公文主題詞應(yīng)用知識(shí)

1、公文主題詞應(yīng)用知識(shí)公文主題詞是公文格式的一個(gè)重要內(nèi)容，是一份完整公文不可或缺的主要組成部分。但在當(dāng)前的實(shí)際工作中，有不少機(jī)關(guān)文秘工作人員對(duì)其的使用方法等大都存在一知半解的冋題和現(xiàn)象，在具體使用中很難做到標(biāo)注的規(guī)范化、科學(xué)化，下面介紹幾點(diǎn)具體知識(shí)。一、首先要明了標(biāo)注公文主題詞目的和特點(diǎn)公文主題詞是隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展需要而產(chǎn)生的，黨政機(jī)關(guān)已在上世紀(jì)80年代開始在公文上標(biāo)注主題詞，現(xiàn)已走上制度化、規(guī)范化的固定路子。大家首先要明白，使用主題詞的主要目的是以便用計(jì)算機(jī)來(lái)檢索和管理公文。就其定義而言，它是確切表達(dá)出公文主題的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組。由此，我們可以看出它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：（一）它是一個(gè)歷

2、史產(chǎn)物，是隨著計(jì)算機(jī)在辦公系統(tǒng)中被廣泛運(yùn)用而產(chǎn)生的。（二）它具有鮮明的目的性，即確切表達(dá)出公文的主題。（三）它具有規(guī)范性，黨的機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文處理辦法都有規(guī)范的主題詞表供作者使用和參考，其他機(jī)關(guān)和事業(yè)單位也大都有符合自己工作特點(diǎn)的公文主題詞表。（四）它對(duì)主題詞的詞性有明確限定性，即名詞或名詞性詞組。二、其次要明了編制主題詞的原則與做法就黨的機(jī)關(guān)公文和行政機(jī)關(guān)公文而言，由于二者分屬不同的系統(tǒng)，因此二者既有聯(lián)系又有區(qū)別，在具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)上有著各自的不同規(guī)定。目前，黨的機(jī)關(guān)編制主題詞表共分19類、5116個(gè)主題詞，主題標(biāo)引分高層次和低層次兩級(jí)；國(guó)家行政機(jī)關(guān)頒布的主題詞表共分15類、1049個(gè)主

3、題詞，主題標(biāo)引分固定碼區(qū)和自由碼區(qū)；高層次標(biāo)引與固定碼區(qū)標(biāo)引，低層次標(biāo)引與自由碼區(qū)標(biāo)引的含義基本相同，前兩者的含義都是選用主題詞表中的詞，后兩者的含義都是指選用主題詞表以外的詞。黨的公文處理?xiàng)l例和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例都明確規(guī)定，上報(bào)的文件應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)的要求和公文主題詞表的規(guī)定標(biāo)注主題詞。根據(jù)這一規(guī)定，任何一個(gè)單位在上報(bào)文件時(shí)，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級(jí)機(jī)關(guān)的主題詞表來(lái)標(biāo)注主題詞；如果下發(fā)文件就要使用自身的主題詞表。那么到底遵循什么樣的原則和方法編制一組符合公文規(guī)則要求的主題詞呢？下面我結(jié)合自身的工作體會(huì)并參照有關(guān)公文處理教材談幾點(diǎn)體會(huì)。（一）主題詞構(gòu)成格式是類別詞+類屬詞+

4、文種。類別詞反映主題內(nèi)容的類別，類屬詞反映文件內(nèi)容，文種反映公文的形式。（二）標(biāo)引主題詞時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)主題詞的含義由大到小、從內(nèi)容到形式的次序進(jìn)行。主題詞的個(gè)數(shù)一般不超過(guò)7個(gè)，以3-5個(gè)為宜，而最后一個(gè)主題詞一般應(yīng)是公文的文種。（三）當(dāng)一份文件如有兩個(gè)以上的主體內(nèi)容時(shí)，應(yīng)先集中標(biāo)注第一個(gè)主題內(nèi)容，再對(duì)第二個(gè)主體內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注。如國(guó)務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國(guó)有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問(wèn)題的通知，要先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞經(jīng)濟(jì)管理”再標(biāo)類屬詞企業(yè)”破產(chǎn)”然后標(biāo)反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞勞動(dòng)”再標(biāo)類屬詞就業(yè)”最后標(biāo)通知”（四）當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引

5、。也可以選用詞表以外的適當(dāng)詞（即自由詞），并在該詞后加”標(biāo)記。（五）動(dòng)詞不可單獨(dú)使用，如需使用時(shí)應(yīng)當(dāng)與相關(guān)的詞組搭配成名詞性詞組使用。比如，標(biāo)注打擊經(jīng)濟(jì)犯罪”時(shí)，不可出現(xiàn)打擊”經(jīng)濟(jì)犯罪”應(yīng)為經(jīng)濟(jì)”打擊犯罪”（六）標(biāo)引人名、地名等自由詞時(shí)，應(yīng)盡量使用全稱，該類詞無(wú)須加”標(biāo)記。（七）附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標(biāo)引方法相同。（八）標(biāo)注主題詞應(yīng)在抄送機(jī)關(guān)上方，居左側(cè)頂格；主題詞”要用3號(hào)黑體字后加冒號(hào)，主題詞詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字。三、再次應(yīng)明了需要掌握的其他注意事項(xiàng)在具體工作中，有不少同行經(jīng)常使用公文標(biāo)題來(lái)標(biāo)注公文主題，但這樣的做法有失偏僻。雖然公文標(biāo)題與主題詞之間有著十分密切的關(guān)系，但是在具體工作中只靠公文標(biāo)題來(lái)標(biāo)注主題詞是不行的。這是因?yàn)楣闹黝}詞既概括反映出公文主題內(nèi)容，也反映公文類別和文種，它既具有規(guī)范性的特征，又有明確的詞性要求，即使用規(guī)范性名詞和詞組，它是公文格式的一個(gè)要素。它應(yīng)由類別詞”和類屬詞”共同組成，類別詞”通常并不體現(xiàn)在公文標(biāo)題部分的文字之中，而類屬詞”由于是由直接反映公文內(nèi)容和文種形式的詞構(gòu)成的，所以常存在于公文標(biāo)題之中。還有一點(diǎn)就是，由于各機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的性質(zhì)不同，目前大家根據(jù)自己的工作特點(diǎn)在各