會議策劃及費用預算復習課程

1、會議策劃及費用預算一、總體策劃：擬定于 10月24日舉行，地點安排在 XXX ，歷時約 4個半小時?？傮w安排為上午報 到、中午自助餐，下午 1 點至 5： 30分開會，晚餐為 6：00。二、大會議程梗概如下 ：具體會議議程由質(zhì)保部擬訂1. 主席臺成員：（具體會議協(xié)商定）2. 會議主持：3. 發(fā)言：4. 表彰授牌儀式。5. 拍集體合照6. 分組討論三、人員分工：1. 秘書組：組長 XX ，組員：由 XX 相關(guān)人員組成。主要職責為，確定參加人員名單，做好通知聯(lián) 絡(luò)工作，制作、發(fā)送邀請函，準備各類會議資料、文件、證書。2. 會務(wù)組：組長 XX ，組員：由 XX 相關(guān)人員組成，主要職責為，預訂房間、會

2、場，準備餐飲，攝 影攝像，會議現(xiàn)場禮儀（迎賓、授牌） 、會議現(xiàn)場布置（根據(jù)會議需要，話筒、投影、音樂、鮮 花等）。3. XX 為總負責，協(xié)調(diào)各工作，確認會議議程、確定會議討論議題及相關(guān)資料（包含人員分組） 、會 議發(fā)言內(nèi)容的分類與確認（發(fā)言內(nèi)容包括公司介紹，近年發(fā)展情況，公司發(fā)展方向，對供方的諸 如設(shè)備人員投入、體系等方面的要求等等） 。四、工作安排1. 通知：由秘書組發(fā)送邀請，聯(lián)系參加單位，確定參加人員名單（單位、姓名、聯(lián)系方式、到達時 間、是否攜帶司機家屬等其他人員，重要客戶是否需車輛接送） 。2. 資料準備：各類資料由秘書組準備。A、大會資料參加人員需人手一份，主要包括：會議議程、優(yōu)秀供

3、方文件、合格供方名單、公司 近三年供方質(zhì)量情況統(tǒng)計報告、餐桌安排單、供方意見反饋單。B、 其他會議資料：簽到表、合格供方掛牌、優(yōu)秀供方掛牌、供方代表證（胸牌）、臺簽（主席臺 成員、優(yōu)秀供方等） 。3. 會議現(xiàn)場：由秘書組負責簽到、發(fā)送紀念品、發(fā)放資料、重要客戶安排接送。4. 旅游安排：由秘書組負責安排相關(guān)人員陪同。5. 會務(wù)準備：由會務(wù)組進行A、會前準備：預訂房間、會場、菜單、酒水、會場內(nèi)所需物品：會議室背景噴繪、簽到臺噴繪、 話筒、音樂、投影、鮮花、立式講臺、會議室內(nèi)水果。B、紀念品準備：推薦采用水晶擺件，上刻公司 logo,及“衷心感謝您對我公司多年來的大力支 持”字樣，落款等。C、會議準

4、備：布置會場、排列座位、調(diào)試音樂、現(xiàn)場攝影就位等。D、安排禮儀人員進行現(xiàn)場引導服務(wù)。五、其他要求1. 須正式向供方發(fā)送邀請函2.2. 公司參加人員需著裝統(tǒng)一，廠服（西裝、領(lǐng)帶、白襯衫）3. 會議開始前，供方代表進場時，我方人員須夾道歡迎。5.4. 如有重要客戶，經(jīng)總經(jīng)理同意后，可在第二日安排旅游。7.精品文檔8. 需要發(fā)言的人員，務(wù)必事先告知。9. 注意晚宴桌次安排10.11.會議邀請： XX ；晚宴邀請： XXX負責人工作內(nèi)容及計劃完成日期工作人員備注1.確疋供方參加人貝名單、本公司參加 人員名單、邀請人員名單2.優(yōu)秀供方評選及發(fā)放文件3.擬訂并發(fā)送通知、邀請函4.確定發(fā)言單位，并通知其準備

5、5.根據(jù)反饋信息確定實際與會人員名 單、住宿情況、抵達情況，信息提供給會 務(wù)組一份。6.確定會議安排及大會議程、討論議題。7.擬訂主席臺成員名單8.準備會議資料：會議議程、優(yōu)秀供方 文件、合格供方名單、公司近三年供方質(zhì) 量情況統(tǒng)計報告、討論議題、餐桌安排單、 供方意見反饋單9.準備其他資料：簽到表、題詞簿、住 宿單、合格供方掛牌、優(yōu)秀供方掛牌、供 方代表證（胸牌）、臺簽（主席臺成員、優(yōu) 秀供方等）、會議用紙筆、發(fā)言稿、主持詞1.酒店預訂：房間、會場、晚宴場地2.紀念品準備：推薦米用水晶擺件，上 刻公司logo，及"衷心感謝您對我公司多 年來的大力支持”字樣，落款等。3.菜單確認、自帶

6、酒水準備、晚宴分桌 臺簽4.會場是否有舞臺、立式演講臺5.主會場噴繪背景、簽到臺噴繪背景6.分會場內(nèi)水果7.司儀安排8.集體照攝影聯(lián)系9.會場內(nèi)物品預訂：話筒、投影儀、橫 幅、會場擺放鮮花、路引10.優(yōu)秀供方授牌鮮化預訂11.現(xiàn)場攝影12.根據(jù)秘書組信息，車輛準備、大會籌備期工作安排工作內(nèi)容及計劃完成日期工作人員備注1.重要客戶安排車輛接2.人員聯(lián)系與引導3.簽到、午餐券發(fā)放4.發(fā)送紀念品、合格供方牌、資料發(fā)放5.優(yōu)秀供方授牌擺放按照文件順序 擺放6.房間分配單、用餐分配單提前交給酒店7.攜帶物資：根據(jù)物資清單8.排列座位、臺簽擺放優(yōu)秀供方按照 文件順序擺放9.調(diào)試音樂10.禮儀引導人員入場11.攝影、集體照安排12.安排授牌禮儀候場引導人員按牌 子擺放順序?qū)?應(yīng)13.會議結(jié)束，討論之前安排合照14.晚宴酒水回收、大會期間工作安排經(jīng)費預算表名稱供方大會預定時間地點簡介活動負責人工作人員費用 預算項目金額備注1住宿：房間XX元/間（23號XX間（含兩間會務(wù) 房），24號XX間標間）2中餐：自助餐XX元/人3晚餐：餐標XX元/桌，不含酒水4大會場：XX元/場5討論小會場：XX元/場XX個6酒水：每桌白酒一瓶（XX元）、紅酒兩瓶（共XX元）7酒水服務(wù)費每桌XX8大堂