàn)有三家供應商可供選擇，有關(guān)各家公司情況見下表。見下表。n請分析比較，審定出一家合適的供應商，請分析比較，審定出一家合適