檔案管理辦法

1、檔案管理辦法編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人簽發(fā)人1. 目的 為加強(qiáng)集團(tuán)檔案管理，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、立卷、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)工作，有效地保護(hù)和利用檔案，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司的有關(guān)規(guī)定，特制訂本管理辦法。2. 適用范圍本制度適用于海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司系統(tǒng)內(nèi)文書檔案的管理。3. 術(shù)語和定義3.1 檔案系集團(tuán)在實(shí)際工作和社會(huì)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、以備查考的各類（種）文字、報(bào)表、圖紙、帳簿、照片、錄音、錄像等不同載體的原始?xì)v史紀(jì)錄。3.2 鑒定 檔案管理中所指的鑒定，是對(duì)工作活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件材料的保存

2、價(jià)值和保管期限進(jìn)行評(píng)定。3.3 立卷亦稱“組卷”。將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料，按形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成基本保管單位。3.4 歸檔總裁辦公室、職能部門將工作活動(dòng)中處理完畢的有保存價(jià)值的文件材料，按規(guī)定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程。4. 職責(zé)4.1 總裁辦公室4.1.1 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針、政策，制定或修正公司的檔案規(guī)章制度。4.1.2 負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、安全、保密等檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。4.1.3 配合各職能部門制訂部門立卷類目，指導(dǎo)、督促和檢查各部門文件材料的歸檔。4.1.4 采取各種措施，確保檔案的安全和延長(zhǎng)檔案

3、的壽命。4.1.5 指導(dǎo)、督促和檢查各下屬公司文書檔案管理工作。4.2 各職能部門負(fù)責(zé)做好本部門工作活動(dòng)中形成的、具有查考利用價(jià)值的文件、材料的整理、立卷及歸檔移交工作。5. 工作要求5.1 檔案的接受集團(tuán)實(shí)行檔案預(yù)立卷制。各部門要指定一名兼職立卷員，會(huì)同檔案管理主管部門實(shí)施文件材料的歸檔。立卷員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本部門工作活動(dòng)中形成的、具有查考利用價(jià)值的文件、材料的整理、立卷及歸檔移交工作。5.1.1 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。5.1.2 熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴(yán)重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應(yīng)附上復(fù)印件。5.1.3 歸檔的文件材料應(yīng)保持其有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別保存價(jià)值，分類整理

4、、立卷；案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切；案卷要做到整齊、美觀，便于保管和利用。5.1.4 案卷卷皮及卷內(nèi)目錄表采用檔案專用的統(tǒng)一規(guī)范樣式。5.1.5 財(cái)務(wù)管理中心每年向總裁辦公室移交前一年度的財(cái)務(wù)檔案。移交檔案時(shí)應(yīng)編制移交清單一式二份，一份交總裁辦公室，一份本部門留存。5.2 檔案查閱、利用5.2.1 查閱利用檔案必須在總裁辦公室辦理借閱登記, 填制 查閱涉密檔案和借用檔案審批表 ； 查閱涉密檔案必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并經(jīng)總裁辦公室負(fù)責(zé)人確認(rèn)。5.2.2 查閱利用檔案必須在公司內(nèi)查閱，并于當(dāng)日歸還。5.2.3 檔案原件一般不外借，總裁辦公室可以向需要利用者提供復(fù)印件；特殊情況必須 借用檔案原

5、件者，應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并經(jīng)總裁辦公室負(fù)責(zé)人確認(rèn)，且 必須按期歸還。5.2.4 外單位人員如需要利用集團(tuán)檔案，須持有介紹信并由主管經(jīng)辦人員陪同，經(jīng)集團(tuán) 領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并經(jīng)總裁辦公室負(fù)責(zé)人確認(rèn)，方可利用。5.2.5 查閱利用檔案人員要自覺保護(hù)好檔案，不準(zhǔn)撕、折、勾、劃、涂抹，違反規(guī)定者， 將按有關(guān)規(guī)定處理。5.3 檔案鑒定、銷毀5.3.1 定期對(duì)本集團(tuán)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定、銷毀，由總裁辦公室會(huì)同有關(guān)部門 進(jìn)行。5.3.2 鑒定人員必須對(duì)所鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，對(duì)其內(nèi)容價(jià)值、保密期限作出鑒定， 提出處理意見。5.3.3 需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)鑒

6、定批準(zhǔn)后，由總 裁辦公室具體負(fù)責(zé)銷毀，并要嚴(yán)格遵守監(jiān)銷制度，應(yīng)有兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，銷毀清冊(cè)應(yīng)存檔 備查。5.4 集團(tuán)各部門預(yù)立卷規(guī)定5.4.1 承辦性文件由總裁辦公室發(fā)送主辦部門簽收承辦，主辦部門再轉(zhuǎn)給會(huì)辦部門傳閱， 會(huì)辦部門閱畢后，及時(shí)退還主辦部門保存歸檔。5.4.2 參閱性文件經(jīng)部門傳閱完畢后，退還總裁辦公室保管。5.4.3 主辦部門擬寫的發(fā)文稿，經(jīng)打印上報(bào)或分發(fā)后，原稿及打印件仍留主辦部門保存歸檔。5.4.4 主辦部門歸檔材料的收集，由承辦人員具體負(fù)責(zé)。每項(xiàng)工作完成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將有價(jià)值的文件材料、報(bào)表、照片以及底片等進(jìn)行系統(tǒng)整理，經(jīng)部門主管審核后，轉(zhuǎn)交部門兼職立卷員。5.4.5 兼職立

7、卷員應(yīng)主動(dòng)督促承辦人員，將承辦完的工作材料及時(shí)系統(tǒng)整理。5.4.6 兼職立卷員將各項(xiàng)承辦完畢的材料，按照部門“分類類目”進(jìn)行分類整理組卷。如發(fā)現(xiàn)材料不完整，手續(xù)不齊全，應(yīng)及時(shí)催促承辦人員盡快補(bǔ)齊。5.4.7 歸檔文件材料，必須符合質(zhì)量要求，草擬簽批公文，應(yīng)使用鋼筆或毛筆，不宜使用鉛筆、易褪變滲化的圓珠筆，不應(yīng)將擬辦、批辦意見寫在粘貼便條上。5.5 電子文檔的管理5.5.1 電子文檔是應(yīng)用先進(jìn)科技手段保存的文書立卷，應(yīng)逐步在集團(tuán)各部門推廣實(shí)施。5.5.2 集團(tuán)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的閱讀、使用實(shí)施分級(jí)管理辦法。5.5.3 保密性文檔應(yīng)留存到軟盤或光盤上，而不應(yīng)留存在PC機(jī)上。5.5.4 對(duì)重要檔案，應(yīng)及時(shí)備份，以防電腦故障而數(shù)據(jù)丟失。5.5.5 電子文檔的立卷、接收、查閱利用、鑒定與銷毀等規(guī)定參閱5.1 、 5.2、 5.3、 5.4規(guī)定。5.6 專業(yè)檔案的管理辦法由集團(tuán)各專業(yè)部門制定；下屬公司業(yè)務(wù)檔案的管理辦法由下屬公司參照制定，并報(bào)集團(tuán)審核。6. 支持性文件