[商務科技]EXCEL培訓課程ppt課件

1、Excel training manual- Intermediate Material Excel培訓手冊培訓手冊 中級班教材中級班教材2運用公式運用公式公式中的運算符公式中的運算符公式中的運算順序公式中的運算順序援用單元格援用單元格創(chuàng)建公式創(chuàng)建公式 創(chuàng)建公式的方法創(chuàng)建公式的方法創(chuàng)建簡單公式創(chuàng)建簡單公式創(chuàng)建包含援用或稱號的公式創(chuàng)建包含援用或稱號的公式創(chuàng)建包含函數的公式創(chuàng)建包含函數的公式運用函數運用函數常用函數常用函數財務函數財務函數日期和時間函數日期和時間函數數學與三角函數數學與三角函數統計函數統計函數函數的輸入函數的輸入手工輸入手工輸入利用函數導游輸入利用函數導游輸入求和計算求和計算擴展的

2、自動求和擴展的自動求和條件求和條件求和建立數據清單建立數據清單建立數據清單的準那么建立數據清單的準那么運用記錄單運用記錄單數據排序數據排序對數據清單進展排序對數據清單進展排序創(chuàng)建自定義排序創(chuàng)建自定義排序數據挑選數據挑選自動挑選自動挑選高級挑選高級挑選分類匯總分類匯總分類匯總的計算方法分類匯總的計算方法匯總報表和圖表匯總報表和圖表插入和刪除分類匯總插入和刪除分類匯總插入圖表表示數據插入圖表表示數據復雜的數據鏈接復雜的數據鏈接運用數據透視表運用數據透視表創(chuàng)建數據透視表創(chuàng)建數據透視表編輯數據透視表編輯數據透視表controll toolbox usage (控件工具箱控件工具箱)課程大綱課程大綱3運

3、用公式運用公式公式中的運算符 算術運算符算術運算符號算術運算符號運算符含義運算符含義示示 例例+(加號加號)加加2+3=5-(減號減號)減減3-1=2*(星號星號乘乘3*2=6/(斜杠斜杠)除除6/2=3%(百分號百分號)百分號百分號50%(脫字號脫字號)乘方乘方43=43=644運用公式運用公式公式中的運算符2. 文本運算符 “&號,可以將文本銜接起來.3. 比較運算符比較運算符比較運算符運算符含義運算符含義示示 例例=(等號等號)相等相等B1=C1,若若B1中單元格內的值確實與中單元格內的值確實與C1中的值相中的值相等等,則產生邏輯真值則產生邏輯真值TRUE,若不相等若不相等,則產

4、生邏輯則產生邏輯假值假值FALSE(小于號小于號)小于小于B1(大于號大于號)大于大于B1C1,若若B1中數值為中數值為6,C1中數值為中數值為4,則條件成則條件成立產生邏輯真值立產生邏輯真值TRUE,否則產生邏輯假值否則產生邏輯假值FALSE=(大于等于號大于等于號)大于等于大于等于B1=C1(不等號不等號)不等于不等于B1C1=(小于等于號小于等于號)小于等于小于等于B1=C15運用公式運用公式公式中的運算符4. 援用運算符引用運算符引用運算符運算符含義運算符含義示示 例例:區(qū)域運算符區(qū)域運算符,產生對包產生對包括在丙相引用之間的括在丙相引用之間的所有單元格的引用所有單元格的引用(A5:A

5、15),聯合運算符聯合運算符,將多個引將多個引用合并為一個引用用合并為一個引用SUM(A5:A15,C5:C15)(空格空格)交叉運算符交叉運算符,產生對兩產生對兩個引用構有的單元格個引用構有的單元格的引用的引用(B7:D7 C6:C8)例:A4=B4+C4+C4+E4+F4,可寫為: A4=SUM(B4:F4)6運用公式運用公式公式中的運算順序公式中的運算順序 假設在公式中要同時運用多個運算符假設在公式中要同時運用多個運算符,那么應該了解運那么應該了解運算符的優(yōu)先級算符的優(yōu)先級.算術運算符的優(yōu)先級是先乘冪運算算術運算符的優(yōu)先級是先乘冪運算,再乘、除再乘、除運算運算,最后為加、減運算。一樣優(yōu)先

6、級的運算符按從左到右的最后為加、減運算。一樣優(yōu)先級的運算符按從左到右的次序進展運算。次序進展運算。 公式中出現不同類型的運算符混用時公式中出現不同類型的運算符混用時,運算次序是：援運算次序是：援用運算符用運算符算術運算符算術運算符文本運算符。假設需求改動次文本運算符。假設需求改動次序序,可將先要計算的部分括上圓括號。可將先要計算的部分括上圓括號。7運用公式運用公式 援用單元格援用單元格 相對援用相對援用 相對援用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位相對援用指公式中的單元格位置將隨著公式單元格的位置而改動置而改動 2. 絕對援用絕對援用 絕對援用是指公式和函數中的位置是固定不變的絕對援用是指

7、公式和函數中的位置是固定不變的. 絕對援用是在列字母和行數字之前都加上美圓符號絕對援用是在列字母和行數字之前都加上美圓符號$,如如$A$4,$C$6 3. 混合援用混合援用 混合援用是指在一個單元格援用中混合援用是指在一個單元格援用中,既有絕對援用既有絕對援用,也也有相對援用有相對援用. 例例:行變列不變行變列不變: $A4 列變行不變列變行不變:A$48創(chuàng)建公式創(chuàng)建公式 公式是指對任務表中的數據進展分析和處置的一個等式公式是指對任務表中的數據進展分析和處置的一個等式,不僅不僅用于算術計算用于算術計算,也用于邏輯運算、日期和時間的計算等。也用于邏輯運算、日期和時間的計算等。 一個公式必需具備一

8、個公式必需具備3個條件：個條件： 以等式開頭以等式開頭; 2. 含有運算符和運算對象含有運算符和運算對象; 3. 能產生結果能產生結果 公式的公式的3個根本組成部分個根本組成部分: 數值數值:包括數字和文本包括數字和文本 單元格援用單元格援用 操作符操作符 9創(chuàng)建公式創(chuàng)建公式 創(chuàng)建公式的方法創(chuàng)建公式的方法 運用編輯欄運用編輯欄 直接在單元格中輸入直接在單元格中輸入 創(chuàng)建創(chuàng)建3種類型的公式種類型的公式 創(chuàng)建簡單公式創(chuàng)建簡單公式; 2. 創(chuàng)建包含援用或稱號的公式創(chuàng)建包含援用或稱號的公式 3. 創(chuàng)建包含函數的公式創(chuàng)建包含函數的公式10運用函數運用函數 函數是指預定義的內置公式函數是指預定義的內置公式

9、,可以進展數學、文本和邏輯的運可以進展數學、文本和邏輯的運算或者查找任務表的信息。算或者查找任務表的信息。 函數是一個曾經提供應用戶的公式函數是一個曾經提供應用戶的公式,并且有一個描畫性的稱號。并且有一個描畫性的稱號。 函數構造函數構造 函數稱號：假設要查看可用函數的列表函數稱號：假設要查看可用函數的列表,可以單擊一個單元格可以單擊一個單元格并按并按Shift+F3鍵；鍵； 參數：參數可以是數字、文本、邏輯值參數：參數可以是數字、文本、邏輯值TRUE或或FALSE、數值、錯誤值如數值、錯誤值如#N/A或單元格援用。或單元格援用。 參數工具提示：在輸入函數時參數工具提示：在輸入函數時,會出現一個

10、帶有語法和參數的會出現一個帶有語法和參數的工具提示。工具提示。 輸入公式：輸入公式：“插入函數對話框。插入函數對話框。 函數的參數函數的參數 函數的參數是一個函數體中括號內的部分函數的參數是一個函數體中括號內的部分邏輯值: FALSE :需求完全一致 TRUE: 類似值亦可轉換11運用函數運用函數函數的類型 1. 常用函數:常用函數指經常運用的函數,如求和或計算算術平均值等.包括SUM,AVERAGE, ISPMT,IF,HYPERLINK,COUNT,MAX,SIN, SUMIF和PMT.它們的語法和作用如下表:語法語法作用作用SUM(number1,number2, )返回單元格區(qū)域中所有

11、數值的和返回單元格區(qū)域中所有數值的和ISPMT(Rate,Per,Nper,Pv)返回普通返回普通(無提保無提保)的利息償還的利息償還AVERAGE(Number1,Number2, )計算參數的算術平均數計算參數的算術平均數,參數可以是數值或包含數值參數可以是數值或包含數值的名稱數組和引用的名稱數組和引用IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)執(zhí)行真假判斷執(zhí)行真假判斷,根據對指定條件進行邏輯評價的真假根據對指定條件進行邏輯評價的真假而返回不同的結果。而返回不同的結果。HYPERLINK(Link_location,Friendly_name)

12、 創(chuàng)建快捷方式創(chuàng)建快捷方式,以便打開文檔或網絡驅動器或連接連以便打開文檔或網絡驅動器或連接連接接INTERNETCOUNT(Value1,Value2, )計算參數表中的數字參數和包含數字的單元格的個數計算參數表中的數字參數和包含數字的單元格的個數MAX(number1,number2, )返回一組數值中的最大值返回一組數值中的最大值,忽略邏輯值和文字符忽略邏輯值和文字符SIN (number)返回紀念品定角度的正弦值返回紀念品定角度的正弦值SUMIF (Range, Criteria, Sum_range)根據指定條伯對若干單元格求和根據指定條伯對若干單元格求和PMT(Rate,Nper,P

13、v,Fv,Type)返回在固定利率下返回在固定利率下,投資或貸款的等額分期償還額投資或貸款的等額分期償還額12運用函數運用函數函數的類型 2. 財務函數:財務函數用于財務的計算,它可以根據利率、貸款金額和期限計算出所要支付的金額,它們的變量嚴密相互關聯。 如：PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type) =PMT0.006,360,-300000) 其中,0.006是每一筆貸款項的利率,360是款項的數目,-300000是360筆款項的當前金額(在計算支付金額時,表示當前和未來金額的變量至少有一個通常是負數)注:Rate 貸款利率。Nper 該項貸款的付款總數。Pv 現值,或一系列未來付

14、款的當前值的累積和,也稱為本金。Fv 為未來值,或在最后一次付款后希望得到的現金余額,假設省略 fv那么假設其值為零,也就是一筆貸款的未來值為零。Type 數字 0 或 1,用以指定各期的付款時間是在期初還是期末。13運用函數運用函數函數的類型 3. 時間和日期函數:主要用于分析和處置日期值和時間值,包括DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TIME、TODAY、WEEKDAY 和 YEAR等。例：函數DATA語法：DATE(year,month,day)14在單元格中插入當前日期和時間在單元格中插入當前日期和時間 插入靜態(tài)的日期和時間插入靜態(tài)的日期和時間當前日期當前日期 選取一個單

15、元格選取一個單元格,并按并按 Ctrl+; 當前時間當前時間 選取一個單元格選取一個單元格,并按并按 Ctrl+Shift+；當前日期和時間當前日期和時間 選取一個單元格選取一個單元格,并按并按 Ctrl+;,然后按空格鍵然后按空格鍵,最后按最后按 Ctrl+Shift+; 插入會更新的日期和時間插入會更新的日期和時間運用運用 TODAY 和和 NOW 函數完成這一任務。函數完成這一任務。15運用函數運用函數函數的類型 4. 數學與三角函數: 5. 統計函數: 統計函數是用來對數據區(qū)域進展統計分析。主要用于進展各種各樣的計算,包括ABS、ASIN、COMBINE、COSLOG、PI、ROUND

16、、SIN、TAN 和TUUNC等。例：ABS函數語法：ABS(number)16函數是一種特殊的公式,因此一切的函數要以“=開場。運用方法如下：1.選中要輸入函數的單元格 2.單擊Insert菜單中的 命令,彈出如下圖的對話框：運用函數運用函數173.在上圖的對話框中,選擇函數分類下面的函數類型及函數名下面的對應函數名。4. 單擊確定按鈕,彈出如下圖的相應的調用函數對話框：運用函數運用函數18函數的運用函數的運用 (SUM) (SUM)SUM函數函數稱號：SUM主要功能：計算一切參數數值的和。運用格式：SUMNumber1,Number2參數闡明：Number1、Number2代表需求計算的值

17、,可以是詳細的 數值、援用的單元格區(qū)域、邏輯值等。特別提示：假設參數為數組或援用,只需其中的數字將被計算。數組或援用中的空白單元格、邏輯值、文本或錯誤值將被忽略；假設將上述公式修正為：=SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5),那么可以求出前5名成果的和。19函數的運用函數的運用 (AVERAGE) (AVERAGE)函數稱號：AVERAGE主要功能：求出一切參數的算術平均值。運用格式：AVERAGE(number1,number2,)參數闡明：number1,number2,：需求求平均值的數值或援用單元格區(qū)域,參數不超越30個。特別提示：假設援用區(qū)域中包含“0值單元格,那么計

18、算在內；假設援用區(qū)域中包含空白或字符單元格,那么不計算在內。20函數的運用函數的運用 (IF) (IF)IF函數函數稱號：IF主要功能：根據對指定條件的邏輯判別的真假結果,前往相對應的內容。運用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)參數闡明：Logical代表邏輯判別表達式；Value_if_true表示當判別條件為邏輯“真TRUE時的顯示內容,假設忽略前往“TRUE；Value_if_false表示當判別條件為邏輯“假FALSE時的顯示內容,假設忽略前往“FALSE。闡明:函數 IF 可以嵌套七層,用 value_if_false 及 val

19、ue_if_true 參數可以構造復雜的檢測條件。 在計算參數 value_if_true 和 value_if_false 后，函數 IF 前往相應語句執(zhí)行后的前往值。 假設函數 IF 的參數包含數組，那么在執(zhí)行 IF 語句時，數組中的每一個元素都將計算。 21函數的運用函數的運用 (COUNTIF & SUMIF) (COUNTIF & SUMIF)COUNTIF函數 函數稱號：COUNTIF主要功能：統計某個單元格區(qū)域中符合指定條件的單元格數目。運用格式：COUNTIF(Range,Criteria)參數闡明：Range代表要統計的單元格區(qū)域；Criteria表示指定的條

20、件表達式。特別提示：允許援用的單元格區(qū)域中有空白單元格出現SUMIF函數函數稱號：SUMIF主要功能：計算符合指定條件的單元格區(qū)域內的數值和。運用格式：SUMIFRange,Criteria,Sum_Range參數闡明：Range代表條件判別的單元格區(qū)域；Criteria為指定條件表達式；Sum_Range代表需求計算的數值所在的單元格區(qū)域。22函數的運用函數的運用(SUBTOTAL)(SUBTOTAL)SUBTOTAL函數函數稱號：SUBTOTAL主要功能：前往列表或數據庫中的分類匯總。運用格式：SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .)參數闡明：Functi

21、on_num為1到11包含隱藏值或101到111忽略隱藏值之間的數字,用來指定運用什么函數在列表中進展分類匯總計算如圖6；ref1, ref2,代表要進展分類匯總區(qū)域或援用,不超越29個。運用舉例：如圖運用舉例：如圖7 7所示所示, ,在在B64B64和和C64C64單元格中分別輸入公單元格中分別輸入公式：式：=SUBTOTAL(3,C2:C63)=SUBTOTAL(3,C2:C63)和和=SUBTOTAL103,C2:C63),=SUBTOTAL103,C2:C63),并且將并且將6161行隱藏起來行隱藏起來, ,確認后確認后, ,前者顯示為前者顯示為6262包括隱藏包括隱藏的行的行, ,后

22、者顯示為后者顯示為61,61,不包括隱藏的行。不包括隱藏的行。特別提示：假設采取自動挑選特別提示：假設采取自動挑選, ,無論無論function_numfunction_num參數參數選用什么類型選用什么類型,SUBTOTAL,SUBTOTAL函數忽略任何不包括在挑選結函數忽略任何不包括在挑選結果中的行；果中的行；SUBTOTALSUBTOTAL函數適用于數據列或垂直區(qū)域函數適用于數據列或垂直區(qū)域, ,不不適用于數據行或程度區(qū)域。適用于數據行或程度區(qū)域。23函數的運用函數的運用 (VLOOKUP) (VLOOKUP)VLOOKUP函數函數稱號：VLOOKUP主要功能:在表格或數值數組的首列查找

23、指定的數值，并由此前往表格或數組當前行中指定列處的數值。 運用格式: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 參數闡明： Lookup_value 為需求在數組第一列中查找的數值。Lookup_value 可以為數值、援用或文本字符串。Table_array 為需求在其中查找數據的數據表。可以運用對區(qū)域或區(qū)域稱號的援用，例如數據庫或列表。假設 range_lookup 為 TRUE，那么 table_array 的第一列中的數值必需按升序陳列：、-2、-1、0、1、2、-Z、FALSE、TRUE；否那么，函數 V

24、LOOKUP 不能前往正確的數值。假設 range_lookup 為 FALSE，table_array 不用進展排序。經過在“數據菜單中的“排序中選擇“升序，可將數值按升序陳列。Table_array 的第一列中的數值可以為文本、數字或邏輯值。文本不區(qū)分大小寫。24函數的運用函數的運用 (VLOOKUP) (VLOOKUP)VLOOKUP函數Col_index_num 為 table_array 中待前往的匹配值的列序號。Col_index_num 為 1 時，前往 table_array 第一列中的數值；col_index_num 為 2，前往 table_array 第二列中的數值，以此

25、類推。假設 col_index_num 小于 1，函數 VLOOKUP 前往錯誤值值 #VALUE!；假設 col_index_num 大于 table_array 的列數，函數 VLOOKUP 前往錯誤值 #REF!。Range_lookup 為一邏輯值，指明函數 VLOOKUP 前往時是準確匹配還是近似匹配。假設為 TRUE 或省略，那么前往近似匹配值，也就是說，假設找不到準確匹配值，那么前往小于 lookup_value 的最大數值；假設 range_value 為 FALSE，函數 VLOOKUP 將前往準確匹配值。假設找不到，那么前往錯誤值 #N/A。闡明假設函數 VLOOKUP 找

26、不到 lookup_value，且 range_lookup 為 TRUE，那么運用小于等于 lookup_value 的最大值。 假設 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小數值，函數 VLOOKUP 前往錯誤值 #N/A。 假設函數 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 為 FALSE，函數 VLOOKUP 前往錯誤值 #N/A。 25函數的運用函數的運用 (DATE & TRUE) (DATE & TRUE)DATE函數 函數稱號：DATE主要功能：給出指定數值的日期。運用格式：DATE(year,

27、month,day)參數闡明：year為指定的年份數值小于9999；month為指定的月份數值可以大于12；day為指定的天數。運用舉例：在單元格中輸入公式：=DATE(2003,13,35),確認后,顯示出2004-2-4。特別提示：由于上述公式中,月份為13,多了一個月,順延至2004年1月；天數為35,比2004年1月的實踐天數又多了4天,故又順延至2004年2月4日。TRUETRUE前往邏輯值前往邏輯值 TRUE TRUE。語法語法TRUE( )TRUE( )闡明闡明可以直接在單元格或公式中鍵可以直接在單元格或公式中鍵入值入值 TRUE TRUE，而可以不運用此函，而可以不運用此函數。

28、函數數。函數 TRUE TRUE 主要用于與其主要用于與其他電子表格程序兼容。他電子表格程序兼容。26閱歷交流與分享27課間休憩5分鐘!28Excel Excel 具備了數據庫的一些特點具備了數據庫的一些特點, ,可以把任務表中的數據做成一個類似數可以把任務表中的數據做成一個類似數據庫的數據清單據庫的數據清單, ,數據清單中可以運用記錄單命令實現行的添加數據清單中可以運用記錄單命令實現行的添加, ,修修正正, ,刪除與查找等操作。刪除與查找等操作。A.A.數據的自動計算數據的自動計算利用此功能利用此功能, ,我們可以進展包括求平均值、求和、求最大值、求最小值、我們可以進展包括求平均值、求和、求

29、最大值、求最小值、計數等在內的數值計算。而自動求和的計算最為簡單。其操作步驟如下：計數等在內的數值計算。而自動求和的計算最為簡單。其操作步驟如下：選中要進展計算的區(qū)域選中要進展計算的區(qū)域; ;單擊常用工具欄中的單擊常用工具欄中的 Auto sum Auto sum按鈕按鈕, ,那么下一單元格中將出現計那么下一單元格中將出現計算的結果。算的結果。 數據的自動計算與排序數據的自動計算與排序29假設要自動求平均值假設要自動求平均值, ,就可按下面的操作進展：就可按下面的操作進展：選中要進展計算的區(qū)域選中要進展計算的區(qū)域在形狀欄中單擊鼠標右鍵在形狀欄中單擊鼠標右鍵, ,彈出如下圖的快捷鍵菜單。彈出如下

30、圖的快捷鍵菜單。單擊單擊AverageAverage命令命令, ,那么在形狀欄中就會出現求均值的結果。那么在形狀欄中就會出現求均值的結果。數據的自動計算與排序數據的自動計算與排序( (續(xù)續(xù)1)1)30數據的自動計算與排序數據的自動計算與排序( (續(xù)續(xù)2)2)B. 數據的排序排序是根據某一指定的數據的順序重新對行的位置進展調整,操作步驟如下：1單擊某一字段名。2單擊工具欄的 升序按鈕或 降序按鈕,那么整個數據庫該列被排序。3單擊Data菜單中的sort命令,彈出sort對話框如下圖。314) 4) 在在sort bysort by下面的編緝框中下面的編緝框中, ,選出需排序選出需排序的關鍵字的關

31、鍵字, ,單擊單擊AscendingAscending或或DescendingDescending單單項選擇框項選擇框, ,再次單擊再次單擊OKOK按鈕按鈕, ,即可完成排序。即可完成排序。假設排序的是文本區(qū)域假設排序的是文本區(qū)域, ,那么它們的排序就是那么它們的排序就是按第一個字的拼音字母的升序或降序來陳列。按第一個字的拼音字母的升序或降序來陳列。數據的自動計算與排序數據的自動計算與排序(續(xù)續(xù)3)32數據的挑選數據的挑選自動挑選高級挑選第一步: 建立條件區(qū)域;第一行條件區(qū)域輸入列標簽。闡明: 請確保在條件區(qū)域與數據清單之間至少留了一個空白行,不能銜接。其他行條件區(qū)域輸入挑選條件。闡明:1.單

32、列上具有多個條件:假設對于某一列具有兩個或多個挑選條件，那么可直接在各行中從上到下依次鍵入各個條件;2.多列上具有單個條件假設要在兩列或多列中查找滿足單個條件的數據，請在條件區(qū)域的同一行中輸入一切條件;3.某一列或另一列上具有單個條件假設要找到滿足一列條件或另一列條件的數據，請在條件區(qū)域的不同行中輸入條件; 未完 下頁續(xù)33數據的挑選數據的挑選高級挑選第一步: 建立條件區(qū)域;輸入挑選條件:4.兩列上具有兩組條件之一假設要找到滿足兩組條件每一組條件都包含針對多列的條件之一的數據行，請在各行中鍵入條件5.一列有兩組以上條件假設要找到滿足兩組以上條件的行，請用一樣的列標包括多列。條件：所指定的限制查

33、詢或挑選的結果集中包含哪些記錄的條件。34數據的挑選數據的挑選第二步：選定需求挑選的數據清單中任一單元格；第三步：選擇菜單Data / Filter / Advanced Filter第四步：在“條件區(qū)域編輯框中，輸入條件區(qū)域的援用，并包括條件標志。第五步：假設要更改挑選數據的方式，可更改條件區(qū)域中的值，并再次挑選數據。注：假設需求將挑選結果放到另一位置，請選擇Copy to another Location35數據的挑選數據的挑選請使用若要查找?（問號）任何單個字符例如，sm?th 查找“smith”和“smyth”*（星號）任何字符數例如，*east 查找“Northeast”和“Sout

34、heast”（波形符）后跟 ?、* 或 問號、星號或波形符例如，“fy91?”將會查找“fy91?”通配符通配符以下通配符可作為挑選以及查找和交換內容時的比較條件以下通配符可作為挑選以及查找和交換內容時的比較條件 :36分類匯總的概述分類匯總的概述分類匯總是對數據清單進展數據分析的一種方分類匯總是對數據清單進展數據分析的一種方法法. .Data/ SubtotalData/ Subtotal分類匯總分類匯總37確保要進展分類匯總的數據為以下格式：第一行的每一列都有標志，并且同一列中應包含類似的數據，在區(qū)域中沒有空行或空列。 單擊要分類匯總的列中的單元格。在上面的例如中，應單擊“運動列列 B中的

35、單元格。 單擊“升序排序 或“降序排序。 在“數據菜單上，單擊“分類匯總。 在“分類字段框中，單擊要分類匯總的列。在上面例如中，應單擊“運動列。 在“匯總方式框中，單擊所需的用于計算分類匯總的匯總函數。 在“選定匯總項框中，選中包含了要進展分類匯總的數值的每一列的復選框。在上面的例如中，應選中“銷售列。 分類匯總分類匯總要分類匯總的列分類匯總步驟步驟:38假設想在每個分類匯總后有一個自動分頁符，請選中“每組數據分頁復選框。 假設希望分類匯總結果出如今分類匯總的行的上方，而不是在行的下方，請去除“匯總結果顯示在數據下方復選框。 單擊“確定。 注釋 可再次運用“分類匯總命令來添加多個具有不同匯總函

36、數的分類匯總。假設要防止覆蓋已存在的分類匯總，請去除“交換當前分類匯總復選框。分類匯總分類匯總要分類匯總的列分類匯總39刪除分類匯總刪除分類匯總刪除分類匯總時，刪除分類匯總時，Microsoft Excel 也刪除分也刪除分級顯示以及隨分類匯總一同插入列表中的一切級顯示以及隨分類匯總一同插入列表中的一切分頁符。分頁符。在含有分類匯總的列表中，單擊任一單元格。在含有分類匯總的列表中，單擊任一單元格。 在在“數據菜單上，單擊數據菜單上，單擊“分類匯總。分類匯總。 單擊單擊“全部刪除。全部刪除。 分類匯總分類匯總40刪除分類匯總刪除分類匯總刪除分類匯總時，刪除分類匯總時，Microsoft Exce

37、l 也刪除分也刪除分級顯示以及隨分類匯總一同插入列表中的一切級顯示以及隨分類匯總一同插入列表中的一切分頁符。分頁符。在含有分類匯總的列表中，單擊任一單元格。在含有分類匯總的列表中，單擊任一單元格。 在在“數據菜單上，單擊數據菜單上，單擊“分類匯總。分類匯總。 單擊單擊“全部刪除。全部刪除。 分類匯總分類匯總41 1. 1.選中所需求的數據選中所需求的數據: :如圖如圖數據透視表的運用數據透視表的運用數據透視表是交互式報表，可快速合并和比較大量數據。您可旋轉其行和列以看到源數據的不同匯總，而且可顯示感興趣區(qū)域的明細數據。 源數據第三季度高爾夫匯總的源值數據透視表C2 和 C8 中源值的匯總42數

38、據透視表的運用數據透視表的運用( (續(xù)續(xù)1)1)何時應運用數據透視表何時應運用數據透視表假設要分析相關的匯總值，尤其是在要合計較大的列表并對每個假設要分析相關的匯總值，尤其是在要合計較大的列表并對每個數字進展多種比較時，可以運用數據透視表。在上面所述報表中數字進展多種比較時，可以運用數據透視表。在上面所述報表中，用戶可以很清楚地看到單元格，用戶可以很清楚地看到單元格 F3 中第三季度高爾夫銷售額是中第三季度高爾夫銷售額是如何經過其他運動或季度的銷售額或總銷售額計算出來的。由于如何經過其他運動或季度的銷售額或總銷售額計算出來的。由于數據透視表是交互式的，因此，您可以更改數據的視圖以查看更數據透視

39、表是交互式的，因此，您可以更改數據的視圖以查看更多明細數據或計算不同的匯總額，如計數或平均值。多明細數據或計算不同的匯總額，如計數或平均值。 數據是如何組織的數據是如何組織的在數據透視表中，源數據中的每列或字段都成為匯總多行信息的在數據透視表中，源數據中的每列或字段都成為匯總多行信息的數據透視表字段。在上例中，數據透視表字段。在上例中，“運動列成為運動列成為“運動字段，高爾運動字段，高爾夫的每條記錄在單個高爾夫項中進展匯總。夫的每條記錄在單個高爾夫項中進展匯總。數據字段如數據字段如“求和項：銷售額提供要匯總的值。上述報表求和項：銷售額提供要匯總的值。上述報表中的單元格中的單元格 F3 包含的包

40、含的“求和項：銷售額值來自源數據中求和項：銷售額值來自源數據中“運動運動列包含列包含“高爾夫和高爾夫和“季度列包含季度列包含“第三季度的每一行。第三季度的每一行。43數據透視表的運用數據透視表的運用( (續(xù)續(xù)2)2)創(chuàng)建數據透視表創(chuàng)建數據透視表翻開要創(chuàng)建數據透視表的任務簿。翻開要創(chuàng)建數據透視表的任務簿。 請單擊列表或數據庫中的單元格。請單擊列表或數據庫中的單元格。在在“數據菜單上，單擊數據菜單上，單擊“數據透視表和數據透視圖。數據透視表和數據透視圖。 在在“數據透視表和數據透視圖導游的步驟數據透視表和數據透視圖導游的步驟 1 1 中，遵照以下指令，并單中，遵照以下指令，并單擊擊“所需創(chuàng)建的報表

41、類型下的所需創(chuàng)建的報表類型下的“數據透視表。數據透視表。 按導游步驟按導游步驟 2 2 中的指示進展操作。中的指示進展操作。 按導游步驟按導游步驟 3 3 中的指示進展操作，然后決議是在屏幕上還是在導游中設中的指示進展操作，然后決議是在屏幕上還是在導游中設置報表置報表版式。版式。 通常，可以在屏幕上設置報表的版式，引薦運用這種方法。只需通常，可以在屏幕上設置報表的版式，引薦運用這種方法。只需在從大型的外部數據源緩慢地檢索信息，或需求設置頁字段來一次一頁在從大型的外部數據源緩慢地檢索信息，或需求設置頁字段來一次一頁地檢索數據時，才運用導游設置報表版式。假設不能確定，請嘗試在屏地檢索數據時，才運用

42、導游設置報表版式。假設不能確定，請嘗試在屏幕上設置報表版式。如有必要，可以前往導游。幕上設置報表版式。如有必要，可以前往導游。44在屏幕上設置報表版式在屏幕上設置報表版式從從“數據透視表字段列表窗口中，將要在行中顯示數據的字段拖到標有數據透視表字段列表窗口中，將要在行中顯示數據的字段拖到標有“將行字段拖至將行字段拖至此處的拖放區(qū)域。此處的拖放區(qū)域。 假設沒有看見字段列表，請在數據透視表拖放區(qū)域的外邊框內單擊，假設沒有看見字段列表，請在數據透視表拖放區(qū)域的外邊框內單擊，并確保并確?！帮@示字段列表顯示字段列表 被按下。被按下。假設要查看具有多個級別的字段中哪些明細數據級別可用，請單擊該字段旁的假設

43、要查看具有多個級別的字段中哪些明細數據級別可用，請單擊該字段旁的 。對于要將其數據顯示在整列中的字段，請將這些字段拖到標有對于要將其數據顯示在整列中的字段，請將這些字段拖到標有“將列字段拖至此處的拖將列字段拖至此處的拖放區(qū)域。放區(qū)域。 對于要匯總其數據的字段，請將這些字段拖到標有對于要匯總其數據的字段，請將這些字段拖到標有“請將數據項拖至此處的區(qū)域。請將數據項拖至此處的區(qū)域。 只需帶有只需帶有 或或 圖標的字段可以被拖到此區(qū)域。圖標的字段可以被拖到此區(qū)域。假設要添加多個數據字段，那么應按所需順序陳列這些字段，方法是：用鼠標右鍵單擊假設要添加多個數據字段，那么應按所需順序陳列這些字段，方法是：用

44、鼠標右鍵單擊數據字段，指向快捷菜單上的數據字段，指向快捷菜單上的“順序，然后運用順序，然后運用“順序菜單上的命令挪動該字段。順序菜單上的命令挪動該字段。將要用作為頁字段的字段拖動到標有將要用作為頁字段的字段拖動到標有“請將頁字段拖至此處的區(qū)域。請將頁字段拖至此處的區(qū)域。 假設要重排字段，請將這些字段拖到其他區(qū)域。假設要刪除字段，請將其拖出數據透視假設要重排字段，請將這些字段拖到其他區(qū)域。假設要刪除字段，請將其拖出數據透視表。表。 假設要隱藏拖放區(qū)域的外邊框，請單擊數據透視表外的某個單元格。假設要隱藏拖放區(qū)域的外邊框，請單擊數據透視表外的某個單元格。注釋注釋 假設在設置報表版式時，數據出現得很慢

45、，那么請單擊假設在設置報表版式時，數據出現得很慢，那么請單擊“數據透視表工具欄上的數據透視表工具欄上的“一直顯示工程一直顯示工程 來封鎖初始數據顯示。假設檢索還是很慢或出現錯誤信息，請單擊來封鎖初始數據顯示。假設檢索還是很慢或出現錯誤信息，請單擊“數據菜單上的數據菜單上的“數據透視表和數據透視圖，在導游中設置報表規(guī)劃。數據透視表和數據透視圖，在導游中設置報表規(guī)劃。數據透視表的運用數據透視表的運用( (續(xù)續(xù)) )45在導游中設置報表規(guī)劃在導游中設置報表規(guī)劃假設曾經從導游中退出，那么請單擊假設曾經從導游中退出，那么請單擊“數據菜單上的數據菜單上的“數據透視表和數據透視表和數據透視圖以前往該導游中。

46、數據透視圖以前往該導游中。在導游的步驟在導游的步驟 3 3 中，單擊中，單擊“規(guī)劃。規(guī)劃。 將所需字段從右邊的字段按鈕組拖動到圖示的將所需字段從右邊的字段按鈕組拖動到圖示的“行和行和“列區(qū)域中。列區(qū)域中。 對于要匯總其數據的字段，請將這些字段拖動到對于要匯總其數據的字段，請將這些字段拖動到“數據區(qū)。數據區(qū)。 將要作為頁字段運用的字段拖動到將要作為頁字段運用的字段拖動到“頁區(qū)域中。頁區(qū)域中。 假設希望假設希望 Excel Excel 一次檢索一頁數據，以便可以處置大量的源數據，請一次檢索一頁數據，以便可以處置大量的源數據，請雙擊頁字段，單擊雙擊頁字段，單擊“高級，再單擊高級，再單擊“中選擇頁字段

47、項時，檢索外部數中選擇頁字段項時，檢索外部數據源選項，再單擊據源選項，再單擊“確定按鈕兩次。該選項不可用于某些源數據，確定按鈕兩次。該選項不可用于某些源數據，包括包括 OLAP OLAP 數據庫和數據庫和“Office “Office 數據銜接。數據銜接。假設要重排字段，請將它們拖到其他區(qū)域。某些字段只能用于某些區(qū)域；假設要重排字段，請將它們拖到其他區(qū)域。某些字段只能用于某些區(qū)域；假設將一個字段拖動到其不能運用的區(qū)域，該字段將不會顯示。假設將一個字段拖動到其不能運用的區(qū)域，該字段將不會顯示。 假設要刪除字段，請將其拖到圖形區(qū)之外。假設要刪除字段，請將其拖到圖形區(qū)之外。 假設對版式稱心，可單擊假

48、設對版式稱心，可單擊“確定，然后單擊確定，然后單擊“完成。完成。 數據透視表的運用數據透視表的運用( (續(xù)續(xù)) )46刪除數據透視表刪除數據透視表單擊數據透視表。單擊數據透視表。 在在“數據透視表工具欄上，單擊數據透視表工具欄上，單擊“數據透視表，指向數據透視表，指向“選定，再單擊選定，再單擊“整張表格。整張表格。 在在“編輯菜單上，指向編輯菜單上，指向“去除，再單擊去除，再單擊“全部。全部。 注釋注釋 對于數據透視圖報表，刪除與其相關的數據透視表，將會凍結圖對于數據透視圖報表，刪除與其相關的數據透視表，將會凍結圖表，使得不可再對其進展更改。表，使得不可再對其進展更改。數據透視表的運用數據透視

49、表的運用( (續(xù)續(xù)) )47制造與運用圖表制造與運用圖表創(chuàng)建圖表圖表是Excel為用戶提供的強大功能,經過創(chuàng)建各種不同類型的圖表,為分析任務表中的各種數據提供更直觀的表示結果。運用圖表導游 下面我們先在任務薄中建立數據表如下頁圖所示,根據任務表中的數據,創(chuàng)建不同類型的圖表。圖表的編輯 1.插入數據標志及添加圖表標題 2.改動圖表的文字、顏色和圖案48圖49操作步驟如下： 1)選定任務表中包含所需數據的一切單元格。 2)單擊常用工具欄中的圖表導游按鈕 ,彈出圖1-16所示的對話框： 圖表的運用圖表的運用50圖表的運用續(xù)圖表的運用續(xù)1 13 3在顯示的圖表導游中在顯示的圖表導游中, ,他可以選擇最

50、適宜的圖表類型他可以選擇最適宜的圖表類型, ,單擊單擊standard typestandard type標簽標簽, ,在在chart typechart type下拉式列表框中選擇任何一種圖表類型下拉式列表框中選擇任何一種圖表類型, ,再在其相應的再在其相應的 子子圖表類型圖表類型 的款式中選擇其中一種子圖表類型的款式中選擇其中一種子圖表類型, ,然后按下然后按下 查看例如查看例如 按鈕不放按鈕不放, ,就可預覽所選類型的就可預覽所選類型的例如。單擊下一步按鈕例如。單擊下一步按鈕, ,彈出如圖的對話框：彈出如圖的對話框：51圖表的運用續(xù)圖表的運用續(xù)2 24然后繼續(xù)單擊下一步彈出圖對話框 選擇

51、圖表存放的位置,假設要將圖表放到另一個新的任務表上,請選中As new sheet單項選擇框,然后作為新任務表插入文本框,鍵入新任務表的名字,默以為,假設選擇As object in單項選擇框,可將： 52圖圖1-181-18圖表插入到當前翻開的任務表中,接著再單擊完成按鈕,便可得到如下圖的圖表。53圖表的編輯圖表的編輯一、插入數據標志及添加圖表標題一、插入數據標志及添加圖表標題參與數據標志的過程如下：參與數據標志的過程如下：1.1.激活要添加數據標志的圖表激活要添加數據標志的圖表 2. 2.單擊單擊chartchart菜單中的菜單中的chart optionschart options命令命

52、令, ,彈出如圖彈出如圖(1-19)(1-19)圖表標題分類X軸數值Y軸54圖圖1-201-20單擊單擊data labels,data labels,出現如圖出現如圖, ,擇所需選項即可。擇所需選項即可。55數據標志的講解數據標志的講解數據標志數據標志說明說明category name category name 顯示指定到數據點的分類顯示指定到數據點的分類valuevalue顯示數據點的值顯示數據點的值percentage percentage 對于餅圖、圓環(huán)圖顯示出對整體的百分比對于餅圖、圓環(huán)圖顯示出對整體的百分比bubble sizebubble size對于離散圖、氣泡圖顯示出氣泡的

53、百分比對于離散圖、氣泡圖顯示出氣泡的百分比56二、改動圖表的文字、顏色和圖案二、改動圖表的文字、顏色和圖案圖表的編輯圖表的編輯假設要對標題進展編輯,可將鼠標移至標題的左下角處雙擊,即會出現右圖所示對話框,用該對話框可以對標題的字體、字體的背風光等進展修正。57圖圖(1-23)(1-23)假設要對圖表區(qū)域進展修正,可將鼠標移至圖表的空白區(qū)域雙擊鼠標,那么出現圖1-23對話框,在此對話框中可選定要修正的內容。58圖圖(1-24)(1-24)假設要對圖例進展修正,可將鼠標移至圖例區(qū)雙擊鼠標,那么出現如圖1-24對話框。在此對話框中可對圖例進展編輯,如圖案、字體及位置。59附加內容附加內容-控件工具箱

54、控件工具箱Control Box復選框復選框 可經過選中或去除來翻開或封鎖的選項。您可以在一個任務表中同時選中多可經過選中或去除來翻開或封鎖的選項。您可以在一個任務表中同時選中多個復選框。個復選框。 文本框文本框 可以向其中鍵入文字的框?？梢韵蚱渲墟I入文字的框。命令按鈕命令按鈕 單擊可啟動某項操作的按鈕。單擊可啟動某項操作的按鈕。選項按鈕選項按鈕 用于從一組選項中選擇某一選項的按鈕。用于從一組選項中選擇某一選項的按鈕。列表框列表框 包含工程列表的框。包含工程列表的框。組合框組合框 含有下拉列表框的文本框。您可以從列表中選擇含有下拉列表框的文本框。您可以從列表中選擇,或在框中鍵入所需內容。或在框

55、中鍵入所需內容。切換按鈕切換按鈕 單擊后堅持按下形狀單擊后堅持按下形狀,再單擊時又彈起的按鈕。再單擊時又彈起的按鈕。微調按鈕微調按鈕 可附加在單元格上或文本框上的按鈕。假設要添加數值可附加在單元格上或文本框上的按鈕。假設要添加數值,請單擊向上箭頭請單擊向上箭頭；假設要減小數值；假設要減小數值,請單擊向下箭頭。請單擊向下箭頭。滾動條滾動條 可經過單擊滾動箭頭或拖動滾動塊來滾動數據區(qū)域的一種控件。單擊滾動可經過單擊滾動箭頭或拖動滾動塊來滾動數據區(qū)域的一種控件。單擊滾動箭頭與滾動塊之間的區(qū)域時箭頭與滾動塊之間的區(qū)域時,可以滾動整頁數據?？梢詽L動整頁數據。標簽標簽 添加到任務表或窗體中添加到任務表或窗

56、體中,用以提供有關控件、任務表或窗體信息的文本。用以提供有關控件、任務表或窗體信息的文本。圖像圖像 將圖片嵌入到窗體中的控件。將圖片嵌入到窗體中的控件。其他控件其他其他控件其他 ActiveX 控件的列表。控件的列表。60附加內容附加內容宏的錄制與運用宏的錄制與運用關于宏關于宏假設經常在假設經常在 Microsoft Excel 中反復某項義務中反復某項義務,那么可以用宏自動執(zhí)那么可以用宏自動執(zhí)行該義務。宏是一系列命令和函數行該義務。宏是一系列命令和函數,存儲于存儲于 Visual Basic 模塊中模塊中,并并且在需求執(zhí)行該項義務時可隨時運轉。且在需求執(zhí)行該項義務時可隨時運轉。例如例如,假設

57、經常在單元格中輸入長文本字符串假設經常在單元格中輸入長文本字符串,那么可以創(chuàng)建一個宏那么可以創(chuàng)建一個宏來將單元格格式設置為文本可自動換行。來將單元格格式設置為文本可自動換行。錄制宏錄制宏 在錄制宏時在錄制宏時,Excel 在您執(zhí)行一系列命令時存儲該過程的每在您執(zhí)行一系列命令時存儲該過程的每一步信息。然后即可運轉宏來反復所錄制的過程或一步信息。然后即可運轉宏來反復所錄制的過程或“回放這些命回放這些命令。假設在錄制宏時出錯令。假設在錄制宏時出錯,所做的修正也會被錄制下來。所做的修正也會被錄制下來。Visual Basic 在附屬于某任務薄的新模塊中存儲每個宏。在附屬于某任務薄的新模塊中存儲每個宏。

58、61附加內容附加內容宏的錄制與運用宏的錄制與運用使宏易于運轉使宏易于運轉 可以在可以在“宏對話框的列表中選擇所需的宏并運轉宏對話框的列表中選擇所需的宏并運轉宏。假設希望經過單擊特定按鈕或按下特定組合鍵來運轉宏宏。假設希望經過單擊特定按鈕或按下特定組合鍵來運轉宏,可將宏可將宏指定給某個工具欄按鈕、鍵盤快捷鍵或任務表中的圖形對象。指定給某個工具欄按鈕、鍵盤快捷鍵或任務表中的圖形對象。管理宏管理宏 宏錄制完后宏錄制完后,可用可用 Visual Basic 編輯器查看宏代碼以進編輯器查看宏代碼以進展改錯或更改宏的功能。例如展改錯或更改宏的功能。例如,假設希望用于文本換行的宏還可以將假設希望用于文本換行

59、的宏還可以將文本變?yōu)榇煮w文本變?yōu)榇煮w,那么可以再錄制另一個將單元格文本變?yōu)榇煮w的宏那么可以再錄制另一個將單元格文本變?yōu)榇煮w的宏,然后將其中的指令復制到用于文本換行的宏中。然后將其中的指令復制到用于文本換行的宏中?！癡isual Basic 編輯器是一個為初學者設計的編寫和編輯宏代碼編輯器是一個為初學者設計的編寫和編輯宏代碼的程序的程序,而且提供了很多聯機協助。不用學習如何編程或如何用而且提供了很多聯機協助。不用學習如何編程或如何用 Visual Basic 言語來對宏進展簡單的修正。利用言語來對宏進展簡單的修正。利用“Visual Basic 編編輯器輯器,您可以編輯宏、在模塊間復制宏、在不同

60、任務簿之間復制宏您可以編輯宏、在模塊間復制宏、在不同任務簿之間復制宏、重命名存儲宏的模塊或重命名宏。、重命名存儲宏的模塊或重命名宏。62附加內容附加內容宏的錄制與運用宏的錄制與運用宏平安性 Excel 對可經過宏傳播的病毒提供平安維護。假設您與其他人共享宏,那么可運用數字簽名來驗證其他用戶,這樣就可保證其他用戶為可靠來源。無論何時翻開包含宏的任務簿,都可以先驗證宏的來源再啟用宏。63附加內容附加內容宏的錄制與運用宏的錄制與運用創(chuàng)建宏創(chuàng)建宏 錄制宏錄制宏將平安級設置為將平安級設置為“中或中或“低。低。 操作方法操作方法在在“工具菜單上工具菜單上,單擊單擊“選項。選項。 單擊單擊“平安性選項卡。平安性選項卡。 在在“宏平安性之下宏平