辦公自動(dòng)化、Exce電子表格的使用技巧

1、.辦公自動(dòng)化、Exce電子表格的使用技巧轉(zhuǎn)辦公自動(dòng)化、Exce電子表格的使用技巧！分類：url=javascript：；教學(xué)分享/url權(quán)限：公開Excel高級使用技巧1.編輯技巧2.單元格內(nèi)容的合并3.條件顯示4.自定義格式5.繪制函數(shù)圖象6.自定義函數(shù)7.矩陣計(jì)算8.自動(dòng)切換輸入法9.批量刪除空行10.如何防止錯(cuò)誤信息11.宏的使用12.圖標(biāo)的應(yīng)用技巧1、編輯技巧1編輯技巧1分?jǐn)?shù)的輸入假設(shè)直接輸入"1/5"，系統(tǒng)會將其變?yōu)?quot;1月5日"，解決方法是：先輸入"0"，然后輸入空格，再輸入分?jǐn)?shù)"1/5"。2序列&quo

2、t;001"的輸入假設(shè)直接輸入"001"，系統(tǒng)會自動(dòng)判斷001為數(shù)據(jù)1，解決方法是：首先輸入"'"西文單引號，然后輸入"001"。3日期的輸入假設(shè)要輸入"4月5日"，直接輸入"4/5"，再敲回車就行了。假設(shè)要輸入當(dāng)前日期，按一下"Ctrl+；"鍵。4填充條紋假設(shè)想在工作簿中參加漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入"*"或""等符號，然后單擊此單元格，向右拖動(dòng)鼠標(biāo)，選中橫向假設(shè)干單元格，單擊&q

3、uot;格式"菜單，選中"單元格"命令，在彈出的"單元格格式"菜單中，選擇"對齊"選項(xiàng)卡，在程度對齊下拉列表中選擇"填充"，單擊"確定"按鈕如圖1。圖15多張工作表中輸入一樣的內(nèi)容幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí)，可以選中一張工作表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2.來直接選擇需要輸入一樣內(nèi)容的多個(gè)工作表，接著在其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些一樣的數(shù)據(jù)，此時(shí)這些數(shù)據(jù)會自動(dòng)出如今選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)

4、左鍵單擊所選擇的多個(gè)工作表，解除這些工作表的聯(lián)絡(luò)，否那么在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出如今選中的其它工作表內(nèi)。6不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個(gè)單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時(shí)敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。7在單元格中顯示公式假設(shè)工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式，以便編輯修改，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊"工具"菜單，選取"選項(xiàng)"命令，出現(xiàn)"選項(xiàng)"對話框，單擊"視圖"選項(xiàng)卡，接

5、著設(shè)置"窗口選項(xiàng)"欄下的"公式"項(xiàng)有效，單擊"確定"按鈕如圖2。這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來了。假設(shè)想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，就再設(shè)置"窗口選項(xiàng)"欄下的"公式"項(xiàng)失效即可。圖28利用Ctrl+*選取文本假設(shè)一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí)，可以通過選定表格中某個(gè)單元格，然后按下Ctrl+*鍵可選定整個(gè)表格。Ctrl+*選定的區(qū)域?yàn)椋焊鶕?jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效防止使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。9快速去

6、除單元格的內(nèi)容假設(shè)要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng)用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。要徹底去除單元格,可用以下方法：選定想要去除的單元格或單元格范圍；單擊"編輯"菜單中"去除"項(xiàng)中的"全部"命令，這些單元格就恢復(fù)了本來面目。2、單元格內(nèi)容的合并根據(jù)需要，有時(shí)想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)展合并，假設(shè)行數(shù)較少，可以直接用"剪切"和"粘貼"來完成操作，但假設(shè)有幾萬行，就不能這樣辦了。解決方法是：在C行后插入一個(gè)空列假設(shè)D列沒有內(nèi)容，就直接在D列操作，在D1中輸入&quo

7、t;=B1&C1"，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的和了。選中D1單元格，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊""，當(dāng)光標(biāo)變成"+"后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并。這時(shí)先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下，再用"選擇性粘貼"命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。下面是一個(gè)"&"實(shí)際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時(shí)，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標(biāo)點(diǎn)，在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。存放數(shù)據(jù)格式為"x，y"的形

8、式，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列，然后利用"&"將A列和B列合并成C列，在C1中輸入：=A1&"，"&B1，此時(shí)C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了，再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng)C1單元格，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并如圖3-4。合并不同單元格的內(nèi)容，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù)，此函數(shù)的作用是將假設(shè)干文字串合并到一個(gè)字串中，詳細(xì)操作為"=CONCATENATEB1,C1"。比方，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中，B2包含"物種"、B3包含"河

9、鱒魚"，B7包含總數(shù)45，那么：輸入"=CONCATENATE"本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2，""，B3，"為"，B7，"條/公里。""計(jì)算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。圖3圖4 3、條件顯示我們知道，利用If函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子，就是老師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí)，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時(shí)，能顯示為"不及格"；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時(shí)，顯示為"及格"。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。假設(shè)成績在A2單

10、元格中，判斷結(jié)果在A3單元格中。那么在A3單元格中輸入公式：=ifA2 60，"不及格"，"及格"同時(shí)，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。例如，假設(shè)輸入：=ifA2 60，"不及格"，ifA2=90，"及格"，"優(yōu)秀"就把成績分成了三個(gè)等級。假設(shè)輸入=ifA2 60，"差"，ifA2=70，"中"，ifA2 90，"良"，"優(yōu)"就把成績分為了四個(gè)等級。再比方，公式：=ifSUMA1：A5 0，SUMA1：A5

11、，0此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當(dāng)A1至A5的和大于0時(shí)，返回這個(gè)值，假設(shè)小于0，那么就返回0。還有一點(diǎn)要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。4、自定義格式Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式，根本可以滿足使用的要求，但對一些特殊的要求，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成。Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式，負(fù)數(shù)格式，零格式，文本格式，在這個(gè)通用模型中，包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式。我們還可以通過使用條件測

12、試，添加描繪文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。1使用顏色要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號。Excel識別的顏色名為：黑色、紅色、白色、藍(lán)色、綠色、青色和洋紅。Excel也識別按顏色X指定的顏色，其中X是1至56之間的數(shù)字，代表56種顏色如圖5。圖52添加描繪文本要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為："文本內(nèi)容"；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本，使用自定義格式為："文本內(nèi)容"。符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置。3創(chuàng)立條件格式可以使用六種邏輯符號來設(shè)計(jì)一個(gè)

13、條件格式：大于、=大于等于、小于、=小于等于、=等于、不等于，假設(shè)你覺得這些符號不好記，就干脆使用""或"="號來表示。由于自定義格式中最多只有3個(gè)數(shù)字段，Excel規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段中包括2個(gè)條件測試，滿足某個(gè)測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式。假設(shè)僅包含一個(gè)條件測試，那么要根據(jù)不同的情況來詳細(xì)分析。自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：；0正數(shù)格式；0負(fù)數(shù)格式；零格式；文本格式。下面給出一個(gè)例子：選中一列，然后單擊"格式"菜單中的"單元格"命令，在彈出的對話框中選擇"數(shù)字&

14、quot;選項(xiàng)卡，在"分類"列表中選擇"自定義"，然后在"類型"文本框中輸入""正數(shù)："$#,#0.00；"負(fù)數(shù)："$#,#0.00；"零"；"文本：""，單擊"確定"按鈕，完成格式設(shè)置。這時(shí)假設(shè)我們輸入"12"，就會在單元格中顯示"正數(shù)：.00"，假設(shè)輸入"-0.3"，就會在單元格中顯示"負(fù)數(shù)：message.30"，假設(shè)輸入"

15、;0"，就會在單元格中顯示"零"，假設(shè)輸入文本"this is abook"，就會在單元格中顯示"文本：this is abook"。假設(shè)改變自定義格式的內(nèi)容，"紅色"正數(shù)："$#,#0.00；藍(lán)色"負(fù)數(shù)："$#,#0.00；黃色"零"；"文本：""，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。假設(shè)輸入"Blue；Red；Yellow；Green"，那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面的顏色如圖6。圖6再舉一個(gè)

16、例子，假設(shè)正在進(jìn)展帳目的結(jié)算，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中，其余的值用缺省顏色顯示，可以創(chuàng)立如下的格式："藍(lán)色50000$#,#0.00_；紅色0$#,#0.00；$#,#0.00_"使用條件運(yùn)算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式，例如，假設(shè)所在單位消費(fèi)幾種產(chǎn)品，每個(gè)產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天消費(fèi)幾千個(gè)此產(chǎn)品，那么在編制使用預(yù)算時(shí)，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸，這時(shí)可以定義下面的格式："999999#,#0,_m"噸""；999#,_k_m"千克"；#_k"克"

17、"可以看到，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率。另外，我們還可以運(yùn)用自定義格式來到達(dá)隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的，比方格式"；#；0"只顯示負(fù)數(shù)和零，輸入的正數(shù)那么不顯示；格式"；"那么隱藏所有的輸入值。自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀，并不改變數(shù)據(jù)的值，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。靈敏運(yùn)用好自定義格式功能，將會給實(shí)際工作帶來很大的方便。5、繪制函數(shù)圖象做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧！假設(shè)想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。你一定會

18、問，是不是很難學(xué)呀?其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難，可以說非常簡便，不信你就跟我試一試。以繪制y=|lg6+x3|的曲線為例，其方法如下：在某張空白的工作表中，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="，說明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個(gè)值；實(shí)際輸入的時(shí)候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法，先輸入前二個(gè)值，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中A2和A3兩個(gè)單元格，使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色邊框的矩形，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊""，當(dāng)光標(biāo)變成"+"后，按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入。輸入?/p>

19、數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式，y=|lg6+x3|；在B2格輸入"=ABSLOG106+A23"，B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí)，再選中B2格，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的""，當(dāng)光標(biāo)變成"+"時(shí)按住光標(biāo)沿B列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計(jì)算。圖7繪制曲線：點(diǎn)擊工具欄上的"圖表向?qū)?quot;按鈕，選擇"X，Y散點(diǎn)圖"如圖7，然后在出現(xiàn)的"X，Y散點(diǎn)圖"類型中選擇"無數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖"；此時(shí)可觀察即將繪制的函數(shù)圖像，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)

20、曲線，單擊"下一步"按鈕，選中"數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列"項(xiàng)，給出數(shù)據(jù)區(qū)域，這時(shí)曲線就在我們面前了如圖8。圖8需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長是多少，這是要根據(jù)函數(shù)的詳細(xì)特點(diǎn)來判斷，這也是對使用者才能的檢驗(yàn)。假設(shè)想很快查到函數(shù)的極值或看出其開展趨勢，給出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的，可以根據(jù)需要任意給定。從簡單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對數(shù)、指數(shù)函數(shù)，都可以用EXCEL畫出曲線。假設(shè)用得到，你還可以利用EXCEL來完成行列式、矩陣的各種計(jì)算，進(jìn)展簡單的積分運(yùn)算，利用迭代求函數(shù)值如x2=x7+4，可用迭代方法求x值，等等，但凡涉及計(jì)算方面的事，找EXCEL來

21、幫助，它一定會給你一個(gè)滿意的答案。6、自定義函數(shù)雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時(shí)可能還會碰到一些計(jì)算無函數(shù)可用的情況。假設(shè)某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購置者的折扣，假設(shè)有一個(gè)函數(shù)來計(jì)算豈不更方便?下面就說一下如何創(chuàng)立這樣的自定義函數(shù)。自定義函數(shù)，也叫用戶定義函數(shù)，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng)立一個(gè)函數(shù)。在下面的例子中，我們要給每個(gè)人的金額乘一個(gè)系數(shù)，假設(shè)是上班時(shí)的工作餐，就打六折；假設(shè)是加班時(shí)的工作餐，就打五折；假設(shè)是休息日來就餐，就打九折。首先翻開"工具"菜單，單擊"宏"命令中的

22、"Visual Basic編輯器"，進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境，在"工程-VBAobject"欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇"插入"-"模塊"，在右邊欄創(chuàng)立下面的函數(shù)rrr，代碼如下：Function rrrtatol,rrIf rr="上班"Then rrr=0.6*tatol ElseIf rr="加班"Then rrr=0.5*tatol ElseIf rr="休息日"Then rrr=0.9*tatol End If End Funct

23、ion如圖9。圖9這時(shí)關(guān)閉編輯器，只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrrF2，B2，那么打完折后的金額就算出來了如圖10。圖10 7、矩陣計(jì)算Excel的強(qiáng)大計(jì)算功能，不但可以進(jìn)展簡單的四那么運(yùn)算，也可以進(jìn)展數(shù)組、矩陣的計(jì)算。1數(shù)組和矩陣的定義矩陣不是一個(gè)數(shù)，而是一個(gè)數(shù)組。在Excel里，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號表示，例如A1：C3，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域，同時(shí)按Shift+Ctrl+Enter鍵，大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn)。一個(gè)單元格就是一個(gè)變量，一片單元域也可以視為一組變量。為了計(jì)算上的方便，一組變量最好給一個(gè)數(shù)組名。例如A=A1：C3、B=E1：G3

24、等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域，單擊"插入"菜單，選擇"名稱"項(xiàng)中的"定義"命令，輸入數(shù)組名，單擊"確定"按鈕即可。更簡單的命名方法為：選擇數(shù)組域，單擊名稱框，直接輸入名稱就行了。矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)展矩陣計(jì)算的專用模塊。用"插入"-"函數(shù)"命令翻開"粘貼函數(shù)"對話框如圖11，選中函數(shù)分類欄中的"數(shù)學(xué)與三角函數(shù)"，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有：MDETERM-計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式；MINVERSE-計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣；MMULT-計(jì)

25、算兩個(gè)矩陣的乘積；SUMPRODUCT-計(jì)算所有矩陣對應(yīng)元素乘積之和。圖112矩陣的根本計(jì)算數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別，比方下面這個(gè)例子中，A和B都是定義好的數(shù)組，因?yàn)檫@兩個(gè)數(shù)組都是3×3的，輸出結(jié)果也是3×3個(gè)單元格。計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域，然后輸入公式。假設(shè)輸入"=A+B"或"=A-B"，計(jì)算結(jié)果是數(shù)組對應(yīng)項(xiàng)相加或相減，輸入"=A*B"表示數(shù)組A和B相乘，輸入"=A/B"表示數(shù)組A除數(shù)組B。假設(shè)要進(jìn)展矩陣計(jì)算，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相

26、減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的，也是"=A+B"和"=A-B"，表示矩陣相乘可以輸入"=MMULTA，B"，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣，所以計(jì)算公式是"=MMULTA，MINVERSEB"。公式輸入后，同時(shí)按Shift+Ctrl+Enter鍵得到計(jì)算結(jié)果。對于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算，可以采用分步計(jì)算。8、自動(dòng)切換輸入法在一張工作表中，往往是既有數(shù)據(jù)，又有文字，這樣在輸入時(shí)就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常費(fèi)事。假設(shè)你要輸入的東西很有規(guī)律性，比方這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋，你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。

27、方法是：1選中要輸入英文的列，單擊"數(shù)據(jù)"菜單，選擇"有效性."命令，在彈出的"數(shù)據(jù)有效性"對話框中，選中"輸入法形式"選項(xiàng)卡，在"形式"框中選擇"關(guān)閉英文形式"命令，單擊"確定"按鈕如圖12。圖122選中要輸入漢字的列，在"有效數(shù)據(jù)"對話框中，單擊"IME形式"選項(xiàng)卡，在"形式"框中選擇"翻開"命令，單擊"確定"按鈕。這樣，當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí)，可以輸入英文，

28、在下一列時(shí)，直接可以輸入中文，從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。9、批量刪除空行有時(shí)我們需要?jiǎng)h除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。假設(shè)工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用"自動(dòng)挑選"功能，把空行全部找到，然后一次性刪除。做法：先在表中插入新的一個(gè)空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個(gè)工作表，用鼠標(biāo)單擊"數(shù)據(jù)"菜單，選擇"挑選"項(xiàng)中的"自動(dòng)挑選"命令。這時(shí)在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇"空白"，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)

29、為止如圖13。圖13在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊"編輯"菜單，選擇"刪除行"命令，然后按"確定"按鈕。這時(shí)所有的空行都已被刪去，再單擊"數(shù)據(jù)"菜單，選取"挑選"項(xiàng)中的"自動(dòng)挑選"命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了防止刪除第一行數(shù)據(jù)。假設(shè)想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復(fù)制此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復(fù)制，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。10、如何防止錯(cuò)誤信息在Excel中輸入公

30、式后，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一下幾種常見的錯(cuò)誤信息，并提出防止出錯(cuò)的方法。1錯(cuò)誤值：#含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大，使結(jié)果在單元格中顯示不下。或是日期和時(shí)間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負(fù)值。解決方法：增加列的寬度，使結(jié)果可以完全顯示。假設(shè)是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式，比方改為文本格式，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。2錯(cuò)誤值：#DIV/0！含義：試圖除以0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。解

31、決方法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。3錯(cuò)誤值：#VALUE！含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。假設(shè)使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息#VALUE！。解決方法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格D4包含文本，那么在計(jì)算公式=C4+D4時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因此返回錯(cuò)誤值#VALUE！。4錯(cuò)誤值：#REF！含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。解決方法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。5錯(cuò)誤值：#N

32、/A含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以說明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。解決方法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。6錯(cuò)誤值：#NAME?含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本，比方可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱，假設(shè)沒有將文字串括在雙引號中，也會產(chǎn)生此錯(cuò)誤值解決方法：假設(shè)是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；假設(shè)是名稱，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號：。例如：SUMC1：C10。注意將公式中的文本括在雙引號中。

33、7錯(cuò)誤值：#NUM！含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示。解決方法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。假設(shè)是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。8錯(cuò)誤值：#NULL！含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示穿插點(diǎn)，但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格。比方輸入："=SUMA1：A10 C1：C10"，就會產(chǎn)生這種情況。解決方法：取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為"=SUMA1：A10,C1：C10"11、宏的應(yīng)用宏是一個(gè)指令集，用來告訴EXCEL來完成用

34、戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是完全運(yùn)行于EXCEL之中的，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。宏完成動(dòng)作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)立一個(gè)宏，用來在工作表的每一行上輸入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期，然后對此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)立一個(gè)宏，在"頁面設(shè)置"對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理，使很多人不敢用"宏"，或是不知道什么時(shí)候可以找宏來幫助。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，假設(shè)只是用"錄制宏"的方法，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來，

35、到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍。下面給出了宏的應(yīng)用場合，只要用"錄制宏"就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。假設(shè)想對所錄制的宏再進(jìn)展編輯，就要有一定的VBA知識了。*設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表頭；*將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式；*每次打印都固定的頁面設(shè)置；*頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比方排好格式的公司地址、人員名單等；*創(chuàng)立格式化表格；*插入工作表或工作薄等。需要指出的是，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對于錄制的操作，它會記住單元格的坐標(biāo)即所有的引用都是絕對的，所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)，要格外注意。假

36、設(shè)相用相對引用，可以借助于Offset方法，比方下面的語句：ActiveCell.Offset1,0.range"A1".select宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是一點(diǎn)點(diǎn)，假設(shè)真的用起來，你會發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈敏的應(yīng)用方法。12、圖表的應(yīng)用技巧Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中，選用那一種圖表更好呢?根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺效果和美觀性。下面給出了一些常見的規(guī)那么。面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對那些部分總和

37、感興趣時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。條形圖：由一系列程度條組成。使得對于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)工程的相對尺寸具有可比性。比方：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)。因?yàn)樗c柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時(shí)可以互換使用。柱形圖：由一系列垂直條組成，通常用來比較一段時(shí)間中兩個(gè)或多個(gè)工程的相對尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量比照、在幾個(gè)工程中不同部門的經(jīng)費(fèi)分配情況、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型，很多人用圖表都是從它開場的。折線圖：被用來顯示一段時(shí)間內(nèi)的趨勢。比方：數(shù)據(jù)在一段時(shí)間內(nèi)是呈增長趨勢的，另一段時(shí)間內(nèi)處于下降趨勢，我們可以通過折線圖，對將來作出預(yù)測。例如：速度-時(shí)