辦公室事務(wù)和管理(課件)

1、辦公室事務(wù)和管理辦公室事務(wù)和管理四川亨通建設(shè)有限責(zé)任公司巴中分公司四川亨通建設(shè)有限責(zé)任公司巴中分公司目錄目錄 崗位職責(zé)與行為準則崗位職責(zé)與行為準則第一部份第一部份第二部份第二部份 服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范 資源管理資源管理第三部份第三部份 行政管理行政管理第四部份第四部份 合同管理合同管理第五部份第五部份崗位職責(zé)崗位職責(zé)v1 1、崗位設(shè)置崗位設(shè)置崗位職責(zé)崗位職責(zé)v2 2、辦公室各崗位職責(zé)、辦公室各崗位職責(zé)v 1)1)辦公室主任崗位職責(zé)辦公室主任崗位職責(zé)：v持并領(lǐng)導(dǎo)辦公室全部日常工作，根據(jù)總經(jīng)理的決定持并領(lǐng)導(dǎo)辦公室全部日常工作，根據(jù)總經(jīng)理的決定向各部門傳達各項工作指示，做好相關(guān)業(yè)務(wù)的落實工向各部門傳達各

2、項工作指示，做好相關(guān)業(yè)務(wù)的落實工作，組織并開展監(jiān)督工作。作，組織并開展監(jiān)督工作。 v結(jié)合各部門情況，及時轉(zhuǎn)達給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)結(jié)合各部門情況，及時轉(zhuǎn)達給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)決策與管理。決策與管理。v助公司總經(jīng)理的工作，為公司的重大決策提供信息助公司總經(jīng)理的工作，為公司的重大決策提供信息支持。支持。v公共關(guān)系的外部聯(lián)絡(luò)及公司內(nèi)部關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)公共關(guān)系的外部聯(lián)絡(luò)及公司內(nèi)部關(guān)系的溝通與協(xié)調(diào)。崗位職責(zé)崗位職責(zé)v 負責(zé)公司綜合性公文的起草及各類文件和證書的收發(fā)、負責(zé)公司綜合性公文的起草及各類文件和證書的收發(fā)、登記、查閱、借閱、歸檔等管理工作。登記、查閱、借閱、歸檔等管理工作。v 檢查、督促本科室各崗位

3、人員完成本職工作和辦公室總檢查、督促本科室各崗位人員完成本職工作和辦公室總體工作。體工作。v 公司人力資源需求，組織人才招聘、考核等各項工作。公司人力資源需求，組織人才招聘、考核等各項工作。v 做好員工的思想教育工作，關(guān)注員工的工作、學(xué)習(xí)和生做好員工的思想教育工作，關(guān)注員工的工作、學(xué)習(xí)和生活，幫助員工活，幫助員工 解決一些實際問題和困難。解決一些實際問題和困難。v 負責(zé)公司后勤管理工作（環(huán)境衛(wèi)生、水電、物業(yè)費、住負責(zé)公司后勤管理工作（環(huán)境衛(wèi)生、水電、物業(yè)費、住宿等）。宿等）。 v 負責(zé)公司的安全保密工作。負責(zé)公司的安全保密工作。 v 完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。崗位

4、職責(zé)崗位職責(zé)v 2 2）辦公室副主任崗位職責(zé)辦公室副主任崗位職責(zé)：v負責(zé)分管檔案、文字、接待、車輛等工作。按負責(zé)分管檔案、文字、接待、車輛等工作。按照有關(guān)管理規(guī)范，嚴格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，保證工作照有關(guān)管理規(guī)范，嚴格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，保證工作質(zhì)量。質(zhì)量。 v負責(zé)起草各類日常性文字材料及資料的歸檔管負責(zé)起草各類日常性文字材料及資料的歸檔管理工作。理工作。 v協(xié)助主任組織、參加公司有關(guān)會議與活動。協(xié)助主任組織、參加公司有關(guān)會議與活動。 v協(xié)助主任做好督辦、信息工作。協(xié)助主任做好督辦、信息工作。 v負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的安排與協(xié)調(diào)。負責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的安排與協(xié)調(diào)。崗位職責(zé)崗位職責(zé)v負責(zé)公司印信管理，保管使用公章，并

5、對其負負責(zé)公司印信管理，保管使用公章，并對其負責(zé)責(zé)。 v統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底，對外聯(lián)絡(luò)統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底，對外聯(lián)絡(luò)工作；工作；v負責(zé)公司辦公用車管理，合理安排調(diào)度。負責(zé)公司辦公用車管理，合理安排調(diào)度。v完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。崗位職責(zé)崗位職責(zé)v3 3）辦公室文員崗位職責(zé)：辦公室文員崗位職責(zé)：v接聽電話；接待來訪人員。接聽電話；接待來訪人員。 v負責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，負責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。做好辦公室檔案收集、整理工作。v 負責(zé)辦公室清潔的監(jiān)督及維護。負責(zé)辦公室清潔的監(jiān)督及維護。 v 負

6、責(zé)公司公文、信件、郵件、雜志的分送及傳負責(zé)公司公文、信件、郵件、雜志的分送及傳真收發(fā)，打印等工作。真收發(fā)，打印等工作。 v負責(zé)公司內(nèi)電腦、網(wǎng)絡(luò)的管理維修和升級。負責(zé)公司內(nèi)電腦、網(wǎng)絡(luò)的管理維修和升級。 崗位職責(zé)崗位職責(zé)v 做好公司的有關(guān)會議籌備及會議所需的材料、做好公司的有關(guān)會議籌備及會議所需的材料、用品等準備工作。用品等準備工作。v管理好員工人事檔案材料管理好員工人事檔案材料, , 建立、完善員工人建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。 v管理辦公各種財產(chǎn)管理辦公各種財產(chǎn), ,合理使用并提高財產(chǎn)的使用合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率效率, ,提倡節(jié)儉。提倡節(jié)儉。

7、v 接受其他臨時工作。接受其他臨時工作。崗位職責(zé)崗位職責(zé)v4 4）檔案員崗位職責(zé)：）檔案員崗位職責(zé)：v管理施工過程中的各種文件、資料、設(shè)計圖紙、管理施工過程中的各種文件、資料、設(shè)計圖紙、現(xiàn)場影像等，并辦理簽收手續(xù)?，F(xiàn)場影像等，并辦理簽收手續(xù)。 v及時處理工程往來的報告、函件，并按工程項及時處理工程往來的報告、函件，并按工程項目與類別進行整理歸檔、列清目錄；對資料、文目與類別進行整理歸檔、列清目錄；對資料、文件往來做好編號登記，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后歸檔。件往來做好編號登記，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后歸檔。 v做好各類檔案的接收、分類、整理、編號、建做好各類檔案的接收、分類、整理、編號、建檔、保管、統(tǒng)計等工作，

8、做到帳物相符，排列整檔、保管、統(tǒng)計等工作，做到帳物相符，排列整齊，便于保管和利用。齊，便于保管和利用。崗位職責(zé)崗位職責(zé)v 負責(zé)對每日收到的管理文件、技術(shù)文件進行分負責(zé)對每日收到的管理文件、技術(shù)文件進行分類、登錄、歸檔。負責(zé)項目文件資料的登記、分類、登錄、歸檔。負責(zé)項目文件資料的登記、分辦、催辦、簽收、復(fù)印、傳遞、立卷、歸檔和銷辦、催辦、簽收、復(fù)印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作，注意保密的原則。毀等工作，注意保密的原則。 v對部門電子文檔進行重點備案，避免出現(xiàn)因計對部門電子文檔進行重點備案，避免出現(xiàn)因計算機問題造成重要文檔丟失。算機問題造成重要文檔丟失。 v負責(zé)辦公用品的保管工作，做好物品出入庫

9、的負責(zé)辦公用品的保管工作，做好物品出入庫的登記。登記。 v做好周例會會議紀要。做好周例會會議紀要。v按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。行為準則行為準則v 1 1、愛崗敬業(yè)，恪盡職守，高質(zhì)高效地完成工作任務(wù)。、愛崗敬業(yè)，恪盡職守，高質(zhì)高效地完成工作任務(wù)。對各項工作任務(wù)不折不扣的按程序辦理，不省略、不對各項工作任務(wù)不折不扣的按程序辦理，不省略、不簡化、不拖拉。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理，并及時簡化、不拖拉。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理，并及時匯報辦理結(jié)果，做到件件有著落，事事有回音。匯報辦理結(jié)果，做到件件有著落，事事有回音。v 2 2、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，、

10、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，有病有事要請假。不在辦公時間內(nèi)串崗閑聊、吃零食、有病有事要請假。不在辦公時間內(nèi)串崗閑聊、吃零食、大聲喧嘩、不做與工作無關(guān)的事。大聲喧嘩、不做與工作無關(guān)的事。v 3 3、尊敬領(lǐng)導(dǎo)和同事，待人真誠。同事之間友好相處，、尊敬領(lǐng)導(dǎo)和同事，待人真誠。同事之間友好相處，平等對待，虛心學(xué)習(xí)他人的長處和優(yōu)點，互相團結(jié)，平等對待，虛心學(xué)習(xí)他人的長處和優(yōu)點，互相團結(jié)，互相幫助?；ハ鄮椭?。小故事分享小故事分享恐怖的螞蟻軍團在非洲的草原上如果見到羚羊在奔逃，那一定是獅子來了；如果見到獅子在躲避，那就是象群發(fā)怒了；如果見到成百上千的獅子和大象集體逃命的壯觀景象，那是什么來了螞

11、蟻軍團！螞蟻是何等的渺小微弱，任何人都可以隨意處置它，但它的團隊，就連獸中之王也要退避三舍。從這個古老的寓言人們可以得到啟示：個體弱小，沒有關(guān)系，與伙伴精誠協(xié)作，就能變得強大。行為準則行為準則v 4 4、關(guān)愛集體，愛護公物。積極參加各項活動，維護企業(yè)榮譽和、關(guān)愛集體，愛護公物。積極參加各項活動，維護企業(yè)榮譽和形象。形象。v 5 5、不斷提高自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動承擔(dān)任務(wù)，、不斷提高自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動承擔(dān)任務(wù)，創(chuàng)新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻。創(chuàng)新工作方法，甘于吃苦，自覺奉獻。v 6 6、誠實守信，言行一致。做到、誠實守信，言行一致。做到“今日事、今日畢今日事、今日畢

12、”，“當日情、當日情、當日報當日報”。v 7 7、工作時間內(nèi)不脫崗，迅速、準確、及時地做好上情下達，確、工作時間內(nèi)不脫崗，迅速、準確、及時地做好上情下達，確保政令暢通。保政令暢通。v 8 8、請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電、請假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請人代假。話或請人代假。行為準則行為準則v 9 9、正常工作期間，辦公區(qū)人員因公外出要根據(jù)公司、正常工作期間，辦公區(qū)人員因公外出要根據(jù)公司規(guī)定口頭說明，并保證通信暢通，便于聯(lián)系。規(guī)定口頭說明，并保證通信暢通，便于聯(lián)系。v 1010、要、要“懂規(guī)矩懂規(guī)矩”。不該說的不說，不該做的不做，。不該說的不說

13、，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規(guī)距，不能破規(guī)矩。不該問的不問，做到辦事有規(guī)距，不能破規(guī)矩。v 1111、遵守公司規(guī)定的上下班時間，按時上班下班，不、遵守公司規(guī)定的上下班時間，按時上班下班，不遲到早退。遲到早退。v 1212、不在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、打鬧嬉戲、隨意走動，、不在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、打鬧嬉戲、隨意走動，以免影響他人工作。以免影響他人工作。v 1313、自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序，離開座位時，將、自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序，離開座位時，將椅子推進桌斗并保持桌面潔凈。椅子推進桌斗并保持桌面潔凈。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范 來賓接待來賓接待一、一、二、二、 電話禮儀電話禮儀 會議禮儀規(guī)范會議禮

14、儀規(guī)范三、三、服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范來賓接待來賓接待v一、來賓接待一、來賓接待v 1 1、本著熱情、周到的原則，認真做好來賓接待工作，、本著熱情、周到的原則，認真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。給來賓留下良好印象。v 2 2、當客人來訪時，應(yīng)主動從座位上站起來，禮貌詢、當客人來訪時，應(yīng)主動從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有具體事情應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門，如探問來訪事由，如有具體事情應(yīng)引領(lǐng)至相關(guān)部門，如探訪領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先請客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先請客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。如領(lǐng)導(dǎo)無意會訪領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后引領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。如領(lǐng)導(dǎo)無意會見，應(yīng)委婉謝

15、客，請客人另約時間。注意應(yīng)始終面帶見，應(yīng)委婉謝客，請客人另約時間。注意應(yīng)始終面帶微笑。切忌態(tài)度生硬。微笑。切忌態(tài)度生硬。v 3 3、客人落座后，應(yīng)及時為其送上茶水。遞送水杯應(yīng)、客人落座后，應(yīng)及時為其送上茶水。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉(zhuǎn)身退出。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范來賓接待來賓接待v5 5、與人握手時應(yīng)注意：愉快的握手是堅定有力，、與人握手時應(yīng)注意：愉快的握手是堅定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時間這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太用力且時間不宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼不宜過長，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有

16、水、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ交蛘哂兴?、汗，不宜與人握手，只要主動向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動與對說明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動與對方握手，同時不要戴手套握手。方握手，同時不要戴手套握手。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范電話禮儀電話禮儀v二、電話禮儀二、電話禮儀v 1 1、電話接聽服務(wù)的注意事項、電話接聽服務(wù)的注意事項 正確使用稱呼正確使用稱呼 正確使用敬語正確使用敬語 對于容易造成誤會的同音字和詞要特別注意咬字對于容易造成誤會的同音字和詞要特別注意咬字（詞）清楚（詞）清楚。 通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒

17、服，而且也會影響到辦公室里其他則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。人的工作。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范來賓接待來賓接待v 4 4、遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓、遞送名片時應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認真看一文字正面朝向?qū)Ψ剑用瑫r要用雙手，并認真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對方談話，不要將名片遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起收起來，應(yīng)該放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很重視他。來，這會使對方感覺你很重視他。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范電話禮儀電話禮儀v 2

18、 2、重要的第一聲、重要的第一聲 當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己的該單位有了較好的印象。在電話中，只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“你好，這里你好，這里是是XXXX公司公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好

19、印象。因此要記住，接電話印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住，接電話時，應(yīng)有時，應(yīng)有“我代表單位形象我代表單位形象”的意識。的意識。v 3 3、要有喜悅的心情、要有喜悅的心情 打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著著“對方看著我對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。的心態(tài)去應(yīng)對。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范電話禮儀電話禮儀v 4

20、 4、打電話、打電話清晰明朗的聲音清晰明朗的聲音 打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠姿勢對方也能夠“聽聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。己的姿勢

21、。v 5 5、迅速準確的接聽與了解來電話的目的、迅速準確的接聽與了解來電話的目的 接起電話時首先應(yīng)問好并自報公司名稱及所屬部門。接聽電接起電話時首先應(yīng)問好并自報公司名稱及所屬部門。接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時要為指定話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時要為指定受話人提供便利。受話人提供便利。 當對方要找的人不在時，在不清楚對方的動當對方要找的人不在時，在不清楚對方的動機、目的時，不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受機、目的時，不要隨便傳話。未授權(quán)的情況下不要說出指定受話人的行蹤。當你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)話人的行蹤。當你正在通電話，又碰上

22、客人來訪時，原則上應(yīng)服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范電話禮儀電話禮儀 先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。如電話內(nèi)容很重要，不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的斷電話。如電話內(nèi)容很重要，不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。在電話中傳達事情時，應(yīng)重復(fù)要點，客人稍等，然后繼續(xù)通話。在電話中傳達事情時，應(yīng)重復(fù)要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認以免出錯。對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認以免出錯。 如果對方?jīng)]如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮

23、貌地詢問：貌地詢問：“對不起，請問，您是哪位對不起，請問，您是哪位?” ?” 要轉(zhuǎn)告正在接待客要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即和不悅。聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。如果電話突然發(fā)生故將狀況明確告知對方，請對方給予改善。如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時務(wù)必換另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ秸蠈?dǎo)

24、致通話中斷，此時務(wù)必換另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄?。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電解釋清楚。掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。做好來電記錄。話，才能放下聽筒。做好來電記錄。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范電話禮儀電話禮儀v 6 6、認真清楚的記錄、認真清楚的記錄 電話記錄要求簡潔、完備，概括重點。電話記錄要求簡潔、完備，概括重點。 時間時間。記錄電話的時間。記錄電話的時間。 人物。電話是誰打來的，打給誰的。人物。電話是誰打來的，打給誰的。 事件。電話內(nèi)容講的什么事情，要求簡潔明了事件。電話內(nèi)容講的什么事情，要求簡潔明了， 記錄重要事項。記錄重要事項。 其他。后

25、續(xù)工作，把你電話記錄的東西轉(zhuǎn)交到相關(guān)其他。后續(xù)工作，把你電話記錄的東西轉(zhuǎn)交到相關(guān)人員。人員。v 7 7、掛電話前的禮貌、掛電話前的禮貌 要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當由打電話的一方提要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見再見”，再掛電，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。話，不可只管自己講完就掛斷電話。服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范電話禮儀電話禮儀v 8 8、使工作順利的電話術(shù)、使工作順利的電話術(shù) 遲到、請假由自己打電話；遲到、請假由自己打電話； 外出辦事，隨時與單位聯(lián)系；外出辦事，隨時與單位聯(lián)系； 外出辦事應(yīng)告知去處及電話；外出辦事應(yīng)告知

26、去處及電話； 延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)；延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)； 用傳真機傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)確認；用傳真機傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)確認； 同事家中電話不要輕易告訴別人；同事家中電話不要輕易告訴別人；服務(wù)規(guī)范服務(wù)規(guī)范會議禮儀規(guī)范會議禮儀規(guī)范v 三三、會議禮儀規(guī)范、會議禮儀規(guī)范v 1 1、著裝整潔大方。、著裝整潔大方。v 2 2、 提前到場。自覺簽到，沒有特殊情況不得早退。提前到場。自覺簽到，沒有特殊情況不得早退。v 3 3、 保持安靜。進入會場后，將移動電話關(guān)機或置于靜音狀態(tài)，保持安靜。進入會場后，將移動電話關(guān)機或置于靜音狀態(tài)，不隨意接、打電話，如確實需要接、打電話，應(yīng)輕步走出會議不

27、隨意接、打電話，如確實需要接、打電話，應(yīng)輕步走出會議室。室。 v 4 4、專心聆聽。做好記錄，不與周圍的人私下小聲說話或交頭接、專心聆聽。做好記錄，不與周圍的人私下小聲說話或交頭接耳，不在會議上看報紙、玩手機、打瞌睡。耳，不在會議上看報紙、玩手機、打瞌睡。v 5 5、切題發(fā)言。發(fā)言要先做好準備，發(fā)言次序遵從議程表或主持、切題發(fā)言。發(fā)言要先做好準備，發(fā)言次序遵從議程表或主持人的安排。發(fā)言音量適中，以參會人員都能聽到為宜；發(fā)表見人的安排。發(fā)言音量適中，以參會人員都能聽到為宜；發(fā)表見解要言簡意賅，不脫離主題。解要言簡意賅，不脫離主題。 v 6 6、文明禮貌。會議結(jié)束，讓上級領(lǐng)導(dǎo)、客人先離開會場。離開

28、、文明禮貌。會議結(jié)束，讓上級領(lǐng)導(dǎo)、客人先離開會場。離開會場時，座椅歸位，清理好自己區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生。會場時，座椅歸位，清理好自己區(qū)域內(nèi)衛(wèi)生。資源管理資源管理辦公環(huán)境中常見的安全隱患辦公環(huán)境中常見的安全隱患注意注意一、一、二、二、維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序辦公設(shè)備的使用辦公設(shè)備的使用三、三、辦公物品管理辦公物品管理四、四、車輛管理車輛管理五、五、資源管理資源管理辦公環(huán)境中常見的安全隱患注意辦公環(huán)境中常見的安全隱患注意v一、一、辦公環(huán)境中常見的安全隱患注意辦公環(huán)境中常見的安全隱患注意v 1 1、辦公設(shè)備及操作中的隱患，如設(shè)備電器插頭打火或電、辦公設(shè)備及操作中的隱患，如設(shè)備電器插頭打火或

29、電線磨損裸露。線磨損裸露。v 2 2、工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅、工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。子上舉放物品。v 3 3、工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復(fù)印時將保密原、工作中疏忽大意造成失密的隱患，如復(fù)印時將保密原件忘在復(fù)印機玻璃板上。件忘在復(fù)印機玻璃板上。v 4 4、火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭，下班未及時關(guān)閉、火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭，下班未及時關(guān)閉電源。電源。v 5 5、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布置，、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布置，保證于會議前半小時做好準備和清潔工作，每次會議結(jié)束保證于會議前半小

30、時做好準備和清潔工作，每次會議結(jié)束后要及時做好打掃清理。后要及時做好打掃清理。怎樣才能讓辦公區(qū)整潔、有序呢？資源管理資源管理維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序v 二二、維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序、維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序v 1 1、衛(wèi)生管理區(qū)域：經(jīng)理辦公室、各部門辦公室、公、衛(wèi)生管理區(qū)域：經(jīng)理辦公室、各部門辦公室、公共區(qū)域。共區(qū)域。v 2 2、每周有專業(yè)保潔公司進行一次全面清掃，不留衛(wèi)、每周有專業(yè)保潔公司進行一次全面清掃，不留衛(wèi)生死角，衛(wèi)生值周人員每天做常規(guī)保潔，早上提前生死角，衛(wèi)生值周人員每天做常規(guī)保潔，早上提前1515分鐘或下午下班后做好辦公室衛(wèi)生清掃工作。分鐘或下午下班后做好辦公室衛(wèi)

31、生清掃工作。v 3 3、常規(guī)保潔范圍：拖地面、倒煙灰、倒垃圾桶、倒、常規(guī)保潔范圍：拖地面、倒煙灰、倒垃圾桶、倒水池過濾網(wǎng)垃圾、擦：桌面、茶幾、沙發(fā)、清洗：面水池過濾網(wǎng)垃圾、擦：桌面、茶幾、沙發(fā)、清洗：面盆、茶杯、毛巾、抹布。盆、茶杯、毛巾、抹布。v 4 4、 個人辦公區(qū)文件、辦公用品等物件有序擺放。個人辦公區(qū)文件、辦公用品等物件有序擺放。資源管理資源管理維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序v 5 5、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布、每次會議之前要做好充分準備，按時完成會場布置，保證于會議前半小時做好準備和清潔工作，每次置，保證于會議前半小時做好準備和清潔工作，每次會議結(jié)束后

32、要及時做好打掃清理。會議結(jié)束后要及時做好打掃清理。 案案 例例 辦公人員小萌每天一上班和下班前都將自己的工作辦公人員小萌每天一上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理的干干凈凈、有條不紊，同時她也主動區(qū)域清潔整理的干干凈凈、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用的復(fù)印機、打印機、飲水機、檔案清潔整理自己常用的復(fù)印機、打印機、飲水機、檔案柜等。每當她看到復(fù)印紙抽拿零亂，垃圾桶滿了沒人柜等。每當她看到復(fù)印紙抽拿零亂，垃圾桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整倒，都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。潔。 資源管理資源管理維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序v 辦公室

33、小趙每天都認真清潔整理自己的辦公桌，辦公室小趙每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小趙整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小趙很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如訂很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如訂書機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不書機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常使別人找不到，影響了工作。到，影響了工作。 v 辦公室小李上班匆匆忙忙，

34、辦公桌上堆的滿滿當辦公室小李上班匆匆忙忙，辦公桌上堆的滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西翻，每日常用的每日常用的“工作記錄本工作記錄本”也總是找不到。自己的辦也總是找不到。自己的辦公桌都沒有理清楚，更無暇顧及他處。公桌都沒有理清楚，更無暇顧及他處。 資源管理資源管理維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序維護責(zé)任區(qū)的整潔、有序 分析分析：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境的清潔、有序直接對公司的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。潔、有序直接對公司的形象和績效產(chǎn)生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于公司的對外形象

35、塑造，一個良好的工作環(huán)境，有利于公司的對外形象塑造，有利于提高辦公人員的工作效率。有利于提高辦公人員的工作效率。資源管理資源管理辦公設(shè)備的使用辦公設(shè)備的使用v 三三、辦公設(shè)備的使用辦公設(shè)備的使用v 1 1、非本公司人員禁用辦公室電腦、電話、傳真機。本公、非本公司人員禁用辦公室電腦、電話、傳真機。本公司其他人員非工作需要不得使用電腦、電話、傳真機。司其他人員非工作需要不得使用電腦、電話、傳真機。v 2 2、不得擅自刪改計算機程序及文件。、不得擅自刪改計算機程序及文件。v 3 3、不得隨意安裝外來軟件。如工作需要，須請示領(lǐng)導(dǎo)同、不得隨意安裝外來軟件。如工作需要，須請示領(lǐng)導(dǎo)同意后，再進行安裝操作。意

36、后，再進行安裝操作。v 4 4、工作時間不準占用電腦做與工作無關(guān)的事情，如：玩、工作時間不準占用電腦做與工作無關(guān)的事情，如：玩游戲、看電影、看光碟、上網(wǎng)聊天等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處游戲、看電影、看光碟、上網(wǎng)聊天等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴肅處理。理。v 5 5、不得使用辦公設(shè)備及耗材準備私人資料或與工作無關(guān)、不得使用辦公設(shè)備及耗材準備私人資料或與工作無關(guān)的資料。的資料。v 6 6、愛護辦公室的機械設(shè)備，做好辦公室機器設(shè)備的日常、愛護辦公室的機械設(shè)備，做好辦公室機器設(shè)備的日常維護和衛(wèi)生保潔工作。維護和衛(wèi)生保潔工作。資源管理資源管理辦公物品管理辦公物品管理v四四、辦公物品管理、辦公物品管理v 1 1、辦公用品由辦

37、公室集中管理，實行統(tǒng)一采購，統(tǒng)一、辦公用品由辦公室集中管理，實行統(tǒng)一采購，統(tǒng)一發(fā)放，統(tǒng)一回收處理。發(fā)放，統(tǒng)一回收處理。v 2 2、采購單價、采購單價200200元以上辦公用品時，須報請分管領(lǐng)導(dǎo)元以上辦公用品時，須報請分管領(lǐng)導(dǎo)批準。批準。v 3 3、由專人購買，另設(shè)專人入庫保管。、由專人購買，另設(shè)專人入庫保管。v 4 4、辦公用品的購買：辦公用品的購買： 各部門每月各部門每月2929日前報下月辦公用品需求計劃，每月日前報下月辦公用品需求計劃，每月 1-41-4號統(tǒng)一采購發(fā)放。號統(tǒng)一采購發(fā)放。v 5 5、各部門因臨時需要而申請采購時，應(yīng)填寫各部門因臨時需要而申請采購時，應(yīng)填寫“采購申采購申請單請單

38、”，經(jīng)本部門負責(zé)人簽準，報辦公室預(yù)審，然后，經(jīng)本部門負責(zé)人簽準，報辦公室預(yù)審，然后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。 資源管理資源管理辦公物品管理辦公物品管理v 6 6、領(lǐng)用時，由領(lǐng)用時，由各部門派專人各部門派專人領(lǐng)領(lǐng)用并用并辦理登記領(lǐng)用手續(xù)。辦理登記領(lǐng)用手續(xù)。v 物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點（每月底盤點），做到物資管理員對庫存物資要經(jīng)常盤點（每月底盤點），做到日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)日清月結(jié)。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損必須查明原因，分清責(zé)任，寫出書面報告，呈報相關(guān)負責(zé)人。任，寫出書面報告，呈報相關(guān)負責(zé)人。v 7 7、清點核實發(fā)放辦公用品。、清點核實發(fā)放辦公用品。v

39、 8 8、提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品的使用，杜絕浪費，、提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品的使用，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。努力降低消耗和辦公費用。v 9 9、附辦公用品出入庫登記表。、附辦公用品出入庫登記表。資源管理資源管理辦公物品管理辦公物品管理物品出入庫登記表物品出入庫登記表 資源管理資源管理車輛管理車輛管理v為進一步完善公司車輛內(nèi)部管理制度，加強本公為進一步完善公司車輛內(nèi)部管理制度，加強本公司車輛的保管，提高公司車輛有效運用，保障公司車輛的保管，提高公司車輛有效運用，保障公司工作的順利完成，特制定本制度。司工作的順利完成，特制定本制度。v一、本公司所有辦公用車由辦公室進行統(tǒng)一管

40、理。一、本公司所有辦公用車由辦公室進行統(tǒng)一管理。公司車輛一般不得用于辦理私事或外借使用，否公司車輛一般不得用于辦理私事或外借使用，否則公司將酌情予以嚴厲處罰，遇有特殊情況私人則公司將酌情予以嚴厲處罰，遇有特殊情況私人用車必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意后方可照顧派車。用車必須經(jīng)總經(jīng)理批準同意后方可照顧派車。（燃油費、過路費、其他費用均由用車人承付）（燃油費、過路費、其他費用均由用車人承付）資源管理資源管理車輛管理車輛管理v二、各部門有用車需求應(yīng)提前填寫二、各部門有用車需求應(yīng)提前填寫用車申請用車申請單單，經(jīng)部門經(jīng)理（負責(zé)人）簽字同意后交車輛，經(jīng)部門經(jīng)理（負責(zé)人）簽字同意后交車輛管理人員審核由分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字

41、后方可調(diào)派用管理人員審核由分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后方可調(diào)派用車。辦公室應(yīng)依據(jù)輕重緩急順序派車，不按規(guī)定車。辦公室應(yīng)依據(jù)輕重緩急順序派車，不按規(guī)定辦理申請者，不得派車。如遇特殊情況，不能及辦理申請者，不得派車。如遇特殊情況，不能及時填寫時填寫“用車申請單用車申請單”，可在車輛使用完畢后的，可在車輛使用完畢后的半個工作日內(nèi)，補充完整半個工作日內(nèi)，補充完整用車申請單用車申請單，按表，按表格填寫相關(guān)內(nèi)容后交辦公室存檔。格填寫相關(guān)內(nèi)容后交辦公室存檔。 v三、車輛行前須進行安全檢查并認真填寫三、車輛行前須進行安全檢查并認真填寫行車行車記錄表記錄表，車程行駛里程數(shù)必須前后連接，不得，車程行駛里程數(shù)必須前后連接，不

42、得遺漏，車輛行車途中應(yīng)安全行駛并嚴格遵守交通遺漏，車輛行車途中應(yīng)安全行駛并嚴格遵守交通規(guī)則，若有違規(guī)罰款，由駕駛員負擔(dān)。規(guī)則，若有違規(guī)罰款，由駕駛員負擔(dān)。資源管理資源管理車輛管理車輛管理v四、嚴禁出私車（凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，司機擅自將四、嚴禁出私車（凡未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，司機擅自將車輛開出，均視為出私車），凡發(fā)現(xiàn)出私車，公車輛開出，均視為出私車），凡發(fā)現(xiàn)出私車，公司予以批評教育，因擅自出車，造成一切后果，司予以批評教育，因擅自出車，造成一切后果，由駕駛員自負。由駕駛員自負。v五、公司辦公用車由駕駛員負責(zé)車輛檢查及保養(yǎng)，五、公司辦公用車由駕駛員負責(zé)車輛檢查及保養(yǎng)，確保行車安全，車輛發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用

43、，確保行車安全，車輛發(fā)生故障，應(yīng)立即停止使用，并立即進行修理。并立即進行修理。v六、駕駛員抽適當時間清潔車內(nèi)外衛(wèi)生，確保整六、駕駛員抽適當時間清潔車內(nèi)外衛(wèi)生，確保整車干凈整潔；車干凈整潔；v七、用車結(jié)束后應(yīng)停放在公司指定場所（即公司七、用車結(jié)束后應(yīng)停放在公司指定場所（即公司小區(qū)內(nèi)），并將車門鎖妥，嚴禁私自用車。小區(qū)內(nèi)），并將車門鎖妥，嚴禁私自用車。 資源管理資源管理車輛管理車輛管理v八、公司（行政）辦公車輛相關(guān)證件及保險資料八、公司（行政）辦公車輛相關(guān)證件及保險資料全部交由辦公室保管；辦公室根據(jù)現(xiàn)有車輛資料全部交由辦公室保管；辦公室根據(jù)現(xiàn)有車輛資料按車建立管理檔案。按車建立管理檔案。 v九、各

44、種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒的事故發(fā)九、各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒的事故發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機關(guān)報案，生，應(yīng)先急救傷患人員，向附近警察機關(guān)報案，并立即通知公司辦公室。如屬小事故，可進行處并立即通知公司辦公室。如屬小事故，可進行處理后向公司報告。理后向公司報告。v十、處罰規(guī)定十、處罰規(guī)定 在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生在下列情形之一的情況下，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素摀?dān)，并予以罰款或免職處分。事故，由駕駛?cè)素摀?dān)，并予以罰款或免職處分。 （1 1）無照駕駛所引起的后果由個人承擔(dān)。）無照駕駛所引起的后果由個人承擔(dān)。 （2 2）未經(jīng)許可將車借予他人使用。）未經(jīng)許可

45、將車借予他人使用。 （3 3）酒后駕車發(fā)生事故后果自付。）酒后駕車發(fā)生事故后果自付。資源管理資源管理車輛管理車輛管理資源管理資源管理車輛管理車輛管理行政管理行政管理 印章管理印章管理一、一、二、二、 文件管理文件管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理三、三、行政管理行政管理印章管理印章管理v 一一、印章管理印章管理v 1 1、公章、法人章、財務(wù)章統(tǒng)一由辦公室專人負責(zé)管理。、公章、法人章、財務(wù)章統(tǒng)一由辦公室專人負責(zé)管理。v 2 2、公章管理人員應(yīng)嚴格履行審核登記手續(xù)，因使用公章不當而、公章管理人員應(yīng)嚴格履行審核登記手續(xù)，因使用公章不當而造成損失的，應(yīng)追究其相應(yīng)責(zé)任。造成損失的，應(yīng)追究其相應(yīng)責(zé)任

46、。v 3 3、印章一般不得攜帶外出使用，如遇特殊情況，需攜帶外出，、印章一般不得攜帶外出使用，如遇特殊情況，需攜帶外出，必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意并及時歸還。必須經(jīng)公司總經(jīng)理同意并及時歸還。 v 4 4、印章如不慎遺失，保管人員應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并上報、印章如不慎遺失，保管人員應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并上報有關(guān)部門備案，若印章?lián)p壞，保管人員應(yīng)向相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)申請有關(guān)部門備案，若印章?lián)p壞，保管人員應(yīng)向相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)申請更換。更換。 v 5 5、印章管理人員如工作變動，應(yīng)及時上繳印章及登記表，由重、印章管理人員如工作變動，應(yīng)及時上繳印章及登記表，由重新確定的印章管理人員另行辦理接收手續(xù)，注明移交人、接交新

47、確定的印章管理人員另行辦理接收手續(xù)，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息，不得私自轉(zhuǎn)交他人。人、監(jiān)交人、移交時間等信息，不得私自轉(zhuǎn)交他人。行政管理行政管理印章管理印章管理v 6 6、印章應(yīng)妥善保存，及時清洗，確保印章清晰、端正。、印章應(yīng)妥善保存，及時清洗，確保印章清晰、端正。 v 7 7、嚴禁在空白紙上加蓋印章。、嚴禁在空白紙上加蓋印章。行政管理行政管理印章管理印章管理行政管理行政管理文件管理文件管理v 二二、文件管理文件管理v 1 1、郵件、文件收發(fā)與處理、郵件、文件收發(fā)與處理 簽收簽收。對所收的文件數(shù)要認真清點，清點后，要檢查文件信。對所收的文件數(shù)要認真清點，清點后，要檢查文件信封上

48、或封套上所注明的收文單位、部門、姓名、是否都應(yīng)是本封上或封套上所注明的收文單位、部門、姓名、是否都應(yīng)是本單位收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；文單位收的，如有誤投，應(yīng)立即退回。包裝和封口是否損壞；文件經(jīng)清點檢查無誤后，收件人要在送件人的件經(jīng)清點檢查無誤后，收件人要在送件人的“投遞回執(zhí)單投遞回執(zhí)單”或或“送文薄送文薄”上簽字，并注明收到時間。上簽字，并注明收到時間。 拆封拆封。啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內(nèi)文件不。啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內(nèi)文件不能損壞。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文能損壞。如發(fā)現(xiàn)有不屬于本單位的文件，或內(nèi)裝文件與應(yīng)送文件不符

49、，應(yīng)按規(guī)定處理，予以退回。件不符，應(yīng)按規(guī)定處理，予以退回。 登記登記。登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時，按收文。登記是收文處理中的重要環(huán)節(jié)之一。登記時，按收文登記薄中所列內(nèi)容逐項登記。登記薄中所列內(nèi)容逐項登記。行政管理行政管理文件管理文件管理v 2 2、發(fā)文（郵件）工作的程序：、發(fā)文（郵件）工作的程序： 首先要對發(fā)件進行查對首先要對發(fā)件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址、，即檢查信封上的收信人姓名、地址、郵政編碼與信箋上的收信人是否一致。郵政編碼與信箋上的收信人是否一致。 檢查附件檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全。，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全。

50、簽名簽名，即檢查必須由領(lǐng)導(dǎo)者簽名寄發(fā)的信函是否正確。，即檢查必須由領(lǐng)導(dǎo)者簽名寄發(fā)的信函是否正確。 登記登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（文件）。，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（文件）。行政管理行政管理文件管理文件管理v 3 3、文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，合理使用文種，、文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹, ,條理清楚條理清楚, ,語言簡潔、語言簡潔、通俗易懂。通俗易懂。v 4 4、文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)校對確保無誤。、文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽

51、發(fā)之前，必須反復(fù)校對確保無誤。v 5 5、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可印發(fā)。、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可印發(fā)。v 6 6、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準同意，、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報經(jīng)總經(jīng)理批準同意，對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，對需加蓋印章的文書內(nèi)容必須認真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴更要審閱清楚，嚴禁擅自用印，非特殊情況不得攜印外出。蓋印要嚴肅認真，蓋出的印章要端正、清晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，肅認真，蓋出的印章要端正、清

52、晰、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有像片的證書、證件用印，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有像片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。不宜將印章蓋人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。行政管理行政管理文件管理文件管理v 7 7、打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文、打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。一并存檔保留，以備查閱。v 8 8、印發(fā)文件要做到文面清晰，字體適當，用紙規(guī)范，、印發(fā)文件要做到文面清晰，字體適當，用紙規(guī)范，美觀大方。美觀大方。v 9 9、按照檔案管理工作要求，及時做好各類文件歸檔、按照檔案管

53、理工作要求，及時做好各類文件歸檔、留存、保密及銷毀工作。留存、保密及銷毀工作。 這么亂，怎么這么亂，怎么辦呢？辦呢？行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v課程導(dǎo)入：課程導(dǎo)入：時間是怎樣產(chǎn)生的時間是怎樣產(chǎn)生的v日常的時間概念日常的時間概念v年、月、日、時、分、秒年、月、日、時、分、秒v地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽太陽地球地球地球公轉(zhuǎn)軌道地球公轉(zhuǎn)軌道月球月球行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v1 1、時間的基本特性、時間的基本特性時間時間恒久性恒久性時時 間間特特 性性不可不可逆轉(zhuǎn)性逆轉(zhuǎn)性客觀客觀公正性公正性時間時間一維性一維性行政管理行政

54、管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 2 2、什么是時間管理、什么是時間管理v 概念概念v 由于時間所具備的基本特性，所以時間管由于時間所具備的基本特性，所以時間管v 理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而理的對象并不是時間本身，而是指面對時間而v 進行的進行的“自管理者的管理自管理者的管理”。所探索的是如何減。所探索的是如何減v 少時間浪費，以便有效地完成既定目標。少時間浪費，以便有效地完成既定目標。v 結(jié)論結(jié)論v 通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v3 3、應(yīng)該記住的、應(yīng)該記住的2020條

55、實用方法條實用方法v準備之一：長期準備（準備之一：長期準備（4 4）v購買工具書購買工具書/ /增加知識儲備增加知識儲備/ /提高能力提高能力v訓(xùn)練你的快速閱讀能力訓(xùn)練你的快速閱讀能力v把常用的文件把常用的文件/ /文具放好文具放好v養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣養(yǎng)成存放思想檔案和作記錄的習(xí)慣 凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v準備之二：臨時準備（準備之二：臨時準備（5 5）v工作開展前工作開展前進行優(yōu)先級排序進行優(yōu)先級排序v將相關(guān)的工作列在一起將相關(guān)的工作列在一起v把工作計劃放到隨時可見的地方把工作計劃放到隨時可見的地方v每天早

56、晨比規(guī)定時間起早十分鐘每天早晨比規(guī)定時間起早十分鐘v做好正式工作前的準備工作做好正式工作前的準備工作行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 要培養(yǎng)的好習(xí)慣（要培養(yǎng)的好習(xí)慣（7 7）v 利用各種裝備如電話利用各種裝備如電話/ /信件等節(jié)省時間信件等節(jié)省時間v 把最困難的事放在效率最高的時候把最困難的事放在效率最高的時候v 利用零碎時間處理例行性事務(wù)利用零碎時間處理例行性事務(wù)v 午餐或下班前開會效率最高午餐或下班前開會效率最高/ /避免上午開會避免上午開會v 休息片刻休息片刻/ /伸個懶腰伸個懶腰/ /茶茶/ /其他飲料其他飲料v 報刊放在晚上看報刊放在晚上看v 每晚沉思片刻每晚沉

57、思片刻/ /回顧與總結(jié)回顧與總結(jié)行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力（與外部產(chǎn)生聯(lián)系時的應(yīng)變能力（4 4）v 站著接待一向健談的來訪者站著接待一向健談的來訪者v 從不主動閑聊從不主動閑聊/ /盡量回避來閑聊者盡量回避來閑聊者v 管理電話：管理電話：v A A、主動撥號、主動撥號v B B、被動接聽、被動接聽v 如遇瑣事纏身能快速擺脫如遇瑣事纏身能快速擺脫行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理案案 例例 周一上班，辦公人員小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，周一上班，辦公人員小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞的手忙腳

58、亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。搞的手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。 1 1、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會的事宜；、給某客戶打電話，與對方聯(lián)系你的上司下周四將與他約會的事宜； 2 2、為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復(fù)印每人一份（、為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復(fù)印每人一份（8 8人，每份人，每份1010頁）頁）及會議日程表；及會議日程表； 3 3、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對方；、復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對方； 4 4、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡；、布置下午要使用的會議室，準備茶水和咖啡； 5 5

59、、為上司預(yù)訂周末去天津的火車票；、為上司預(yù)訂周末去天津的火車票； 6 6、在做這些事情的同時，她還接待了、在做這些事情的同時，她還接待了3 3位訪客、接應(yīng)電話等事宜。位訪客、接應(yīng)電話等事宜。行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 4 4、用、用ABCDABCD法則排出工作的優(yōu)先等級法則排出工作的優(yōu)先等級 A A類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做；類：重而急，重要的并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做； B B類：重而不急，重要而不急的，應(yīng)接著類：重而不急，重要而不急的，應(yīng)接著A A類處理；類處理； C C類：急而不重，有時間才做；類：急而不重，有時間才做； D D類：不急不

60、重，可以不做。類：不急不重，可以不做。 方法：每日從方法：每日從A A類依輕重緩急，循序著手，就能充分利用類依輕重緩急，循序著手，就能充分利用時間，取得最佳效益。時間，取得最佳效益。 . .行政管理行政管理辦公效率和時間管理辦公效率和時間管理v 5 5、有效利用時間，事半功倍有效利用時間，事半功倍 明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。你必須非常清楚上。你必須非常清楚上司給你安排的工作任務(wù)中，哪些工作應(yīng)由你親自完成；司給你安排的工作任務(wù)中，哪些工作應(yīng)由你親自完成；哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做；哪些工作不參與。哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做；哪些工作不參與。 要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作要區(qū)分常規(guī)工作和