社區(qū)檔案管理制度

1、社區(qū)檔案治理制度一、總那么1、為了標(biāo)準(zhǔn)社區(qū)檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的治理,特制定本制度.2、檔案的范圍(1)社區(qū)內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料.(2)外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與社區(qū)經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料.(3)下屬居民委員會(huì)(以下簡(jiǎn)稱居委會(huì))備案形成的與經(jīng)營有關(guān)的資料.二、檔案的治理部門1、檔案治理由行政治理中央及財(cái)務(wù)中央共同治理,其中行政治理中央為主管部門.2、檔案治理部門的責(zé)任(1)行政治理中央檔案治理的責(zé)任負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織編制、修訂、完善社區(qū)的檔案治理制度,標(biāo)準(zhǔn)治理流程、分類目錄、治理表格,標(biāo)準(zhǔn)檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的治理.負(fù)責(zé)

2、指導(dǎo)、培訓(xùn)、宣貫檔案治理制度.負(fù)責(zé)組織、安排、檢查督導(dǎo)檔案治理制度的執(zhí)行.負(fù)責(zé)整理、保管社區(qū)人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案.負(fù)責(zé)收集、整理、保管居委會(huì)備案的人事行政類和業(yè)務(wù)類檔案.負(fù)責(zé)收集、整理各部門檔案分類目錄,匯總建立社區(qū)電子目錄.(2)財(cái)務(wù)中央檔案治理的責(zé)任負(fù)責(zé)配合行政治理中央編制、修訂、完善社區(qū)檔案治理制度中財(cái)務(wù)類檔案的分類目錄、分類治理流程.負(fù)責(zé)收集、整理、保管社區(qū)及居委會(huì)備案的財(cái)務(wù)類檔案.三、檔案的分類治理1、檔案的分類原那么社區(qū)檔案分類和分類編號(hào)由行政治理中央統(tǒng)一集中治理.各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號(hào).如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求,應(yīng)由需求部門提出申請(qǐng),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行

3、政治理中央審批同意后再做調(diào)整.2、檔案的分類檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級(jí)性等多種方式分類.社區(qū)檔案主要采取按實(shí)質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行分類.(1)按內(nèi)容進(jìn)行分類,主要有：章程、規(guī)章制度、通知通報(bào)發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報(bào)發(fā)文、外部政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等.會(huì)議資料.主要包括日常會(huì)議紀(jì)要和專題會(huì)議資料等.股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議和成員資料.包括股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)決議、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料等.企業(yè)根本資料.包括企業(yè)簡(jiǎn)介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等.經(jīng)營目標(biāo)、方案、總結(jié)：包括經(jīng)營目標(biāo)與總結(jié)、經(jīng)營方案與總結(jié)等.經(jīng)濟(jì)合同.包括對(duì)外形成收款的經(jīng)濟(jì)

4、業(yè)務(wù)合同、對(duì)外形成付款的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等.案件資料.行政后勤檔案/員工福利(餐娛、文體、圖書等).包括基建工程、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等.人力資源部資料.包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬本錢、勞資關(guān)系、員工信息治理等.財(cái)務(wù)部門資料.包括財(cái)務(wù)人員治理資料、會(huì)計(jì)報(bào)表/報(bào)告、涉稅資料、銀行融資評(píng)級(jí)授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)資料、會(huì)計(jì)賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等.©戰(zhàn)略投資部資料0工會(huì)文件統(tǒng)登記記錄資料.包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案治理登記資料、圖書借閱登記表等.簽字印模.包括簽字樣本、印章印模等.特殊業(yè)務(wù)資料.2按保存形式分類紙質(zhì)形式電子檔案形式

5、：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式.3按保密性分類：分為絕密檔案、機(jī)密檔案、秘密檔案、一般無密級(jí)檔案.絕密、機(jī)密文件打印使用專用磁盤,絕密文件只能印1份,機(jī)密、秘密文件按審閱人數(shù)打印.文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容,對(duì)照密級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行確定.絕密：處于最高保密等級(jí),限指定人員知曉,一旦泄密會(huì)對(duì)社區(qū)平安、開展造成極其嚴(yán)重后果的資料,如導(dǎo)致社區(qū)財(cái)產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂；治理系統(tǒng)或組織架構(gòu)動(dòng)亂高管三人以上投訴或兩人以上離職的等.絕密文件是社區(qū)的核心檔案.包括但不限于：a、主任指定的絕密事項(xiàng)資料；b、外單位提供的絕密文件資料和相應(yīng)的科研成果；c、社區(qū)的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略

6、投資方案；d、購置或開發(fā)的科研成果和專利等資料；e、資金運(yùn)作方案、協(xié)議、等相關(guān)財(cái)務(wù)資料;f、重大工程的資料.機(jī)密：保密等級(jí)次于絕密,社區(qū)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員所知的資料.是指非法泄露后會(huì)給社區(qū)平安、開展造成嚴(yán)重?fù)p害的資料,如導(dǎo)致社區(qū)財(cái)產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)；治理系統(tǒng)遭受破壞或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機(jī)高管兩人以上投訴或一人離職的等,包括但不限于：a、社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)指定的機(jī)密事項(xiàng)資料；b、外單位提供的機(jī)密文件資料和相應(yīng)的研究成果；c、社區(qū)及居委會(huì)的決策性會(huì)議紀(jì)要、股東會(huì)及董事會(huì)決議；d、關(guān)于社區(qū)及居委會(huì)商業(yè)利益,開展的合同；e、社區(qū)開展規(guī)劃、年度經(jīng)營方案、業(yè)績(jī)合同、經(jīng)營分析會(huì)紀(jì)要等未公

7、開宣布者；f、尚未公布的技術(shù)根本資料、材料、圖紙；g、投資方案書、工程協(xié)議、工程運(yùn)作方案；h、財(cái)務(wù)帳薄、財(cái)務(wù)運(yùn)行報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等；i、社區(qū)人事檔案、工資；j、未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動(dòng)的方案；k、涉及主任個(gè)人的收發(fā)文件.秘密：保密等級(jí)在絕密和機(jī)密之下,社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)人員所知的資料.但如果非法泄露,會(huì)給社區(qū)帶來損害和影響,如導(dǎo)致社區(qū)財(cái)產(chǎn)損失1萬元以下；資金鏈鏈?zhǔn)艿缴晕⒂绊懖挥绊懻Ｗ鳂I(yè)；治理系統(tǒng)遭受稍微破壞不影響正常使用或組織架構(gòu)受到稍微動(dòng)亂兩人以下投訴,無人員離職,包括但不限于：a、外單位提供的秘密文件資料和相應(yīng)的研究成果；b、社區(qū)招投標(biāo)書,有關(guān)社區(qū)經(jīng)營的各項(xiàng)信息、數(shù)據(jù)

8、、流通渠道和機(jī)構(gòu)等;c、具有國際先進(jìn)水平,并且應(yīng)用范圍廣、經(jīng)濟(jì)效益高或者學(xué)術(shù)價(jià)值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為創(chuàng)造、專利的階段性成果、資料等；d、合同,技術(shù)協(xié)議；e、社區(qū)制度匯編原件.一般(無密級(jí))檔案：除以上外,其他均為一般檔案.四、檔案的移交治理1、檔案移交的根本要求(1)資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程,已形成檔案.(2)移交前,應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊,對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊.(3)結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列.批復(fù)在前,請(qǐng)示在后；正件在前,附件在后；正本在前,定稿在后；結(jié)論在前,依據(jù)在后.(4)原那么上整理好一一對(duì)應(yīng)的紙

9、質(zhì)檔和電子檔.(5)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆填寫,要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確.2、檔案移交時(shí)移交人填寫?檔案交接登記表?(附件1),報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)簽字.接收人核對(duì)無誤后簽字確認(rèn).五、檔案的歸檔治理1、檔案的歸檔原那么(1)按立檔單位分開建檔.(2)按形成或針對(duì)的年度分開建檔.(3)自有檔案和備案檔案分開建檔.(4)按檔案內(nèi)容分類排序歸檔.(5)按社區(qū)/年度/檔案類別/順序號(hào)歸檔編號(hào).(6)按末級(jí)分類檔案登記檔案目錄.(7)不相容職務(wù)檔案分開歸檔.2、檔案治理員應(yīng)在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔.檔案治理員填寫登記?分類檔案目錄?,將檔案文件有序置放在目錄后面.檔案文件右

10、上角應(yīng)標(biāo)注檔案的分類編號(hào)、目錄序號(hào)及檔案密級(jí).六、檔案的立卷治理1、檔案的立卷裝盒原那么上應(yīng)與檔案分類保持一致.分類檔案資料較少時(shí),連序的分類檔案可組合立卷.分類檔案資料較多時(shí),可分多盒立卷.檔案治理員應(yīng)編制?檔案立卷目錄?,對(duì)每一卷宗號(hào)所治理的分類檔案編號(hào)、分類檔案名稱進(jìn)行列示.對(duì)于跨年的案件資料、基建工程、施工工程、投資工程、委貸業(yè)務(wù)、擔(dān)保業(yè)務(wù)、典當(dāng)業(yè)務(wù),應(yīng)在完結(jié)當(dāng)年立卷歸檔.與單個(gè)工程、業(yè)務(wù)或事項(xiàng)相關(guān)的要素應(yīng)進(jìn)行組合成一個(gè)文檔,建立清單目錄,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批確認(rèn)完整潔備、準(zhǔn)確無誤后再歸檔立卷.比方：(1)單個(gè)專題會(huì)議相關(guān)組合要素：關(guān)于召開會(huì)議的請(qǐng)示與批復(fù)；提交會(huì)議審議批準(zhǔn)的資料：包括工作規(guī)

11、劃、方案、報(bào)告；預(yù)算決算;各項(xiàng)決議的草案；會(huì)議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿；大會(huì)發(fā)言資料；會(huì)議總結(jié)報(bào)告；會(huì)議參考性資料：包括調(diào)查報(bào)告；可行性分析報(bào)告；統(tǒng)計(jì)報(bào)表；技術(shù)圖紙或圖表；會(huì)議治理性資料：包括會(huì)議通知、日程與議程安排表；會(huì)議須知、保密規(guī)定；會(huì)議主席團(tuán)名單、委員會(huì)名單、與會(huì)人員名單；票證、簽到簿；會(huì)議宣傳性資料：包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)；會(huì)議紀(jì)要；新聞報(bào)道；照片、錄首、錄像等資料.(2)單個(gè)股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)成員資料相關(guān)組合要素：簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、授權(quán)書及其他資料.(3)單個(gè)資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項(xiàng)相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復(fù)印件；社區(qū)登記、變更、注銷、年審

12、申請(qǐng)資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復(fù)資料.(4)單個(gè)案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料.(5)單個(gè)員工的檔案相關(guān)組合要素：?jiǎn)T工應(yīng)聘信息登記表、學(xué)歷及學(xué)位證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、三張一寸彩色免冠照保險(xiǎn)接續(xù)卡(養(yǎng)老保險(xiǎn)冊(cè))、與工作過社區(qū)解除或終止勞動(dòng)合同的證實(shí)、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應(yīng)聘人員信息登記表、體檢證實(shí)、勞動(dòng)合同和保護(hù)協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動(dòng)通知、辦理交接手續(xù)資料.(6)單個(gè)基建工程、施工工程、工程工程、資金申報(bào)工程、委貸業(yè)務(wù)資料、擔(dān)保業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)具體工程或業(yè)務(wù)要求進(jìn)行相關(guān)要素組合.七、檔案的保管要求1、檔案治理員負(fù)責(zé)檔案的保管.

13、行政類、人事類檔案由檔案治理專員保管；財(cái)務(wù)類檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)人員暫為檔案治理.2、紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求(1)檔案室應(yīng)選擇在枯燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有適應(yīng)的防火器材；(2)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑,經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀;(3)檔案室內(nèi)保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱地方,以利查閱,并預(yù)防潮濕；(4)嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；3、電子檔案的保管的一般要求(1)檔案治理員應(yīng)建立電子文件夾將電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管.(2)電子文檔應(yīng)保存在單機(jī)版的計(jì)算機(jī)中,必須設(shè)置密碼,注意防泄.(3)電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份,防病毒等平安舉措.(4)備份磁介質(zhì)應(yīng)注意防磁.4、密級(jí)

14、檔案治理的特別要求(1)嚴(yán)禁在不具備保密條件的地方存放檔案.(2)檔案治理員應(yīng)當(dāng)貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和社區(qū)的保密規(guī)定,做到對(duì)社區(qū)的機(jī)密不說、不外傳.(3)檔案治理員在調(diào)離或離職時(shí),由行政治理中央總監(jiān)監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后,方可離開.(4)檔案治理員無論在職期間、調(diào)離或離職后,都不得向任何個(gè)人或單位泄漏涉及社區(qū)經(jīng)濟(jì)合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機(jī)密性檔案內(nèi)容.喪失檔案或擅自泄露檔案機(jī)密,社區(qū)將追究其個(gè)人的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任.(5)秘密載體必須保證任何時(shí)候都處于絕對(duì)平安、保密狀態(tài),對(duì)秘密載體生成過程中不需歸檔的材料,應(yīng)及時(shí)銷毀.秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號(hào)、圖形、圖像、聲音等方式記載社區(qū)秘密

15、信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)(含計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等)、光盤等各類物品.(6)秘密文件在社區(qū)內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng),經(jīng)過載體治理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政治理中央負(fù)責(zé)人審批,有對(duì)外發(fā)布需要時(shí),必須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn).(7)絕密、機(jī)密文件在社區(qū)內(nèi)部的借閱、復(fù)制必須由借閱人申請(qǐng),經(jīng)過載體治理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、行政治理中央總監(jiān)、批準(zhǔn).(8)在秘密事項(xiàng)形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)為原那么,進(jìn)行治理.(9)秘密事項(xiàng)由形成部門在檔案歸檔時(shí),根據(jù)密級(jí)資料具體分類標(biāo)準(zhǔn)做好標(biāo)識(shí)(蓋上標(biāo)識(shí)印章,標(biāo)識(shí)印章由檔案治理員保管,絕密檔案移交前移交人須做好密封),交檔案治理員負(fù)責(zé)妥善保管,并建好記錄、臺(tái)帳.八、

16、檔案的借閱治理1、申請(qǐng)借閱、查閱或復(fù)印檔案時(shí),應(yīng)填寫?檔案借閱/復(fù)印申請(qǐng)單?,根據(jù)檔案密級(jí)級(jí)別向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)報(bào)批.除此外,社區(qū)外部人員借閱時(shí)還應(yīng)持單位正式介紹信,檔案保管人員方能接待.2、借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱/復(fù)印登記簿,詳細(xì)登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況.3、在借閱、查閱或者復(fù)制檔案時(shí),嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換.4、申請(qǐng)復(fù)印時(shí),應(yīng)由檔案治理員親自復(fù)印,并加蓋“再復(fù)印無效印章,并注明“此復(fù)印件僅用于用途.5、一般檔案的借閱、復(fù)印由借閱人提出申請(qǐng),報(bào)部門負(fù)責(zé)人、行政治理中央負(fù)責(zé)人審批后至檔案員處辦理相關(guān)手續(xù).檔案一般不得帶出檔

17、案室.檔案治理人員應(yīng)負(fù)責(zé)將原件及時(shí)、完好無缺地歸放原處.6、絕密、機(jī)密文件嚴(yán)禁帶出檔案室、復(fù)制,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽批人員在檔案室查閱后應(yīng)立即歸還.如確因工作需要帶出、復(fù)印,除簽批手續(xù)外,檔案員還需當(dāng)面或 聯(lián)系,向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后辦理相關(guān)手續(xù).辦理中做好記錄,按時(shí)追回加密的復(fù)印文件存檔由于工作需要交予其它關(guān)聯(lián)機(jī)構(gòu)、政府部門的除外.7、絕密、機(jī)密、秘密、一般檔案借閱、復(fù)印如涉及財(cái)務(wù)內(nèi)容的,除正常審批手續(xù)外,還需財(cái)務(wù)治理中央負(fù)責(zé)人簽批.九、檔案的銷毀治理1、檔案保管期滿需要銷毀時(shí),由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請(qǐng)單,編制銷毀清冊(cè),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人鑒定審核后,方能銷毀.銷毀時(shí),應(yīng)有監(jiān)銷人在場(chǎng)監(jiān)督銷毀.監(jiān)銷人在銷毀檔案前,應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后,應(yīng)當(dāng)在?檔案銷毀清冊(cè)?上簽名蓋章.檔案保管期限滿,但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止.單獨(dú)抽出立卷的檔案,應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)和檔案保管清冊(cè)中列明.十、附那么