日常辦公郵件書寫規(guī)范簡(jiǎn)述

1、 - -常見(jiàn)問(wèn)題及要點(diǎn)常見(jiàn)問(wèn)題及要點(diǎn)郵件規(guī)范目 錄標(biāo)題正文附件1234其他 冗長(zhǎng) 復(fù)雜空白無(wú)意義未突出重點(diǎn)長(zhǎng)串轉(zhuǎn)發(fā)例：答復(fù):答復(fù):答復(fù): 【請(qǐng)查收】2015年5月XX辦月度考勤匯總 （可刪除重復(fù)內(nèi)容）標(biāo)題常見(jiàn)問(wèn)題例：【請(qǐng)審批】申請(qǐng)泡面3箱，一次性紙碗100個(gè)，紙杯300個(gè)，紙袋300個(gè)（可簡(jiǎn)要說(shuō)明，物品種類及數(shù)量在正文已體現(xiàn)）例：【通知】本周日公司停電說(shuō)明：未突出停電具體時(shí)間及會(huì)造成的影響例：1、請(qǐng)查收附件（未說(shuō)明文件主題）2、大家好，禮品手提袋和醫(yī)療彩本已寄出，信息如下，請(qǐng)注意查收?。▽⒄娜淖鳛闃?biāo)題，無(wú)意義）BCA簡(jiǎn)短明確適當(dāng)使用符號(hào)突出重點(diǎn)標(biāo)題書寫要點(diǎn)1、不使用空白或無(wú)意義的主題；2、

2、突出郵件內(nèi)容的重點(diǎn)，切忌冗長(zhǎng)復(fù)雜；3、添加適當(dāng)?shù)姆?hào)突出關(guān)鍵詞 ； 例如：【請(qǐng)反饋】正文常見(jiàn)問(wèn)題BCA內(nèi)容冗長(zhǎng)復(fù)雜，行文不通順，過(guò)于口語(yǔ)化；未點(diǎn)明收件人應(yīng)該做什么？下一步是什么？條理不清晰，易出現(xiàn)歧義。出現(xiàn)錯(cuò)別字，或遺漏信息；簡(jiǎn)明扼要行文通順避免歧義利用列表及圖片或表格輔助說(shuō)明信息交代完整，避免多次發(fā)送補(bǔ)充利用顏色或粗體進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，盡量不超過(guò)3處合適的稱呼注意禮節(jié)語(yǔ)氣平和避免口語(yǔ)正文書寫要點(diǎn)仔細(xì)檢查全文，避免錯(cuò)別字或拼寫錯(cuò)誤點(diǎn)明收件人所需做的事 思考如何讓思考如何讓Ta可以很容易地回復(fù)和幫助到你可以很容易地回復(fù)和幫助到你正文書寫原則別只說(shuō)自己的事，表明這事和別只說(shuō)自己的事，表明這事和Ta的關(guān)

3、系的關(guān)系越簡(jiǎn)潔明了的郵件越容易得到回復(fù)越簡(jiǎn)潔明了的郵件越容易得到回復(fù)說(shuō)清楚需要說(shuō)清楚需要Ta做什么做什么命名不完整無(wú)效命名遺漏或附件錯(cuò)誤不規(guī)范例：副本2 技術(shù)部第一季度日常支出明細(xì)表 （命名出現(xiàn)多余的字眼，未修改，不規(guī)范）附件常見(jiàn)問(wèn)題例：XX部xxx工作匯報(bào)（未標(biāo)明所屬人員部門名稱、個(gè)人信息及時(shí)間等重要信息）說(shuō)明：上傳錯(cuò)誤的附件或遺漏附上所需附件例：附件1 附件2（無(wú)效命名，需要受眾重新編輯名稱）提示說(shuō)明意義格式預(yù)覽空間正文需提示夾帶附件附件內(nèi)容選擇合適的大小、顏色及語(yǔ)種，以便受眾在線預(yù)覽查看對(duì)附件內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明特殊文件格式，可說(shuō)明打開(kāi)方式，或是多附上其他格式，以便受眾選擇附件命名要每個(gè)字都有意義，避免多余的字眼出現(xiàn)過(guò)大的附件可利用云盤鏈接或是壓縮打包傳輸，方便受眾下載附件要點(diǎn) 4、發(fā)送前檢查全文并考慮受眾的閱讀體驗(yàn)、發(fā)送前檢查全文并考慮受眾的閱讀體驗(yàn)其他2、郵件回復(fù)準(zhǔn)則：、郵件回復(fù)準(zhǔn)則： 及時(shí)、簡(jiǎn)要、控制來(lái)往頻率、區(qū)分回復(fù)對(duì)象及時(shí)、簡(jiǎn)要、控制來(lái)往頻率、區(qū)分回復(fù)對(duì)象1、對(duì)外顯示名稱及簽名的規(guī)范性；、對(duì)外顯示名稱及簽名的規(guī)