辦公室文員需掌握的必備知識(shí)

1、、紅頭文件的制作及標(biāo)準(zhǔn)1、進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置選擇“文件”一一“頁(yè)面設(shè)置”選擇“頁(yè)邊距”附簽，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。選擇“版式”附簽，將“頁(yè)眉和頁(yè)腳”設(shè)置成“奇偶頁(yè)不同”，在該選項(xiàng)前打。選擇“文檔網(wǎng)格”附簽，“字體設(shè)置”，“中文字體”設(shè)置為“仿宋”；“字號(hào)”設(shè)置成“三號(hào)”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將“每行”設(shè)置成“28”個(gè)字符；“每頁(yè)”設(shè)置成“22”行。然后單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設(shè)置成了以三號(hào)字為標(biāo)準(zhǔn)、每頁(yè)22行、每行28個(gè)漢字的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。2、插入頁(yè)號(hào)選擇“插入”一一“頁(yè)碼”，“位置”設(shè)置為“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“外

2、側(cè)”。然后單擊“格式”按鈕，“數(shù)字格式”設(shè)置為全角的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁(yè)碼設(shè)置。雙擊頁(yè)碼，在頁(yè)碼兩邊各加上一條全角方式的短線；并將頁(yè)碼字號(hào)設(shè)置成“四號(hào)”；字體任意；奇數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成右空一個(gè)漢字，偶數(shù)頁(yè)的頁(yè)碼設(shè)置成左空一個(gè)漢字。3、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)制作選擇“插入”一一“文本框”一一“橫排”菜單項(xiàng)，鼠標(biāo)將會(huì)變成“十”，在Word2000版面上單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)一個(gè)文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，輸入完成后，選中該文本框，單擊鼠標(biāo)右鍵一一“設(shè)置文本框格式”，在這里來(lái)設(shè)置紅頭的屬性。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置成“無(wú)填充顏色”。選擇“大小”附簽，“高度”設(shè)

3、置成“2cm”；寬度設(shè)置成“15.5cm"。注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”；垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“2.5cm”平行文標(biāo)準(zhǔn)，“8.0cm”上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)節(jié)尺寸。然后單擊“確定”。選擇“文本框”附簽，左、右、上、下都設(shè)置成“0cm”，單擊“確定”完成。文本框?qū)傩匀吭O(shè)置完成，單擊“確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設(shè)置成“紅色”，字體設(shè)置成“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，字號(hào)根據(jù)文本框的大小設(shè)置成相應(yīng)字號(hào)，但要盡量充滿該文本框，這樣，寬為1

4、55mm、高為20mm、距上25mm的紅頭制作完成。4、紅線制作首先將“視圖”一一“工具欄”一一“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標(biāo)會(huì)變成“十”字形，左手按住鍵盤(pán)上的Shift鍵，右手拖動(dòng)鼠標(biāo)從左到右劃一條水平線，然后選中直線單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置自選圖形格式”，紅線的屬性在這里進(jìn)行設(shè)置。選擇“顏色和線條”附簽，“顏色”設(shè)置為“紅色”；“虛實(shí)”設(shè)置為“實(shí)線”；“粗線”設(shè)置為“2.25磅”。選擇“大小”附簽，“寬度”設(shè)置為“15.5cm"。選擇“版式”附簽，單擊“高級(jí)”按鈕，水平對(duì)齊：“對(duì)齊方式”設(shè)置成“居中”，“度量依據(jù)”設(shè)置成“頁(yè)面”，垂直對(duì)齊：“絕對(duì)位置”設(shè)置成“頁(yè)

5、邊距”，“下側(cè)”設(shè)置成“7cm平行文標(biāo)準(zhǔn)，”13.5cm”一一上行文標(biāo)準(zhǔn)，注：用戶可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號(hào)制作平行文文號(hào)：文號(hào)一一三號(hào)仿宋、居中顯示。上行文文號(hào)：文號(hào)一一三號(hào)仿宋字體、左空一個(gè)字的距離；簽發(fā)人一-三號(hào)仿宋字體；簽發(fā)人姓名一一三號(hào)楷體、右空一個(gè)字的距離。注：文號(hào)一定要使用六角符號(hào)。六角符號(hào)插入方法：選擇“插入”一一“符號(hào)”一一“符號(hào)”附簽，找到六角符號(hào)后，將光標(biāo)置于準(zhǔn)備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。6、主題詞制作選擇“表格”一一“插入”一一“表格”，選中表格，單擊鼠標(biāo)右鍵表格屬性一一“表格”附簽，“對(duì)齊方式”設(shè)置為“居中”；然后單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預(yù)

6、覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫(xiě)具體內(nèi)容：主題詞用三號(hào)黑體；主題詞詞目用三號(hào)小標(biāo)宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號(hào)仿宋。7、保存成模板文件單擊“文件”一一“保存”，“保存類型”：選擇“文檔模板（*.dot）”“文件名”：給模板命名；“保存位置”：模板所在路徑（一般不做,默認(rèn)即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進(jìn)行公文正文的排版。？?要對(duì)該模板進(jìn)行修改，可以調(diào)出相應(yīng)模板，方法是：選擇“文件”一一“打開(kāi)”，找到相應(yīng)的模板路徑，若模板保存時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)設(shè)置的，然后單擊“打開(kāi)”按鈕調(diào)出模板即可進(jìn)行修改。二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新

7、公文：選擇“文件”一一“新建”一一“常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2制作公文正文內(nèi)容：正文內(nèi)容根據(jù)用戶的實(shí)際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復(fù)制進(jìn)來(lái)，但必須遵循以下國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)題一一二號(hào)小標(biāo)宋字體，居中顯示；？?主送機(jī)關(guān)一一三號(hào)仿宋字體,頂格，冒號(hào)使用全角方式；？?？正？?汝一一三號(hào)仿宋字體；成文日期一一三號(hào)仿宋字體，右空四個(gè)字的距離，和六角符號(hào)的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數(shù)字0”代替。文號(hào)、簽發(fā)人、主題詞一一按照模板定義的字體填寫(xiě)完整。最后，將紅頭、紅線、文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、成文日期、主題詞的相互位置調(diào)整好辦公室文員（會(huì)議、文書(shū)、印信

8、、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：？1 .接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。？2 .負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。？3 .負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。？4 .做好會(huì)議紀(jì)要。？5 .負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。？6 .負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。？7 .負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。？8 .做好公司宣傳專欄的組稿。？9 .按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。？10 .做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。？11 .每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。？12 .管理好員工人事檔案材料，建

9、立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。？13社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。？14統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。？15管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。：16.接受其他臨時(shí)工作.?行政文員職位說(shuō)明書(shū)崗位名稱行政文員任職人所在部門(mén)企管部崗位定員直接上級(jí)企管部經(jīng)理主管簽字執(zhí)行日期應(yīng)具備的條件和要求.一、學(xué)歷：中專以上文化程度；二、工作經(jīng)驗(yàn)：有文件管理工作經(jīng)驗(yàn)；三、應(yīng)具備的知識(shí)：1、文秘知識(shí)；2、文件管理知識(shí)；3、會(huì)做賬表;四、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊(duì)意識(shí)；工作內(nèi)容及方法簡(jiǎn)述一、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來(lái)文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；二、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其他例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要；三

10、、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；四、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫(kù)工作并做好統(tǒng)計(jì)；五、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門(mén)的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用記錄；六、及時(shí)收集各類檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；七、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便；八、負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時(shí)催討借出的檔案，做到賬物相符；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實(shí)防盜、防火、防塵等安全措施，對(duì)損壞或變質(zhì)

11、的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；十、完成部門(mén)經(jīng)理臨時(shí)交辦的相關(guān)任務(wù)。責(zé)任一、對(duì)文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；二、對(duì)所保管的文件安全保密負(fù)責(zé)；對(duì)工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的部門(mén)或人員查閱文件行政前臺(tái)文員工作職責(zé)1、接待工作：訪客進(jìn)入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮您好，請(qǐng)問(wèn)找誰(shuí)”并請(qǐng)?jiān)L客入坐，請(qǐng)示后引入相關(guān)區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負(fù)責(zé)加水、更新煙缸；2、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得超過(guò)五個(gè)煙蒂，訪客離去后，三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯；3、總機(jī)服務(wù)工作：鈴響三聲內(nèi)必須接聽(tīng)，您好，XX司若自動(dòng)轉(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工；來(lái)電找總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)入，應(yīng)問(wèn)清何事后轉(zhuǎn)接相關(guān)部門(mén)；4、傳真信息

12、必須在五分鐘內(nèi)送達(dá)相關(guān)人員；5、負(fù)責(zé)收發(fā)管理報(bào)紙、信函；6、安全工作：下班前檢查復(fù)印機(jī)關(guān)機(jī)，關(guān)閉所有電源，負(fù)責(zé)關(guān)好門(mén)窗；7、接受行政助理安排的其它工作。人事文員的工作就是協(xié)助主任做好日常管理工作。樹(shù)立為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、其它部門(mén)服務(wù)的思想。？辦公室文員（會(huì)議、文書(shū)、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：？1 .接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員。？2 .人員的到職和離職的相關(guān)手續(xù)的辦理。？3 .負(fù)責(zé)公司員工薪資異動(dòng)的人事基本資料的提供。4 .員工調(diào)休假、請(qǐng)假、日出勤稽查統(tǒng)計(jì)表并及時(shí)將其異常狀況江報(bào)於上級(jí)。5 .負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。？6 .負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。？7 .負(fù)責(zé)辦

13、公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。？8 .做好公司宣傳專欄的組稿。？9 .按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。？10 .做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。？11 .每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。？12 .接受其他臨時(shí)性工作。？13 .管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。？14 .社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。？15 .統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。？16 .管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。1、人事管理工作：招聘、辭退手續(xù)，人員培訓(xùn)等。？2、人事事務(wù)處理，員工檔案編檔與管理有序化。？3、辦

14、公室工作：文檔打印、收發(fā)傳真，日?？记凇，F(xiàn)代社會(huì)，禮儀是塑造個(gè)人形象和企業(yè)形象的靈魂，即體現(xiàn)員工對(duì)企業(yè)的基本態(tài)度，更反映一個(gè)企業(yè)的水準(zhǔn)和檔次，已經(jīng)成為提高企業(yè)形象的必要條件，成為現(xiàn)代競(jìng)爭(zhēng)的附加值。一、服裝與舉止1、員工必須儀表端莊、整潔頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔。指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。胡子：出特意蓄須外，胡子不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常修剪。口腔：保持清潔，上班前、拜訪客戶前不能喝酒或吃有異味的食品。女員工化妝應(yīng)給人清新的印象，不宜濃妝艷抹，不宜用氣味濃烈的香水。女員工切忌在辦公室化妝，如需要化妝或補(bǔ)妝，可到人少處或者在洗手間進(jìn)行。2、在工作場(chǎng)所員工應(yīng)保持優(yōu)雅的舉止和姿態(tài)站姿：兩腳腳跟著地，腰背挺直

15、，兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。坐姿：應(yīng)盡量端正，雙腿平行放好，不得傲慢地向前伸。移動(dòng)位置時(shí),應(yīng)先把椅子就位，然后再落坐。打招呼：在公司里對(duì)上司和同事要講禮貌，“您好”“早安”“再會(huì)”之類的問(wèn)候用語(yǔ)要經(jīng)常使用。對(duì)上司態(tài)度要禮貌尊重，應(yīng)稱其頭銜，以示尊重。出入房間的禮貌：進(jìn)入房間，要輕輕敲門(mén)，聽(tīng)到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)門(mén)后，回手關(guān)門(mén)不能大力、粗暴。進(jìn)入房間后，如對(duì)方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說(shuō)話，要準(zhǔn)時(shí)機(jī)，并且說(shuō)：“對(duì)不起，打擾一下”。遞交文件：要正面、文字朝向?qū)Ψ?；遞交鋼筆時(shí)，要把筆尖朝向自己；遞交刀剪刀等利器，應(yīng)把刀尖朝向自己。3、在工作場(chǎng)所員工應(yīng)保持優(yōu)雅的舉止和姿態(tài)在

16、走廊里要放輕腳步，不能邊走邊大肆談笑，更不得唱歌或吹口哨等。遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。在辦公室里無(wú)論是打電話還是同事討論，一定要注意控制聲音，不能忘乎所以。員工之間討論以兩人聽(tīng)見(jiàn)為宜，不要影響其他員工的工作。較大范圍的討論，應(yīng)該選擇在會(huì)議室進(jìn)行?？刂魄榫w。不要把情緒帶到辦公室，尤其是情緒不好時(shí)，容易影響工作效率，甚至和別人發(fā)生沖突。每個(gè)人都有情緒不好得時(shí)候，有想發(fā)泄的沖動(dòng)，但請(qǐng)盡量控制。上司或客人走到座位面前與你交談，應(yīng)起立以示尊重。二、工作中的六個(gè)“不要”1、不要將您的工作和個(gè)人生活混在一起。如果您必須在工作中處理私人事情，最好留到中午吃飯時(shí)，不要在您工作時(shí)安排朋友到您的辦公室中來(lái)拜訪

17、您。2、不要濫用您有權(quán)利使用的東西。例如，傳真機(jī)、抬頭信紙和其他辦公用品只是辦公用的。您的費(fèi)用帳戶只是用于辦公費(fèi)用，不是用于家庭和個(gè)人支出。3、不要把粗俗的話帶到辦公室里。4、不要不打招呼就突然闖到別人的辦公室里。5、不要抱怨、發(fā)牢騷或講那些不該講的故事。6、不要將辦公室搞得亂糟糟，請(qǐng)整理收拾好個(gè)人辦公桌。三、接待客戶的禮儀有客戶來(lái)訪，應(yīng)馬上起來(lái)接待，并讓座。來(lái)客多時(shí)以序進(jìn)行，不能先接待熟悉客戶。接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑。對(duì)每一位來(lái)訪的客人都應(yīng)讓座并倒上一杯溫水?？腿寺渥爸魅瞬粦?yīng)先坐下，當(dāng)客人告辭時(shí)，主人應(yīng)送到門(mén)口或電梯口。講話時(shí)目光應(yīng)停留在對(duì)方雙眼至前額的三角區(qū)域，使對(duì)方感到被關(guān)注。四、引見(jiàn)時(shí)的禮儀到辦公室來(lái)的客人與領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面，通常由辦公室的工作人員引見(jiàn)、介紹C在引導(dǎo)客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠(yuǎn)的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)的這段時(shí)間內(nèi)，不要只顧悶頭走路，可以隨機(jī)講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況