公司檔案管理制度及流程(4)

1、浙江陽昇金屬制品有限公司檔案管理制度及流程一、目?jī)?nèi)加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案內(nèi)收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案內(nèi)完整性、準(zhǔn)確 性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行內(nèi)證據(jù)。2、 適用范圍適用于公司及各部門檔案內(nèi)收集、整理、分類、利用及歸檔。3、 術(shù)語和定義1、 檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成內(nèi)對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值內(nèi)各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤 片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式內(nèi)歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案內(nèi)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。4、 職責(zé)1、 行政人事部：1）負(fù)責(zé)公司檔案內(nèi)集中管理

2、和制度執(zhí)行及檢查工作， 并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理2） 建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司內(nèi)檔案和其他資料；4）負(fù)責(zé)公司檔案內(nèi)利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀內(nèi)全過程，確保公司檔案內(nèi)安全；指導(dǎo)公司內(nèi)檔案管理工作。5）提高檔案信息內(nèi)利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6） 負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2、 其他各部門相關(guān)人員：1 ）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；2 ）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3 ）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件內(nèi)日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4）財(cái)務(wù)管

3、理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；3、 各部門主管人員1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件內(nèi)處置。4、 各部門經(jīng)理1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告內(nèi)審批。五、 工作程序1、檔案資料內(nèi)收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成內(nèi)合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存內(nèi),各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交目錄每季度向行政人事部移交。a） 歸檔范圍及移交時(shí)間b）檔案資料內(nèi)標(biāo)識(shí)行政人事部及各部門對(duì)各自保管內(nèi)檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料內(nèi)日常管理：電子類合同或其他需要保管內(nèi)電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室

4、指定電腦硬盤內(nèi)或 制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存。 文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。 文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。d） 檔案借閱 借 閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫 檔案借閱審批單。 借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱內(nèi),需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱內(nèi)檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、

5、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e) 檔案銷毀對(duì)已失去利用價(jià)值內(nèi)檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門 經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理內(nèi)批準(zhǔn)，方可銷毀。執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目 錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理內(nèi)批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存 檔永久保存。2、 檔案管理細(xì)則1)檔案資料內(nèi)歸檔范圍公司對(duì)外發(fā)出CD公文，如給政府內(nèi)請(qǐng)示報(bào)告類公文等；公司收到內(nèi)公文，如政府職能部門發(fā)來內(nèi)與本公司有關(guān)內(nèi)條例、 規(guī)定、命令、決定、 決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；本公司與其他單位來往內(nèi)文書及

6、權(quán)益文書等；公司領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)批示、指示等；重要會(huì)議材料，包括會(huì)議內(nèi)通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；反映公司主要職能活動(dòng)報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司內(nèi)各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào);本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂內(nèi)合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；本公司干部任免CD文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核內(nèi)文件材料、本公司員工勞動(dòng)、 工資、福利方面內(nèi)文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布內(nèi)各類廣告、宣傳材料；(11)本公司內(nèi)歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)內(nèi)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成內(nèi)檔案資料；

7、財(cái)務(wù)檔案資料；(14)各種實(shí)物檔案；(15)其他具有利用和保存價(jià)值內(nèi)文件資料。3、檔案資料CD歸檔要求歸檔內(nèi)文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整內(nèi)特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)內(nèi)紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息內(nèi)備份工作

8、。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、 獎(jiǎng)杯、 錦旗、 獎(jiǎng)?wù)隆?證書、 牌匾、 饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料內(nèi)歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a）公司規(guī)定內(nèi)密級(jí)文件；b） 重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c） 合同、協(xié)議書等正本及過程資料；d）公司干部任免內(nèi)文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核內(nèi)文件材料；e）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔內(nèi)資料。定期歸檔a） 部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；b） 部門每年3 月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；電子聲像檔案內(nèi)歸檔a） 重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、

9、隨辦隨歸。b） 一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度內(nèi)所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5 、檔案交接部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職內(nèi),要填寫檔案移交清單 ，由部門負(fù)責(zé)人指定內(nèi)接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。6、檔案移交公司0流程a） 經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；b）行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交內(nèi)檔案清單核對(duì)；c） 檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7 、檔案保管檔案編號(hào)a）

10、檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b） 檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類編號(hào)表，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱隨時(shí)增補(bǔ)之用組織實(shí)施修訂c） 檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，d)檔案分類及編號(hào)內(nèi)增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，任何部門和個(gè)人不得隨意修改e) 建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋精選資料精選資料文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào)：日期:廳P文件（合同）編號(hào)標(biāo) 題需抄送內(nèi)相關(guān)部門接收原/復(fù)接

11、收人備注精選資料精選資料移交目錄記錄編號(hào)：日期:廳P文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào)：日期:移交性質(zhì)口離職口調(diào)崗 口歸檔檔案所屬年 度檔案類別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期合計(jì)移交說明移交人：接收意見接收人：移交人（部門）經(jīng)辦人：移交日期：年 月 日接收人（部門）經(jīng)辦人：接收日期：年 月 日見證人：日期：年 月 日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號(hào)：日期:借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理總經(jīng)理副總行政人事部部門經(jīng)理使用目?jī)?nèi)序號(hào)借閱 內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號(hào)：目錄號(hào)：部門：日期:案卷順序號(hào)立卷類目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類編號(hào)表FLS+部門+類別+年份+編號(hào)文件部門類別市場(chǎng)部SC行政XZ財(cái)務(wù)CW口 貝mHP直營ZY電子商務(wù)DS營銷中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會(huì)議資料HYSCHYXZHYCWHYHPH