辦公軟件培訓(xùn)技巧教材(一)

1、Excel 培訓(xùn)開頭語(yǔ)nExcel是微軟公司出品的表格處理軟件。nExcel有以下幾個(gè)方面的應(yīng)用：q數(shù)值計(jì)算數(shù)值計(jì)算：創(chuàng)建、分析、實(shí)施你能想到的任意類型的數(shù)據(jù)分析。q創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表：創(chuàng)建多種圖表。q組織列表組織列表：使用行-列的形式高效的存儲(chǔ)列表。q訪問(wèn)其他數(shù)據(jù)訪問(wèn)其他數(shù)據(jù)：從多種數(shù)據(jù)源導(dǎo)入數(shù)據(jù)q自動(dòng)化復(fù)雜的任務(wù)自動(dòng)化復(fù)雜的任務(wù)：通過(guò)使用Excel的宏功能只需單擊鼠標(biāo)一次就可以執(zhí)行一個(gè)非常復(fù)雜的任務(wù)。目的nExcel的初學(xué)者，通過(guò)本次培訓(xùn)可以：q了解Excel的各組成部分q學(xué)會(huì)輸入和編輯數(shù)據(jù)q對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的處理q標(biāo)準(zhǔn)化，格式化，美化你的Excel文件q學(xué)會(huì)打印文件n長(zhǎng)期使用Excel的，通

2、過(guò)本次培訓(xùn)可以：q鞏固Excel的基礎(chǔ)操作q美化文件和表格q簡(jiǎn)化操作步驟內(nèi)容認(rèn)識(shí)認(rèn)識(shí)Excel定制個(gè)性化定制個(gè)性化Excel編輯和美化工作表編輯和美化工作表對(duì)工作簿和工作表的操作對(duì)工作簿和工作表的操作簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理公式與函數(shù)公式與函數(shù)圖表圖表打印打印Excel簡(jiǎn)介簡(jiǎn)介-認(rèn)識(shí)認(rèn)識(shí)Excel標(biāo)題欄菜單欄“格式”工具欄“常用”工具欄名稱框編輯欄工作表拆分框列標(biāo)行標(biāo)狀態(tài)欄工作表標(biāo)簽表標(biāo)簽拆分框工作表拆分框活動(dòng)單元格窗口組成n認(rèn)識(shí)Excel窗口。Excel文件的基本組成元素n工作簿和工作表q在Excel中每一個(gè)文件叫做一個(gè)工作簿，每個(gè)文件里面可以包含多個(gè)工作表。q一個(gè)工作表是一張256*655

3、36的大表格。q可以對(duì)工作表進(jìn)行加頁(yè)、減頁(yè)以及復(fù)制、移動(dòng)等操作。n單元格q單元格是Excel的最基礎(chǔ)元素。一個(gè)單元格由其地址來(lái)識(shí)別。例如，單元格D12就是地址為第4列和第12行的單元格。q我們只能對(duì)活動(dòng)的單元格進(jìn)行操作。外觀與功能的調(diào)整外觀與功能的調(diào)整-制定你的個(gè)性化制定你的個(gè)性化Excel工具欄的設(shè)定和移動(dòng) n改變工具欄的設(shè)置n改變工具欄內(nèi)按鈕的設(shè)置n浮動(dòng)菜單與固定菜單的轉(zhuǎn)化編輯和美化工作表編輯和美化工作表輸入、刪除和替換單元格內(nèi)容n輸入單元格內(nèi)容q激活單元格后直接輸入q在編輯欄里直接輸入n編輯單元格內(nèi)容q雙擊單元格q激活單元格然后單擊編輯欄內(nèi)部，在編輯欄內(nèi)進(jìn)行修改n刪除單元格內(nèi)容n替換單元

4、格內(nèi)容q激活單元格后直接輸入新的內(nèi)容，原有內(nèi)容即被替換掉n每個(gè)單元格都可附一個(gè)批注，批注可以選擇隱藏或顯示兩種狀態(tài)q插入批注q編輯批注q刪除批注q隱藏或顯示批注n通過(guò)使用菜單欄中的“審閱”命令可以對(duì)所有批注同時(shí)操作。選擇區(qū)域n選擇完整的列和行：q單擊行或列的標(biāo)題欄；n選擇區(qū)域：q按住Ctrl鍵，由鼠標(biāo)選擇各不連續(xù)區(qū)域；qShift+目標(biāo)單元格位置 選定區(qū)域到目標(biāo)單元格移動(dòng)區(qū)域n復(fù)制和粘貼q選定需要移動(dòng)的區(qū)域q復(fù)制（Ctrl+C）或剪切（Ctrl+X）q粘貼（Ctrl+V）n使用拖放的方式進(jìn)行移動(dòng)q選擇需要移動(dòng)的區(qū)域q將鼠標(biāo)移動(dòng)到區(qū)域的任意邊界，當(dāng)鼠標(biāo)指針變?yōu)樗南蚣^時(shí)，按住左鍵拖到合適位置；n

5、改變列寬和列高n隱藏刪除行列一次鍵入，自動(dòng)填充n將鼠標(biāo)指針?lè)旁趩卧竦挠蚁陆?，直至出現(xiàn)黑色十字形 (+)。 在填充范圍內(nèi)拖住填充柄。拖至目標(biāo)位置。n技巧q可以上下左右拖。q可以等差序列和等比數(shù)列拖，如3，6，9。q除了數(shù)字形式，可以填寫各種類型的 Excel 列表：星期一、星期二；9:00、10:00；第 1 季度、第 2 季度或者 1 月 15 日、2 月 15 日。 1.自定義序列。查找與替換n1查找：“編輯”查找”，或者Ctrl+Fn2. 替換：“編輯”替換”，或者Ctrl+Hn可選參數(shù)：q區(qū)分大小寫q單元格匹配q區(qū)分全/半角q范圍q搜索q查找范圍單元格格式n格式就像包裝紙，它可能不是完

6、全必須的，但是它會(huì)使最終產(chǎn)品更具有吸引力，使他人能夠更方便的了解工作表。n格式化工具：“格式”單元格”n單元格格式主要包括：q數(shù)字q對(duì)齊q字體q邊框q圖案數(shù)字n數(shù)字q數(shù)值q貨幣q日期q時(shí)間q百分比q文本q自定義單元格數(shù)據(jù)格式n一個(gè)單元格可以保存三種類型的數(shù)據(jù)：q數(shù)值：數(shù)字，貨幣，時(shí)間，日期等q文本：任意含有文字的內(nèi)容q公式n練習(xí)：q請(qǐng)輸入001q請(qǐng)輸入12-01選擇對(duì)齊方式n水平對(duì)齊n垂直對(duì)齊n文本控制q自動(dòng)換行q縮小字體n文本方向字體n推薦字體q中文使用宋體q英文使用Arialn字形n字號(hào)n顏色n特殊效果邊框n選擇顯示的邊框n邊框樣式n邊框顏色圖案n顏色n圖案操作行和列n插入q插入單元格q插

7、入單行或單列q插入多行或多列n隱藏行和列n改變列寬和列高美化工作表n工作表標(biāo)簽著色q在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”命令。n工作表背景q“格式”工作表”背景”n自動(dòng)套用格式q“格式”自動(dòng)套用格式“對(duì)工作簿和工作表的操作對(duì)工作簿和工作表的操作窗口的轉(zhuǎn)換n在工作簿之間轉(zhuǎn)換：q在任務(wù)欄中選擇目標(biāo)工作簿，點(diǎn)擊激活；q單擊“窗口”菜單，目前所有打開的Excel工作簿的名稱都會(huì)出現(xiàn)在下拉菜單中，選擇目標(biāo)工作簿并激活。n在工作表之間轉(zhuǎn)換q單擊目標(biāo)工作表的標(biāo)簽；插入和刪除工作表nExcel在新工作簿中自動(dòng)建立3個(gè)工作表(根據(jù)設(shè)定有所不同)。n插入工作表的方法：q“插入”工作表”命令；

8、n刪除工作表的方法：q“編輯”刪除”；q在工作表的標(biāo)簽上單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“刪除”命令；移動(dòng)或復(fù)制工作表n根據(jù)需要工作表的順序是可以隨時(shí)進(jìn)行改變的。q左鍵點(diǎn)住工作表標(biāo)簽拖到合適的標(biāo)簽位置；q點(diǎn)擊想要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，點(diǎn)擊右鍵，從快捷菜單中選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”，彈出下面的對(duì)話框，在第一個(gè)框內(nèi)選擇要復(fù)制到的工作簿，第二框內(nèi)選擇要移動(dòng)到哪個(gè)工作表之前。選擇“建立副本”，則移動(dòng)后仍然保留一份在原位置。工作表的命名方法1：“格式”工作表”重命名”命令；方法2：雙擊工作表標(biāo)簽；方法3：在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，從快捷菜單中選擇“重命名”命令；重排窗口n“窗口”重排窗口”n當(dāng)需要頻繁的在兩個(gè)窗口之

9、間轉(zhuǎn)換或者需要將兩個(gè)窗口進(jìn)行對(duì)比時(shí)，我們會(huì)選擇并排的方式q水平并排：將目前所有打開的工作簿水平排列；q垂直并排：將目前所有打開的工作簿垂直排列；q層疊：將目前所有打開的工作簿垂直排列；q平鋪+當(dāng)前活動(dòng)工作簿的窗口：最大化當(dāng)前窗口窗口的拆分n當(dāng)表格比較大時(shí)，我們往往要同時(shí)對(duì)比很多不能在同一頁(yè)面顯示的內(nèi)容。這就要用到窗口的拆分。q“窗口”拆分”q拆分將窗口分成獨(dú)立的四部分，每個(gè)部分都是獨(dú)立的一個(gè)工作表。q可以通過(guò)移動(dòng)拆分線改變拆分的窗口個(gè)數(shù)和大小。q撤銷拆分窗口可以點(diǎn)擊“取消拆分”，也可以用鼠標(biāo)將拆分線移到兩斷。窗口的凍結(jié)n當(dāng)表格比較大時(shí)，為了瀏覽方便我們往往要固定某些標(biāo)題行或列。這就要用到窗口的

10、凍結(jié)。q“窗口”凍結(jié)窗口”q選定單元格的左面的列和上面的行被凍結(jié)；q撤銷凍結(jié)窗口可以點(diǎn)擊“取消凍結(jié)”。保護(hù)和隱藏工作表n當(dāng)工作表過(guò)多或有些工作表不希望被瀏覽到時(shí)我們可以將這些工作表進(jìn)行隱藏。q“格式”工作表”隱藏”q“格式”工作表”取消隱藏”n保護(hù)工作表往往是很重要的，我們可以將Excel工作表設(shè)定為保護(hù)模式。q“工具”保護(hù)”保護(hù)工作表” 。簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)處理排序n排序工具：“數(shù)據(jù)”排序”n步驟：q選擇需要排序的區(qū)域；q選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域包含標(biāo)題則選擇“有標(biāo)題列”，并在第一列選擇排序的關(guān)鍵標(biāo)題；q選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域不包含標(biāo)題則選擇“無(wú)標(biāo)題列”，并在第一列選擇排序的關(guān)鍵列；q選擇升序還是降序；n最

11、多可以選擇三個(gè)排序的關(guān)鍵字。篩選n“數(shù)據(jù)”篩選”自動(dòng)篩選”n如何取消篩選要取消對(duì)某列的篩選，請(qǐng)單擊該列旁邊的自動(dòng)篩選箭頭，然后單擊“（全部）”。 要一次取消全部篩選，請(qǐng)?jiān)凇皵?shù)據(jù)”菜單上，指向“篩選”，然后單擊“全部顯示”。 要從列中刪除自動(dòng)篩選箭頭，請(qǐng)?jiān)凇皵?shù)據(jù)”菜單上，指向“篩選”，然后單擊“自動(dòng)篩選”。 篩選n查看數(shù)據(jù)是否被篩選查看數(shù)據(jù)是否被篩選q狀態(tài)欄狀態(tài)欄 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選后，您將在左下角的狀態(tài)欄中立即看到篩選結(jié)果：“記錄: 126，共有記錄數(shù): 2155”或者類似的說(shuō)明。稍后，這些數(shù)字會(huì)消失，狀態(tài)欄上改為顯示“篩選模式”。q行號(hào)行號(hào) 您可以通過(guò)不連續(xù)的行號(hào)判斷出有些行被隱藏，并且，可見(jiàn)行

12、號(hào)會(huì)改變顏色來(lái)指示這些行被篩選。q箭頭顏色箭頭顏色 每個(gè)被篩選列中的自動(dòng)篩選箭頭的顏色將改變，以顯示該列被篩選。6. 公式與函數(shù)公式與函數(shù)公式q單擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格q以=開頭，輸入公式q回車，ok。 算術(shù)運(yùn)算符把一些數(shù)據(jù)連接起來(lái)的算式在Excel 里就叫公式例如：3+5782 在Excel里，通常用該單元格的地址來(lái)表示該單元格的內(nèi)容例如：A5+B9C10算術(shù)運(yùn)算符：加 + 減 乘* 除/ 乘方函數(shù)n函數(shù)（函數(shù)是預(yù)先定義好的內(nèi)置公式）n“插入”函數(shù)”。q單擊要輸入數(shù)據(jù)的單元格q以=開頭，輸入函數(shù)。q輸入相應(yīng)參數(shù)。q回車，ok。 （1）求和 sum 如 “=sum( c4:e4 )” （2）求平

13、均數(shù) average（ ）如 “=average( c4:e4 )”7. 圖表圖表圖表q選擇用于繪制圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域q插入-圖表q選擇圖表類型q確認(rèn)“數(shù)據(jù)區(qū)域”框中數(shù)據(jù)范圍是否正確q在“圖表選項(xiàng)”對(duì)話框中可以為圖表增加標(biāo)題，增加軸標(biāo)簽q在“圖表位置“對(duì)話框中確定是建立圖表工作表還是嵌入圖表。q確定后，單擊完成按鈕。8. 打印打印頁(yè)面設(shè)置n“文件”頁(yè)面設(shè)置”。n頁(yè)面設(shè)置是針對(duì)打印的文件進(jìn)行格式上的調(diào)整n頁(yè)面設(shè)置包括：q頁(yè)面q頁(yè)邊距q頁(yè)眉/頁(yè)腳q工作表頁(yè)面n方向n調(diào)整比例n紙張大小n起始頁(yè)碼頁(yè)邊距n頁(yè)邊距調(diào)整n居中方式頁(yè)眉/頁(yè)腳n頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置。頁(yè)眉預(yù)覽框頁(yè)眉內(nèi)容選擇頁(yè)腳內(nèi)容選擇頁(yè)腳預(yù)覽框 自定義頁(yè)眉/頁(yè)腳n除了下面提供的快捷方式，任何字母符號(hào)都可以直接寫在上面。字體頁(yè)碼頁(yè)數(shù)日期時(shí)間路徑和文件文件標(biāo)簽名插入圖片