檔案管理辦法

1、檔案管理辦法編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人簽發(fā)人1. 目的 為加強集團檔案管理，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、立卷、歸檔等各個環(huán)節(jié)工作，有效地保護和利用檔案，根據中華人民共和國檔案法和海爾地產（集團）有限公司的有關規(guī)定，特制訂本管理辦法。2. 適用范圍本制度適用于海爾地產（集團）有限公司系統(tǒng)內文書檔案的管理。3. 術語和定義3.1 檔案系集團在實際工作和社會活動中形成的、具有保存價值的、以備查考的各類（種）文字、報表、圖紙、帳簿、照片、錄音、錄像等不同載體的原始歷史紀錄。3.2 鑒定 檔案管理中所指的鑒定，是對工作活動中所產生的文件材料的保存

2、價值和保管期限進行評定。3.3 立卷亦稱“組卷”。將辦理完畢、具有保存價值的文件材料，按形成規(guī)律和內在聯(lián)系分門別類組成基本保管單位。3.4 歸檔總裁辦公室、職能部門將工作活動中處理完畢的有保存價值的文件材料，按規(guī)定制度整理組卷后，定期向檔案室移交集中的過程。4. 職責4.1 總裁辦公室4.1.1 根據中華人民共和國檔案法和國家有關檔案工作的方針、政策，制定或修正公司的檔案規(guī)章制度。4.1.2 負責收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用、安全、保密等檔案工作的各個環(huán)節(jié)。4.1.3 配合各職能部門制訂部門立卷類目，指導、督促和檢查各部門文件材料的歸檔。4.1.4 采取各種措施，確保檔案的安全和延長檔案

3、的壽命。4.1.5 指導、督促和檢查各下屬公司文書檔案管理工作。4.2 各職能部門負責做好本部門工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件、材料的整理、立卷及歸檔移交工作。5. 工作要求5.1 檔案的接受集團實行檔案預立卷制。各部門要指定一名兼職立卷員，會同檔案管理主管部門實施文件材料的歸檔。立卷員應認真負責地做好本部門工作活動中形成的、具有查考利用價值的文件、材料的整理、立卷及歸檔移交工作。5.1.1 歸檔的文件材料應齊全、完整、準確。5.1.2 熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應附上復印件。5.1.3 歸檔的文件材料應保持其有機聯(lián)系，區(qū)別保存價值，分類整理

4、、立卷；案卷標題要簡明、確切；案卷要做到整齊、美觀，便于保管和利用。5.1.4 案卷卷皮及卷內目錄表采用檔案專用的統(tǒng)一規(guī)范樣式。5.1.5 財務管理中心每年向總裁辦公室移交前一年度的財務檔案。移交檔案時應編制移交清單一式二份，一份交總裁辦公室，一份本部門留存。5.2 檔案查閱、利用5.2.1 查閱利用檔案必須在總裁辦公室辦理借閱登記, 填制 查閱涉密檔案和借用檔案審批表 ； 查閱涉密檔案必須經部門領導和集團領導簽字批準，并經總裁辦公室負責人確認。5.2.2 查閱利用檔案必須在公司內查閱，并于當日歸還。5.2.3 檔案原件一般不外借，總裁辦公室可以向需要利用者提供復印件；特殊情況必須 借用檔案原

5、件者，應經部門領導或集團領導簽字批準，并經總裁辦公室負責人確認，且 必須按期歸還。5.2.4 外單位人員如需要利用集團檔案，須持有介紹信并由主管經辦人員陪同，經集團 領導簽字批準，并經總裁辦公室負責人確認，方可利用。5.2.5 查閱利用檔案人員要自覺保護好檔案，不準撕、折、勾、劃、涂抹，違反規(guī)定者， 將按有關規(guī)定處理。5.3 檔案鑒定、銷毀5.3.1 定期對本集團庫存檔案進行鑒定。檔案鑒定、銷毀，由總裁辦公室會同有關部門 進行。5.3.2 鑒定人員必須對所鑒定的檔案進行逐卷審查，對其內容價值、保密期限作出鑒定， 提出處理意見。5.3.3 需銷毀的檔案必須編制銷毀清冊，經有關部門領導和集團領導鑒

6、定批準后，由總 裁辦公室具體負責銷毀，并要嚴格遵守監(jiān)銷制度，應有兩人負責監(jiān)銷，銷毀清冊應存檔 備查。5.4 集團各部門預立卷規(guī)定5.4.1 承辦性文件由總裁辦公室發(fā)送主辦部門簽收承辦，主辦部門再轉給會辦部門傳閱， 會辦部門閱畢后，及時退還主辦部門保存歸檔。5.4.2 參閱性文件經部門傳閱完畢后，退還總裁辦公室保管。5.4.3 主辦部門擬寫的發(fā)文稿，經打印上報或分發(fā)后，原稿及打印件仍留主辦部門保存歸檔。5.4.4 主辦部門歸檔材料的收集，由承辦人員具體負責。每項工作完成后，承辦人員應及時將有價值的文件材料、報表、照片以及底片等進行系統(tǒng)整理，經部門主管審核后，轉交部門兼職立卷員。5.4.5 兼職立

7、卷員應主動督促承辦人員，將承辦完的工作材料及時系統(tǒng)整理。5.4.6 兼職立卷員將各項承辦完畢的材料，按照部門“分類類目”進行分類整理組卷。如發(fā)現(xiàn)材料不完整，手續(xù)不齊全，應及時催促承辦人員盡快補齊。5.4.7 歸檔文件材料，必須符合質量要求，草擬簽批公文，應使用鋼筆或毛筆，不宜使用鉛筆、易褪變滲化的圓珠筆，不應將擬辦、批辦意見寫在粘貼便條上。5.5 電子文檔的管理5.5.1 電子文檔是應用先進科技手段保存的文書立卷，應逐步在集團各部門推廣實施。5.5.2 集團數據庫信息的閱讀、使用實施分級管理辦法。5.5.3 保密性文檔應留存到軟盤或光盤上，而不應留存在PC機上。5.5.4 對重要檔案，應及時備份，以防電腦故障而數據丟失。5.5.5 電子文檔的立卷、接收、查閱利用、鑒定與銷毀等規(guī)定參閱5.1 、 5.2、 5.3、 5.4規(guī)定。5.6 專業(yè)檔案的管理辦法由集團各專業(yè)部門制定；下屬公司業(yè)務檔案的管理辦法由下屬公司參照制定，并報集團審核。6. 支持性文件