電子郵件禮儀(OPT)

1、電子郵件禮儀OPT營(yíng)銷(xiāo)部.孟苗苗1324關(guān)于正文關(guān)于標(biāo)題關(guān)于結(jié)尾簽名關(guān)于主送、抄送和密送目錄標(biāo)題不要留空內(nèi)容要簡(jiǎn)潔不要有錯(cuò)別字1、關(guān)于郵件標(biāo)題標(biāo)題反映真實(shí)郵件 的重要性一封郵件一個(gè)主題回復(fù)郵件要更改標(biāo)題不要隨意使用緊急標(biāo)志關(guān)于郵件標(biāo)題的思考？標(biāo)題的作用之一：點(diǎn)睛標(biāo)題的作用之一：點(diǎn)睛建議寫(xiě)郵件之前，先寫(xiě)標(biāo)題，以免出現(xiàn)空白標(biāo)題，忘記修改標(biāo)題等疏漏；標(biāo)題作用之二：識(shí)別標(biāo)題作用之二：識(shí)別相信大家都有查找郵件的困惑，一個(gè)好的標(biāo)題，可以節(jié)省別人更多的時(shí)間。例行性工作匯報(bào)，最好加備注：例：周生產(chǎn)工作匯報(bào)（例：周生產(chǎn)工作匯報(bào)（2015.06.01）01020403關(guān)于正文規(guī)則關(guān)于正文內(nèi)容關(guān)于附件關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候

2、2、關(guān)于郵件正文2.1關(guān)于郵件正文稱(chēng)呼與問(wèn)候稱(chēng)呼與問(wèn)候郵件問(wèn)候郵件稱(chēng)呼開(kāi)頭開(kāi)頭：要稱(chēng)呼收件人方式方式：職務(wù)，或者先生，女士不要不要：直呼全名格式格式：稱(chēng)呼一般頂格寫(xiě)格式格式：稱(chēng)呼換行空兩格寫(xiě)非常正式場(chǎng)合非常正式場(chǎng)合：應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)關(guān)于郵件稱(chēng)呼的思考？稱(chēng)呼的重要作用：老王和王老稱(chēng)呼的重要作用：老王和王老？1、郵件只是我們溝通的一種方式；2、不同場(chǎng)合/不同情境下，我們要用不同的稱(chēng)呼； 正式場(chǎng)合，請(qǐng)用尊稱(chēng)。3、郵件的稱(chēng)呼，也反映出你對(duì)別人的態(tài)度；中國(guó)是一個(gè)禮儀之邦，中國(guó)人很注重這點(diǎn)。請(qǐng)善用稱(chēng)呼語(yǔ)。ONETW

3、O1、郵件正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通暢；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。 多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)2、要注意情境/語(yǔ)氣；根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之類(lèi)的列表；如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng)，4、一次郵件交待完整信息；最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì)讓人很困惑。 2.2關(guān)于

4、郵件正文正文內(nèi)容正文內(nèi)容尊重對(duì)方，尊重對(duì)方，“請(qǐng)、謝謝請(qǐng)、謝謝”之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。THREEFOUR5、合理提示重要信息。如非必要不要使用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)。 6、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述。對(duì)于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。7、不要使用“：)”之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。8、盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文郵件，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi)；如果是中文郵件，注意拼音輸入法帶給你的弱智同

5、音錯(cuò)別字。 2.2關(guān)于郵件正文正文內(nèi)容正文內(nèi)容在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。否有錯(cuò)誤。誰(shuí)該發(fā)出郵件誰(shuí)該發(fā)出郵件？部門(mén)郵件是否應(yīng)由部門(mén)主管/經(jīng)理發(fā)出？郵件溝通也需注意“越級(jí)”問(wèn)題。注意郵件溝通的語(yǔ)氣（因不是當(dāng)面溝通，更應(yīng)注意措辭，以免誤解）有一句話：你的微笑，我聽(tīng)得到選擇便于閱度的字號(hào)和字體。中文用宋體或新宋體英文就用Verdana或Arial字型，字號(hào)用五號(hào)或10號(hào)字即可。2.3關(guān)于郵件正文正文規(guī)則正文規(guī)則1、如果如果郵件帶郵件帶有附件有附件，請(qǐng)?jiān)谡睦锩嫣崾臼占瞬榭锤郊?、附件名字附件

6、名字：能夠概括附件的內(nèi)容2.4關(guān)于附件1、正文中應(yīng)對(duì)正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)；2、附件數(shù)目不附件數(shù)目不宜超過(guò)宜超過(guò)4 4個(gè)個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件；1、特殊格式文特殊格式文件件，應(yīng)注明打開(kāi)方式，以免影響使用；2、附件附件過(guò)過(guò)大不大不宜宜超過(guò)超過(guò)2MB2MB，可分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送；關(guān)于附件的思考？1、如果郵件附帶說(shuō)明，是否效果更好？2、不要忘記給你的附件命名。3、附件的格式也應(yīng)注意（可修改模式、加密模式、PDF格式等）。 特殊格式，需要備注打開(kāi)方式。你的細(xì)心，別人會(huì)感受到專(zhuān)業(yè)專(zhuān)業(yè)源于源于細(xì)節(jié)細(xì)節(jié)ABC簽名字體規(guī)則可以設(shè)置多個(gè)簽名檔簽名信

7、息不宜過(guò)多3、關(guān)于結(jié)尾簽名電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。對(duì)內(nèi)、對(duì)外、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等對(duì)內(nèi)、對(duì)外、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體的郵件群體的郵件往來(lái)，往來(lái)，可設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活運(yùn)用簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文應(yīng)選擇比正文字體字體小一些小一些。010203抄送密送主送3、關(guān)于主送、抄送、密送收件人是要受理這封郵件，理應(yīng)對(duì)郵件予以

8、回應(yīng)；抄送：則只是需要知道這回事，抄送的人無(wú)需回應(yīng)，如果抄送人有建議，當(dāng)然可以回復(fù)，記得抄送給你的上司；密送：即收信人是不知道你發(fā)送了密件，額外密送給別人了。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合。主送，抄送 所有收件人都是可見(jiàn)的，密送其他人是看不見(jiàn)的收件人收件人的的排列排列應(yīng)遵循應(yīng)遵循一定的規(guī)則一定的規(guī)則比如按部門(mén)排列；按職位等級(jí)從高到低排列。適當(dāng)?shù)赜幸?guī)則有助于提升你的形象！只只給給需要信息需要信息的的人發(fā)送郵件人發(fā)送郵件不要占用他人的資源。不濫轉(zhuǎn)、發(fā)郵件！關(guān)于主送、抄送、密送的思考？注：區(qū)分Reply和和Reply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）單獨(dú)單獨(dú)回復(fù)：回復(fù)：只需要單獨(dú)這個(gè)人知道的事，就單獨(dú)回復(fù)給這個(gè)人就行了?；貜?fù)回復(fù)全體：全體：大多數(shù)場(chǎng)合需要Reply All，以便 Invovle 所有相關(guān)人等都到這個(gè) Email Loop 里面來(lái)。最后：郵件書(shū)寫(xiě)順序郵件書(shū)寫(xiě)順序1.1.先寫(xiě)郵件主題先寫(xiě)郵件主題;(;(避免空白主題）避免空白主題）2.2.再寫(xiě)郵件正文；再寫(xiě)郵