酒店辦公室標準化管理手冊

1、XXXXX酒店辦公室標準化管理手冊二O三年一月目錄一、辦公室組織架構圖?2?二、辦公室崗位說明書?3?（一）辦公室工作職責?3?（二）辦公室崗位職責?4?2.1 辦公室主任崗位職責?4?2.2 人事主管崗位職責?5?2.3 文員崗位職責?6?2.4 網(wǎng)管崗位職責?7?三、辦公室工作流程?8?（一）辦事工作流程?8?（二）來訪工作流程?9?（三）人力調(diào)配工作流程?1?0?（四）內(nèi)部接待工作流程?1?1?（五）會議通知與組織工作流程?1?3?（七）（八）（九）（十）公文起草工作流程公文印發(fā)工作流程印章管理工作流程檔案管理工作流程（六）收文工作流程?1?6?1?8?2?0?2?2?2?4?（十一）人

2、力資源管理工作流程?3?4?（十二）員工招聘、入職、轉正、調(diào)動、離職管理工作流程?3?8?（十三）考勤管理工作流程?4?6?（十四）工資核算發(fā)放工作流程?5?0?（十五）部門考核工作流程?5?3?（十六）信息發(fā)布管理工作流程?5?8?（十七）員工宿舍管理工作流程?6?3?（十八）人事流程相關表格示例?6?7?-2-/74辦公室組織架構圖（一）辦公室工作職責公室主任1名部門辦公室部門負責人辦公室主任直屬領導總經(jīng)理1.酒店各項效益指標、戰(zhàn)略目標的制定、設立與督導執(zhí)行責任；2酒店經(jīng)濟效益提升的責任；3.酒店品牌塑造的責任任1名”f人事主管1名4.酒店團隊文化建設的責任L5酒店各項成本的節(jié)約與控制；文

3、員；名酒店安全保障的責任管1名'司機1名責_7酒店可持續(xù)性發(fā)展的責任;8酒店各項人事管理制度的制定、實施、監(jiān)督檢查并根據(jù)實際情況不斷完善制度；9.酒店各級員工的招聘管理；10.酒店薪酬體系的建設、管理與完善；11.員工入職、離職、退休等各項手續(xù)的辦理及勞動關系處理；12.酒店人事檔案等的保存與管理，人才庫的建立；13完成董事會臨時交辦的其他工作。工作權限1.有權主持與酒店經(jīng)營戰(zhàn)略的制訂；2.有權主持酒店企業(yè)文化的訂閱與建設；3.有酒店內(nèi)人力資源規(guī)劃、發(fā)展的決定權或建議權；4.有權對違反酒店相應制度的行為和過失做出最終裁決；5.有對酒店內(nèi)部各崗位的員工實行考核及崗位異動、獎懲的最終審核權

4、；6.有行政人事部組織機構建立、員工考核的工作權限；7.有行政人事部內(nèi)部員工的聘用、解聘的建議權；8.有要求酒店所有部門配合重大經(jīng)營活動或工作的權限；9.其他有關經(jīng)營相關的各項權限。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期（二）辦公室崗位職責2.1辦公室主任崗位職責崗位名稱辦公室主任所屬部門辦公室職位編號直接上級總經(jīng)理、副總經(jīng)理、助理調(diào)研員直接下級辦公室副主任、人事主管、文員、司機晉升方向職責描述主要工作任務1、日常行政管理（1）在總經(jīng)理領導下，協(xié)調(diào)各部門的工作，協(xié)助總經(jīng)理制訂、監(jiān)督、檢查各項方針、政策、上級指示和重要決定及各項規(guī)章制度的執(zhí)行情況；（2）負責酒店公章證照、辦公印章的保管

5、工作；（3）負責本部門員工管理，保證遵守酒店管理規(guī)范；（4）認真貫徹黨和政府有關人事管理方針、政策、法規(guī)。根據(jù)酒店實際情況，協(xié)助部門經(jīng)理合理制定酒店的組織結構和各部門的人員編制計劃，經(jīng)領導批準后組織實施；（5）貫徹實施有關的勞保政策，建立、完善勞動用工管理制度，嚴格依法用工，針對員工提出的合理要求，認真、妥善地予以解決，努力改善員工工作環(huán)境及條件，不斷增強員工的企業(yè)凝聚力（6）負責酒店網(wǎng)絡監(jiān)管及網(wǎng)絡市場推廣工作；（7）負責來訪客人的接待管理工作。2、公司級會議管理（1）負責安排各類公司級行政工作會議準備工作、會議紀要管理工作；（2）負責會議精神的傳達與會議精神執(zhí)行等洛實工作；（3）負責上級公司

6、各項工作指示及文件精神的傳達及落實工作。3、公司級文件管理（1）按照總經(jīng)理的意圖，組織起草綜合性的業(yè)務報告和起草、修改工作規(guī)劃、報告、總結、請示、通知等函件，并負責酒店公文、文件的收、發(fā)、轉等日常事務管理工作；（2）領導有關人員做好行政來往文件歸檔、收發(fā)、管理工作；（3）按總經(jīng)理的指示或要求，接受、審閱、修改各部門上報的請示、報告、文件，提出處理意見。經(jīng)總經(jīng)理審批后，按指示下發(fā)或提請有關部門貫徹落實。4、車輛管理（1）負責車隊管理工作，負責領導用車及酒店各部門用車相關的車務管理，確保安全正常運作；（2）根據(jù)計劃和申請合理調(diào)度車輛；（3）負責司機出車各類臺賬的登記和匯總工作；（4）協(xié)助司機對車輛

7、進行年檢、車輛繳費、保險的購買和辦理工作。5、總值管理（1）負責酒店總值班的安排，協(xié)調(diào)處理值班記錄中反映的有關問題，做好來訪和酒店內(nèi)部投訴的處理工作，并保管好值班記錄。6、外聯(lián)等其他工作（1）與行業(yè)主管部門保持良好的溝通，處理相關公文函件，并檢查相關部門貫徹執(zhí)行情況；（2）完成領導交辦的其他工作。任職資格1. 大專以上學歷，行政管理等相關專業(yè)；2. 五年以上行政管理工作，相關崗位工作經(jīng)驗至少二年以上；3. 具有較好的語言與文字表達能力，具有較強的組織協(xié)調(diào)能力。考核指標:員工對人力資源滿意度，會議準備情況，部門文件的整理和歸檔情況。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期2.2人

8、事主管崗位職責崗位名稱人事主管所屬部門辦公室職位編號直接上級辦公室主任直接下級/晉升方向職責描述主要工作任務1、日常行政人事管理(1) 參與制訂或修改員工手冊、勞動合冋等人力資源管理政策和規(guī)定；(2) 組織落實并監(jiān)督人事、行政管理相關的各項規(guī)章制度；(3) 負責酒店內(nèi)部招聘、員工離職入職、員工考評、薪酬管理、獎懲等各項人事工作(4) 及時了解政府政策和同行業(yè)情況變化，對酒店各部門人員招聘及薪酬計劃等提出意見。2、員工檔案管理(1) 組織建立并完善員工檔案；(2) 組織建立并豐富人才數(shù)據(jù)庫；(3) 組織人事檔案的維護與管理工作。3、部門內(nèi)外的協(xié)調(diào)工作(1) 與酒店其他部門保持有效的溝通，解釋并改

9、進人事工作；(2) 組織與高校、人才交流中心建立良好的工作關系，保證招聘渠道的暢通；(3) 協(xié)調(diào)保持與政府相關部門及其他相關部門良好關系。4、部門內(nèi)部管理(1) 傳達酒店方針政策，下達上級的命令；(2) 指導、監(jiān)督、考核下屬人員的日常工作；(3) 發(fā)掘培養(yǎng)有發(fā)展?jié)摿Φ南聦偃藛T。5、其他工作(1)完成上級交辦的其他工作。任職資格1. 大專以上學歷，具備人力資源管理等相關專業(yè)知識；2. 三年以上人力資源工作經(jīng)驗；3嚴謹、責任心強、人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力強。考核指標人事工作計劃完成率、招聘計劃完成率、績效考評實施情況。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期2.3文員崗位職責崗位名

10、稱文員所屬部門辦公室職位編號直接上級辦公室主任直接下級/晉升方向職責描述主要工作任務1、日常行政管理（1）協(xié)助管理本部門人員，保證遵守酒店管理規(guī)范；（2）負責酒店公章證照、辦公印章的保管和使用登記工作；（3）負責辦公室辦公用品的保管、發(fā)放和登記；（4）管理與維護打印機等設備；（5）對酒店辦公用品、低質易耗品、固定資產(chǎn)進行登記匯總和定期核查；（6）對來訪的客人、應聘人員接待登記；（7）協(xié)助辦公室主任做好酒店印章、介紹信、法人授權書等的使用管理工作；（8）負責本部門人員考勤工作；（9）配合街道居委會，負責酒店計劃生育和流動人口管理工作。2、會議事務準備（1）負責各類會議事務的會場布置和準備工作；（

11、2）負責通知參加酒店會議人員按時出席會議；（3）負責記錄會議紀要，并整理成文后下發(fā)至各部門；（4）對來訪人員做好接待、登記工作。3、文件管理（1）負責酒店公文、文件的收、發(fā)、轉等日常事務處理工作；（2）負責文件的打印、復印和裝訂工作；（3）負責酒店行政文件、人事檔案的整理和編號歸檔。4、車輛管理（1）受理酒店各部門、領導用車計劃或申請；（2）協(xié)助總經(jīng)辦主任根據(jù)計劃和申請合理調(diào)度車輛；（3）負責司機出車各類臺賬的登記和匯總工作；（4）協(xié)助司機對車輛進行年檢、車輛規(guī)費、保險的購買和辦理工作。5、其他工作（1）完成領導交辦的其他工作。任職資格1. 大專以上學歷、文秘、計算機、管理等相關專業(yè)；2. 一

12、年以上行政人事相關工作經(jīng)驗；3. 熟練掌握英語的聽、說、寫技能，具有較強的文字處理能力，能熟練操作各種辦公自動化設備。考核指標員工對人力資源滿意度，會議準備情況，部門文件的整理和歸檔情況。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期2.4網(wǎng)絡管理員崗位職責崗位名稱網(wǎng)絡管理員所屬部門辦公室職位編號直接上級網(wǎng)絡工程師直接下級/晉升方向職責描述1. 負責內(nèi)部局域網(wǎng)絡維護和日常管理；2. 進行服務器、路由器等設備管理，以及網(wǎng)絡平臺的運行監(jiān)控和維護；3. 進行酒店辦公設備的日常維護及管理；技術檔案維護；4. 負責病毒的查殺，維護網(wǎng)絡系統(tǒng)安全；5. 處理網(wǎng)絡及計算機故障；6. 負責內(nèi)部信息系統(tǒng)

13、建設、維護；7. 負責機房服務器的故障排查及維護；8. 熟悉PC機硬件維護，各種網(wǎng)絡設備基本維護；9. 對服務器、路由器、防火墻能熟練操作及維護，具備故障診斷和處理能力；10. 熟悉網(wǎng)絡流量監(jiān)測與控制軟件；11. 熟悉網(wǎng)絡布線、公司集團電話布線、數(shù)字集團電話主機配置和維護等。任職資格1.大專及以上學歷，計算機、通訊相關專業(yè)；2.二年以上網(wǎng)管工作經(jīng)驗；3具有良好的職業(yè)道德，較強的溝通、協(xié)調(diào)能力，具有強烈的責任心?？己酥笜斯ぷ饔媱澋耐瓿陕?、計算機及網(wǎng)絡故障維修及時率。相關說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期三、辦公室工作流程（一）辦事工作流程酒店領導-8-/74反饋情況安排工作酒店

14、各職能部門反饋情況饋情況安排工作反饋情況安排工作文員專責、人資專責、網(wǎng)管專責分工協(xié)作（二）來訪工作流程起立招呼、禮貌用語I讓座敬茶I詢問來訪人姓名、單位、身份、來訪目的9決定接待對象和方式本人接待、領導接待、其他人接待接待完畢，禮貌送客至辦公室門口填寫來訪記錄，必要時向主任匯報（三）人力調(diào)配工作流程重要接待或大型會議用人部門編制人力需求計劃辦公室有特殊技能要求無特殊要求n-8-/74ar-i從外部調(diào)配人員酒店內(nèi)部調(diào)配3（四）內(nèi)部接待工作流程1. 目的理順、規(guī)范酒店內(nèi)部接待管理，使之在成本控制的基礎上實現(xiàn)預期友好接待目標。2. 范圍酒店客房、餐飲、康樂各區(qū)域內(nèi)的免費接待、招待，以及各種業(yè)務來訪、

15、參觀接待。3. 操作規(guī)程3.1 業(yè)務接待范疇和分工3.1.1 凡來酒店檢查工作或參觀考察的上級領導及有關單位，均統(tǒng)一歸口辦公室接待。辦公室在接受上級布置的接待任務后，及時填寫接待通知單，注明接待對象、人數(shù)、姓名、職務、招待內(nèi)容等，及時通知相關部門配合。3.1.2 凡來酒店參觀的人員必須出具單位介紹信或有效證件，經(jīng)酒店領導同意后由辦公室通知酒店賓客關系主任及相關對口部門負責接待。3.1.3 大堂副理根據(jù)辦公室安排，擬定接待參觀方案。3.1.4 在接待過程中，屬酒店公關對象的，由市場營銷部陪同接待，并特別注意接待規(guī)格和要求，做好接待的準備工作。3.1.5 凡來酒店參觀的人員，由酒店市場營銷人員視情

16、況負責分送酒店宣傳資料。3.1.6 要求各部門在接待過程中與來訪者建立和保持良好業(yè)務合作關系的同時，注意利用每次接待作為捕捉開發(fā)公共關系的契機，宣傳酒店，樹立酒店形象。3.1.7 凡無酒店辦公室通知，任何部門不得隨意引領客人參觀酒店不開放部門。酒店保安人員有權對參觀者的證件進行檢查，并對未經(jīng)酒店批準的擅自參觀者予以阻止。3.2 接待工作程序3.2.1 對所有來訪客人，都必須笑臉相迎，熱情有禮，認真接待。3.2.2 對來聯(lián)系工作的客人，清楚地了解對方的辦事要求，需向總經(jīng)理引見的，須征求總經(jīng)理的同意方能引見；與其他部門有關的，及時與有關部門聯(lián)絡并介紹給有關部門。3.2.3 對酒店的重要客人，要及時

17、通報總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的指示，協(xié)助做好接待安排。3.2.4 對總經(jīng)理約見的客人，要及時提醒總經(jīng)理，如因總經(jīng)理忙于其他工作未能按時會客，要代為接待，并與總經(jīng)理聯(lián)絡，按照指示辦理。對客人提出的要求，在原則允許的范圍內(nèi)，盡量給予滿足3.2.5 對上門投訴的客人或員工，要心平氣和，耐心傾聽其意見，并將客人的投訴予以記錄，將記錄報分管副總經(jīng)理批示后轉相關部門處置。3.3 接待過程中，若有必要，可進行用餐、住房或其他有關工程的免費接待或折扣接待。（五）會議通知與組織工作流程1. 會前準備1.1 酒店各類行政會議，如酒店總經(jīng)理辦公會議、各類業(yè)務會議、部門經(jīng)理會議、周工作指令會、各種座談會、員工大會、經(jīng)濟分析

18、會、民主對話會等，均由辦公室根據(jù)總經(jīng)理或相關副總經(jīng)理意圖妥善籌劃、安排和綜合協(xié)調(diào)。1.2 根據(jù)總經(jīng)理意見和有關情況，辦公室主任迅速周密地制定出會議題案，即會議的籌備方案，內(nèi)容包括：1.2.1 會名:明確開什么會；會名與內(nèi)容名實相符，妥帖恰當。1.2.2 議題:及早收集和確定議題，會議不討論沒有列入議題的問題。1.2.3 會期:會議時間和議題內(nèi)容聯(lián)系起來考慮，不開馬拉松式會議。1.2.4 根據(jù)議題確定會議出席人員范圍，不邀請無關人員參加會議。1.2.5 若是酒店內(nèi)較大規(guī)?；蜉^為嚴肅的會議，要擬定會議議程和程序。開會時，主席臺上人手一份，并將議程告訴與會人員。1.2.6 根據(jù)會議內(nèi)容和人數(shù)，與相關

19、部門協(xié)調(diào)，在以經(jīng)營為主的前提下，確定會議地點。1.2.7 做好會場布置。會場布置包括坐席安排（序次卡擺放）、會標、標語、花卉置放、音響效果、照明通風控制、茶水供應等。會場布置要講究氣氛和效果，并視會議性質和內(nèi)容而定。有關會場準備工作可分別安排相關人員分頭準備，如會標、音響、花卉等。1.3 準備會議材料1.3.1 總經(jīng)理辦公會、經(jīng)營業(yè)務會議等涉及的有關材料，由辦公室主任負責收集整理，做到充分、完整。1.3.2 大型會議中，總經(jīng)理講話稿件要認真準備，并經(jīng)總經(jīng)理審定。1.3.3 需會議詳細討論并予以通過的材料，要在精心擬寫、認真核稿的基礎上，及時復印、裝訂，保證與會人員人手一份。1.4 會議通知1.

20、4.1 辦公室制定出的會議預案，經(jīng)辦公室主任、有關領導審定無誤后，立即準備發(fā)出會議通知。1.4.2 會議通知必須包括會名、議題、會期、起始時間、地點、出席人員范圍，有發(fā)言議程的，還要通知做好發(fā)言準備。1.4.3 由辦公室按既定人員范圍發(fā)出會議通知，確保通知到位，不漏不缺。原則上通知各與會人員提前5分鐘進入會場。1.4.4 重大會議通知，須發(fā)書面通知；若屬臨時小型會議，可口頭通知。1.5會前檢查1.5.1 會議之前，辦公室要對會議的各項準備工作進行全面、細致的檢查。1.5.2 辦公室主任著重對會議材料準備和大型會議會場準備進行檢查。1.5.3 會議臨開之前半小時，辦公室主任或者指定負責人提前到達

21、會場，檢查環(huán)境布置情況，音響、話筒使用狀況和材料到位情況。根據(jù)會議主題，確定會場播放音樂曲目（如需要）。2. 會議組織2.1 辦公室主任提前15分鐘進入會場，按區(qū)域指揮與會人員進場、入座。2.2 維待入場秩序，清理閑雜人員。2.3 核定各部門出席會議人數(shù)。2.4 主任清點人數(shù)完畢，向會議主持人匯報會議出席情況。2.5 辦公室及時做好會議記錄，發(fā)放會議有關材料。2.6 中型和大型會議，安排供應茶水等會議服務。2.7 會議進行中若臨時調(diào)整議題,增加與會人員，或發(fā)生其他特殊情況，要根據(jù)情況采取應急措施做好會議調(diào)度工作。2.8 會議結束后，記錄人要全面檢查記錄，對錯漏字字跡不清、內(nèi)容遺漏的地方，要及時

22、補正，會上沒弄清楚或發(fā)言者表述不清的地方，要及時找有關人員核對。3. 會后工作3.1 會議結束后及時協(xié)助工作人員整理會場。3.2 根據(jù)會議決定，迅速編寫會議紀要或酒店備忘錄文件，報請相關領導審簽后上報或下發(fā)執(zhí)行。3.3 及時向缺席會議的人員傳達會議精神和決定，尤其是指令性的工作。3.4 將所有的會議文件、資料立卷、存入檔案室，便于日后查詢。3.5 對于會議的最終決議，積極協(xié)調(diào)有關部門進行落實，并將執(zhí)行情況上報總經(jīng)理。（六）收文工作流程1. 收文處理流程收文T簽收、整理、登記T填寫收文處理單T辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容，提出擬辦意見T送酒店主要領導批閱T送酒店分管領導轉辦或傳閱T送相關部門（按批辦意

23、見提出承辦意見）7承辦人具體承辦（辦結后，文檔退回辦公室）T辦公室督辦T向領導報告辦理情況T文件歸檔。2. 職責2.1 收文2.1.1 分工：由辦公室文員負責。2.1.2 要求：收文后及時向辦公室主任報告，辦理簽收、整理、登記程序。2.2 簽收、整理、登記2.2.1 分工：由辦公室文員負責。2.2.2 要求：（1）機要通訊、上級文件等緊急、重要來文，須在收到文件后馬上送辦公室主任（或電話報告），由辦公室主任提出擬辦意見；涉密文件不得在電話中涉及相關內(nèi)容，需呈送辦公室主任閱辦。（2）其它文件須在收到文件后1小時內(nèi)整理、登記完畢（文件登記包括登記發(fā)文單位，文號、密級、緊急程度、標題、份數(shù)、收文日期

24、、順序號等）。所有來文必須當日收文當日辦理。2.3呈送2.3.1 分工：根據(jù)辦公室主任提出的文件擬辦意見，由文員負責呈送酒店領導閱批。2.3.2 要求：及時準確2.4 轉辦或傳閱2.4.1 分工：根據(jù)酒店領導批示，將領導批示文件轉送具體部門或專人落實。2.4.2 要求：及時準確、高效有序。2.5 督辦2.5.1 屬于酒店領導交辦事項或有領導批示的文件等，由辦公室主任負責專項督辦。2.5.2 要求：對酒店領導交辦事項和有領導批示的文件的，要將領導交辦事項和領導批示下發(fā)相關承辦部門責任人，原則上領導交辦事項，各部門應在交辦期限內(nèi)完成，若無法按時完成的，要及時向辦公室說明情況，申請領導視工作難度同意

25、適當延期完成；有領導批示的文件，一般應在2個工作日內(nèi)處理完成，對一時難以完成的也要及時向辦公室和分管領導報告說明情況。對未按時完成的，辦公室要進行督辦，并將督辦情況列入酒店績效考評。2.6 辦結或歸檔2.6.1 分工：由辦公室文員負責。2.6.2 要求：對已傳閱完畢的文件進行分門別類的整理歸檔，并建立歸檔文件目錄，包括文件標題、來文單位、存檔時間等，以備查閱；對于辦結件，及時向批示領導報告文件辦理結果，一份呈批示領導閱示，另一份歸檔。(七) 公文起草工作流程1. 公文起草流程接受任務T承辦人擬稿T辦公室文員校稿T辦公室主任核定T送酒店領導審簽T輸出修改后文稿清樣T辦公室重核T辦公室主任擬寫呈簽

26、意見T呈酒店主要領導簽發(fā)T登記編號T辦公室文員校對印發(fā)，同時將底稿附三份正式文件送辦公室歸檔。2. 職責2.1 公文起草2.1.1 分工：(1) 涉及全局性工作、主要領導講話、工作報告等由酒店領導指定人員起草。(2) 一般性公文由辦公室文員負責起草。(3) 各職能部門一般性文件由各部門負責人起草。(4) 緊急、重要的公文，由辦公室主任負責組織起草、跟蹤工作。2.2 要求：符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級的指示，完整地體現(xiàn)發(fā)文的意圖，全面、準確地反映客觀實際情況，確保內(nèi)容翔實、文種正確、結構嚴謹、文字精煉、標點準確、文面整潔、格式規(guī)范，堅決杜絕形式主義公文和繁瑣公文2.2.1 校

27、稿人應當重點把握行文觀點是否正確、情況是否真實；結構是否嚴謹，字詞是否規(guī)范，有無錯字、漏字，文字是否通順、嚴密；業(yè)務上有沒有錯誤；標題是否達意，文種使用是否規(guī)范準確等等。對不當之處，應作修改并簽署意見。2.2.2 辦公室審核應重點檢查文稿形式是否符合要求，是否應會簽，行文關系是否正確，發(fā)布范圍、形式是否恰當，附件是否相符，內(nèi)容文字是否通順，按行文規(guī)則要求是否有遺漏工程；檢查發(fā)文稿簽標題、字號、印制份數(shù)、日期、聯(lián)系電話有無填寫等等。對不當之處，應作修改并簽署意見。2.2.3 辦公室主任審核應重點把握是否需要行文，文稿內(nèi)容是否符合相關政策；提出的要求和措施是否明確具體，切實可行；涉及其他部門的問題

28、是否協(xié)商一致等等，如認為不妥之處可退回修改并簽署意見。重點檢查行文關系是否正確；行文規(guī)則是否準確，體例格式是否規(guī)范；標題、文種、公文特定用語等是否標準；主題詞標注是否準確；應該會簽的是否會簽等。2.3 簽發(fā)2.3.1 分工：由辦公室主任審核后呈送酒店主要領導簽發(fā)。2.3.2 要求：認真仔細、從速辦理。2.4 登記編號2.4.1 分工：由辦公室文員負責編發(fā)文號，填寫文件密級和緩急程度。2.4.2 要求：登記編號要做到準確、詳細、工整。（八）公文印發(fā)工作流程1. 公文印發(fā)流程編文號T修改、輸出文件清樣T辦公室文員核對校稿T修改、輸出文件清樣T辦公室主任核稿并在發(fā)文處理單上提出擬辦意見T呈送酒店主要

29、領導審核T辦公室文員印制紅頭文件（一般部門性文件可印白頭文件）T辦公室用印T折疊、裝訂T分發(fā)2. 職責2.1 校對2.1.1 分工：由文件擬稿人和辦公室文員負責校對。2.2.2 要求：準確無誤地核對好公文的格式、文字、標點符號等。校對人在公文清樣校對后簽名。2.2 修改2.2.1 分工：由辦公室主任和文員負責；2.2.2 要求：及時、準確。辦公室主任對公文清樣核稿后，在公文清樣中進行修改，將修改后的清樣交文員在電子版中修改，確定無誤。2.3 印制2.3.1 分工：由辦公室文員負責。2.3.2 要求：準確、及時、規(guī)范、安全，文面清晰、工整。2.4 用印2.4.1 分工：由辦公室文員負責。2.4.

30、2 要求：規(guī)范、清晰、安全。2.5 折疊、裝訂2.5.1 分工：由辦公室文員負責。2.5.2 要求：需折疊的文件，紙的四個角對齊且工整；裝訂要訂在一條直線上，釘子要均勻、整齊。2.6 分發(fā)2.6.1 分工：由辦公室文員負責。2.6.2 要求：準確、及時、無誤。（九）印章管理工作流程1.目的規(guī)范各種印章使用，避免因非法及濫用印章給公司帶來的損失。2.適用范圍公司公章、財務專用章、合同專用章、發(fā)票專用章。3. 職責3.1 總經(jīng)理指定專人負責公司公章保管及使用管理工作；3.2 總經(jīng)理指定專人負責公司財務專用章和發(fā)票專用章的保管及使用管理工作；3.3 總經(jīng)理指定專人負責經(jīng)濟合同專用章的保管及使用管理工

31、作；3.4 各部門負責本部門印章的保管及使用管理工作。4. 印章使用范圍4.1 公司公章：用于以公司或酒店名義對內(nèi)對外的發(fā)文、介紹信、公司證件影印本、勞動合同、法人授權書，法人委托書及其他法律文件等；4.2 經(jīng)濟合同專用章：以公司名義對外簽訂的各種經(jīng)濟業(yè)務合同；4.3 財務專用章：用于對外的各種財務報表、銀行事務及其他法律規(guī)定的事情；5. 印章使用手續(xù)5.1 因工作需要，部門需蓋公司公章，要經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后，方可蓋章。5.2 法人委托書、授權書及其他需總經(jīng)理簽名的文件應在總經(jīng)理親筆簽名之后方可蓋章。5.3 因工作需要，部門需蓋經(jīng)濟合同專用章，要先填寫經(jīng)濟合同會簽單，經(jīng)執(zhí)行部門、辦公室、財務部

32、一次會簽并報總經(jīng)理批準后，方可蓋章。5.4 因工作需要，部門需蓋財務專用印章和發(fā)票專用章，要經(jīng)分管財務的總經(jīng)理批準后，方可蓋章。5.5 部門印章經(jīng)部門主管領導批準后使用。6. 印章管理規(guī)定6.1 辦公室負責公司所有印章的刻制、建檔及領用登記。6.2 如因工作需要或業(yè)務變更，需刻制、變更或繳銷印章，經(jīng)總經(jīng)理同意后，報總經(jīng)理辦公室建檔備案。6.3 不止一頁紙的合同或協(xié)議，需加蓋齊縫章。6.4 未經(jīng)總經(jīng)理批準的空白信簽，一律不予蓋章。6.5 公司印章原則上不予外借，若因特殊情況需在外面蓋章的，須先填寫印章使用登記表，經(jīng)總經(jīng)理同意后，由辦公室派公章保管人外出協(xié)助辦理。6.6 因印章使用不當、不合理或違

33、反規(guī)定使用的，給公司造成損失，公司將視情節(jié)輕重，追究責任人的經(jīng)濟責任并進行行政處罰，同時保留進一步追究法律責任的權力。（十）檔案管理工作流程1.目的規(guī)范酒店檔案文件的歸類、存放、查詢、借閱、定時報表等系列管理，保證酒店文件檔案齊全、查閱迅捷、時效性強。2.范圍管理體系文件、酒店外來文件和資料、酒店內(nèi)部文件。3. 職責3.1 辦公室負責酒店行政文件的檔案管理工作。3.2 計財部負責酒店會計檔案的管理工作。3.4 辦公室負責酒店人事檔案的管理工作。3.5 工程部負責酒店設備資料檔案的管理工作。4. 操作規(guī)程4.1 酒店檔案分類4.1.1 行政文件檔案酒店內(nèi)部文件（含管理體系文件）、酒店外來文件和資

34、料4.1.2 會計檔案4.1.3 人事檔案4.1.4 設備檔案4.2 行政文件檔案管理4.2.1 酒店設檔案室，專用于酒店行政文件檔案的存放管理由辦公室具體負責檔案管理工作。各部門文件檔案管理由各部門文員負責。4.2.2 行政文件檔案的分類按文件的來源分為外來文件和酒店內(nèi)部文件。外來文件包括恩施電力總公司文件、市內(nèi)文件、市級以上外來文件（專指國家旅游局、中國旅游飯店業(yè)協(xié)會、中國飯店協(xié)會、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計局等省級以上文件）；酒店內(nèi)部文件包括酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店”、備忘錄、管理體系文件、工作指令、上行報告及各種資料。4.2.3 辦公室文員根據(jù)存文目錄建立相應存放文件盒（柜），貼上相應

35、標簽,同時建立（卷內(nèi)文件目錄），方便查找。4.2.4 日常文件歸檔程序1 ）傳閱文件閱完、擬辦文件辦完以后，統(tǒng)一將文件原件交辦公室文員。2）文員認真閱讀文件內(nèi)容，根據(jù)文件發(fā)文單位或文件形式正確區(qū)分文件種類存入相應科目文件盒（柜）。3）文件存入之前，認真填寫卷內(nèi)文件目錄，按來文的先后順序編定卷內(nèi)文件目錄號，同時在文件右側貼上對應目錄號標簽，然后依次存入，卷內(nèi)文件目錄放于首頁4）各種存放文件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范陳放，卷內(nèi)文件目錄與文件對應。5）待發(fā)文件一經(jīng)發(fā)放生效，即歸入相應目錄文件檔案。6）每年年終對所有文件進行集中整理。對所存全部文件按存文類別進行分類，并運用檔案文件夾將文件分別裝訂成冊，

36、貼上標簽（包括年代、文件類型），集中存放。4.2.5 文件檔案管理要求1）酒店文件檔案屬企業(yè)機密，實施專室、專人管理，未經(jīng)授權，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2）辦公室文員必須熟悉檔案室存文范圍、類別、時限，熟悉所存文件大體內(nèi)容，能夠快速區(qū)分、識別并找出任一文件。3）保證文件檔案歸存的及時性、存文的完整性，不允許任何文件丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4）檔案室隨時保持通風、空氣良好，防潮、防陽光暴曬，以免造成文件霉爛或字跡消退。4.2.6 檔案文件內(nèi)部借閱規(guī)范1）凡因工作需要需借閱檔案文件的，先報請本部門經(jīng)理（或辦公室主任）批準對借閱人資格、要求借閱文件密級進行審定。2 ）經(jīng)審定，能夠借閱的，由借閱人

37、到辦公室文員處登記，填寫文件借閱登記，注明借閱時間、歸還時間，并簽字后方可借閱。3）辦公室文員將借閱文件備份，將復印件借給借閱4)借閱文件在事先商定的時間內(nèi)歸還。沒有按時歸還的，每遲1天計罰1元，超過10天的記口頭警告1次，超過30天的，記書面警告1次。文件遺失，記遺失人書面警告l次。并根據(jù)遺失文件的重要程度處以相應罰款。4.2.7 過期文件處理檔案文件達到或超過保存期限以后，成為過期文件，可以報廢。由檔案管理人員根據(jù)報廢文件管理要求進行正確處理。各類檔案文件保存期限見“附表一”。4.3 會計檔案管理4.3.1 會計檔案包括各種會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料。軟件系列一經(jīng)鑒定正式投入運

38、行，系統(tǒng)建設過程中發(fā)生的全部資料以及軟件系列交接簽認單視同會計檔案。4.3.2 財務部指定會計人員根據(jù)國家和上級關于檔案管理辦法的規(guī)定和要求，對酒店的各種會計資料定期收集、審查核對，按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊，并集中存放。整理立卷的工作程序：1) 將每個年度的會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計資料收集齊全。發(fā)現(xiàn)短缺，應查明原因。2) 按照會計檔案資料的不同形式和相互聯(lián)系，組合成案卷。憑證分現(xiàn)金收付款憑證、銀行收付款憑證和轉帳憑證各自立卷，帳薄分各種帳冊個自立卷，報表分年度、季度、月度各自立卷。3) 裝訂案卷。A、裝訂會計資料時注意質量，毛邊齊訂，整齊、牢固、美觀、不掉頁、不倒置、不壓

39、字，便于翻閱。超過卷皮規(guī)格的大型原始憑證和匯總表等，可折疊擺放；與卷皮規(guī)格相等中型原始憑證等，應壓摞擺放、小型憑證單據(jù)等，可仿魚鱗式由上到下依次擺開壓頁擺放。會計憑證均應依次在頂部取齊，每冊厚廢不超過40毫M。B、記賬憑證裝訂時連同所附原始憑證一起裝訂成冊。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類：同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。各種經(jīng)濟合同，保證金收據(jù)以及涉外文件等重要原始憑證應另編目錄，單獨登記保管，并在有關的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號。會計憑證的裝訂不得超過一個月。C、年度終了結轉新賬后，應將結清余額的舊賬打印裝訂。

40、裝訂時，按科目順序整理成冊，編上頁碼，做好目錄，用軟性優(yōu)質紙作封面封底，在封面上寫明賬簿名稱、編號、年度（或其他會計期間）、本年（期）共*冊、本冊系第*冊以及單位名稱，并在封面后制作扉頁，寫明記冊人姓名、總帳會計（并蓋章）、賬戶名稱及起訖頁數(shù)，裝訂后登記入檔保存，以便以后查賬用賬人檢索。4）擬寫案卷標題，使之與案卷內(nèi)容一致。根據(jù)卷內(nèi)內(nèi)容填寫目錄。5）填寫案卷封面,注明單位名稱、年度、季度、月份、檔案種類，起訖日期，起訖號碼等，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計報表的封面除注明以上內(nèi)容外，還應注明：主管部門，規(guī)定報送日期，送出日期等。6）裝訂后的會計檔案應建立會計檔案登記簿。4.3.3 由財

41、務部負責，對會計檔案進行科學管理和積極利用。1）專人管理，專門箱柜存放：存放有序，查找方便。同時，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨便堆放，嚴防毀壞、散失和泄密。對磁介質檔案應建立保管設施，并健全管理制度。2）各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。當年會計檔案在會計年度終了后，由財務部財務檔案管理人員編造清冊送至財務檔案室保管。軟件周期完成或對版本更新后，原技術文檔和軟件系列交接簽認單應保存三年后方可銷毀。各種會計檔案的具體保管期限見“附表二”。3）調(diào)閱會計檔案，要嚴格辦理手續(xù)。本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)會計主管人員同意：外單位人員調(diào)閱會計檔案，要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員批準

42、后詳細登記調(diào)閱的檔案名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和工作單位、調(diào)閱理由、歸還日期等。調(diào)閱人員不得將會計檔案攜帶外出、如有特殊需要，須報經(jīng)會計主管人員批準。4.3.4 會計檔案保管期滿。需要銷毀時，由酒店檔案管理部門提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查，經(jīng)確認無誤后，編造會計檔案銷毀清單。然后，按照規(guī)定的審批程序，經(jīng)批準后銷毀。在按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由財務會計部門會同安全部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應認真進行清點核對，銷毀后在銷毀清冊上簽書或蓋章，并將銷毀情況向酒店總經(jīng)理報告。銷毀清冊的內(nèi)容包括：會計檔案銷毀目錄、案卷號、原憑證號、卷內(nèi)文件張數(shù)等4.3.5 合并、撤銷酒

43、店會計檔案，應根據(jù)不同情況，分別移交給并入單位、上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收保管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。4.4 人事檔案管理4.4.1 人事檔案包括：1) 由員工本人填寫的“員工登記表”，內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭情況、聯(lián)系電活、個人興趣愛好、學歷、工作經(jīng)歷、特長、專業(yè)技能、獎懲記錄等工程。2) 有關員工人事調(diào)動表、勞動合同書、身份證、專業(yè)文憑、證書、待業(yè)證明等文件資料的復印件。3 )有關員工“面試考評表”、“試用期滿評估表”、“工作表現(xiàn)評估表”等有關考評記錄。4) 員工在酒店服務工作中的各種崗位調(diào)動、職位變動、級

44、別變動等人事調(diào)整資料。如人事令、部門內(nèi)部調(diào)動資料、晉升和晉級相關資料等。5) 員工日常工作中的各種處罰記錄，如“警告處罰單”、“消防處罰單”、“設備責任損壞賠償通知單”及有關處罰通報等。6) 員工日常工作中的各種獎勵記錄，如“賓客表揚信”、“獎勵審批記錄表”、酒店內(nèi)部“白手套獎”、“優(yōu)秀員工”、“微笑大使”、“技術標兵”、“消防標兵”等。4.4.2 各類人事資料由辦公室人力資源管理專責負責收集、審查核對、分類、整理立卷或裝訂成冊，并進行維護管理。1) 歸檔時，以部門為大單位統(tǒng)一分類，以崗位為小單位按照級別排序歸檔存放；各崗位員工檔案冊前按照員工姓名登記臺賬；個人檔案按照材料性質、時間順序裝訂；

45、裝訂紙張統(tǒng)一為16K大小，要求材料字跡清晰，無破損。2) 由人力資源管理專責負責，以月為單位，針對檔案內(nèi)容變動或增減統(tǒng)一進行檔案調(diào)整。3) 所有檔案統(tǒng)一存放于檔案室，每年進行一次通風、除蟲等保護處理。4.4.3 由辦公室對員工人事檔案實行嚴格保密控制，材料內(nèi)容不得刪除、銷毀或隨意更改。酒店外來人員需查詢時必須出示由政府或企業(yè)單位人事部門開具的介紹信，并經(jīng)辦公室主任同意后方可查閱；屬酒店內(nèi)部查閱的，必須書面申請并經(jīng)辦公室主任同意方可查閱。4.4.4 除離職員工檔案及時轉出外，各類人事檔案應長期保存。4.5 設備檔案管理4.5.1 設備檔案包括竣工資料及設備資料?？⒐べY料包括建筑結構圖、建筑裝飾平

46、面圖紙、通風系統(tǒng)圖紙、電氣圖紙、管道圖紙等。設備資料包括酒店內(nèi)各類設備的使用說明書、圖紙等。4.5.2 設備檔案存放于工程部辦公室，由工程部負責人具體負責檔案管理工作。工程部負責人根據(jù)資料類別，建立相應存放文件盒(柜)，貼上相應標簽，同時建立卷內(nèi)文件目錄，方便查找。4.5.3 設備檔案歸檔程序1）酒店各部門購買的設備、設施到位后，需將設備設施的使用說明書及相關技術資料原件交工程部。2）工程部文員正確區(qū)分資料類別，存入相應文件盒（柜）。3）資料存入之前，認真填寫卷內(nèi)文件口錄，按資料的存入順序編定卷內(nèi)文件目錄號。同時在文件右側貼上相應目錄標簽，然后依次存入，卷內(nèi)文件目錄應放人首頁。4 ）各種存放文

47、件盒（柜）整齊、集中、規(guī)范存放，卷內(nèi)文件目錄與資料相對應。5）每年年終對所有資料進行集中整理。4.5.4 設備檔案管理要求1）設備檔案實施專人（工程部文員）管理，未經(jīng)許可，其他任何人不得隨便翻閱文件檔案。2）工程部負責人必須熟悉設備檔案存入范圍、類別，熟悉所在文件的大體位置，能夠快速區(qū)分、識別并找出任一檔案。3）保證資料檔案歸存的及時性、存入的完整性，不允許任何資料丟失、遺漏現(xiàn)象發(fā)生。4）資料存放要注意通風、狀況良好，防潮防曬，以免造成文件霉爛或宇跡消退。4.5.5 設備檔案的借閱規(guī)范1）因工作需要，需借閱設備檔案的，如屬本部門人員可直接辦理借閱手續(xù)，如屬外部門人員，需經(jīng)工程部負責人許可方可借

48、閱。2）借閱人在工程部登記，填寫文件借閱登記，注明借-27-/74閱資料名稱、借閱時間、歸還時間，并簽字后方可借閱。3）工程部將借閱件備份，將復印件借給借閱人。4）借閱資料需按期歸還。到期未歸還，工程部需督促其歸還。若資料遺失或損壞，應根據(jù)資料重要程度及損壞程度給子相應處罰。4.5.6設備檔案的報廢設備檔案應長期保存。若與資料相關的設備已報廢，則在設備辦理報廢手續(xù)后，資料可報廢報廢時經(jīng)工程部經(jīng)理審核，由工程部負責銷毀。5. 記錄名稱形式保存部門保存期限索引卷內(nèi)文件目錄表格各部門1年日期文件借閱登記表表格各部門1年日期附表一：行政檔案保管期限序號檔案名稱保管期限備注一、管理體系文件1管理體系文件

49、5年包括管理手冊、程序文件、作業(yè)指導書等二、外來文件2總公司文件3年3市內(nèi)文件3年4市級以上外來文件3年專指國家旅游局、中國旅游飯店協(xié)會、中國飯店協(xié)會、省政府、省旅游局、省統(tǒng)計局等省級以上文件三、酒店內(nèi)部文件5酒店發(fā)紅頭“XXXXX酒店文件”永久6備忘錄永久7工作指令2年包括周工作指令、月度工作計劃、年度工作計劃書8上行報告5年9文字資料1年包括各種文字資料附表二：會計檔案保管期限序號檔案名稱保管期限備注一、會計憑證類1原始憑證、記帳憑證和匯總憑證15年2銀行存款調(diào)節(jié)表3年二、會計帳薄內(nèi)3日記帳15年其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳25年4明細帳15年5固定資產(chǎn)卡固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年6輔助帳薄1

50、5年三、會計報表內(nèi)包括各級主管部門的匯總會計報表7主要財務指標快報3年包括文字分析8月、季度會計報表5年同上9年度會計報表（決算）永久同上四、其他類10會計移交清冊15年11會計檔案保管清冊25年12會計檔案銷毀清冊25年（十一）人力資源管理工作流程1. 目的根據(jù)國家政策法規(guī)與酒店經(jīng)營管理的需要，確保酒店人力資源的合理利用和開發(fā)。2. 范圍適用于酒店勞動人事的管理與控制。3. 術語和定義3.1過程：一組將輸入轉化為輸出的相互關聯(lián)或相互作用的活動。3.2文件：信息及其承載媒體。3.3辦公會：酒店最高決策層，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理。-29-/743.4 關鍵崗位員工:凡是可能對酒店質量活動或環(huán)境管理產(chǎn)生重大影響的人員。包括高中級管理人員、工程部特種作業(yè)人員（如：維修電工、電梯維修工、電焊工、鍋爐工、制冷設備維修工等）、其他技術工種人員（如：汽車駕駛員、網(wǎng)絡管理員等）。4. 職責4.1 酒店總經(jīng)理負責審核并批準人力資源管理的各項報告并對實施情況進行總體控制。4.2 酒店副總經(jīng)理分管人力資源的勞動工資工作。4.3 辦公室主任負責酒店人力資源的具體管理工作。4.4 人資主管負責依法建立員工的勞動關系、社會保障，計核員工薪酬，并管理人事檔案。4.5 各部門負責人負責依照人力資源管理政策合理利用本部人力資源。5. 程序要求5.1 服務特性有