綠云賓館管理軟件-審核

1、精選文檔帳務審核 . 1 1第一節(jié) 消費帳管理 . 1 11.11.1 消費帳查詢 . 2 21.21.2 消費帳主單 . 3 31.2.11.2.1消費帳主單 窗口 .3 31.2.21.2.2新建消費帳 .4 41.2.31.2.3帳務處理 .4 4第二節(jié) 應收帳管理 . 4 42.12.1 應收帳戶查詢 . 4 42.22.2 新建應收帳 . 5 52.32.3 應收帳戶主單 . 6 62.3.12.3.1應收帳戶主單窗口 .6 62.3.22.3.2應收帳與檔案 .7 72.3.32.3.3帳務處理 .8 82.3.3.12.3.3.1應收帳務主單 .8 82.3.3.22.3.3.2

2、定金輸入及定金單打印 .9 92.3.3.32.3.3.3信用卡操作 .9 92.3.3.42.3.3.4入帳.11112.3.3.52.3.3.5調(diào)整.11112.3.3.62.3.3.6轉帳 .12122.3.3.72.3.3.7清戶 .13132.3.3.82.3.3.8核銷 .13132.3.42.3.4帳務處理實例 .17172.42.4 審核應收帳 . 21212.52.5 應收帳務查詢 . 2222第三節(jié) 夜間稽核 . 23233.13.1 夜審系統(tǒng)操作步驟 . 23233.23.2 房租審核及入帳 . 26263.33.3 費用審核 . 27274.44.4 報表專家 . 27

3、27帳務審核第一節(jié) 消費帳管理消費帳即賓館工作帳， 可用于輸入沒有使用電腦的收銀點的現(xiàn)金收入。 收銀點每天營業(yè) 結束后， 可把現(xiàn)金收入在總臺輸入該賬號， 再用部分結賬結掉該費用， 本日的該收銀點的營 業(yè)收入就可反映在總報表上了。這樣的收銀點如：美容室、洗衣房、樓面電話等。消費帳也可以用于記錄酒店內(nèi)部的各種費用開支， 如內(nèi)部長話費 （在電話計費模塊定義會議室、宴請客人費等。每一個部門均可有一個固定帳號自動轉賬）精選文檔1.11.1 消費帳查詢執(zhí)行審核T消費帳管理，打開如下窗口。該窗口默認顯示所有消費帳列表， 包括有效的、 結帳的、掛帳的等。系統(tǒng)用一個字母表示消費帳的狀態(tài)，同賓客帳務：狀態(tài)含義I

4、I有效O O本日結帳S S臨時掛帳D D昨日結帳功能按鈕介紹：窗口右邊是常用功能快捷按鈕，大多是跟帳務相關的，只需單擊這些按鈕或使用按鈕前 的快捷鍵（如 1 1，2 2 等）就可使用相關功能，介紹如下：新 建:新建一消費帳主單；聯(lián) 房:打開聯(lián)房設置窗口，增刪聯(lián)房；主 單:打開消費帳主單，可修改主單信息；入 帳:打開入帳窗口，可快速入帳；固定支出：打開固定支出窗口，可增刪固定支出；帳務處理：打開帳務主單，可進行帳務處理；允許記帳：打開定義允許記帳費用窗口，可選擇設置允許記帳費用；定義帳戶：打開定義帳戶窗口，可增刪子帳戶；打印帳單：打開單據(jù)打印窗口，可打印各類已經(jīng)設置好的單據(jù)。查詢：右上角，輸入查

5、詢條件，回車，顯示查詢結果。右下角 組吉萱侗，組合查詢，系統(tǒng)彈出賓客查詢組合條件窗口，可以進 行相關查詢（如下圖所示）ITS的禪含豐母精選文檔1.21.2 消費帳主單1.2.11.2.1 消費帳主單窗口消費帳戶窗口，選中一條記錄，點擊窗口右邊快捷菜單”主單”，打開如下窗口。*li=確亍IiTJSw.L戦:幵iL，t儘ElwlrtidES：4右匪Ftr弓ii存人II:uEttS：IS萍苛碼;jniJZ-Ga-EE 13 3 3 信用限額貝 U U 系統(tǒng)將提示:一-“超出限額！”二_ _ _a*鵰信息 z超出屬額！232 應收帳與檔案不管是公司、旅行社還是訂房中心,檔案的附加信息中都包含一個信息，

6、就是應收帳號系統(tǒng)中一個單位可對應兩個應收帳號,如下圖所示。財務部門建立應收帳后， 相關授權部門o圖精選文檔可在檔案主單下，執(zhí)行精選文檔修改，修改 xxxxxxxx 檔案-xxxx-xxxx窗口中附加信息中，在選擇對應的 ARAR 帳號。（如下圖所 示）urtiiw宮戶rts-Xu忻4tM?( (pq訐二2.3.3 帳務處理2.331 應收帳務主單ARAR 管理窗口，雙擊打開應收帳務主單，如下圖所示。特易 口ROS魚叵0f勺附呦戢t苦蛍ilA和眄昭修！&o歩啊1曲軍A戶 *主睥=審Ml饒 H 啊豐:乜窘1啊崗亠IJBWfli曙| 厲才址山帕-aii- Rfrnts.eCM幀 fit-站州

7、1耳J林郁-V3M*- X丸氏聲精選文檔帳務主單可分成四個部分加以說明：左上、右上、頂行、底行。左上：顯示帳戶。右上：顯示 ARAR 帳戶基本信息。底行：默認顯示有效帳務明細，要求明確每條帳務所包含的信息。其中帳務前帶有A A 標記的為未經(jīng)審核的 ARAR 帳。未經(jīng)審核的 ARAR 帳無法對其進行帳務處理。審核操作：雙擊該未審核 的 ARAR 帳。頂行：重要信息區(qū)，灰色顯示表示未定義，亮色顯示需引起重視（表示有定義信息）。2.332 定金輸入及定金單打印操作步驟:（1 1）、帳務主單下，單擊工具欄上入帳按鈕，彈出入帳窗口。（2 2） 、【姓名】處輸入姓名，【代碼】處輸入人民幣現(xiàn)金在系統(tǒng)中的代碼

8、，【金額】處輸 入定金數(shù)量；（3 3） 、輸入【單號】等信息，單擊入帳。系統(tǒng)默認打印定金單， 操作員可根據(jù)實際情況選擇，有些酒店的定金單由收銀員手工填寫。2.3.3.3 信用卡操作信用卡操作包括設置消費信用額度、取消信用額度。押卡操作步驟：（1 1）、帳務主單下，點擊 信用，打開信用授權明細窗口；（2 2） 、選擇【項目】（即信用卡類型），錄入【授權額】、【卡號】、【授權號】、【單號】等;（3 3）、單擊存盤，信用授權明細窗口顯示有效壓卡記錄；（如下圖所示）utr剛!fl 抽精選文檔取消押卡操作步驟：（1 1）、帳務主單下，點擊【信用】打開信用授權明細窗口，系統(tǒng)默認顯示有效的押 卡記錄；（2

9、2）、在信用授權明細窗口下，點擊窗口右側的作廢按鈕，彈出確認窗口“是 否確信將當前記錄作廢”，單擊確定，取消成功；T&：-twci圖- -信用授權明細（4 4）、主單【付款方式】、【信用】，顯示相應信息。（如下圖所示）主” 匹 a近坯MSBroril-a H fl itSreMI.* IE：”.ooOJOO)00地(KI弧三小子A20.0020.Wc,oc2.3.4 帳務處理實例實例：ARAR 帳戶杭州綠云，當前有兩筆前臺轉來的客人帳務，押現(xiàn)金（1 1）手工房金：500500（2 2）復?。?555要求：（1 1）實際為商務中心復印 5050,請修改；（2 2）用 20002000 的

10、押金核銷“手工輸入房費”；（3 3）“復印”用信用卡核銷，客人現(xiàn)場刷； 操作步驟：（1 1）、ARAR 帳戶管理列表下，輸入帳戶名稱，回車，系統(tǒng)顯示 帳務主單；20002000 元，入帳:ARAR 帳戶“杭州西軟”的精選文檔圖（2 2）、單擊入帳，打開入帳窗口，【代碼】處選擇人民幣現(xiàn)金在系統(tǒng)中的代碼, 【金額】處輸入 2000,2000,點擊入帳；圖（3 3）、重復（2 2），將其他兩筆費用入帳；（4 4） 、選中商務中心復印的帳目，單擊調(diào)整，打開調(diào)整窗口，【代碼】處選擇“復印”， 【理由】處選擇同意人，【金額】處輸入“ -5-5”，單擊入帳精選文檔理由：金額:單號:入賬退出圖(6 6)、選中

11、“手工房金 銷窗口；500500”和“人民幣現(xiàn)金 20002000”的帳目，單擊核銷，打開核碉整復 E 卩黃用 I日期：莎不藥國AW(5(5)、此時該帳目自動修改為“復印”5050 元;精選文檔圖(7(7)、單擊核銷，則該筆費用核銷完畢。要查看核銷的記錄，勾選左上角明細賬目精選文檔的所有精選文檔(8(8)、選中商務中心復印的帳目，單擊核銷，打開核銷窗口;圖(9 9)、單擊付款，打開入帳窗口?！敬a】處選擇信用卡系統(tǒng)中的代碼，【金額】處系統(tǒng)已自動將費用體現(xiàn)，單擊入帳；圖(10(10)、此時核銷窗口上下費用一致，單擊核銷精選文檔姓名:姓名2;代碼:*CHug Zhou Lu Yun10102|信用

12、卡旳1理由：|II金禰：50.00 *數(shù)量：1-00卡丐：62 西 424545 嗣筋 5 454單I 52564&日期：2011 11XJS國2.42.4 審核應收帳執(zhí)行應收T記賬審核，打開記賬審核窗口，系統(tǒng)顯示所有未經(jīng)審核的應收帳。各個 營業(yè)點每天轉到相應 ARAR 帳戶的費用都需要經(jīng)過審核確認之后才能對其進行帳務處理。Kun精選文檔操作步驟：（1 1）、雙擊打開選中帳目。精選文檔日聖賣0毎fix.IE尋KSlu血詢 QIMPmnADMINTk小兩肛電9 ItL0*PmnADWffNTlJCMC.HFADMNHL I日型利JI劃im.3*3ADMINnJ.I恥I it圖(2)、選擇

13、審核后 ARAR 帳的顯示模式，點擊確認。(3)、 如要批量審核， 則選中所要確認的帳目，點擊審核確認。“注意：當天的應收帳只有在夜審之后才能審核確認。窗口右邊是常用功能快捷按鈕，跟帳務相關，具體的使用相關說明中將一一列舉，此處先簡單介紹一下。修 改單擊，可修改客人姓名和爭議金額；帳 單單擊，可打印選中帳目的帳單；主 單單擊，打開該 ARAR 帳戶的主單；帳務處理單擊，打開該 ARAR 帳戶的帳務主單；調(diào) 整單擊，可對選中帳目進行調(diào)整；ActivityActivity單擊，可查看該帳目的操作記錄；審核確認單擊，可對選中帳目進行確認。2.52.5 應收帳務查詢應收帳務查詢功能提供的是應收帳務信息

14、的綜合處理。它可以根據(jù)各種不同的條件來查詢，輸入的條件越多，查詢的結果越精確。由于其中的選項較多，所以它可以完成非常復雜的查詢。執(zhí)行應收T查詢賬務，打開帳務查詢窗口，輸入查詢條件，單擊確定，即顯示查詢結果。x精選文檔班另壯全部Fl賬號：埶據(jù)源：上日賬勞（后臺）TH結束日期：金旣0.00gg退出圖明細帳查詢條件：【數(shù) 據(jù) 源】數(shù)據(jù)源，系統(tǒng)提供多種數(shù)據(jù)源，分上日、本日、所有和有效?！鹃_始時間】- -【結束時間】在指定日期范圍內(nèi)的賬務【用 戶】工號，用于輸入查詢對象的工號，如要查詢操作員ADMINADMIN 的費用，則在此選擇 ADMINADMIN。系統(tǒng)默認為空白，表示選擇所有操作員?！景嗔矶０鄤e，

15、用于限制查詢班次，可以是早班、中班等，系統(tǒng)默認為“所有”【房號】用于查詢某個房間的帳務?！編ぬ枴咳糁恍璨樵兡硞€帳號的帳務，在此輸入帳號即可?！究腿诵彰坑糜诓樵兡硞€客人的帳務。【入賬代碼】可選擇多個營業(yè)項目進行查詢。第三節(jié)夜間稽核酒店在一天的營業(yè)過程中，進行著各種各樣的營業(yè)活動，同時也在電腦中記錄了各項交 易。在酒店的一天營業(yè)結束后，對所有發(fā)生的交易進行審核、調(diào)整、匯總以及統(tǒng)計產(chǎn)生各級部門人員所需的報表， 并為下一天的營業(yè)做好準備，這就是夜間稽核要做的事情。具體的工作如核對房態(tài)，核對房價，審核各營業(yè)點的帳務等。3.13.1 夜審系統(tǒng)操作步驟簡單講，在電腦上完成夜間稽核主要可以分三步：房租預審及

16、入帳、夜間稽核和報表打有菊 I 賬希：x精選文檔印。精選文檔(1)、房租預審及入帳；(2) 、稽核。夜間稽核是一個自動的過程，完成本日營業(yè)數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計、日終各類 系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和轉儲，并生成各種報表；(3)、打印報表；(4)、新到客人房租預審及入帳。操作步驟：(1)(1) 、執(zhí)行審核T夜審處理，打開夜審處理窗口，如下圖所示。該窗口列舉稽核之 前的系統(tǒng)已經(jīng)設置好的審核步驟，酒店也可根據(jù)財務需要請工程師增設相關步驟。圖(2)(2)、 單擊下一步，系統(tǒng)將根據(jù)夜審處理左窗口的審核項目依次操作，已退房未平 帳客人列表，夜審時數(shù)量必須為0 0方可過夜審；(3)(3) 、按照(2 2)的方法，依次完成各

17、審核項目，到“房租預審及入帳”處，窗口如下 圖所示。OSS N精選文檔osQ C卩吟斜第審核房租后，執(zhí)行房租入帳，彈出房租入帳報表，房租預審及入帳窗口如下圖所 示，系統(tǒng)自動加收稽核房費完成。1EST HQItL珀LimP箱U耐厳鼎稈矚即WAIT毎 啊1n幵兩#話門f幻訊* 用凰 耐 凹 可旳3 5S5-5sTEilSHWMri-n-E：I3F55STSMI?:薊忖Sn.1T*i*5- jc.ic*0JQi *丄冃幻 仝Qu/n匸口，垃i：4i 1皿卜 精選文檔圖(4)(4)、 到“統(tǒng)計報表及數(shù)據(jù)更新”處， 單擊下一步，彈出如下窗口;S N精選文檔是書確定要做稽複圖單擊是，系統(tǒng)自動開始統(tǒng)計報表、

18、更新數(shù)據(jù)，并顯示系統(tǒng)進程，如下圖所示;圖(5)(5) 、稽核完后，系統(tǒng)彈出稽核完畢窗口，單擊確定即可。戰(zhàn)功完成技審，諳退出系績重訝矍錄 220124114)5 1743:08圖3.23.2 房租審核及入帳精選文檔由于房租在酒店的收入中占很大的比重， 過程卻是簡單的。房租審核基本流程：核對房態(tài)(對應步驟 入帳(對應步驟 6 6- 7 7)。核對房態(tài)(1) 、先打印或查閱本日應離店客人報表, 做好續(xù)住或結帳手續(xù)。因此它的審核就顯得比較重要，但是房租審核1 1 2 2房租預審(對應步驟 3 35)T房租確信無記錄，否則通知前臺接待員或收銀員精選文檔（ 2 2）、準備兩份本日到店客人報表（一份按房號排

19、序，一份按姓名排序） 態(tài)表、一份手工房態(tài)表（由管家部提供） 、本日到店登記單（附上換房及改房價單） 好。逐一比較手工房態(tài)表和電腦房態(tài)表中房間的狀態(tài)，若有錯誤及時處理。一份電腦房，分別放精選文檔房租預審（3 3）、確信做好房態(tài)核對后，做入住客人本日房租預審。入住客人本日房租預審功能用于對酒店的每位住客的房費進行預審。房租預審要在房租入帳前做好。電腦預審完后，打出一份本日在住客人房租預審報表。（4 4）、 再準備好換房單、 加床單及優(yōu)惠通知單、 優(yōu)惠人員及代碼對照表 （注意， 接待員 優(yōu)惠不用優(yōu)惠單） 、散客團隊、長包房、內(nèi)外賓等有關服務費及城建費的收取標準。（5 5） 、重點核對優(yōu)惠人員及實際優(yōu)

20、惠比例或金額，檢查城建費與服務費的收取是否與住 客類別相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應及時通知前臺接待更正。房租入帳（6 6）、該功能給酒店的每位住客自動過房費，每天必須做一次且只允許做一次。（7 7）、對于夜間稽核之后，早上 6 6： 0000 之前到的客人，一般酒店需要加收半天房費，系 統(tǒng)建議在早上6 6： 0000 （具體時間可由酒店定）前，將該段時間內(nèi)到的客人補做新到客人房租 入帳。3.33.3 費用審核帳務審核除了審核房租收入外，還要審核各營業(yè)點的帳，如餐廳、娛樂、商務中心、商 場、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的營業(yè)帳。由于所有這些審核與房租審核類似，所以不再 詳述。k k 界注意：（1 1）、非

21、總臺營業(yè)點帳要借貸平衡平衡公式為：本日收入 = =現(xiàn)金收入+ +支票+ +信用卡+ + +賓客帳+AR+AR 帳，其中省略號表 示還有其他的種類，如餐券、款待等。（2 2）、非總臺營業(yè)點明細帳應正確，即與實際相符。如把飲料輸成食品、啤酒輸成可樂都會影響成本報表以及其他匯總報表；又如把長城卡輸成牡丹卡等，將導致返回銀行的代理費計算錯誤，給總收銀和核數(shù)員造成麻煩。（3 3）、非總臺營業(yè)點轉總臺帳及轉 ARAR 帳貸方數(shù)應與總臺及 ARAR 帳營業(yè)點應收帳借方數(shù) 相等。（4 4）、總臺及 ARAR 帳內(nèi)部轉帳也應借貸相等。（5 5）、檢查所有退菜及退帳操作的合法性。4.44.4 報表專家在系統(tǒng)主窗口下，打開報表專家窗口。該窗口按報表的