外部審核迎審注意事項(xiàng)

1、外部審核迎審注意事項(xiàng)外部審核迎審注意事項(xiàng)一、迎接外部審核準(zhǔn)備工作一、迎接外部審核準(zhǔn)備工作二、外部審核的應(yīng)對二、外部審核的應(yīng)對三、迎接外部審核注意事項(xiàng)三、迎接外部審核注意事項(xiàng)四、外審各級人員基本要求四、外審各級人員基本要求一、一、 迎接外部審核準(zhǔn)備工作迎接外部審核準(zhǔn)備工作1 1、打好歡迎詞；、打好歡迎詞；2 2、各級人員是否了解質(zhì)量方針、目標(biāo)；、各級人員是否了解質(zhì)量方針、目標(biāo)；3 3、各崗位是否知道自己的職責(zé)權(quán)限以及與本崗位相關(guān)的崗位職責(zé)權(quán)限；、各崗位是否知道自己的職責(zé)權(quán)限以及與本崗位相關(guān)的崗位職責(zé)權(quán)限；4 4、本部門的文件、圖紙是否最新版本，作廢文件是否有回收；、本部門的文件、圖紙是否最新版本

2、，作廢文件是否有回收；5 5、文件是否擺放混亂，是否有該有的文件不能隨時(shí)得到的情況；、文件是否擺放混亂，是否有該有的文件不能隨時(shí)得到的情況；6 6、工作現(xiàn)場物料、半成品、成品、設(shè)備、設(shè)施是否整齊，現(xiàn)場是否打掃干凈，標(biāo)識、檢驗(yàn)、工作現(xiàn)場物料、半成品、成品、設(shè)備、設(shè)施是否整齊，現(xiàn)場是否打掃干凈，標(biāo)識、檢驗(yàn) 狀態(tài)是否清楚；狀態(tài)是否清楚；7 7、生產(chǎn)現(xiàn)場的各種參數(shù)是否與文件規(guī)定一致；、生產(chǎn)現(xiàn)場的各種參數(shù)是否與文件規(guī)定一致；8 8、確認(rèn)所有的檢測儀器（量具）都是經(jīng)過校驗(yàn)，精度滿足檢測要求；、確認(rèn)所有的檢測儀器（量具）都是經(jīng)過校驗(yàn)，精度滿足檢測要求；9 9、各種不合格是否都按文件規(guī)定要求進(jìn)行處理并有記錄；

3、、各種不合格是否都按文件規(guī)定要求進(jìn)行處理并有記錄；1010、所有客戶意見調(diào)查、客戶投訴、內(nèi)部運(yùn)作出現(xiàn)的不合格等是采取糾正預(yù)防措施；、所有客戶意見調(diào)查、客戶投訴、內(nèi)部運(yùn)作出現(xiàn)的不合格等是采取糾正預(yù)防措施； 1111、所有糾正預(yù)防措施是否分析原因，是否針對原因采取措施，審核前決定完成的糾正預(yù)、所有糾正預(yù)防措施是否分析原因，是否針對原因采取措施，審核前決定完成的糾正預(yù) 防措施是否能徹底解決，保證不再發(fā)生，糾正預(yù)防措施是否得到驗(yàn)證；防措施是否能徹底解決，保證不再發(fā)生，糾正預(yù)防措施是否得到驗(yàn)證；1212、糾正預(yù)防措施是否能提供必要的證據(jù)支持，如培訓(xùn)記錄、文件更改記錄等；、糾正預(yù)防措施是否能提供必要的證據(jù)

4、支持，如培訓(xùn)記錄、文件更改記錄等；1313、任何修改或涂改要有簽名或蓋章。、任何修改或涂改要有簽名或蓋章。 迎來送往，是接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達(dá)主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎(chǔ)。迎接客人要有周密的布署，應(yīng)注意以下事項(xiàng)。 形象的準(zhǔn)備形象的準(zhǔn)備 儀容儀容頭發(fā):保持干凈，梳理整齊，發(fā)型需保守不要使用較濃香味的發(fā)膠或摩絲。 面部及化妝：保持清潔、健康 ，淡妝。口腔:保持口氣清新，定期口腔檢查（刷牙）指甲 ：干凈 修剪整齊 不宜過長 腿：不能直接裸露 ，腳不帶腳鏈 。鼻子和體毛：修整形象的

5、準(zhǔn)備形象的準(zhǔn)備 服飾服飾服飾反映了一個(gè)人文化素質(zhì)之高低，審美 情趣之雅俗服飾與自己的身份、職業(yè)相協(xié)調(diào)服飾與自己從事的活動相協(xié)調(diào)服飾與自己處的環(huán)境相協(xié)調(diào)。服飾與自己年齡/身材/個(gè)性/氣質(zhì)相協(xié)調(diào)。二、二、 外部審核的應(yīng)對外部審核的應(yīng)對行為舉止與儀態(tài)“言行舉止體現(xiàn)公司的形象,因?yàn)樗Ｍ湍阋粯用?”表情語：面部表情微笑:“微笑不需要一分錢,但最有價(jià)值.” 動作語：手勢動作：用開放的動作，而不要過分夸張 橫擺式 ： 表示“請進(jìn)”、“請” 斜擺式： 就座 直臂式： 指示方向 鼓掌儀態(tài)語：正確的站姿、坐姿、蹲姿、握手、鞠躬鞠躬的6種錯(cuò)誤姿式：1、只彎頭的鞠躬2、不看對方的鞠躬3、頭部左右晃動的鞠躬4、雙腿

6、沒有并齊的鞠躬5、駝背式的鞠躬6、可以看到后背的鞠躬鞠躬也是表達(dá)敬意、尊重、感謝的常用禮節(jié)。二、二、 外部審核的應(yīng)對外部審核的應(yīng)對 坐姿坐姿 說明：入座時(shí)要輕，至少要坐滿椅子的2/3，后背輕靠椅背，雙膝自然并攏（男性可略分開）。身體稍向前傾，則表示尊重和謙虛。 男同事男同事 說明：可將雙腿分開略向前伸，如長時(shí)間端坐，可雙腿交叉重疊，但要注意將上面的腿向回收，腳尖向下。 女同事女同事 說明：兩腿并攏，雙腳同時(shí)向左或向右放，兩手疊放于左右腿上。如長時(shí)間端坐可將兩腿交叉重疊，但要注意上面的腿向回收，腳尖向下。 蹲姿蹲姿 如果你在拾取低處的件時(shí)，應(yīng)保持大方、端莊的蹲姿。坐姿也有美與不美之分，左圖為錯(cuò)誤

7、的坐姿：握手也有諸多禁忌：交叉握手與第三者說話（目視他人）擺動幅度過大戴手套或手不清潔二、二、 外部審核的應(yīng)對外部審核的應(yīng)對迎接禮儀迎接禮儀 1.接待人員應(yīng)提前到達(dá)會議室迎接客人，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等?？腿丝吹接腥擞?，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽(yù)的印象。 2.接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、 “歡迎您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，遞送名片，注意送名片的禮儀： 2.1、當(dāng)與長者交換名片時(shí)，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關(guān)照”。你想得到對方名片時(shí)，可以用請求的口吻說：“如果您方

8、便的話，能否留張名片給我？” 2.2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應(yīng)仔細(xì)地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。 3、接待人員帶領(lǐng)客人到達(dá)制造車間，應(yīng)該有正確的引導(dǎo)方法和引導(dǎo)姿勢 3.1、在走廊的引導(dǎo)方法： 接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。 3.2、在樓梯的引導(dǎo)方法： 當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時(shí)，接待人員應(yīng)該注意客人的安全。 3.3、在電梯的引導(dǎo)方法： 引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

9、4、車間里的引導(dǎo)方法： 當(dāng)客人走入生產(chǎn)車間，接待人員用手指示需審核線別，并在客戶兩三 步之前邊走邊介紹生產(chǎn)工藝流程。 二、二、 外部審核的應(yīng)對外部審核的應(yīng)對三、迎接外部審核注意事項(xiàng)三、迎接外部審核注意事項(xiàng)1 1、受審核時(shí)，每一位員工必須要做到的受審核時(shí)，每一位員工必須要做到的 ）知道應(yīng)做什么事知道應(yīng)做什么事； ）知道如何做事知道如何做事； ）知道做事的依據(jù)知道做事的依據(jù)； ）用記錄證實(shí)所做的事用記錄證實(shí)所做的事； ）任何事都應(yīng)形成循環(huán)（即任何事都應(yīng)形成循環(huán)（即PDCAPDCA模式）。模式）。2 2、受審核時(shí)受審核時(shí), ,應(yīng)保持正常的心態(tài)應(yīng)保持正常的心態(tài) ）不怕出現(xiàn)不合格，發(fā)揮出最佳水平；不怕出

10、現(xiàn)不合格，發(fā)揮出最佳水平； ）盡可能減少不合格，以提高認(rèn)證通過的可能性；盡可能減少不合格，以提高認(rèn)證通過的可能性； ）盡快糾正不合格。盡快糾正不合格。3 3、受審核方在審核中的角色受審核方在審核中的角色 ）2:82:8規(guī)則規(guī)則 ）20%20%聽問題，聽懂了才能回答對；聽問題，聽懂了才能回答對； ）80%80%回答問題，回答時(shí)要謹(jǐn)慎。回答問題，回答時(shí)要謹(jǐn)慎。4 4、先確定了解問題后再回答、先確定了解問題后再回答 ）認(rèn)真聽，聽不懂必然會回答不準(zhǔn)確；認(rèn)真聽，聽不懂必然會回答不準(zhǔn)確； ）不懂就問，審核員會換一個(gè)角度詢問；不懂就問，審核員會換一個(gè)角度詢問； ）一定搞清楚所問問題。一定搞清楚所問問題。5

11、5、受審核時(shí)受審核時(shí), ,回答問題的基本原則回答問題的基本原則: : ） 依據(jù)文件回答問題；依據(jù)文件回答問題； ）依據(jù)實(shí)際情況回答問題；依據(jù)實(shí)際情況回答問題； ）緊緊圍繞提問，不要扯太遠(yuǎn)；緊緊圍繞提問，不要扯太遠(yuǎn)； ）語言簡單明了；語言簡單明了； ）不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問題，審核員的視點(diǎn)是整個(gè)體系。不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問題，審核員的視點(diǎn)是整個(gè)體系。三、迎接外部審核注意事項(xiàng)三、迎接外部審核注意事項(xiàng)6 6、回答問題時(shí)就注意哪些回答問題時(shí)就注意哪些 ）只說自己的事，不說別人的事；只說自己的事，不說別人的事； ) )只說該說的事；只說該說的事； ) )用證據(jù)說明問題；用證據(jù)說明問題； ) )自信而

12、又不失謙虛；自信而又不失謙虛； ) )多解釋，不爭論；多解釋，不爭論； ) )有誤解時(shí)把解釋權(quán)讓給更明白的人（最好是上司）。有誤解時(shí)把解釋權(quán)讓給更明白的人（最好是上司）。7 7、回答問題時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)回答問題時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn) ) )不懂裝懂；不懂裝懂； ) )說別人的事；說別人的事； ) )所說的不符合事實(shí)；所說的不符合事實(shí)； ) )謀求幫助；謀求幫助； ) )對其他部門或人員進(jìn)行詆毀；對其他部門或人員進(jìn)行詆毀； ) )爭論不休不禮貌，可能會導(dǎo)致不好的結(jié)果。爭論不休不禮貌，可能會導(dǎo)致不好的結(jié)果。三、迎接外部審核注意事項(xiàng)三、迎接外部審核注意事項(xiàng)8 8、在審核進(jìn)行過程中如何采取糾正行動在審核進(jìn)行過程中如

13、何采取糾正行動 ）力爭在審核組離開前糾正不合格；力爭在審核組離開前糾正不合格； ）當(dāng)天提出，盡可能當(dāng)天糾正；當(dāng)天提出，盡可能當(dāng)天糾正； ) )自己提方案，自己糾正；自己提方案，自己糾正； ) )經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受。經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受。9 9、正式審核時(shí)審核員經(jīng)常詢問哪類問題正式審核時(shí)審核員經(jīng)常詢問哪類問題 ）你是做什么的？你是做什么的？ ）你是如何進(jìn)行工作的；你是如何進(jìn)行工作的； ）有無記錄證明你已正確地進(jìn)行了工作？有無記錄證明你已正確地進(jìn)行了工作？ ）你為什么要這么做？你為什么要這么做？三、迎接外部審核注意事項(xiàng)三、迎接外部審核注意事項(xiàng)1010、回答審核員時(shí)的基本點(diǎn)回答審核員時(shí)的基本點(diǎn) ）

14、以文件為基礎(chǔ)；以文件為基礎(chǔ)； ) )以質(zhì)量記錄為依據(jù)；以質(zhì)量記錄為依據(jù)； ) )以實(shí)際情況來證明。以實(shí)際情況來證明。1111、每一位員工回答問題時(shí)的心態(tài)應(yīng)該是每一位員工回答問題時(shí)的心態(tài)應(yīng)該是 ) )自信，相信所做的絕大部分是正確的；自信，相信所做的絕大部分是正確的； ) )謙虛，承認(rèn)個(gè)別情形會存在某些問題；謙虛，承認(rèn)個(gè)別情形會存在某些問題； ) )不推卸責(zé)任。不推卸責(zé)任。1212、在正式審核到來之前，怎樣做一下突出改善在正式審核到來之前，怎樣做一下突出改善 ) )對現(xiàn)場進(jìn)行衛(wèi)生整頓等清理工作；對現(xiàn)場進(jìn)行衛(wèi)生整頓等清理工作； ) )保證現(xiàn)場使用的文件為有效版本；保證現(xiàn)場使用的文件為有效版本； )

15、 )每個(gè)部門進(jìn)行自查自改；每個(gè)部門進(jìn)行自查自改； ) )每位員工對照文件，熟悉工作職責(zé)；每位員工對照文件，熟悉工作職責(zé)； ) )給每位員工適當(dāng)減壓，使員工有輕松的心情迎接審核，才能發(fā)揮出最佳水平。給每位員工適當(dāng)減壓，使員工有輕松的心情迎接審核，才能發(fā)揮出最佳水平。三、迎接外部審核注意事項(xiàng)三、迎接外部審核注意事項(xiàng)1、素質(zhì)的要求：、素質(zhì)的要求：1.） 對公司的體系一定要了解： 作為一名出色的陪審員首先要了解公司的質(zhì)量體系、各項(xiàng)目審核需要準(zhǔn)備哪些內(nèi)容、注意什么。2. ）對制造過程要了解 弱的地方，差的方面在審核前要著重準(zhǔn)備，審核時(shí)又要避重就輕3.） 對客戶要求要了解 不同的客戶要求不同，審核重點(diǎn)不同

16、，審核偏好不同，風(fēng)格也不同，只有長期和該客戶打交道才能了解，這點(diǎn)會在后面“審核員的分析和研究”中提到。4. ）對公司人員的了解 由于審核不是一個(gè)人的事，所以要對相關(guān)部門的人員一定要了解，只有這樣，他們才會很積極的配合你的工作，從前期準(zhǔn)備到審核再到糾正措施的制定從頭到尾的支持你，幫助你。5.） 陪審員性格的要求 要踏實(shí)不能粗心，性格穩(wěn)重脾氣要好，有的客戶會刁難人，脾氣不好的跟他吵起來了； 要有耐心，對外跟客戶解釋都要有耐心；要隨機(jī)應(yīng)變，出現(xiàn)問題在極短的時(shí)間內(nèi)找出解決方案； 要有統(tǒng)籌的能力， 安排好審核前前后后的各項(xiàng)工作。四、迎審各級人員基本要求四、迎審各級人員基本要求2、基本要求：、基本要求：2

17、.12.1、在審核前對最高領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？、在審核前對最高領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？ ）了解質(zhì)量方針的內(nèi)涵；）了解質(zhì)量方針的內(nèi)涵； ）了解質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)施方法和實(shí)施情況；）了解質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)施方法和實(shí)施情況； ）了解本組織各部門的職責(zé)和重要的接口方式；）了解本組織各部門的職責(zé)和重要的接口方式； ）了解本組織質(zhì)量體系的基本情況；）了解本組織質(zhì)量體系的基本情況； ）了解本組織的質(zhì)量工作狀況）了解本組織的質(zhì)量工作狀況2.22.2、 在審核前對管理者代表有什么要求？在審核前對管理者代表有什么要求？ ）熟悉質(zhì)量體系文件的細(xì)節(jié)和本組織的質(zhì)量體系；）熟悉質(zhì)量體系文件的細(xì)節(jié)和本組織的質(zhì)量體系； ）了解相關(guān)的其他文件（如

18、技術(shù)文件）；）了解相關(guān)的其他文件（如技術(shù)文件）； ）熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)及部門的工作職責(zé)；）熟悉質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)及部門的工作職責(zé)； ）熟悉內(nèi)部質(zhì)量審核和管理評審的情況；）熟悉內(nèi)部質(zhì)量審核和管理評審的情況； ）熟悉本部門的質(zhì)量工作情況。）熟悉本部門的質(zhì)量工作情況。四、迎審各級人員基本要求四、迎審各級人員基本要求2.32.3、 在審核前對部門領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？在審核前對部門領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？ ）了解質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)；了解質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)； ）熟悉本部門的質(zhì)量職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件；熟悉本部門的質(zhì)量職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件； ）熟悉本部門與相關(guān)部門的工作接口；熟悉本部門與相關(guān)部門的工作接口； ）熟悉對下屬的工作要求；熟悉對下屬的工作要求； ）熟悉對本部門的質(zhì)量工作情況。熟悉對本部門的質(zhì)量工作情況。2.42.4、在審核前對文件管理人員有什么要求？在審核前對文件管理人員有什么要求？ ）熟悉所管理的文件