酒店檔案管理制度

1、.金銀龍大酒店檔案管理制度為了規(guī)范酒店檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。一、酒店檔案管理工作實(shí)行二級(jí)管理（一）一級(jí)管理為行政人事部統(tǒng)管酒店所有檔案資料；（二）二級(jí)管理為各部門對(duì)部門內(nèi)部資料進(jìn)行管理（三）各級(jí)檔案劃分：檔案級(jí)別檔案內(nèi)容保管時(shí)限一級(jí)檔案管理酒店重要文件、會(huì)議紀(jì)要、各部門報(bào)表永久管理制度、工作總結(jié)、對(duì)外往來(lái)函件或文件；酒店星評(píng)資料、酒店活動(dòng)資料及影像文件、證件原件、合同、值班日志、二級(jí)檔案管理各部門臺(tái)賬、記錄、登記、會(huì)議記錄、工程及設(shè)備資料、業(yè)務(wù)合同復(fù)印件5年二、各部門檔案管理由各部門文員負(fù)責(zé)管理（個(gè)別部門無(wú)文員的由部門經(jīng)

2、理指定人員負(fù)責(zé)），方便行政人事部對(duì)檔案管理工作進(jìn)行對(duì)接。三、檔案保管。（一）行政人事部設(shè)定專存檔案的檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。（二）歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便于查找，庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。     （三）檔案要分類、分卷，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。（四）根據(jù)檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。（五）經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單永久保存。（六）嚴(yán)格遵守檔案安全保密協(xié)定，做好檔案及

3、信息流失的防護(hù)工作（七）凡酒店工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)四、檔案編號(hào)一級(jí)檔案管理采用酒店代碼+分類+年份+序號(hào)； 二級(jí)檔案管理采用部門代碼+分類+年份+序號(hào)；酒店代碼JYL部門代碼：行政人事部HR 財(cái)務(wù)部A/C 前廳部FD 市場(chǎng)營(yíng)銷部S&M 客房部HK五、檔案借閱制度（一）檔案屬于酒店商業(yè)機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。（二）需要借出檔案的，一級(jí)檔案須經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)，二級(jí)檔案須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。（三）借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。    （四）借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追