信息系統(tǒng)在質(zhì)量管理體系中應(yīng)用及審核思路

1、信息系統(tǒng)在質(zhì)量管理體系中應(yīng)用及審核思路信息系統(tǒng)在質(zhì)量管理體系中應(yīng)用及審核思路寶鋼股份不銹鋼分公司 鄭禮華 宋勝斌寶山鋼鐵股份有限公司不銹鋼分公司是我國重要的不銹鋼生產(chǎn)基地之一，投資155.2億元人民幣，新建成的生產(chǎn)線采用了當(dāng)今世界先進(jìn)成熟的工藝技術(shù)裝備并全面推行了信息化建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，控制和集成管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的所有信息，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息流、物流、資金流的三統(tǒng)一。不銹鋼分公司系統(tǒng)基本覆蓋了所有生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，產(chǎn)銷系統(tǒng)整體實(shí)現(xiàn)了制造、銷售、財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)的全程管理；事務(wù)輔助系統(tǒng)覆蓋了OA辦公自動(dòng)化、人力資源、“一卡通”、設(shè)備點(diǎn)檢與信息管理等。信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使數(shù)據(jù)便

2、于存取、信息真實(shí)可靠、管理效率提高，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理帶來了質(zhì)的飛躍。一、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程在信息系統(tǒng)中體現(xiàn)ERP(Enterprise Resource Planning企業(yè)資源計(jì)劃)，是供應(yīng)鏈管理的信息集成，包括供應(yīng)商、生產(chǎn)、采購、銷售、財(cái)務(wù)、顧客關(guān)系管理、市場需求預(yù)測等。ERP等信息化系統(tǒng)是將企業(yè)經(jīng)營管理思想在信息的流轉(zhuǎn)中得到貫穿，最終在產(chǎn)品上得到體現(xiàn)。產(chǎn)品規(guī)范是銷售合同進(jìn)入質(zhì)量設(shè)計(jì)的橋梁，銷售輸入合同時(shí)，必須確定產(chǎn)品規(guī)范碼(PSR)、用途代碼及用戶代碼(APN、CUST-NO)，產(chǎn)品規(guī)范系統(tǒng)就能由此自動(dòng)勾聯(lián)出冶金規(guī)范摘要碼(MIC)。當(dāng)不同的用戶訂貨時(shí)，即使指定同一個(gè)產(chǎn)品規(guī)范碼、最終用途代碼

3、，根據(jù)這些不同的用戶對產(chǎn)品的不同需求，產(chǎn)品規(guī)范系統(tǒng)應(yīng)也能夠自動(dòng)勾聯(lián)出不同的冶金規(guī)范摘要，也就能得到不同的產(chǎn)品質(zhì)量設(shè)計(jì)結(jié)果。下圖是產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程在信息系統(tǒng)中應(yīng)用的流程圖。用戶信息錄入生產(chǎn)過程（煉鋼、熱軋、冷軋）檢化驗(yàn)中心選擇得到合適的PSR、APN、CUST-NO與用戶簽定合同是否新的產(chǎn)品建立新的PSR、APN是否新的用途質(zhì)量設(shè)計(jì)YYYNN根據(jù)所確定產(chǎn)品的PSR、APN建立與MIC聯(lián)系生產(chǎn)設(shè)計(jì)合同變更處理建立新的APN合同歸并合同計(jì)劃轉(zhuǎn)用充當(dāng)合同準(zhǔn)發(fā)產(chǎn)品出廠合同跟蹤質(zhì)量判定管理檢化驗(yàn)管理質(zhì)保書管理二、ISO9001標(biāo)準(zhǔn)條款在ERP等信息系統(tǒng)中的體現(xiàn)ERP產(chǎn)銷系統(tǒng)反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理思想，在將生產(chǎn)

4、、經(jīng)營和質(zhì)量業(yè)務(wù)管理流程通過系統(tǒng)予以固化，企業(yè)管理效率得到極大提高的同時(shí)，管理水平也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。為此，在ISO9001審核時(shí)應(yīng)充分利用ERP的資源，從不同的功能模塊的運(yùn)行中尋找符合性和有效性的證據(jù)。在ERP產(chǎn)銷系統(tǒng)的銷售、質(zhì)量和生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程中，比較充分地體現(xiàn)了ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)第七、八章的管理要求，主要表現(xiàn)在：1、合同錄入，即合同管理員向系統(tǒng)輸入顧客對所采購產(chǎn)品的有關(guān)要求，包括產(chǎn)品規(guī)格、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)/協(xié)議、訂購數(shù)量等；公司向顧客承諾碳鋼實(shí)行按周交貨、不銹鋼實(shí)行按旬交貨，這些企業(yè)自己附加的要求，預(yù)先在系統(tǒng)中予以設(shè)定。因此，合同錄入的過程就相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)7.2.1條款“與產(chǎn)品有關(guān)要求確定”的

5、過程。2、產(chǎn)品規(guī)范和產(chǎn)品用途預(yù)先在系統(tǒng)中予以設(shè)定，這個(gè)設(shè)定的過程就相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)7.1a)確定“產(chǎn)品的質(zhì)量目標(biāo)和要求”。3、PSR(產(chǎn)品規(guī)范)中，明確了產(chǎn)品的基本屬性，主要包括產(chǎn)品形態(tài)、產(chǎn)品牌號、產(chǎn)品規(guī)格、所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量證明書所要體現(xiàn)的內(nèi)容等。輸入合同要求后，系統(tǒng)根據(jù)已設(shè)定的產(chǎn)品規(guī)范和產(chǎn)品用途等，自動(dòng)進(jìn)行合同評審，評審?fù)ㄟ^，與顧客簽訂合同；若評審不通過，說明顧客所訂購產(chǎn)品的要求超出企業(yè)能夠正常生產(chǎn)的范疇，也就是我們平常所說的“常規(guī)產(chǎn)品目錄”，需要經(jīng)過相關(guān)部門的特殊評審，評審?fù)ㄟ^，將相應(yīng)的PSR、MIC等設(shè)置于系統(tǒng)中，然后重復(fù)合同輸入這個(gè)過程，合同評審在系統(tǒng)中就能通過，然后再與顧客簽訂合

6、同。這個(gè)過程就相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)7.2.2條款“與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審”4、MIC(冶金規(guī)范)，規(guī)定了產(chǎn)品所要控制的力學(xué)、外觀、尺寸及對過程、最終產(chǎn)品的取樣要求，同時(shí)，最主要的是規(guī)定了相應(yīng)產(chǎn)品的生產(chǎn)過程及生產(chǎn)過程的工藝控制等要求、產(chǎn)品堆放要求檢驗(yàn)要求等，相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)7.1b)和c)條款“針對產(chǎn)品確定過程、文件和資源要求”；“產(chǎn)品所要求的驗(yàn)證、確認(rèn)、監(jiān)視、檢驗(yàn)和試驗(yàn)活動(dòng)，以及產(chǎn)品接收準(zhǔn)則”要求。5、通過產(chǎn)品規(guī)范中的PSR、APN、Cust_No，能自動(dòng)勾聯(lián)相應(yīng)的MIC號，也就是說，相應(yīng)產(chǎn)品、產(chǎn)品用途和用戶一經(jīng)確定，系統(tǒng)就能自動(dòng)找到一個(gè)為其“量身定做”的工藝控制標(biāo)準(zhǔn)，通過對生產(chǎn)過程的工藝調(diào)整，生產(chǎn)出滿足顧客

7、個(gè)性化的產(chǎn)品，這就是對產(chǎn)品的質(zhì)量設(shè)計(jì)，相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)5.2、7.5.1條款“以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)”，“獲得表述產(chǎn)品特性的信息”。6、煉鋼、熱軋生產(chǎn)計(jì)劃編制完成，系統(tǒng)按照板坯號、鋼卷號編制規(guī)則，對每塊板坯、每卷鋼卷自動(dòng)生成板坯號、鋼卷號，使每塊板坯、每卷鋼卷都有個(gè)代碼標(biāo)識并具可追溯性，體現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)7.5.3的要求。（狀態(tài)標(biāo)識通過技術(shù)管理手段予以管理，即板坯庫、鋼卷庫計(jì)算機(jī)及定位系統(tǒng)）。7、產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，按MIC號所規(guī)定的工藝制造標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的工藝參數(shù)要求，對各工序生產(chǎn)過程進(jìn)行控制，工藝參數(shù)等控制實(shí)績計(jì)算機(jī)系統(tǒng)予以保存并可追溯，相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)7.5.1條款“組織應(yīng)策劃并在受控條件下進(jìn)行生產(chǎn)和服務(wù)提供”。8、生產(chǎn)出

8、的過程產(chǎn)品、最終產(chǎn)品，按系統(tǒng)指示進(jìn)入庫區(qū)相應(yīng)位置進(jìn)行堆放，堆放按系統(tǒng)設(shè)定的堆放要求進(jìn)行，庫區(qū)情況包括進(jìn)、入數(shù)量可通過系統(tǒng)查詢（鋼卷進(jìn)庫前，根據(jù)計(jì)算機(jī)下達(dá)的打包指令進(jìn)行打包），相當(dāng)于標(biāo)準(zhǔn)7.5.5條款“在內(nèi)部處理和交付到預(yù)定的地點(diǎn)期間，組織應(yīng)針對產(chǎn)品的符合性提供防護(hù)，這種防護(hù)應(yīng)包括標(biāo)識、搬運(yùn)、包裝、貯存和保護(hù)”。9、生產(chǎn)過程中，根據(jù)冶金規(guī)范的要求，對過程產(chǎn)品、最終產(chǎn)品，進(jìn)行取樣、檢驗(yàn)，檢驗(yàn)實(shí)績上傳管理計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)根據(jù)每個(gè)產(chǎn)品的具體要求，自動(dòng)進(jìn)行判定，若判定不合格，系統(tǒng)提示人工判定，判定結(jié)果可以是降級、報(bào)廢等，所有記錄系統(tǒng)自動(dòng)保存，體現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)7.5.1f、8.2.4、8.3條款管理要求。三、信息

9、化技術(shù)引發(fā)審核證據(jù)的差異所謂審核，就是將獲得審核證據(jù)并對其進(jìn)行客觀的評價(jià)，以確定滿足審核準(zhǔn)則程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過程。為此，作為一名審核員要學(xué)習(xí)、了解、掌握信息系統(tǒng)上留下的各項(xiàng)證據(jù)，下面就OA和ERP信息系統(tǒng)上線后，文件控制、產(chǎn)品的標(biāo)識和可追溯性等過程審核證據(jù)帶來的差異作一闡述。標(biāo)準(zhǔn)條款信息系統(tǒng)上馬前的審核證據(jù)信息系統(tǒng)上馬后的審核證據(jù)4.2.3 文件控制OA辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)上馬前審核證據(jù)：1、起草的文件需相關(guān)部門通過書面的形式會(huì)簽。2、為了確保文件的充分性和適宜性，文件發(fā)布前經(jīng)書面批準(zhǔn)的痕跡。3、為了證實(shí)在使用場所或崗位均能獲得有效的文件，為此，需要印刷紙質(zhì)文件，同時(shí)文件發(fā)

10、放時(shí)填寫“文件簽收單”。4、為了防止作廢文件的誤用，通常在作廢的文件上，做防止誤用的標(biāo)識，如：加蓋“作廢”章，和填寫“作廢文件回收單”。OA辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)上馬后審核證據(jù)：1、文件會(huì)簽功能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，由授權(quán)的OA管理員發(fā)送，證據(jù)在系統(tǒng)中保存(證實(shí)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核)。2、經(jīng)文件主管部門審核后，遞交辦公司室審核，再由辦公室傳遞公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，系統(tǒng)中均保存審核、批準(zhǔn)的部門領(lǐng)導(dǎo)和時(shí)間(證實(shí)文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn))。3、信息系統(tǒng)上馬后，在文件控制程序中做出了這樣規(guī)定：“公司的文件以掛在網(wǎng)上的電子文件為執(zhí)行依據(jù)，紙質(zhì)文件僅供參考”，這樣解決了文件印刷和文件簽收的繁瑣工作量，工作效率大大提高。4、由于文件執(zhí)行的依據(jù)

11、是掛在網(wǎng)上的電子文檔，且電子文件是動(dòng)態(tài)調(diào)整，都是現(xiàn)行有效的文件，是唯一執(zhí)行的依據(jù)，故不存在對紙質(zhì)作廢文件的標(biāo)識和作廢文件的回收工作。7.5.3產(chǎn)品的標(biāo)識和可追溯性設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過程信息上馬之前的證據(jù)：1、為了不讓不合格品流入下道工序，通常鋼卷等產(chǎn)品狀態(tài)的分類有“合格”、“待檢”、“不合格”并用標(biāo)牌的形式予以標(biāo)注。2、以“按爐送鋼流動(dòng)卡”(爐號、批號)予以產(chǎn)品追溯。1、生產(chǎn)過程自動(dòng)化上線后，如：熱軋產(chǎn)成品的“合格”、“不合格”等狀態(tài)的鋼卷均堆放在一個(gè)區(qū)域里(按樁腳堆放)，不是用“合格”、 “不合格”標(biāo)牌的形式予以狀態(tài)標(biāo)識，而是通過鋼卷號在系統(tǒng)中查詢鋼卷狀態(tài)信息，用代碼來表明產(chǎn)品的狀態(tài)。2、取消了“按

12、爐送鋼的流動(dòng)卡”，煉鋼以“制造命令號”為追溯的對象，每塊板坯有板坯號，軋制以“鋼卷號”作為追溯的對象。8.3 不合格品控制不合格品識別、控制（評審）和處置的規(guī)定是否得到實(shí)施？所選擇的處置方式是否符合要求，如：采取措施消除已發(fā)現(xiàn)的不合格，糾正后再次進(jìn)行驗(yàn)證；讓步處理時(shí)，經(jīng)授權(quán)人員批準(zhǔn)或適用時(shí)按顧客要求批準(zhǔn)；采取措施，防止非預(yù)期的使用或應(yīng)用。是否保持了不合格的性質(zhì)以及隨后采取的任何措施（包括批準(zhǔn)讓步放行）的記錄？在各信息系統(tǒng)畫面中體現(xiàn)，如：熱軋各工序表面質(zhì)量異常信息系統(tǒng)畫面、理化性能異常信息系統(tǒng)畫面、在線封鎖代碼，離線封鎖代碼及不合格品處置畫面(改判、判次、判利用品、判廢等)。四、結(jié)語對于信息化高度集中企業(yè)的ISO9001審核，如果企業(yè)ISO9001相關(guān)過程的運(yùn)行情況和證據(jù)，在ERP等信息系統(tǒng)中已經(jīng)存在并有效運(yùn)行，作為一名審核員在實(shí)施審核時(shí)應(yīng)予以肯定，而不應(yīng)要求企業(yè)提供其他形式的證據(jù)。但是，不同的企業(yè)，信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)也不一樣，實(shí)施效果也不相同。審核員應(yīng)當(dāng)利用其信息集中、準(zhǔn)確及時(shí)和便于分析的有利方面，來提高質(zhì)量管理體系審核的水平和效率。這就需要我們審核員加強(qiáng)對ERP等信息系統(tǒng)的了解和學(xué)習(xí)，使我們的審核工作跟上企業(yè)管理和技術(shù)發(fā)展的步伐。參考文獻(xiàn)：1、管理咨詢導(dǎo)讀 上海市咨詢行業(yè)協(xié)會(huì)編，2006年8月2、解讀質(zhì)量管理 冶金工業(yè)出版社 那寶魁編著 2006年作