會計軟件應用

1、第第1 1章章 會計信息系統(tǒng)概述會計信息系統(tǒng)概述 教學目的與要求：教學目的與要求：系統(tǒng)學習會計信息系統(tǒng)的基本概念、會計信息系統(tǒng)學習會計信息系統(tǒng)的基本概念、會計信息系統(tǒng)的發(fā)展過程及會計信息系統(tǒng)的管理和會計系統(tǒng)的發(fā)展過程及會計信息系統(tǒng)的管理和會計信息系統(tǒng)建設的方法。要求信息系統(tǒng)建設的方法。要求掌握掌握會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的有關基本概念，的有關基本概念，熟悉熟悉會計信息管理和建設方會計信息管理和建設方法，法，了解了解手工與計算機會計信息系統(tǒng)的基本區(qū)手工與計算機會計信息系統(tǒng)的基本區(qū)別。別。1.1 1.1 會計信息系統(tǒng)的基本概念會計信息系統(tǒng)的基本概念1.2 1.2 會計信息系統(tǒng)的總體結構會計信息系統(tǒng)

2、的總體結構1.3 1.3 會計信息系統(tǒng)的發(fā)展會計信息系統(tǒng)的發(fā)展1.4 1.4 會計信息系統(tǒng)的管理會計信息系統(tǒng)的管理1.5 1.5 會計信息系統(tǒng)的實施會計信息系統(tǒng)的實施1.1.1 1.1.1 信信 息息 1. 1. 系統(tǒng)系統(tǒng)2. 2. 特點特點3.3. 系統(tǒng)的分類系統(tǒng)的分類1.1.2 1.1.2 系系 統(tǒng)統(tǒng) 1.1.數(shù)據(jù)和信息數(shù)據(jù)和信息2.2.會計信息會計信息1.1.3 1.1.3 會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng) 1. 1. 信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)2. 2. 信息系統(tǒng)的功能信息系統(tǒng)的功能3.3. 會計信息系統(tǒng)會計信息系統(tǒng)1.1.4 1.1.4 會計信息系統(tǒng)的特點會計信息系統(tǒng)的特點 1.1.手工會計信息系統(tǒng)的

3、特點手工會計信息系統(tǒng)的特點2.2.計算機方式下會計信息系統(tǒng)的特點計算機方式下會計信息系統(tǒng)的特點1.2.1 1.2.1 財務系統(tǒng)財務系統(tǒng) 1. 1. 總賬子系統(tǒng)總賬子系統(tǒng)2. 2. 工資子系統(tǒng)工資子系統(tǒng)3.3. 固定資產子系統(tǒng)固定資產子系統(tǒng)4.4.應收子系統(tǒng)應收子系統(tǒng)5.5.應付子系統(tǒng)應付子系統(tǒng)6.6.成本子系統(tǒng)成本子系統(tǒng)7.7.報表子系統(tǒng)報表子系統(tǒng)8.8.資金管理子系統(tǒng)資金管理子系統(tǒng)1.2.2 1.2.2 購銷存系統(tǒng)購銷存系統(tǒng) 1. 1. 采購子系統(tǒng)采購子系統(tǒng)2. 2. 存貨子系統(tǒng)存貨子系統(tǒng)3.3. 銷售子系統(tǒng)銷售子系統(tǒng)4. 4. 商業(yè)進銷存系統(tǒng)商業(yè)進銷存系統(tǒng)1.2.3 1.2.3 管理分析系

4、統(tǒng)管理分析系統(tǒng) 1. 1. 財務分析子系統(tǒng)財務分析子系統(tǒng)2. 2. 領導查詢子系統(tǒng)領導查詢子系統(tǒng)3.3. 決策支持子系統(tǒng)決策支持子系統(tǒng)1.3.1 1.3.1 國外會計信息系統(tǒng)的國外會計信息系統(tǒng)的發(fā)展發(fā)展1.3.2 1.3.2 我國會計信息系統(tǒng)的我國會計信息系統(tǒng)的發(fā)展發(fā)展1.3.3 1.3.3 會計信息系統(tǒng)的發(fā)展會計信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢趨勢1.4.1 1.4.1 會計信息系統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)的宏觀管理宏觀管理1. 1. 制定會計信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)劃制定會計信息系統(tǒng)的發(fā)展規(guī)劃 2.2.制定會計信息系統(tǒng)管理規(guī)章及專業(yè)標準制定會計信息系統(tǒng)管理規(guī)章及專業(yè)標準3.3. 評審會計核算軟件、會同有關部門管理評審會計

5、核算軟件、會同有關部門管理會計軟件市場會計軟件市場4.4.大力抓好人才的培養(yǎng)大力抓好人才的培養(yǎng)5.5.推動會計信息系統(tǒng)理論研究推動會計信息系統(tǒng)理論研究1.4.2 1.4.2 會計信息系統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)的微觀管理微觀管理1.1.建立內部控制制度建立內部控制制度2.2.建立崗位責任制建立崗位責任制3.3. 操作管理操作管理4.4.維護管理維護管理5.5.機房管理機房管理 6.6.檔案管理檔案管理7.7.病毒預防病毒預防1.5.1 1.5.1 會計信息系統(tǒng)的計劃會計信息系統(tǒng)的計劃與組織與組織1.5.2 1.5.2 配備計算機硬件和系配備計算機硬件和系統(tǒng)軟件統(tǒng)軟件 1.5.3 1.5.3 人員培訓人員

6、培訓 1.5.4 1.5.4 建立會計信息系統(tǒng)建立會計信息系統(tǒng)管理制度管理制度 1.5.5 1.5.5 計算機代替手工記賬計算機代替手工記賬第第2 2章章 系統(tǒng)服務系統(tǒng)服務 教學目的與要求：教學目的與要求： 系統(tǒng)學習系統(tǒng)管理、軟件安裝與卸載和總賬工具系統(tǒng)學習系統(tǒng)管理、軟件安裝與卸載和總賬工具等功能的基本知識和操作方法。等功能的基本知識和操作方法。 要求要求掌握掌握系統(tǒng)管理中設置操作員、建立賬套和操系統(tǒng)管理中設置操作員、建立賬套和操作員權限的設置方法。作員權限的設置方法。了解了解軟件安裝與卸載的方法軟件安裝與卸載的方法和獲得幫助的一般方法；和獲得幫助的一般方法；熟悉熟悉總賬工具的使用方法總賬工具

7、的使用方法和賬套輸出、引入的方法。和賬套輸出、引入的方法。22.1 2.1 財務軟件的安裝與卸載財務軟件的安裝與卸載22.2 2.2 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理22.3 2.3 設置操作員設置操作員22.4 2.4 賬套管理賬套管理22.5 2.5 設置操作員權限設置操作員權限22.6 2.6 獲得幫助獲得幫助22.7 2.7 總賬工具總賬工具 2.1 2.1 財務軟件的安裝與卸載財務軟件的安裝與卸載2.1.12.1.1財務軟件安裝財務軟件安裝財務軟件必須安裝到計算機硬盤上才能運行。財務軟件必須安裝到計算機硬盤上才能運行。安裝方法：安裝方法：直接執(zhí)行光盤驅動器中的安裝文件直接執(zhí)行光盤驅動器中的安裝文件“

8、setupexe”并繼續(xù)按提示安裝即可。并繼續(xù)按提示安裝即可。注意注意: :l系統(tǒng)安裝完畢，重新啟動計算機創(chuàng)設軟件運行環(huán)境系統(tǒng)安裝完畢，重新啟動計算機創(chuàng)設軟件運行環(huán)境并進行系統(tǒng)設置。并進行系統(tǒng)設置。l安裝正版軟件，須關閉電源后將加密盒安裝在主機安裝正版軟件，須關閉電源后將加密盒安裝在主機打印接口上，再重新啟動計算機。打印接口上，再重新啟動計算機。2.1.2 2.1.2 財務軟件卸載財務軟件卸載財務軟件卸載就是將財務軟件從計算機中刪除。財務軟件卸載就是將財務軟件從計算機中刪除。卸載方法：卸載方法：既可以使用既可以使用Windows系統(tǒng)中系統(tǒng)中“添加添加/ /刪除程序刪除程序”功能刪除財務軟件，也

9、可以使用財務功能刪除財務軟件，也可以使用財務軟件所提供的軟件所提供的“卸載軟件卸載軟件”功能直接卸載軟件功能直接卸載軟件。 注意注意: :不要輕易卸載軟件，以免造成系統(tǒng)混亂。不要輕易卸載軟件，以免造成系統(tǒng)混亂。卸載財務軟件時并不刪除財務、業(yè)務數(shù)據(jù)卸載財務軟件時并不刪除財務、業(yè)務數(shù)據(jù)。 2.2 2.2 系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理 主要功能：主要功能：對財務及企業(yè)管理軟件的各個對財務及企業(yè)管理軟件的各個產品進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護。產品進行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護。 主要內容：主要內容：賬套管理、年度賬管理和操作賬套管理、年度賬管理和操作員及其權限管理。員及其權限管理。 1 1賬套管理賬套管理 賬套指的

10、是一組相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)。賬套管賬套指的是一組相互關聯(lián)的數(shù)據(jù)。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。2 2年度賬管理年度賬管理 對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)需要設對不同核算單位、不同時期的數(shù)據(jù)需要設置相應的系統(tǒng)路徑。年度賬管理包括年度賬的置相應的系統(tǒng)路徑。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數(shù)據(jù)。建立、清空、引入、輸出和結轉上年數(shù)據(jù)。3 3操作員及其權限管理操作員及其權限管理 操作權限的集中管理包括設定系統(tǒng)各模塊操作權限的集中管理包括設定系統(tǒng)各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權限。的操作員以及為操作員分配一定的權限。2.2.1 2.

11、2.1 系統(tǒng)管理的內容系統(tǒng)管理的內容 2.2.2 2.2.2 啟動系統(tǒng)管理啟動系統(tǒng)管理 用戶安裝好財務軟件后，需要建立本單位的用戶安裝好財務軟件后，需要建立本單位的核算賬套，首先應運行系統(tǒng)服務下的系統(tǒng)管核算賬套，首先應運行系統(tǒng)服務下的系統(tǒng)管理。理。 注意注意: : 啟動系統(tǒng)管理后，啟動系統(tǒng)管理后，“系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理”以最小以最小化窗口的形式出現(xiàn)在任務欄中。化窗口的形式出現(xiàn)在任務欄中。2.2.3 2.2.3 系統(tǒng)注冊系統(tǒng)注冊系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身一是以系統(tǒng)管理員的身份，二是以賬套主管的身份。份。 系統(tǒng)管理

12、員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的總體控制和維護工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套?？梢怨芾碓撓到y(tǒng)中所有的賬套。賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對賬套主管負責所選賬套的維護工作。主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬的管理以及該賬套所選賬套進行修改、對年度賬的管理以及該賬套操作員權限的設置。操作員權限的設置。在實際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，在實際工作中，為了保證系統(tǒng)的安全，必須為系統(tǒng)管理員設置口令。必須為系統(tǒng)管理員設置口令。 在教學過程中，由于一臺計算機供多個在教學過程中，由于一臺計算機供多個學員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管學員使用，為了方便則建議不為系統(tǒng)管理

13、員設置口令。理員設置口令。 注意注意: :為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供操為了保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全與保密，系統(tǒng)提供操作員設置功能。只有系統(tǒng)管理員才有權利設置操作員設置功能。只有系統(tǒng)管理員才有權利設置操作員。因此，定義系統(tǒng)操作員時，必須以系統(tǒng)管作員。因此，定義系統(tǒng)操作員時，必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入理員的身份注冊進入“系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理”，然后單擊，然后單擊“權限權限”下的下的“操作員操作員”，進入操作員管理界面，進入操作員管理界面，在該界面中，可以完成增加操作員、修改操作員在該界面中，可以完成增加操作員、修改操作員和刪除操作員的操作。和刪除操作員的操作。2.3 2.3 設置操作員設

14、置操作員2.3.1 2.3.1 增加操作員增加操作員 增加操作員包括設置操作員的編號、姓名及口令。增加操作員包括設置操作員的編號、姓名及口令。注意注意: :v操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一。操作員編號在系統(tǒng)中必須唯一。v所設置的操作員一旦被使用，則不能刪除。所設置的操作員一旦被使用，則不能刪除。v在實際工作中可以根據(jù)需要隨時增加操作員。在實際工作中可以根據(jù)需要隨時增加操作員。v為保證系統(tǒng)安全，分清責任應設置操作員口令。為保證系統(tǒng)安全，分清責任應設置操作員口令。2.3.2 2.3.2 修改操作員修改操作員已設置操作員在使用的過程中，可以由系統(tǒng)已設置操作員在使用的過程中，可以由系統(tǒng)管理員隨時修改其姓名

15、及口令。但操作員的管理員隨時修改其姓名及口令。但操作員的編號一旦被使用則不能被修改。編號一旦被使用則不能被修改。2.4 2.4 賬套管理賬套管理賬套是指一組相互關聯(lián)的賬務數(shù)據(jù)。一般來說，賬套是指一組相互關聯(lián)的賬務數(shù)據(jù)。一般來說，可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統(tǒng)最多可以建立套，系統(tǒng)最多可以建立999套賬。其中套賬。其中“998”和和“999”賬套是系統(tǒng)內置的演示賬套，只能參照，賬套是系統(tǒng)內置的演示賬套，只能參照，而不能輸入或修改。而不能輸入或修改。2.4.1 2.4.1 建立賬套建立賬套建立賬套，即采用財務軟件為本企業(yè)建立一建立賬套，即

16、采用財務軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。套賬簿文件。首次使用總賬系統(tǒng)時首次使用總賬系統(tǒng)時, ,應應根據(jù)企根據(jù)企業(yè)的具體情況進行賬套參數(shù)設置。業(yè)的具體情況進行賬套參數(shù)設置。主要包括：主要包括：核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、編碼規(guī)則等基礎參數(shù)時間、編碼規(guī)則等基礎參數(shù)。賬套參數(shù)決定賬套參數(shù)決定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內容和形了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的內容和形式。式。1 1設置賬套信息設置賬套信息設置賬套信息包括錄入賬套號、賬套名稱、賬套設置賬套信息包括錄入賬套號、賬套名稱、賬套路徑及啟用會計期。路徑及啟用會計期。注意注意: :新建賬套號不能與已存賬套號重復新建

17、賬套號不能與已存賬套號重復賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時顯示賬套名稱可以是核算單位的簡稱，它將隨時顯示在正在操作的財務軟件的界面上。在正在操作的財務軟件的界面上。賬套路徑為存儲賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。賬套路徑為存儲賬套數(shù)據(jù)的路徑，可以修改。啟用會計期為啟用財務軟件處理會計業(yè)務的日期。啟用會計期為啟用財務軟件處理會計業(yè)務的日期。啟用會計期不能在機內系統(tǒng)日期之后。啟用會計期不能在機內系統(tǒng)日期之后。2 2輸入單位信息輸入單位信息輸入單位信息包括輸入單位名稱、單位簡稱、單輸入單位信息包括輸入單位名稱、單位簡稱、單位地址及法人代表等相關信息。位地址及法人代表等相關信息。注意注意: :K單位簡稱

18、必須錄入，如有發(fā)票業(yè)務管理還應單位簡稱必須錄入，如有發(fā)票業(yè)務管理還應將相關信息輸入完整，如單位全稱、地址、稅將相關信息輸入完整，如單位全稱、地址、稅號等信息。號等信息。3 3確定核算類型確定核算類型確定核算類型包括本幣代碼、本幣名稱、本幣類確定核算類型包括本幣代碼、本幣名稱、本幣類型、行業(yè)性質及賬套主管。型、行業(yè)性質及賬套主管。注意注意: :O行業(yè)性質的選擇決定著系統(tǒng)為該賬套提供適合行業(yè)性質的選擇決定著系統(tǒng)為該賬套提供適合于該行業(yè)的基礎數(shù)據(jù)。于該行業(yè)的基礎數(shù)據(jù)。O賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權限賬套主管可以在此確定，也可以在操作員權限設置功能中修改。設置功能中修改。O系統(tǒng)默認按所選行業(yè)

19、性質預置會計科目。如果系統(tǒng)默認按所選行業(yè)性質預置會計科目。如果單擊按行業(yè)性質預置科目復選框，則不按行業(yè)預單擊按行業(yè)性質預置科目復選框，則不按行業(yè)預置會計科目。置會計科目。4 4確定分類信息確定分類信息如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，可以如果用戶的存貨、客戶、供應商相對較多，可以對它們進行分類核算。對它們進行分類核算。注意注意: :W若選擇各項分類核算，則必須先設置各項分若選擇各項分類核算，則必須先設置各項分類方案，然后才能設置相應的基礎檔案。類方案，然后才能設置相應的基礎檔案。5 5確定編碼方案確定編碼方案?確定編碼方案是指設置編碼的級次和各級的長度。確定編碼方案是指設置編碼的級次和各級

20、的長度。注意注意: :l除科目編碼級次的第除科目編碼級次的第1 1級外級外，均可以直接根據(jù)，均可以直接根據(jù)需要進行修改。需要進行修改。l由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會計制度預置了一由于系統(tǒng)按照賬套所選行業(yè)會計制度預置了一級會計科目，因此第級會計科目，因此第1 1級科目編碼級次不能修改級科目編碼級次不能修改。l在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設置有誤在系統(tǒng)未使用前，如果分類編碼方案設置有誤可以在可以在“系統(tǒng)控制臺系統(tǒng)控制臺”的的“基礎設置基礎設置”中進行修中進行修改。改。6 6確定數(shù)據(jù)精度確定數(shù)據(jù)精度數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。由于各單位對數(shù)量、單價的核

21、算精度要求不一致，為了適應對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。不同的需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據(jù)精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設置的數(shù)據(jù)精度主要有：在系統(tǒng)管理部分需要設置的數(shù)據(jù)精度主要有：“存貨數(shù)量小數(shù)位存貨數(shù)量小數(shù)位”、“存貨單價小數(shù)位存貨單價小數(shù)位”、“開票單價小數(shù)位開票單價小數(shù)位”、“件數(shù)小數(shù)位件數(shù)小數(shù)位”和和“換算換算率小數(shù)位率小數(shù)位”。2.4.2 2.4.2 修改賬套修改賬套經過一段時間運行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需經過一段時間運行，如果發(fā)現(xiàn)賬套的某些信息需要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完成。要修改或補充，可以通過修改賬套功能來完

22、成。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。此功能還可以幫助用戶查看某個賬套的信息。注意注意: :系統(tǒng)要求，只有賬套主管才有權利注冊使用系統(tǒng)要求，只有賬套主管才有權利注冊使用賬套修改功能。賬套修改功能。1.1.注冊注冊?若當前操作員不是要修改賬套的主管，則應在若當前操作員不是要修改賬套的主管，則應在“系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理” 中更換操作員。中更換操作員。2 2修改賬套修改賬套以要修改賬套的賬套主管的身份注冊后，單擊以要修改賬套的賬套主管的身份注冊后，單擊“賬套賬套”菜單中的菜單中的“修改修改”選項，進入選項，進入“修改賬修改賬套套”對話框。修改完成后，如果確認已修改的內對話框。修改完成后，如果確認已

23、修改的內容，應單擊容，應單擊“完成完成”按鈕，否則單擊按鈕，否則單擊“放棄放棄”按按鈕，放棄已經進行的修改操作。鈕，放棄已經進行的修改操作。2.4.3 2.4.3 輸出賬套輸出賬套賬套輸出賬套輸出 ，即會計數(shù)據(jù)備份是將財務軟件所產，即會計數(shù)據(jù)備份是將財務軟件所產生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。生的數(shù)據(jù)備份到硬盤、軟盤或光盤中保存起來。其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)其目的是長期保存，防備意外事故造成的硬盤數(shù)據(jù)丟失、非法篡改和破壞。還可以實現(xiàn)刪除當前據(jù)丟失、非法篡改和破壞。還可以實現(xiàn)刪除當前輸出賬套的功能。輸出賬套的功能。注意注意: :只有系統(tǒng)管理員才有權限輸出賬套。只有系統(tǒng)

24、管理員才有權限輸出賬套。在刪除賬套時，必須關閉所有系統(tǒng)模塊。在刪除賬套時，必須關閉所有系統(tǒng)模塊。2.4.4 2.4.4 引入賬套引入賬套賬套引入，即會計數(shù)據(jù)恢復，是指把軟盤上或硬賬套引入，即會計數(shù)據(jù)恢復，是指把軟盤上或硬盤上的備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤上指定目錄下。系統(tǒng)盤上的備份數(shù)據(jù)恢復到硬盤上指定目錄下。系統(tǒng)還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而還允許將系統(tǒng)外某賬套數(shù)據(jù)引入本系統(tǒng)中，從而有利于集團公司的操作。有利于集團公司的操作。注意注意: : 恢復備份數(shù)據(jù)會將硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)覆蓋，恢復備份數(shù)據(jù)會將硬盤中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)覆蓋，因此如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，不要輕易進行數(shù)因此如果沒有發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞，不要輕易進

25、行數(shù)據(jù)恢復。據(jù)恢復。2.5 2.5 設置操作員權限設置操作員權限財務分工在財務軟件中主要體現(xiàn)在兩個功能上：財務分工在財務軟件中主要體現(xiàn)在兩個功能上：系統(tǒng)管理中的操作員權限設置和總賬模塊中的明系統(tǒng)管理中的操作員權限設置和總賬模塊中的明細權限設置。細權限設置。操作員權限設置功能是用于對已設置的操作員進操作員權限設置功能是用于對已設置的操作員進行賦權。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權進行賦權。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權進行權限設置。行權限設置。明細權限設置功能是用于對總賬模塊中各操作員明細權限設置功能是用于對總賬模塊中各操作員的憑證審核、科目制單及明細賬查詢打印權限進的憑證審核、科目制單及明細

26、賬查詢打印權限進行設定。行設定。2.5.1 2.5.1 增加操作員權限增加操作員權限由于操作員權限是指某一操作員擁有某一賬套的由于操作員權限是指某一操作員擁有某一賬套的某些功能的操作權限，因此，在設置操作員和建某些功能的操作權限，因此，在設置操作員和建立該核算賬套之后，可以在操作員權限設置功能立該核算賬套之后，可以在操作員權限設置功能中對非賬套主管的操作員進行操作員權限的設置。中對非賬套主管的操作員進行操作員權限的設置。注意注意: :b在在“增加權限增加權限”對話框中，雙擊右側明細權對話框中，雙擊右側明細權限選擇區(qū)中的明細權限，可以根據(jù)自己的需要限選擇區(qū)中的明細權限，可以根據(jù)自己的需要添加或刪

27、除已選中的明細權限。添加或刪除已選中的明細權限。2.5.2 2.5.2 修改操作員權限修改操作員權限修改操作員權限包括設置或取消賬套主管修改操作員權限包括設置或取消賬套主管及刪除操作員權限。及刪除操作員權限。1 1設定或取消賬套主管設定或取消賬套主管賬套主管的設立首先在建立賬套時指定，修改賬套主管的設立首先在建立賬套時指定，修改時由系統(tǒng)管理員進行賬套主管的設定與放棄的時由系統(tǒng)管理員進行賬套主管的設定與放棄的操作，首先在操作，首先在“操作員權限操作員權限”左邊窗口中選擇左邊窗口中選擇欲設定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在欲設定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面右上角選擇賬套，最后選中旁邊的

28、界面右上角選擇賬套，最后選中旁邊的“賬套賬套主管主管”復選框。復選框。2 2刪除操作員權限刪除操作員權限系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權限進行刪除。作員已擁有的權限進行刪除。注意注意: :如果要刪除某一操作員的某一賬套的多個操作如果要刪除某一操作員的某一賬套的多個操作權限，可以采用批量刪除的功能。權限，可以采用批量刪除的功能。2.6 2.6 獲得幫助獲得幫助 在使用財務軟件的過程中，有時會遇到各種問在使用財務軟件的過程中，有時會遇到各種問題。用友財務軟件系統(tǒng)提供了強大的幫助功能，題。用友財務軟件系統(tǒng)提供了強大的幫助功能，可以隨時獲得

29、各種形式的友好幫助?？梢允褂脦涂梢噪S時獲得各種形式的友好幫助?？梢允褂脦椭夸浕蚴褂脦椭饕?。助目錄或使用幫助索引。1 1使用幫助目錄使用幫助目錄目錄標簽以幫助條目方式列出相關主題的幫助內目錄標簽以幫助條目方式列出相關主題的幫助內容，如果幫助條目中含有子條目，則幫助條目用容，如果幫助條目中含有子條目，則幫助條目用一本閉合的書表示，雙擊條目使條目前面圖標中一本閉合的書表示，雙擊條目使條目前面圖標中的書由閉合變成打開（再次雙擊關閉），如果條的書由閉合變成打開（再次雙擊關閉），如果條目前面的圖標變成目前面的圖標變成“？”，雙擊條目則可以顯示，雙擊條目則可以顯示該條目的相關幫助正文。該條目的相關幫助正

30、文。2 2使用幫助索引使用幫助索引使用幫助索引可以快速查找?guī)椭鷥热荨Ｔ谒饕褂脦椭饕梢钥焖俨檎規(guī)椭鷥热?。在索引編輯框中鍵入想要查找的名詞，則在名詞列表編輯框中鍵入想要查找的名詞，則在名詞列表中相同或相近的名詞自動被激活。雙擊此名詞中相同或相近的名詞自動被激活。雙擊此名詞或單擊對話框底部的或單擊對話框底部的“顯示顯示”按鈕，則調出相按鈕，則調出相應的幫助內容。有的名詞被選中之后，會彈出應的幫助內容。有的名詞被選中之后，會彈出“已找到的主題已找到的主題”對話框，在其中列出此名詞對話框，在其中列出此名詞出現(xiàn)的不同位置。出現(xiàn)的不同位置。2.7 2.7 總賬工具總賬工具當用戶新建賬套的公共目錄與已建

31、立賬套的公共當用戶新建賬套的公共目錄與已建立賬套的公共目錄相同或類似，可以使用總賬工具功能對公共目錄相同或類似，可以使用總賬工具功能對公共目錄進行復制。避免了重復錄入的工作，節(jié)省了目錄進行復制。避免了重復錄入的工作，節(jié)省了會計人員的工作量會計人員的工作量。2.7.1 2.7.1 確定數(shù)據(jù)源及目的數(shù)據(jù)確定數(shù)據(jù)源及目的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)源即系統(tǒng)已經建立或外部系統(tǒng)的賬套信息。數(shù)據(jù)源即系統(tǒng)已經建立或外部系統(tǒng)的賬套信息。若屬于外部系統(tǒng)的賬套信息，則需將其先存為文若屬于外部系統(tǒng)的賬套信息，則需將其先存為文本文件。確定數(shù)據(jù)源的目的是將數(shù)據(jù)源中的公用本文件。確定數(shù)據(jù)源的目的是將數(shù)據(jù)源中的公用目錄復制到目的數(shù)據(jù)之中。目錄

32、復制到目的數(shù)據(jù)之中。目的數(shù)據(jù)即在建立新賬套后，需要將系統(tǒng)中已存目的數(shù)據(jù)即在建立新賬套后，需要將系統(tǒng)中已存在的某一賬套的公用目錄數(shù)據(jù)復制過來的賬套。在的某一賬套的公用目錄數(shù)據(jù)復制過來的賬套。2.7.2 2.7.2 復制數(shù)據(jù)源信息復制數(shù)據(jù)源信息可以復制的內容包括：會計科目、外幣幣種、憑可以復制的內容包括：會計科目、外幣幣種、憑證類別、結算方式、地區(qū)分類、客戶分類、供應證類別、結算方式、地區(qū)分類、客戶分類、供應商分類、客戶目錄、供應商目錄、部門目錄、個商分類、客戶目錄、供應商目錄、部門目錄、個人目錄、項目大類分類、項目目錄、存貨分類、人目錄、項目大類分類、項目目錄、存貨分類、存貨目錄等。存貨目錄等。

33、第第3 3章章 總賬 教學目的與要求：教學目的與要求： 系統(tǒng)學習總賬系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務處理系統(tǒng)學習總賬系統(tǒng)初始化、日常業(yè)務處理和期末業(yè)務處理的工作原理和操作方法。和期末業(yè)務處理的工作原理和操作方法。 要求要求掌握掌握總賬系統(tǒng)初始化中設置會計科目、總賬系統(tǒng)初始化中設置會計科目、錄入期初余額及設置各種分類、檔案資料的方錄入期初余額及設置各種分類、檔案資料的方法；法；掌握掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理的憑證處理和總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理的憑證處理和記賬的方法。記賬的方法。熟悉熟悉出納管理的內容和處理方法。出納管理的內容和處理方法。了解了解期末業(yè)務的內容和處理方法。期末業(yè)務的內容和處理方法。 3.1 3.1

34、總賬系統(tǒng)初始化總賬系統(tǒng)初始化3.2 3.2 日常業(yè)務處理日常業(yè)務處理3.3 3.3 出納管理出納管理3.4 3.4 期末處理期末處理3.1 3.1 總賬系統(tǒng)初始化總賬系統(tǒng)初始化 系統(tǒng)初始化：系統(tǒng)初始化：是指將通用會計軟件轉成專用會是指將通用會計軟件轉成專用會計軟件、將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中計軟件、將手工會計業(yè)務數(shù)據(jù)移植到計算機中等一系列準備工作，是使用財務軟件的基礎。等一系列準備工作，是使用財務軟件的基礎。 總賬初始設置的內容：總賬初始設置的內容：包括設置基礎參數(shù)、會包括設置基礎參數(shù)、會計科目、外幣及匯率、憑證類別、結算方式、計科目、外幣及匯率、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、

35、錄入期初余額及設置操分類定義、編碼檔案、錄入期初余額及設置操作員明細權限。作員明細權限。 3.1.1 3.1.1 啟動總賬系統(tǒng)啟動總賬系統(tǒng) 使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊使用總賬系統(tǒng)之前，需要先啟動與注冊系統(tǒng)。系統(tǒng)。 第一次進入總賬系統(tǒng)時，首先定義建賬第一次進入總賬系統(tǒng)時，首先定義建賬向導，可以利用建賬向導完成初步賬套參數(shù)設向導，可以利用建賬向導完成初步賬套參數(shù)設置。置。 進入總賬系統(tǒng)窗口，可以通過進入總賬系統(tǒng)窗口，可以通過“設置設置”菜單中的菜單中的“選項選項”，設置與實際不符的各種參，設置與實際不符的各種參數(shù)。數(shù)。 1.1.啟動總賬系統(tǒng)啟動總賬系統(tǒng) 方法：方法：執(zhí)行執(zhí)行“開始開始”|“

36、程序程序”|“用友財務用友財務及企管軟件及企管軟件UFERP-M8.11”|“財務系統(tǒng)財務系統(tǒng)”|“總賬總賬”命令（或直接單擊桌面上的命令（或直接單擊桌面上的“用友財務及企管用友財務及企管軟件軟件UFERP-M8.11”中中“財務系統(tǒng)財務系統(tǒng)”，再單擊，再單擊“總賬總賬”選項），打開選項），打開“注冊總賬注冊總賬”對話框對話框 ，輸入或選擇相關的賬套、會計年度、操作日期、輸入或選擇相關的賬套、會計年度、操作日期、用戶名及其密碼，單擊用戶名及其密碼，單擊“確定確定”按鈕即可。按鈕即可。2.2.設置建賬向導設置建賬向導 第一次進入總賬系統(tǒng)時，首先定義建賬向第一次進入總賬系統(tǒng)時，首先定義建賬向導，可

37、以利建導，可以利建 賬向導完成初步賬套參數(shù)設置。賬向導完成初步賬套參數(shù)設置。注意注意: : 在在“建賬向導建賬向導”對話框中，一定要認真設對話框中，一定要認真設置置“往來控制方式往來控制方式”，否則一旦設定好年中，否則一旦設定好年中不能再隨意修改。不能再隨意修改。3.3.設置總賬系統(tǒng)選項設置總賬系統(tǒng)選項 系統(tǒng)啟用后，如果默認賬套參數(shù)與實際需系統(tǒng)啟用后，如果默認賬套參數(shù)與實際需要不符，用戶應根據(jù)實際情況，在建立賬套之要不符，用戶應根據(jù)實際情況，在建立賬套之前應通過設置前應通過設置“總賬系統(tǒng)選項總賬系統(tǒng)選項”正確選擇適合正確選擇適合本單位的各種參數(shù)，以達到會計核算和財務管本單位的各種參數(shù)，以達到會

38、計核算和財務管理的目的。理的目的。 在在“總賬系統(tǒng)總賬系統(tǒng)”窗口中，單擊窗口中，單擊“設置設置”菜菜單中的單中的“選項選項”，打開選項對話框，其中包含，打開選項對話框，其中包含“憑證憑證”、“賬簿賬簿”、“會計日歷會計日歷”、“其他其他”四張選項卡。四張選項卡。 “憑證憑證”選項卡選項卡 包括包括“制單控制制單控制”、“憑證控制憑證控制”、“憑憑證編號方式證編號方式”、“外幣核算外幣核算”、“預算控制預算控制”、“客戶及供應商往來款項客戶及供應商往來款項” ” 區(qū)域。區(qū)域。注意注意: :選擇選擇“憑證審核控制到操作員憑證審核控制到操作員”后，還應后，還應通過通過“明細權限明細權限”去設置相應制

39、單科目權限。去設置相應制單科目權限。 “賬簿賬簿”選項卡選項卡 包括包括“打印位數(shù)寬度打印位數(shù)寬度”、“明細賬（日記明細賬（日記賬、多欄賬）打印方式賬、多欄賬）打印方式”、“憑證、賬簿套憑證、賬簿套打打”、“明細賬查詢權限控制到科目明細賬查詢權限控制到科目”、“正正式賬每頁打印行數(shù)式賬每頁打印行數(shù)”區(qū)域。區(qū)域。 注意注意: : 選中選中“明細賬查詢權限控制到科目明細賬查詢權限控制到科目”后，后，還應通過還應通過“明細權限明細權限”去設置相應的明細科去設置相應的明細科目查詢權限。目查詢權限。 “會計日歷會計日歷”選項卡選項卡 系統(tǒng)自動將會計期間、開始日期和結束日系統(tǒng)自動將會計期間、開始日期和結束

40、日期列表。此處只需用戶選擇期列表。此處只需用戶選擇“啟用日期啟用日期”。注意注意: : 總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期總賬系統(tǒng)的啟用日期不能在系統(tǒng)的啟用日期之前。之前。 錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。錄入?yún)R率后不能修改總賬啟用日期。 已錄入期初余額，不能修改總賬啟用日期。已錄入期初余額，不能修改總賬啟用日期。 已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其已制單的月份不能修改總賬的啟用日期，其他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改啟用日期。他系統(tǒng)中已制單的月份不能修改啟用日期。 新年度進入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。新年度進入系統(tǒng)，不能修改總賬的啟用日期。 “ “其他其他”選項卡選項卡 包括包括“數(shù)

41、量、單價小數(shù)位及本位幣精度數(shù)量、單價小數(shù)位及本位幣精度”、“部門、個人、項目排序方式部門、個人、項目排序方式”區(qū)域。區(qū)域。注意注意: : 賬套名稱、行業(yè)性質等賬套信息只在這里顯賬套名稱、行業(yè)性質等賬套信息只在這里顯示，若要修改，可以到示，若要修改，可以到“系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理”窗口中修改。窗口中修改。3.1.2 3.1.2 設置會計科目設置會計科目 各單位必須根據(jù)國家會計制度的規(guī)定使用總賬各單位必須根據(jù)國家會計制度的規(guī)定使用總賬科目，可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以科目，可根據(jù)實際情況，在滿足核算和管理要求以及報表數(shù)據(jù)來源的基礎上，自行設定明細科目。及報表數(shù)據(jù)來源的基礎上，自行設定明細科目。

42、注意注意: : 會計科目的設置要滿足會計報表編制的要求。會計科目的設置要滿足會計報表編制的要求。 會計科目的設置必須保持科目間的協(xié)調性和體系會計科目的設置必須保持科目間的協(xié)調性和體系完整性。完整性。 會計科目要保持相對穩(wěn)定。會計科目要保持相對穩(wěn)定。 設置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。設置會計科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。1.1.增加會計科目增加會計科目 如果用戶所使用的會計科目基本上與所選行如果用戶所使用的會計科目基本上與所選行業(yè)會計制度規(guī)定的一級會計科目一致，則可以在業(yè)會計制度規(guī)定的一級會計科目一致，則可以在建立賬套時選擇預置標準會計科目。這樣，在會建立賬套時選擇預置標準會計科目。這樣，在會

43、計科目初始設置時只需對不同的會計科目進行修計科目初始設置時只需對不同的會計科目進行修改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。改，對缺少的會計科目進行增加處理即可。 如果所使用的會計科目與會計制度規(guī)定的如果所使用的會計科目與會計制度規(guī)定的會計科目相差較多，則可以在系統(tǒng)初始設置時選會計科目相差較多，則可以在系統(tǒng)初始設置時選擇不預置行業(yè)會計科目，這樣可以根據(jù)自身的需擇不預置行業(yè)會計科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設置全部會計科目。要自行設置全部會計科目。 增加明細科目時，系統(tǒng)默認其類型與上級科增加明細科目時，系統(tǒng)默認其類型與上級科目保持一致。目保持一致。 已經使用過的末級會計科目不能再增加下級已經使用

44、過的末級會計科目不能再增加下級科目?？颇俊?非末級會計科目不能再修改科目編碼。非末級會計科目不能再修改科目編碼。 注意注意: :2.2.修改會計科目修改會計科目 如果要對已經設置完成的會計科目的名稱、如果要對已經設置完成的會計科目的名稱、編碼及輔助項目等內容進行修改，應在會計科目編碼及輔助項目等內容進行修改，應在會計科目未使用之前在會計科目的修改功能中完成。未使用之前在會計科目的修改功能中完成。 已經使用過的末級會計科目不能再修改科目編已經使用過的末級會計科目不能再修改科目編碼。碼。 已有數(shù)據(jù)的已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再修改?？颇坑囝~

45、清零后再修改。 被封存的科目在制單時不可以使用。被封存的科目在制單時不可以使用。 只有末級科目才能設置匯總打印，且只能匯總只有末級科目才能設置匯總打印，且只能匯總到該科目本身或其上級科目。到該科目本身或其上級科目。 只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存只有處于修改狀態(tài)才能設置匯總打印和封存。注意注意: :3.3.刪除會計科目刪除會計科目 如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合企業(yè)如果某些會計科目目前暫時不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點，可以在未使用之前將其刪除?？颇矿w系的特點，可以在未使用之前將其刪除。注意注意: : 刪除科目后不能被自動恢復，但可通過增加刪除科目后不能被自動恢復，但可通

46、過增加功能來完成。功能來完成。 非末級科目不能刪除。非末級科目不能刪除。 已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下已有數(shù)據(jù)的會計科目，應先將該科目及其下級科目余額清零后再刪除。級科目余額清零后再刪除。 被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除。被指定為現(xiàn)金銀行科目的會計科目不能刪除。如想刪除，必須先取消指定。如想刪除，必須先取消指定。4.4.指定會計科目指定會計科目 指定會計科目是指定出納的專管科目。系統(tǒng)指定會計科目是指定出納的專管科目。系統(tǒng)中只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實中只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、現(xiàn)現(xiàn)金、銀行存款管理的保密性，

47、才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。銀行存款日記賬。注意注意: : 現(xiàn)金科目要設為日記賬?，F(xiàn)金科目要設為日記賬。 銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。銀行存款科目要設為銀行賬和日記賬。 5.5.設置會計科目輔助項目設置會計科目輔助項目 一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的一個科目設置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上。每一筆業(yè)務將會登記在總賬和輔助明細賬上。可以進行輔助核算的內容主要有：部門核算、可以進行輔助核算的內容主要有：部門核算、個人往來、客戶往來、供應商往來及項目核算個人往來、客戶往來、供應商往來及項目核算等。等。 管理費用應設成部門核算。管理費用應設成部門核算。

48、生產成本設成項目核算。生產成本設成項目核算。 應收賬款設成客戶往來核算。應收賬款設成客戶往來核算。 應付賬款設成供應商往來核算。應付賬款設成供應商往來核算。 輔助賬類必須設在末級科目上輔助賬類必須設在末級科目上，但為了查詢，但為了查詢或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設或出賬方便，可以其上級和末級科目上同時設置輔助賬類置輔助賬類。注意注意: :3.1.3 3.1.3 設置外幣及匯率設置外幣及匯率 匯率管理是專為外幣核算服務的。在此可以匯率管理是專為外幣核算服務的。在此可以對本賬套所使用的外幣進行定義，以便在制單或對本賬套所使用的外幣進行定義，以便在制單或進行其他有關操作時調用。進行其他有關

49、操作時調用。 使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，使用固定匯率的單位，在填制每月的憑證前，應預先錄入該月的記賬匯率。否則將會出現(xiàn)匯率應預先錄入該月的記賬匯率。否則將會出現(xiàn)匯率為零的錯誤。為零的錯誤。 使用浮動匯率的單位，在填制當天的憑證前，使用浮動匯率的單位，在填制當天的憑證前，應預先錄入當天的記賬匯率。應預先錄入當天的記賬匯率。 “外幣外幣*匯率匯率=本位幣本位幣”的折算方式是指直接匯的折算方式是指直接匯率。率。 “外幣外幣/匯率匯率=本位幣本位幣”的折算方式是指間接匯的折算方式是指間接匯率。率。 制單時使用固定匯率還是浮動匯率，需在總賬制單時使用固定匯率還是浮動匯率，需在總賬系統(tǒng)選項系

50、統(tǒng)選項“憑證憑證”選項卡中設置。選項卡中設置。 注意注意: :3.1.4 3.1.4 設置憑證類別設置憑證類別 系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可系統(tǒng)提供了常用的憑證分類方式，用戶可以從中選擇，也可以根據(jù)實際情況自行定義。以從中選擇，也可以根據(jù)實際情況自行定義。如果選擇了如果選擇了“收款憑證收款憑證 付款憑證付款憑證 轉賬憑證轉賬憑證”的分類方式，應根據(jù)憑證分類的特點進行相應的分類方式，應根據(jù)憑證分類的特點進行相應限制條件的設置，以便提高憑證處理的準確性。限制條件的設置，以便提高憑證處理的準確性。 限制科目數(shù)量不限，科目間用逗號分隔。限制科目數(shù)量不限，科目間用逗號分隔。 填制憑證時，如果不符

51、合這些限制條件，系統(tǒng)填制憑證時，如果不符合這些限制條件，系統(tǒng)拒絕保存。拒絕保存。 可以通過憑證類別列表右側的上下箭頭按鈕可以通過憑證類別列表右側的上下箭頭按鈕調整明細賬中憑證的排列順序。調整明細賬中憑證的排列順序。注意注意: :3.1.5 3.1.5 設置結算方式設置結算方式 該功能用來建立和管理在經營活動中所涉該功能用來建立和管理在經營活動中所涉及到的貨幣結算方式。它與財務結算方式一致，及到的貨幣結算方式。它與財務結算方式一致，如現(xiàn)金結算、支票結算等。結算方式最多可以如現(xiàn)金結算、支票結算等。結算方式最多可以分為分為2級。級。 必須按照結算方式編碼級次的先后順序錄入。必須按照結算方式編碼級次的

52、先后順序錄入。 結算方式的錄入內容必須唯一。結算方式的錄入內容必須唯一。 票據(jù)管理的標志可以根據(jù)實際情況選擇是否票據(jù)管理的標志可以根據(jù)實際情況選擇是否需要。需要。 結算方式的編碼規(guī)則已經在建立賬套時設定，結算方式的編碼規(guī)則已經在建立賬套時設定，如果要修改，可以在系統(tǒng)控制臺中的基礎設置中如果要修改，可以在系統(tǒng)控制臺中的基礎設置中進行。進行。注意注意: :3.1.6 3.1.6 設置分類定義設置分類定義 設置分類定義主要包括定義客戶分類和供應設置分類定義主要包括定義客戶分類和供應商分類兩部分。商分類兩部分。注意注意: : 客戶及供應商分類編碼必須唯一?？蛻艏肮谭诸惥幋a必須唯一。 客戶及供應商分

53、類的編碼必須與所設定的編客戶及供應商分類的編碼必須與所設定的編碼原則級次結構相符。碼原則級次結構相符。3.1.7 3.1.7 設置編碼檔案設置編碼檔案 設置編碼檔案主要包括部門檔案、職員檔設置編碼檔案主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應商檔案、項目檔案五部分。案、客戶檔案、供應商檔案、項目檔案五部分。1. 1. 部門檔案部門檔案 部門檔案是設置會計科目中要進行部門核部門檔案是設置會計科目中要進行部門核算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個算的部門名稱，以及要進行個人核算的往來個人所屬的部門。人所屬的部門。 注意注意: : 部門編碼必須與所設定的編碼原則級次結構部門編碼必須與所設定的編碼

54、原則級次結構相符。相符。 若在設置部門檔案時還未設置職員檔案，則若在設置部門檔案時還未設置職員檔案，則應先設置職員檔案后，再回到設置部門檔案中，應先設置職員檔案后，再回到設置部門檔案中，使用修改功能補充設置部門負責人。使用修改功能補充設置部門負責人。 部門檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪部門檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪除。除。2. 2. 職員檔案職員檔案 設置職員檔案可以方便地進行個人往來核設置職員檔案可以方便地進行個人往來核算和管理等操作。算和管理等操作。 注意注意: : 全部職員檔案均錄入后，必須增加新的空白全部職員檔案均錄入后，必須增加新的空白行后才能保存。否則，最后一個職員檔案

55、將無行后才能保存。否則，最后一個職員檔案將無法保存。法保存。 職員檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪職員檔案資料一旦被使用將不能被修改或刪除。除。 輸入職員檔案完畢后，需返回到輸入職員檔案完畢后，需返回到“部門檔案部門檔案”中，通過中，通過“修改修改”功能補充設置負責人資料。功能補充設置負責人資料。3. 3. 客戶檔案客戶檔案 企業(yè)如果需要進行往來管理，那么必須進行企業(yè)如果需要進行往來管理，那么必須進行將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立將企業(yè)中客戶的詳細信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和客戶檔案直接關系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理

56、等業(yè)務中需要處理查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務中需要處理的客戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平的客戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整。時如有變動應及時在此進行調整。 客戶檔案卡片包括客戶檔案卡片包括“基本基本”、“聯(lián)系聯(lián)系”、“信用信用”、“其他其他”四張選項卡。四張選項卡。vv 客戶檔案必須在最末級客戶分類下增加?？蛻魴n案必須在最末級客戶分類下增加。vv 客戶分類編碼必須唯一?？蛻舴诸惥幋a必須唯一。vv 客戶分類編碼必須與所設定的編碼級次結構相客戶分類編碼必須與所設定的編碼級次結構相符。符。vv 客戶編碼、名稱和簡稱必須輸入，其余可以忽客戶編碼、名稱和簡

57、稱必須輸入，其余可以忽略。略。 “聯(lián)系聯(lián)系”選項卡內容可以為空。選項卡內容可以為空。 vv 銷售管理系統(tǒng)或應收賬款核算系統(tǒng)啟用后，銷售管理系統(tǒng)或應收賬款核算系統(tǒng)啟用后，“信用信用”選項卡中的選項卡中的應收余額由系統(tǒng)自動維護。應收余額由系統(tǒng)自動維護。vv 輸入各項內容后，必須單擊輸入各項內容后，必須單擊“保存保存”按鈕，否按鈕，否則表示放棄。則表示放棄。 注意注意: :4 4供應商檔案供應商檔案 企業(yè)如果需要進行往來管理，那么必須將企企業(yè)如果需要進行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應商的詳細信息錄入供應商檔案中。建立業(yè)中供應商的詳細信息錄入供應商檔案中。建立供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯

58、供應商檔案直接關系到對供應商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中需要總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務中需要處理的供應商戶的檔案資料，應先行在本功能中處理的供應商戶的檔案資料，應先行在本功能中設定，平時如有變動應及時在此進行調整。設定，平時如有變動應及時在此進行調整。 供應商檔案必須在最末級供應商分類下增加。供應商檔案必須在最末級供應商分類下增加。 若無供應商分類，則將供應商歸入無供應商若無供應商分類，則將供應商歸入無供應商分類。分類。 關于設置供應商檔案的詳細內容請參照設置關于設置供應商檔案的詳細內容請參照設置客戶檔案的客戶檔案的操作操作步驟或參見軟件中提供的幫助步驟或參見

59、軟件中提供的幫助信息。信息。 注意注意: :5 5項目檔案項目檔案 項目核算是賬務系統(tǒng)輔助核算管理的一項重項目核算是賬務系統(tǒng)輔助核算管理的一項重要功能。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，要功能。一個單位項目核算的種類可能多種多樣，比如，在建工程、對外投資、技術改造等等，為比如，在建工程、對外投資、技術改造等等，為了滿足企業(yè)的實際需要，在計算機賬務系統(tǒng)中，了滿足企業(yè)的實際需要，在計算機賬務系統(tǒng)中，借助于計算機處理數(shù)據(jù)的特點，設計了項目核算借助于計算機處理數(shù)據(jù)的特點，設計了項目核算與管理功能，企業(yè)可以將具有相同特性的一類項與管理功能，企業(yè)可以將具有相同特性的一類項目定義成一個項目大類，在總賬業(yè)務

60、處理的同時目定義成一個項目大類，在總賬業(yè)務處理的同時進行項目核算與管理。一個項目大類可以核算多進行項目核算與管理。一個項目大類可以核算多個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目個項目，為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項目進行分級管理。進行分級管理。 必須將需進行項目核算的科目設置為項目賬類必須將需進行項目核算的科目設置為項目賬類后，才能定義項目和目錄。后，才能定義項目和目錄。 如果使用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇如果使用存貨核算系統(tǒng)，可以在此選擇“使用使用存貨目錄定義項目存貨目錄定義項目”，即使用存貨系統(tǒng)中已定義，即使用存貨系統(tǒng)中已定義好的存貨目錄作為項目目錄。好的存貨目錄作為項目目錄。 項目大