流程圖文件制作

1、流程圖文件制作沈方楠沈方楠2014-04-082014-04-08單個流程的描述方法：跨功能流程圖法流程的兩個維度部門部門/崗位維崗位維階段維階段維每一個流程都是由不每一個流程都是由不同的階段組成的，要同的階段組成的，要識別每一個流程大的識別每一個流程大的階段，這是認(rèn)識流程階段，這是認(rèn)識流程的第一步，不要一開的第一步，不要一開始就深入細(xì)節(jié)始就深入細(xì)節(jié)某活動是由哪個部門某活動是由哪個部門或崗位來完成的或崗位來完成的活動的流轉(zhuǎn)活動的流轉(zhuǎn)每個方框內(nèi)的活動是每個方框內(nèi)的活動是由該部門該崗位在該由該部門該崗位在該階段做的活動階段做的活動q流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動，幫助確定

2、改善機(jī)會q一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟 什么是流程圖？流程圖繪制基本要求- 有明確定義的開端和結(jié)束- 有輸入必有輸出- 在整個企業(yè)組織中“流動”- 不局限于單一的功能和部門流程流程輸入輸入輸出輸出5 起始點、終止點應(yīng)該清楚和一致 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確 為每一個任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的部門 為每一個任務(wù)框標(biāo)明負(fù)責(zé)的崗位 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖 流程圖繪制交付要求6 流程圖繪制注意要點C 需要需要 按實際情況繪制流程C 需要需要 在整個組織內(nèi)思考流程C 需要需要 與流程牽涉的人員交流C 需要需要 開始前確認(rèn)流程的起點和結(jié)束C 需要需要 高層次

3、的流程圖D 不能不能 按照自己的想象繪制流程D 不能不能 把流程圖局限在自己的部門D 不能不能 閉門造車，在真空中工作D 不能不能 在確認(rèn)流程范圍前繪制流程D 不能不能 陷入太多的細(xì)節(jié)7 流程圖繪制常用工具Visio8垂直跨職能流程圖形狀任務(wù)框或稱活動框，表示流程各環(huán)節(jié)具體的活動/任務(wù)。框內(nèi)用關(guān)鍵文字（動賓結(jié)構(gòu)）描述活動。 表示會有兩種以上的情況輸出。判斷框內(nèi)描述所要判斷/分類的內(nèi)容，輸出不同的情況在輸出的箭線上表示，文字寫在箭線上。判斷框開始/結(jié)束框 表示一個流程的開始點或結(jié)束點?？騼?nèi)填寫“開始”或“結(jié)束“。 表示有文件輸入，在流程圖中將關(guān)鍵文件列示出來。文件框不單獨作為一個流程活動/任務(wù)。

4、文檔不允許作為單獨的步驟出現(xiàn)，只能配合流程步驟同時出現(xiàn)；框內(nèi)只填寫文檔名稱。如果出現(xiàn)多個文件或表單，只需在一個文檔符號中順序填列即可，但是每個文檔名稱前需要加編號。表示流程各活動/任務(wù)之間的連接與流轉(zhuǎn)關(guān)系，連接流程中的活動/任務(wù)，展示各項活動/任務(wù)間的邏輯關(guān)系。箭線不交叉。 表示需要預(yù)定義的流程。在流程中為了簡潔表達(dá)，經(jīng)常將某一系列活動用預(yù)定義流程打包，作為一個單獨的子流程，框內(nèi)填寫預(yù)定義流程名稱。但需要用另外一個流程圖描述預(yù)定義流程的各項任務(wù)/活動的流轉(zhuǎn)關(guān)系。 文件框 箭線 預(yù)定義流程 責(zé)任人框該標(biāo)識用于指明負(fù)責(zé)流程具體活動/任務(wù)的責(zé)任崗位，要填的是責(zé)任崗位名稱，而不是責(zé)任崗位的任職人姓名。

5、VISIO圖中該標(biāo)識是白底、白框。該標(biāo)識用于同一流程圖中頁和頁的連續(xù)。當(dāng)畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標(biāo)識。在標(biāo)識內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識與英文大寫字母。 離頁引用 備注框該標(biāo)識用于備注流程圖中難以展示、需要補(bǔ)充或強(qiáng)調(diào)的信息。比如重要輸入與輸出，要求的時間節(jié)點，特殊要求與規(guī)定等?？騼?nèi)文字要求言簡意賅。VISIO圖中該標(biāo)識是白底、白框。規(guī)范一：字體、字號、底色及格式要保持一致標(biāo)題欄采用黑體、12pt字體、加粗、左對齊、白底部門欄采用黑體、12pt字體、加粗、居中對齊、灰底框內(nèi)采用黑體、10pt字體、不加粗、居中對齊、白底、高2格、

6、寬6格規(guī)范二：操作描述用動賓結(jié)構(gòu)，語言要簡潔清晰活動/任務(wù)基本細(xì)化到部門及相關(guān)的具體崗位活動/任務(wù)描述格式為：對活動/任務(wù)動作的文字描述 文字描述體現(xiàn)部門/崗位實行的動作和結(jié)果。如“編制出庫單”、“審核費用申請”，一般為動賓詞組，用詞應(yīng)盡量簡潔。規(guī)范三：從開始符開始，以結(jié)束符結(jié)束結(jié)束開始流程開始框內(nèi)填“開始”，不是“流程開始”，也不是具體的流程活動/任務(wù)；流程結(jié)束框內(nèi)填“結(jié)束”，不是“流程結(jié)束”，也不是具體的也不是具體的流程活動流程活動/任務(wù)。任務(wù)。規(guī)范四：判斷框上下端流入流出用Y，左右端流入流出用NYN 判斷框內(nèi)容描述：判斷框內(nèi)容描述：判斷框至少有兩個出處：通過、不通過；是、否；或兩種以上情況輸出本項目在流程圖中統(tǒng)一用”Y”代表“通過”和“是”，用“N“代表“不通過”和“否”雙擊箭線，將“Y”或“N”填在箭線之內(nèi)上下端流程流出用“Y”，左右端流入流出用“N”規(guī)范五：流程圖按從左到右、從上至下排列YN上下兩行的活動框之間盡量保持等距除開始/結(jié)束框之外，活動框不要并排在一行內(nèi)規(guī)范六：連接線不要交叉18客戶輸出輸入活動責(zé)任流程圖所包括的主要責(zé)任部門或崗位流程圖所包括的主要活動/任務(wù)每一活動的主要輸入每一活動的主要輸出每一活動輸出的接收者（內(nèi)部或外部）先獲得下列信息，再繪制流程圖：先獲得下列信息，再繪制流程圖：繪圖第1步：全面了解待繪制流程的信息示例：確定流程涉及的各個部門和