發(fā)郵件禮儀匯總_讓優(yōu)秀成為職場(chǎng)達(dá)人習(xí)慣

1、發(fā)禮儀匯總 讓優(yōu)秀成為職場(chǎng)達(dá)人習(xí)慣關(guān)于主題    主題要提綱挈領(lǐng)，添加主題是電子和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)的容，便于收件人權(quán)衡的輕重緩急，分別處理。    1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。    2.標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用才能顯示完你的標(biāo)題。    3 最好寫上來自*公司的，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕臅?huì)自動(dòng)生成，寫了反而累贅。    4. 標(biāo)題要能真反映文章的容

2、和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實(shí)際容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”    5.一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信談及多件事情，以便于日后整理    6.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* ！”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。    7.回復(fù)對(duì)方時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。    8、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在

3、發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。    關(guān)于稱呼與問候    1. 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度    的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.    如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。    不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人

4、也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。    關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。    2. Email開頭結(jié)尾最好要有問候語(yǔ)    最簡(jiǎn)單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”或者“您好”，開頭問候語(yǔ)是稱呼換行空兩格寫。    結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards，中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格

5、，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。    俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待    正文    1. Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順    若對(duì)方不認(rèn)識(shí)你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，或你代表的企業(yè)名是必須通報(bào)的以示對(duì)對(duì)方的尊重，點(diǎn)名身份應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔扼要，最好是和本以及對(duì)方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰(shuí)還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息

6、應(yīng)在簽名檔中表明。    Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說清楚事情；如果具體容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。    正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的，千萬不要學(xué)唐僧。    2. 注意Email的論述語(yǔ)氣    根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；是對(duì)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。    尊重對(duì)方，

7、請(qǐng)、之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。    電子可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。 “門”就是深刻的教訓(xùn)！    3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。    如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長(zhǎng)篇大論。    4. 一次交待完整信息    最好在一次中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的

8、，這會(huì)讓人很反感。    5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查    這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。    在發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。    6. 合理提示重要信息    不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提

9、示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。    7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述    對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì)表?yè)P(yáng)你的體貼。    8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 ：） 之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻    Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合，比如現(xiàn)在：）    附件  

10、;  1. 如果帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件    2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的容，方便收件人下載后管理    3. 正文中應(yīng)對(duì)附件容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)    4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件    5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用    6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，  

11、;  語(yǔ)言的選擇和漢字編碼    1. 只在必要的時(shí)候才使用英文    英文只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文交流；如果收件人是其他國(guó)家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。    2. 尊重對(duì)方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文    如果對(duì)方與你的往來是采用中文，請(qǐng)不要自作聰明的發(fā)送英文給他；如果對(duì)方發(fā)英文給你，也不要老土的用中文回復(fù)。  

12、0; 3. 對(duì)于一些信息量豐富或重要的，建議使用中文。你很難保證你的英文表達(dá)水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響所涉及問題的解決。    4. 選擇便于閱度的字號(hào)和字體    中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號(hào)和字體。    不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對(duì)公務(wù)。    不要為突出容而將字號(hào)設(shè)置過大，拉滾動(dòng)條是很麻煩的事情；也不要過小，費(fèi)神又傷眼睛

13、。    結(jié)尾簽名    每封在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。    1. 簽名信息不宜過多    電子消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括、職務(wù)、公司、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。    引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號(hào)

14、。但是要分清收件人對(duì)象與場(chǎng)合，切記一定要得體。    2. 不要只用一個(gè)簽名檔    對(duì)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過于正式的簽名檔會(huì)讓與對(duì)方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。    3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。    回復(fù)技巧    1. 及時(shí)回復(fù)Email    收到他人的重要電子后，即

15、刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)，特別是對(duì)一些緊急重要的。    對(duì)每一份都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。    如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待，記?。杭皶r(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。    如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。   

16、2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)    當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。    3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字    對(duì)方給你發(fā)來一大段，你確只回復(fù)“是的”、“對(duì)”、“”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。    4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓    如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超

17、過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子有時(shí)并不是最好的交流方式。    對(duì)于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把越RE越高，這將導(dǎo)致過于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對(duì)之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。    5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）    如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了    如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay al

18、l，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 .    如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的。    點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行！    6. 主動(dòng)控制的來往    為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。    正確使用發(fā)送，抄送，密送    要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）    1. To的人是要受理這封所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)予以回復(fù)響應(yīng)。    2. 而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email.    3. 而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。    4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的