辦公室事務(wù)管理十八項(6S篇)

1、1合眾資源集團辦公室辦公室6S管理管理實施方法與技巧實施方法與技巧深圳深圳3A企業(yè)管理顧問有限公司企業(yè)管理顧問有限公司張明虎張明虎20222022年年5 5月月2020日日2合眾資源集團1. 1. 請您參與而不是參觀請您參與而不是參觀2. 2. 請您學(xué)習(xí)而不是休息請您學(xué)習(xí)而不是休息3. 3. 請讓您的寶貝請讓您的寶貝 睡覺睡覺( (震動或關(guān)機震動或關(guān)機) )4. 4. 杜絕打盹別讓思想去旅游杜絕打盹別讓思想去旅游5. 5. 請準時請準時! !溫馨提示溫馨提示3合眾資源集團4合眾資源集團5合眾資源集團請請 說說 出出 看看 到到 的的 顏顏 色色 ( 1 )( 1 )6合眾資源集團請請 說說 出

2、出 看看 到到 的的 顏顏 色色 ( 2 )( 2 )7合眾資源集團8合眾資源集團9合眾資源集團規(guī)范規(guī)范 高效高效細致細致 專業(yè)專業(yè)追求目標追求目標:10合眾資源集團 一、OA機定位 二、公私區(qū)分 三、資料歸位 四、柜架管理 五、電腦文件 六、表格管理 七、桌面狀態(tài) 八、桌底狀態(tài) 九、抽屜狀態(tài) 十、物品定位 十一、線束整理 十二、開關(guān)標識 十三、空調(diào)狀態(tài) 十四、張貼管理 十五、看板管理 十六、會議管理 十七、安全消防 十八、門窗管理11合眾資源集團1、清理不要物；2、公用的辦公設(shè)備（傳真機、打印機、復(fù)印機等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責任人；一、OA(辦公自動化)設(shè)備管理

3、12合眾資源集團13合眾資源集團14合眾資源集團1、清理不要物2、私人用品和辦公用品分開放置；3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；5、標識明確：辦公用品、常用資料、私人物品15合眾資源集團1、清理過期的資料；2、每冊資料都需要有明確的標識； 資料名稱 定位標識 管理者標識3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。三、資料物品歸位16合眾資源集團17合眾資源集團改善前改善前改善后改善后18合眾資源集團1、清理不要物；2、各文件、物品必須分層、分類管理 標準類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī) 范、參考資料、事務(wù)管理類、品質(zhì)管理類

4、、生產(chǎn) 計劃類、報告類、人事管理、檔案類、工藝文 件、國家標準、空白表格 3、各文件柜、架內(nèi)物品按輕重決定置于哪層。一般 輕的物品、文件放上層，重的放下層，4、各文件柜、架內(nèi)物品按使用的頻率決定置于哪 層。一般使用頻率高的置于中間拿取方便的位 置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；5、標識明確；6、定期清掃，保持干凈無塵。19合眾資源集團文件柜分類標識20合眾資源集團21合眾資源集團C盤盤我的文檔我的文檔私人文件私人文件*文件文件品質(zhì)文件品質(zhì)文件培訓(xùn)文件培訓(xùn)文件JIT文件文件*文件文件效率文件效率文件22合眾資源集團XXX公司JIT文件分類實例23合眾資源集團六、空白表單管理六、空白表單管理2

5、4合眾資源集團25合眾資源集團1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為：電腦、文件欄、電話、 筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位；3、工作時可有需處理的文件資料等置于桌面，但 人長時間（0.5H以上）離開時，文件、資料必須 歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”5、保持桌面清潔七、桌面狀態(tài)26合眾資源集團27合眾資源集團28合眾資源集團29合眾資源集團30合眾資源集團31合眾資源集團32合眾資源集團33合眾資源集團1、不要物的清理2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分 抽屜放置；3、一個抽屜內(nèi)有幾種物品時，想辦法將物品固定，想辦法將物品固定， 避免來回開關(guān)抽屜時物品亂動避

6、免來回開關(guān)抽屜時物品亂動 ；4、標識清楚；5、定期清理，保持干凈無塵。34合眾資源集團35合眾資源集團36合眾資源集團十、物品定位十、物品定位(隱形定位法隱形定位法)37合眾資源集團38合眾資源集團39合眾資源集團40合眾資源集團41合眾資源集團42合眾資源集團43合眾資源集團44合眾資源集團45合眾資源集團46合眾資源集團47合眾資源集團48合眾資源集團49合眾資源集團50合眾資源集團51合眾資源集團52合眾資源集團53合眾資源集團54合眾資源集團1、清理過期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置 上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工

7、作臺需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要 求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附(不能超過2張A4紙位置), 玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標識崗位、職責6、保持張貼物的清潔。十四、張貼物管理55合眾資源集團56合眾資源集團內(nèi)容： 通告/公告欄 學(xué)習(xí)園地(初期可以展示6S基礎(chǔ)知識) 人員去向管理 輪值管理 6S責任區(qū)域布局圖 6S日常點檢表(可以先空著)57合眾資源集團58合眾資源集團59合眾資源集團十六、會議室十六、會議室60合眾資源集團61合眾資源集團62合眾資源集團63合眾資源集團出席會議六要求：出席會議六要求： 準時出席，不任意離席。準時出席，不任意離席。 發(fā)言遵守會議程序及規(guī)定，言簡意賅。

8、發(fā)言遵守會議程序及規(guī)定，言簡意賅。 討論時應(yīng)尊重對方的意見，對事不對人，勿傷討論時應(yīng)尊重對方的意見，對事不對人，勿傷 和氣。和氣。 會議進行時，勿私自交頭接耳或高聲談話，影會議進行時，勿私自交頭接耳或高聲談話，影 響會議進行。響會議進行。 會議中應(yīng)將手機關(guān)機或轉(zhuǎn)至振動狀態(tài)，以免干會議中應(yīng)將手機關(guān)機或轉(zhuǎn)至振動狀態(tài)，以免干 擾會議。擾會議。 穿適宜的服裝出席會議。穿適宜的服裝出席會議。64合眾資源集團十七、消防設(shè)備管理 定位標識明確 明確責任人 日常點檢65合眾資源集團66合眾資源集團滅火器編號:_點檢責任人_管理部門(章)：_點檢項目1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月 9月 10月

9、11月 12月壓力表指針在綠色范圍內(nèi)保險插銷完好整潔無塵未隨意移動點檢者簽名滅火器點檢表滅火器點檢表 （例）（例）_年67合眾資源集團編號： 點檢擔當者： 管理部門（章）： _年點檢項目1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月1箱體、報警按鈕、警鈴無灰塵污垢2 箱體無亂寫亂畫，無不必要揭示3水帶不潮濕發(fā)霉，否則需取出涼干4 箱內(nèi)及箱體頂部無雜物5 箱體玻璃完好6 水帶完好7 水槍完好8 閥門無破損，不漏水9 報警玻璃完好10 警鈴?fù)旰?1 周圍環(huán)境整潔，通道暢通點檢者簽名消防栓點檢表（例）消防栓點檢表（例）68合眾資源集團69合眾資源集團70合眾資源集團門門 “推推”/“拉拉”

10、標識標識71合眾資源集團案例案例1 1:一天，林經(jīng)理上班后將劉維隆叫一天，林經(jīng)理上班后將劉維隆叫去，問道：你早上來上班時，有沒有到辦去，問道：你早上來上班時，有沒有到辦公室四公室四處處看看？劉答道：有看看？劉答道：有啊??！林經(jīng)理又！林經(jīng)理又問道：那你是否發(fā)現(xiàn)有什幺問題？劉答道：問道：那你是否發(fā)現(xiàn)有什幺問題？劉答道：沒有沒有啊??！林經(jīng)理聽聞此言，很生氣的說：！林經(jīng)理聽聞此言，很生氣的說：怎么沒有問題？會議室椅子亂七八糟、簽怎么沒有問題？會議室椅子亂七八糟、簽約室的茶杯沒收約室的茶杯沒收一大堆問題，你竟然一大堆問題，你竟然說沒發(fā)現(xiàn)問題！說沒發(fā)現(xiàn)問題！案例分析案例分析72合眾資源集團 劉維隆只有去巡

11、視，卻沒有發(fā)現(xiàn)問劉維隆只有去巡視，卻沒有發(fā)現(xiàn)問題題 因為每個人對同一事物的看法因為每個人對同一事物的看法( (標準標準) )是是不同不同的的. . 我們每天看到的都是一樣的亂，我我們每天看到的都是一樣的亂，我們已經(jīng)習(xí)以為常了。們已經(jīng)習(xí)以為常了。73合眾資源集團思考思考: : 有沒有這樣的經(jīng)歷有沒有這樣的經(jīng)歷? ?一件事情一件事情( (一種做法一種做法, ,一個現(xiàn)象一個現(xiàn)象) )一直以來都是這樣的一直以來都是這樣的, , “老老大大”現(xiàn)在卻說不行現(xiàn)在卻說不行, ,需要改善需要改善, ,你能理解你能理解嗎嗎? ?74合眾資源集團 不對的地方不對的地方, ,雖然當初沒有提出沒有改雖然當初沒有提出沒有

12、改善善, ,但不代表它是正確的但不代表它是正確的 但是但是, ,如果工作沒有明確的標準如果工作沒有明確的標準( (有的有的稱之為標稱之為標桿桿) )，就很難去了解工作上是，就很難去了解工作上是否有問題。否有問題。所以所以, ,建立完善的建立完善的標準標準才是最重要的才是最重要的75合眾資源集團 那么那么,如果發(fā)現(xiàn)有問題如果發(fā)現(xiàn)有問題,你要怎樣去做你要怎樣去做呢呢? 我們繼續(xù)看案例我們繼續(xù)看案例76合眾資源集團 案例案例2 2: :劉維隆被修理后第二天上班前，就四劉維隆被修理后第二天上班前，就四處去巡視，發(fā)現(xiàn)一大堆問題，于是他就隨手記錄處去巡視，發(fā)現(xiàn)一大堆問題，于是他就隨手記錄下來。上班后，林經(jīng)

13、理又把劉維隆找去詢問：你下來。上班后，林經(jīng)理又把劉維隆找去詢問：你今天有去四處看看嗎？劉維隆答道：有今天有去四處看看嗎？劉維隆答道：有. .。林經(jīng)。林經(jīng)理又問道：那你發(fā)現(xiàn)什幺問題？劉維隆答道：發(fā)理又問道：那你發(fā)現(xiàn)什幺問題？劉維隆答道：發(fā)現(xiàn)很多問題，例如：報紙沒放回報架、會議室白現(xiàn)很多問題，例如：報紙沒放回報架、會議室白板沒擦板沒擦等很多問題。林經(jīng)理說：我剛剛?cè)タ吹群芏鄦栴}。林經(jīng)理說：我剛剛?cè)タ催^，為什么東西還是像你說的情況一樣？過，為什么東西還是像你說的情況一樣？77合眾資源集團 劉維隆只去記錄每個問題點劉維隆只去記錄每個問題點, ,但卻沒但卻沒有進一步的行動有進一步的行動 發(fā)現(xiàn)問題后要有解決的意愿與動機。發(fā)現(xiàn)問題后要有解決的意愿與動機。發(fā)現(xiàn)問題的目的就是為了發(fā)現(xiàn)問題的目的就是為了很好的解很好的解決決78合眾資源集團 案例案例3 3:劉維隆有了前兩次的經(jīng)驗，劉維隆有了前兩次的