office辦公軟件常用功能指南

1、office辦公軟件常用功能指南目錄Office辦公室軟件常用快捷鍵1Office辦公軟件常用功能2（一）Word21. 標(biāo)準(zhǔn)公文格式要求（附件一）22. 頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置23. 文檔首頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉24.分隔符25.對(duì)稱頁(yè)邊距36.文檔自動(dòng)生成目錄47.文檔加密68.插入圖片69.插入表格710.插入藝術(shù)字711.插入柱狀圖7（二）Excel71.建立柱狀圖72. 常用公式93. 文檔加密10（三）PPT101. 優(yōu)秀的PPT六要素102. PPT常見問(wèn)題及處理辦法10（1）如何制作一個(gè)幻燈片母版？10（2）如何讓圖片和文本更整齊？10（3）如何在幻燈片中插入動(dòng)畫？10（4）如何將PPT背

2、景改為藍(lán)色？11（5）Shift鍵的功能11（6）如何在PPT中插入視頻？11photoshop常用功能14（一）PS常用快捷鍵14（二）PS常用功能141. 刪除圖片中的文字/水印142. 在圖片內(nèi)插入字體173. 摳圖與圖片合成184. 針對(duì)顏色單一的圖片進(jìn)行摳圖205. 給圖片添加漸變背景色21Office辦公室軟件常用快捷鍵序號(hào)快捷鍵wordexcelppt功能1Ctrl+zVVV撤銷2Ctrl+xVVV剪切3Ctrl+cVVV復(fù)制4Ctrl+vVVV粘貼5Ctrl+bVVV字體加粗6Ctrl+nVVV新建文檔7Ctrl+aVVV全選8Ctrl+sVVV保存9Ctrl+dVVX調(diào)整字彳

3、本/復(fù)制上一個(gè)10Ctrl+fVVV查找11Ctrl+gVVX定位12Ctrl+hVVV替換13Ctrl+wVVV關(guān)閉當(dāng)前頁(yè)面14Ctrl+oVVV打開文件15Ctrl+pVVV打印16Ctrl+或VXV改變字體大小二、Office辦公軟件常用功能（一）Word1. 標(biāo)準(zhǔn)公文格式要求（附件一）2. 頁(yè)眉和頁(yè)腳的設(shè)置方法一：點(diǎn)擊菜單欄一插入一頁(yè)眉/頁(yè)腳，07版office軟件自帶很多格式，可根據(jù)自己需求進(jìn)行選擇。方法二：雙擊文檔頁(yè)眉或頁(yè)腳位置，菜單欄出現(xiàn)頁(yè)眉頁(yè)腳，點(diǎn)擊頁(yè)眉/頁(yè)腳進(jìn)行設(shè)置。3. 文檔首頁(yè)設(shè)置不同的頁(yè)眉雙擊文檔頁(yè)眉或頁(yè)腳位置，菜單欄出現(xiàn)頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)計(jì)菜單欄，勾選“首頁(yè)不同”即可實(shí)現(xiàn)。

4、4. 分隔符（1）位置：菜單欄頁(yè)面布局分隔符（2）應(yīng)用：1）文檔每一章使用不同的頁(yè)眉：光標(biāo)移動(dòng)至需重新設(shè)置頁(yè)眉的章節(jié)末端，菜單欄頁(yè)面布局分隔符插入分節(jié)符下一頁(yè)，添加或修改頁(yè)眉時(shí)，先點(diǎn)擊“鏈接到前一條頁(yè)眉”，再做修改時(shí)不影響前面的頁(yè)眉。2）取消分節(jié)符：點(diǎn)擊文檔右下角顯示比例旁邊“普通視圖”按鈕，在普通視圖狀態(tài)下刪除分節(jié)符，再切換至頁(yè)面視圖。5.對(duì)稱頁(yè)迦巨(1) 應(yīng)用：文檔左右兩側(cè)留空白做備注，效果圖如下:刑is年k廉去員上由赧罰ac-nJLl：l：fLtsAS.iO'宵叨込丈3zb-3ubt?!aiL-S：EjcscL盞心fMnast誕畫色工黛輕如沱£-束匝工曲斗士各陽(yáng)w.:C

5、itH匡”試串i.p>r：二繪常王31：u?址笫豪蠻馭：4磚母pm壬號(hào)韭嘩畔主闿忑g電皆I1-'-T軋20:H占F以盼罰爭(zhēng)g1空一上亠勺:PFT+牛線魄更2：JLT+.i«-)S3Jh-v-S1.tfSts*-ir開甘空白CH?#j|L全共旻工.2.”HL過(guò)l;倍底睦,空白MQTTITE再曆黑舛亍用渤QJjt町：i.gg"抽文H1.Vipjftrn直刃如卜瓷.宴呂-i-i.t)F.i.忘擁.r：±=:0覇井鼠上.1.生譚*豪*SJkJt科尢且土總'j：丹耿工乜島-2.塞捋丑號(hào)外生止呂號(hào)掛<*)ft-1劇鼻弐左琳F<3):fcjtf

6、如底；-(Bj扣耳並丸就粉7L局壓址tHE卓16：#ASrr二3耳H產(chǎn)応1羈.*斗:盤L村=*：昨StlJt圣盍弊上迓舟疋朮宇矯“丄.打申宜忖卻導(dǎo)宜啦餐與歩E：2：En±.ls3眷擂駅杳氓司養(yǎng)吋<卑世證自酬k屜：乜詞豈享寶更siii菜單欄一頁(yè)面布局一點(diǎn)擊頁(yè)面設(shè)置右下角小按鈕出現(xiàn)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框一頁(yè)碼范圍選為對(duì)稱頁(yè)邊距，此時(shí)原頁(yè)迦巨欄由上下左右變?yōu)樯舷聝?nèi)側(cè)外側(cè)，修改內(nèi)側(cè)外側(cè)頁(yè)邊距后，點(diǎn)擊確定即可。如下圖:6.文檔自動(dòng)生成目錄第一步：文檔編輯好后，將文檔切換至大綱視圖”,在大綱視圖狀態(tài)下能清楚看到文檔各段落級(jí)別，如圖:第二步：設(shè)置形成目錄的文檔標(biāo)題級(jí)別:4/23第三步：完成目錄文字標(biāo)

7、題設(shè)置后，將大綱視圖切換至頁(yè)面視圖，鼠標(biāo)移動(dòng)至需要插入目錄的地方，點(diǎn)擊菜單欄一引用一目錄一插入目錄一顯示級(jí)別修改為3（根據(jù)設(shè)置的文字標(biāo)題級(jí)別修改），如下圖：5/236/23生成目錄如圖:7. 文檔加密點(diǎn)擊文檔右上角office軟件圖標(biāo)一準(zhǔn)備一加密文檔謎彳亍密碼設(shè)置即可。8. 插入圖片點(diǎn)擊菜單欄一插入一圖片一選擇需要插入的圖片，此時(shí)圖片僅顯示一欄，菜單欄出現(xiàn)圖片格式菜單，對(duì)圖片位置或文字環(huán)繞方式進(jìn)行調(diào)整，如下圖：更片工顯14.整亙斗14.99斟:.JiXJJJ命rJ均訝；:斗翩揺$蕓”三駅一文字環(huán)繞方式一般選擇上下型環(huán)繞，可根據(jù)個(gè)人需要進(jìn)行調(diào)整。9. 插入表格(1) 點(diǎn)擊菜單欄一插入一表格；(2

8、) 插入表格后，鼠標(biāo)移動(dòng)至表格左上角，單擊小十字即可全選所表格；雙擊小十字，菜單欄出現(xiàn)表格設(shè)計(jì)菜單欄，可對(duì)表格樣式進(jìn)行美化；(3) 選中表格，單擊右鍵，可對(duì)表格及表格內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。10. 插入藝術(shù)字單擊菜單欄一插入一藝術(shù)字一選中需要的藝術(shù)字樣式彈出編輯藝術(shù)字文字對(duì)話框一編輯內(nèi)容，設(shè)置字體后點(diǎn)擊確定一雙擊所插入的藝術(shù)字一出現(xiàn)藝術(shù)字格式調(diào)整菜單欄，根據(jù)需求進(jìn)行調(diào)整即可。11. 插入柱狀圖快捷鍵：alt+i+o建立一個(gè)excel表格，編輯圖表數(shù)據(jù)后，單擊菜單欄插入一圖表，即可生成相應(yīng)的柱狀圖。備注：建議使用excel建立柱狀圖后再插入word內(nèi)。(二) Excel1.建立柱狀圖(1)步驟一：建立需要

9、形成柱狀圖的數(shù)據(jù)表格(附件二)，如下圖：-本一批卑一批本二批豐科錄取率?？其浫》罹C合錄取舉20101.陽(yáng)10.45%5.35%17.£5%2R.20112.-1410.16%5.55%17.85%'28.46.：31%20122.-C4%9.43%5.-25%16.43%26.91%44.CL%(2)步驟二：選中數(shù)據(jù)表格，菜單欄一插入一柱形圖(可根據(jù)需求選擇，這里以三維柱形圖為例，操作方法一樣)如下圖：柱狀圖廳秦示例開£秦客葩-MicrosA1Ji|LABCD本一批不二批齊三撲23420L0185K10.45K5.35?,2011N14%10.16W5.詢20122

10、.04%S.43K5.25!.G7呂JfttWS旦噩申卷ff出黠*園F劉貼可書狀SfflarArt+1托迴折貼JSb)q：0iOKG泉合錄取率44.01«(3)步驟三：點(diǎn)擊同一顏色的柱狀體，單擊右鍵添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽，依次完成所有柱狀體的數(shù)據(jù)標(biāo)簽添加，如圖：(4) 步驟四：右鍵單擊數(shù)據(jù)可修改數(shù)據(jù)字體顏色，如圖：8/23it!1-AVERAGE2-C0UNT3-C0UNTAXVIAI-izi/ins-9表不計(jì)算A1到A6單兀格包含數(shù)字的單兀格數(shù)量二二回表不計(jì)算A1到A6單兀格數(shù)值的總和表不計(jì)算A1到A6單兀格數(shù)值的平均值表不計(jì)算A1到A6單兀格包含數(shù)字的單兀格個(gè)數(shù)表不計(jì)算A1到A6單兀格非空

11、值的單兀格個(gè)數(shù)表不計(jì)算A1到A6單兀格中的最大值表不計(jì)算A1到A7單兀格中的最小值表不計(jì)算A1到A6單兀格數(shù)值的總和countif(Al:A6,">=20subtotaI(4,A1:A6)宦Q旺®N3.文檔加密點(diǎn)擊文檔右上角office軟件圖標(biāo)一準(zhǔn)備一加密文檔，進(jìn)行密碼設(shè)置即可（三）PPT1優(yōu)秀的PPT六要素內(nèi)容精細(xì)、母版確定、配色和諧、動(dòng)畫合理、演講精彩、恰當(dāng)互動(dòng)（附件三：制作教程）2.PPT常見問(wèn)題及處理辦法（1）如何制作一個(gè)幻燈片母版？新建一個(gè)空白PPT文件，菜單欄中視圖一幻燈片母版選擇合適的圖片或顏色作為背景設(shè)置字體格式保存格式關(guān)閉幻燈片母版，即可實(shí)現(xiàn)。（2）

12、如何讓圖片和文本更整齊？菜單欄視圖勾選標(biāo)尺、網(wǎng)格線。此時(shí)屏幕上顯示網(wǎng)格線與標(biāo)尺，再進(jìn)行圖片/文字調(diào)整即可。備注：網(wǎng)格線不會(huì)影響幻燈片的播放，故在播放時(shí)不用特意取消。（3）如何在幻燈片中插入動(dòng)畫？菜單欄動(dòng)畫單擊需要添加動(dòng)畫的文字或圖片進(jìn)行動(dòng)畫或自定義動(dòng)畫；點(diǎn)擊自定義動(dòng)畫后會(huì)在幻燈片右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)自定義動(dòng)畫的菜單欄，點(diǎn)擊添加效果，根據(jù)需求進(jìn)行動(dòng)畫設(shè)置。07版office軟件的優(yōu)勢(shì)在于能預(yù)覽動(dòng)畫效果，且選擇多。（4）如何將PPT背景改為藍(lán)色？菜單欄一設(shè)計(jì)一背景一背景樣式一設(shè)置背景格式一填充一純色填充一選擇顏色:藍(lán)色一關(guān)閉對(duì)話框一勾選隱藏背景圖形，完成當(dāng)前頁(yè)面背景顏色修改;（5）Shift鍵的功能1）C

13、trl+shift保證復(fù)制對(duì)象處于同一直線（橫向或垂直）；2）旋轉(zhuǎn)對(duì)象使其處于15度的間隔;3）同比例放大或縮小對(duì)象；4）畫等邊多邊形或圓。（6）如何在PPT中插入視頻？1）方法一：菜單欄插入一影片一文件中的影片一選擇文件一確定，如圖:旳嚀陽(yáng)ntaSnppt-MicoFtPowerPohtF樹關(guān)勲W著il*.142）方法二:立誡即字3SS-iJT-:污&I.課”rsIL?'.0：-E，:yI-.'I步驟一：菜單欄開發(fā)工具一控彳牛一其他控件，在隨后打開的控件選項(xiàng)界面中，選擇aWindowsMediaPlayer”選項(xiàng)，如下圖：幻口片彌冥Cd|I0II.|!III-I步驟二

14、：再將鼠標(biāo)移動(dòng)到PowerPoint的編輯區(qū)域中，畫出一個(gè)合適大小的矩形區(qū)域，隨后該區(qū)域就會(huì)自動(dòng)變?yōu)閃indowsMediaPlayer的播放界面。步驟三：用鼠標(biāo)選中該播放界面，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“屬性”命令，打開該媒體播放界面的“屬性”窗口。在“屬性”窗口中在“URL”設(shè)置項(xiàng)處正確輸入需要插入到幻燈片中視頻文件的詳細(xì)路徑及文件名。如下圖：uLijti«i空匚-iiiS-步驟四：全屏播放幻燈片即可。此方法插入視頻可自行對(duì)視頻播放進(jìn)行控制。備注：在幻燈片中有時(shí)候插入視頻文件不能播放或是有聲音無(wú)圖像。原因要么是文件格式不支持，要么是播放器無(wú)相應(yīng)的解碼器，主要解決辦法

15、有以下兩點(diǎn)：A. PPT中的視頻文件默認(rèn)都是用windowsmediaplayer播放的，有些AVI、mpg、flv解碼器不支持。在插入視頻前先用windowsmediaplayer播放一下，如果沒有問(wèn)題就可以用，否則就要先轉(zhuǎn)格式才能插入。windowsmediaplayer默認(rèn)支持的格式是wmv,mp3、mp4在方法二中也可播放；B. 如果在執(zhí)行方法二的步驟一時(shí),其他控件安裝有暴風(fēng)影音、優(yōu)酷等播放器，也可以選擇。相對(duì)來(lái)說(shuō)除windowsmediaplayer外，其他播放器能支持播放的格式更多；C. 如果以上辦法都不能解決在幻燈片內(nèi)播放視頻，那么就在幻燈片內(nèi)建立超鏈接，在幻燈片外播放。步驟如下

16、：選中需要添加超鏈接的對(duì)象單擊右鍵超鏈接選擇文件，全屏播放文件時(shí)，文件會(huì)自動(dòng)選擇默認(rèn)播放器播放。三、photoshop常用功能（一）PS常用快捷鍵序號(hào)快捷鍵功能序號(hào)快捷鍵功能1Ctrl+O打開圖片10Ctrl+V粘貼選擇區(qū)域2Ctrl+S保存11Ctrl+M調(diào)整圖片亮度3Ctrl+Z撤銷12Ctrl+T自由變換4Ctrl+A全選13Ctrl+E合并圖層5Ctrl+D取消選擇14Ctrl+N新建背景6Ctrl+Shift+I反選15Ctrl+shift+N新建圖層shift+F716CTRL+放大7Ctrl+Z恢復(fù)到上步17CTRL+-縮小8Ctrl+X剪切選擇區(qū)域18CTRL+ALT+'

17、;顯示網(wǎng)格9Ctrl+C復(fù)制選擇區(qū)域19CTRL+R顯示標(biāo)尺（二）PS常用功能1. 刪除圖片中的文字/水?。?）方法一：操作步驟如下：第一步：ctrl+o在PS軟件中打開圖片，如圖所示:第二步：如果圖片較小，可ctrl+放大圖片；單擊矩形選框工具，在靠近水印與圖片背景顏色一樣或相似的地方進(jìn)行選框，選框大小要注意在拖動(dòng)時(shí)能盡可能地覆蓋水印且不影響圖片的其他地方，如下圖：第三步：ctrl+T對(duì)選框進(jìn)行變形，然后拖動(dòng)矩形框，用15/23-沏洼為3旅莎第二步：按住alt鍵，鼠標(biāo)單擊選擇仿制區(qū)域，注意選擇區(qū)域時(shí)選擇與背景顏色一樣或相似的地方。對(duì)水印區(qū)點(diǎn)擊移動(dòng)鼠標(biāo)即可刪除。如圖示：2. 在圖片內(nèi)插入字體第

18、一步：在軟件中打開圖片，工具欄選擇文字工具T.，鼠標(biāo)點(diǎn)擊圖片需要添加文字的地方，圖片上出現(xiàn)文字編輯光標(biāo)。第二步：輸入文字自主招生，你準(zhǔn)備好了嗎？第三步：調(diào)整字體。選中文字，工具欄上進(jìn)行字體調(diào)整，如圖所示：示例字體選擇為華文琥珀”，字號(hào)為3617/23第四步：讓字體變得更立體。工具欄一圖層一圖層樣式混合選項(xiàng)，對(duì)樣式進(jìn)行簡(jiǎn)單編輯，確定。如圖所示：字體調(diào)整前：直主招生.你準(zhǔn)備婷了嗎?字體調(diào)整后：3. 摳圖與圖片合成我們要把下面兩張圖合并為一張圖，將小貓放在狗狗的左邊：第一步:先將小貓摳圖。右鍵單擊.選擇磁性套索工具，該工具形成比較完整的摳圖。沿著小貓進(jìn)行摳圖，如下:注意使用磁性套索時(shí)，遇到比較明顯的邊角（如貓耳朵）時(shí)，可