公文處理與檔案管理培訓(xùn)

1、公文處理 與檔案管理 May 4, 2022第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)1公文處理文件的生命周期理論發(fā)文處理收文處理概念區(qū)分May 4, 202221. 文件的生命周期1940年，美國(guó)檔案學(xué)者菲利普布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。May 4, 202232. 發(fā)文處理May 4, 20224 發(fā)文處理擬稿紙文頭紙May 4, 20225May 4, 20226第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件青奧組委0117號(hào) 青奧組委20117號(hào) 簽發(fā)人：委20117號(hào)關(guān)于的請(qǐng)示 中國(guó)奧委會(huì)： 經(jīng)* * *。 附： 二 二一一年六月九日二月十一日二第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì) 青奧組

2、委函20117號(hào)關(guān)于 的函 ： 一、小標(biāo)宋或黑體 （一）3號(hào)楷體 1. 3號(hào)仿宋 （1） 二一一年七月四日 第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)文件 青奧組委20117號(hào) 簽發(fā)人：組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委的決定、意見、通知、通報(bào)；2、青奧組委給國(guó)務(wù)院及其部門的報(bào)告、請(qǐng)示；3、青奧組委與其它單位聯(lián)合發(fā)文；4、青奧組委各部門部級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的任免；5、以青奧組委名義批轉(zhuǎn)組委會(huì)各部門的文件； 6、經(jīng)委領(lǐng)導(dǎo)同意的其它文件。2.1 組委會(huì)行文May 4, 202272.1 組委會(huì)行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)1、函件 青奧組委函20117號(hào)2、批復(fù) 青奧組委復(fù)20118號(hào)May 4, 202282.

3、2 青奧辦行文南京市青奧會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室文件寧青奧辦發(fā)20112號(hào)給市委、市政府的請(qǐng)示、報(bào)告；給市委、市政府的請(qǐng)示、報(bào)告；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；與市有關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；給市有關(guān)部門及各區(qū)縣青奧辦的通知、意見等；其他需要發(fā)文的事項(xiàng)其他需要發(fā)文的事項(xiàng)南京市青奧會(huì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室與市有關(guān)部門商洽工作的函件與市有關(guān)部門商洽工作的函件 寧青奧辦函 20112號(hào)青奧辦的批復(fù)青奧辦的批復(fù) 寧青奧辦復(fù) 20112號(hào)May 4, 202292.3 部門行文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)部（廳）文件 青奧廳201117號(hào) 簽發(fā)人：部門領(lǐng)導(dǎo)1、青奧組委各部門的請(qǐng)示、

4、報(bào)告、決定、通知等2、兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文第二屆青年奧林匹克運(yùn)動(dòng)會(huì)組織委員會(huì)部（廳）1、函件 青奧策函20117號(hào)2、批復(fù) 青奧宣復(fù)20118號(hào)May 4, 2022103. 收文處理May 4, 2022113.1 文件辦結(jié)已經(jīng)按照領(lǐng)導(dǎo)同志批示認(rèn)真承辦，履行了處理程序并有結(jié)果；上級(jí)機(jī)關(guān)公文，已經(jīng)通過行文或其他方式貫徹執(zhí)行；要求組委會(huì)（或青奧辦）答復(fù)問題的來文已經(jīng)作出明確答復(fù)；應(yīng)當(dāng)閱知文件的人員都已簽署意見或圈閱。May 4, 2022124. 概念區(qū)分“請(qǐng)示”與“報(bào)告” 。報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)?！罢?qǐng)示”與“函”（商請(qǐng)函、詢答函、請(qǐng)批函、答批函）“南京市青奧辦”與“南京青奧組委”“擬文”與“

5、辦文”、“傳閱”May 4, 202213檔案管理什么是檔案文書檔案數(shù)碼照片檔案實(shí)物檔案重大活動(dòng)檔案的收集文獻(xiàn)資料May 4, 2022141. 什么是檔案May 4, 202215 檔案是階級(jí)社會(huì)的產(chǎn)物。如：商代的殷墟、漢代的蘭臺(tái)、石渠閣、唐宋的架閣庫(kù)、明清的黃冊(cè)庫(kù)、皇史宬等。1. 什么是檔案定義 檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。May 4, 2022161. 什么是檔案檔案的種類May 4, 2022171.什么是檔案檔案工作的內(nèi)容May 4, 2022182. 文書檔案歸檔范圍1、工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、大事記、簡(jiǎn)報(bào)等

6、。2、制發(fā)的各種文件及領(lǐng)導(dǎo)批示。3、工作中形成的部門職責(zé)、規(guī)章、守則等。4、黨支部活動(dòng)形成的文件、總結(jié)、報(bào)告等。5、重要會(huì)議記錄、重要統(tǒng)計(jì)資料。6、人民群眾來信、來訪及處理人民群眾來信、來訪形成的電話記錄、處理意見、報(bào)告等有關(guān)材料。7、外出考察活動(dòng)資料、考察報(bào)告。8、與相關(guān)單位或國(guó)際奧委會(huì)等國(guó)際組織的往來信函、文件。9、以青奧組委名義簽署的各種合同、協(xié)議書、備忘錄等法律文本。May 4, 2022192.1文書檔案歸檔范圍辦公廳上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的重要文件，包括黨中央、國(guó)務(wù)院及中央、國(guó)家有關(guān)部門對(duì)青奧組委請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù)；上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)青奧組委工作的講話、指示、批示、信函；黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人為青奧會(huì)所作的題

7、詞、賀詞、講話和指示等。 以青奧組委名義制發(fā)的文件材料青奧組委向上級(jí)部門提交的工作報(bào)告；青奧組委與中央、國(guó)家有關(guān)部委、各有關(guān)省市及有關(guān)單位商洽工作的函件。青奧組委黨組會(huì)、全會(huì)、執(zhí)委會(huì)、秘書長(zhǎng)辦公會(huì)、專題會(huì)及其他重要會(huì)議的文件材料。May 4, 2022202.1 文書檔案歸檔范圍辦公廳青奧組委領(lǐng)導(dǎo)同志在國(guó)內(nèi)外重要活動(dòng)中的講話和陳述稿，開幕詞、閉幕詞；收、發(fā)的各類電報(bào)、傳真、秘密文件。青奧組委編印的大事記、簡(jiǎn)報(bào)等。后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作規(guī)章制度等；車輛安排、使用、調(diào)度方案；辦公用品、設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、請(qǐng)示、批示及與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。May 4, 2022212.1

8、 文書檔案歸檔范圍國(guó)際聯(lián)絡(luò)部接待國(guó)際奧委會(huì)、各國(guó)際單項(xiàng)體育組織成員形成的文件材料；與制證工作相關(guān)的報(bào)名表、證件格式及內(nèi)容等文件材料；青奧組委外事接待、出訪工作計(jì)劃、安排及相關(guān)文件材料，包括請(qǐng)示、批件、登記表等；重要外事活動(dòng)方案，外賓、貴賓名單，邀請(qǐng)函，會(huì)談紀(jì)要，備忘錄等；大型宴會(huì)方案等。外交部及我駐外使(領(lǐng))館和駐外機(jī)構(gòu)發(fā)來的電報(bào)。May 4, 2022222.1 文書檔案歸檔范圍總體策劃部青奧組委向國(guó)際奧委會(huì)提交的工作報(bào)告；以青奧組委名義向國(guó)內(nèi)外媒體和社會(huì)各界發(fā)布的文稿；青奧組委年度工作報(bào)告、工作要點(diǎn)、工作總結(jié)；青奧組委重點(diǎn)工作計(jì)劃；編制總體工作進(jìn)度表及基礎(chǔ)計(jì)劃；有關(guān)青奧村的工作計(jì)劃和實(shí)施方

9、案；項(xiàng)目管理和風(fēng)險(xiǎn)管理工作中產(chǎn)生的文件材料。May 4, 2022232.1 文書檔案歸檔范圍人力資源部青奧組委機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)支部、工會(huì)工作及活動(dòng)中形成的文件材料；青奧組委組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制方案，各部門、賽區(qū)工作職責(zé)；與志愿者工作有關(guān)的文件材料；各部門、賽區(qū)工作人員手冊(cè)；干部任免及人員調(diào)配材料；各部門、賽區(qū)工作人員的工資福利、生活補(bǔ)貼辦法；工作人員培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施細(xì)則；年度考核辦法及相關(guān)材料；面向社會(huì)公開招聘形成的文件資料。May 4, 2022242.1 文書檔案歸檔范圍市場(chǎng)開發(fā)部各項(xiàng)執(zhí)行計(jì)劃、贊助商識(shí)別計(jì)劃、火炬接力活動(dòng)市場(chǎng)開發(fā)計(jì)劃、文化活動(dòng)市場(chǎng)開發(fā)計(jì)劃、市場(chǎng)開發(fā)預(yù)算等；青奧組委贊助商、供

10、應(yīng)商銷售計(jì)劃；特許經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及郵品、紀(jì)念幣計(jì)劃；對(duì)青奧組委潛在贊助領(lǐng)域和贊助企業(yè)進(jìn)行調(diào)研、分析的材料；對(duì)贊助商轉(zhuǎn)播商的接待計(jì)劃及提供服務(wù)所產(chǎn)生的文件材料；贊助商顧問組會(huì)議、贊助商研討會(huì)等相關(guān)會(huì)議材料；青奧組委票務(wù)戰(zhàn)略計(jì)劃和操作方案；青奧組委捐贈(zèng)登記及各類統(tǒng)計(jì)資料等。May 4, 2022252.1 文書檔案歸檔范圍文化教育部舉辦各種大型活動(dòng)、慶典儀式過程中形成的文件材料，包括會(huì)徽發(fā)布、開、閉幕式、火炬?zhèn)鬟f等活動(dòng)方案等；策劃、組織奧林匹克文化節(jié)工作中形成的文件材料；CEP、奧林匹克教育活動(dòng)、奧林匹克主題活動(dòng)形成的文件材料；會(huì)徽、吉祥物等的設(shè)計(jì)方案及相關(guān)文件材料；征集、評(píng)選會(huì)歌文件，會(huì)歌原稿及青奧會(huì)

11、入選歌曲名錄等；城市景觀設(shè)計(jì)活動(dòng)的相關(guān)文件材料。May 4, 2022262.1 文書檔案歸檔范圍新聞宣傳部宣傳工作大事記、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等；對(duì)國(guó)內(nèi)、外宣傳工作的意見；宣傳畫冊(cè)、折頁(yè)、宣傳畫等宣傳品的設(shè)計(jì)、評(píng)選方案及相關(guān)材料；參加國(guó)內(nèi)外有關(guān)展覽活動(dòng)的布展方案、圖片、預(yù)算等資料；青奧組委網(wǎng)站形成的各種材料；新聞發(fā)布會(huì)的材料及對(duì)國(guó)內(nèi)、外宣傳口徑、宣傳口號(hào)及標(biāo)語(yǔ)；比賽場(chǎng)館、青奧村宣傳布置方案；接待境內(nèi)(外)記者的方案及相關(guān)材料；涉及奧林匹克出版物的相關(guān)材料May 4, 2022272.1 文書檔案歸檔范圍體育與場(chǎng)館部競(jìng)賽規(guī)程總則、總秩序冊(cè)，各競(jìng)賽項(xiàng)目設(shè)置方案、競(jìng)賽日程表；確定比賽(訓(xùn)練)場(chǎng)地的文件材

12、料；28個(gè)國(guó)際單項(xiàng)體育組織（IF）關(guān)于確認(rèn)奧運(yùn)會(huì)比賽場(chǎng)館、競(jìng)賽日程的文件材料；運(yùn)動(dòng)員資格審查辦法；運(yùn)動(dòng)員報(bào)名手冊(cè)，技術(shù)代表、技術(shù)官員、運(yùn)動(dòng)員名冊(cè)；競(jìng)賽紀(jì)律的有關(guān)規(guī)定，抽簽方案等；編寫的技術(shù)手冊(cè)、指南等May 4, 2022282.1 文書檔案歸檔范圍體育與場(chǎng)館部頒獎(jiǎng)工作方案，獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌設(shè)計(jì)制作方案、合同書等；審定場(chǎng)地、器材、計(jì)時(shí)、記分設(shè)備的文件；選派培訓(xùn)裁判員，建立仲裁委員會(huì)，確定裁判長(zhǎng)（總裁判長(zhǎng)）、副裁判長(zhǎng)（副總裁判）的文件；總成績(jī)冊(cè)，每日成績(jī)公告。May 4, 2022292.1 文書檔案歸檔范圍財(cái)務(wù)部青奧組委預(yù)算、決算；各部門年度預(yù)算草案、最終批復(fù)及相關(guān)文件；青奧組委經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定、實(shí)施細(xì)

13、則；青奧組委財(cái)務(wù)制度及管理辦法；青奧組委物資需求計(jì)劃，物資、采購(gòu)的管理制度及相關(guān)文件；青奧會(huì)財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)管理過程中形成的文件；青奧組委外匯使用和管理辦法；青奧組委出國(guó)人員用匯審核、批匯、結(jié)匯等工作中形成的文件材料。May 4, 2022302.1 文書檔案歸檔范圍信息技術(shù)部“科技青奧”總體方案、實(shí)施計(jì)劃；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、通信項(xiàng)目等工作的運(yùn)行、實(shí)施方案；辦公區(qū)局域網(wǎng)管理、設(shè)施布局、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等文件材料；計(jì)算機(jī)服務(wù)系統(tǒng)技術(shù)手冊(cè)、使用指南；青奧會(huì)期間的計(jì)時(shí)記分、成績(jī)處理、運(yùn)動(dòng)會(huì)管理、青奧組委網(wǎng)站等信息系統(tǒng)所形成的文件材料；青奧會(huì)場(chǎng)館電信和電子技術(shù)系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施監(jiān)督、驗(yàn)收、運(yùn)行及組織、培訓(xùn)、分配場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)隊(duì)伍中

14、形成的文件材料。May 4, 2022312.1 文書檔案歸檔范圍后勤保障部安保工作規(guī)劃，比賽場(chǎng)館建設(shè)中安保工作要求的相關(guān)文件材料及各類安保工作信息資料；設(shè)計(jì)、制作、審核、發(fā)放及管理各類證件的文件材料；青奧會(huì)醫(yī)療服務(wù)工作規(guī)劃；各項(xiàng)醫(yī)療準(zhǔn)備工作的相關(guān)文件材料；配合有關(guān)部門推動(dòng)開展疾病防疫、監(jiān)測(cè)等工作的相關(guān)文件材料；有關(guān)醫(yī)療培訓(xùn)和興奮劑檢測(cè)前期準(zhǔn)備工作形成的文件材料；與動(dòng)物檢驗(yàn)檢疫工作相關(guān)的文件材料。青奧會(huì)期間住宿、交通、餐飲戰(zhàn)略計(jì)劃、運(yùn)行計(jì)劃及相關(guān)文件材料May 4, 2022322.2 文書檔案的歸檔要求歸檔文件應(yīng)為原件歸檔文件使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求每年二月底前，

15、將部門檔案向辦公廳檔案室移交，六月前完成組委會(huì)前一年檔案歸檔跨年度文件歸檔年度的確定May 4, 2022332.3 文書檔案的整理May 4, 2022342.3.1 件的確定文件正本與不同稿本正文與附件正文與文件處理單等原件與復(fù)制件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等來文與復(fù)文未裝訂的式樣同一的表格不便拆開整理的會(huì)議記錄類材料May 4, 2022352.3.2 裝訂 歸檔文件應(yīng)按件裝訂正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?。漢文本在

16、前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后。 May 4, 2022362.3.3 編目件號(hào)責(zé)任者題 名日 期保管期限頁(yè)數(shù)備注36新聞宣傳組關(guān)于國(guó)際奧委會(huì)主席羅格在寧訪問的新聞宣傳實(shí)施方案20100812永久837市委書記信箱來信交辦單關(guān)于李劍飛關(guān)于建議引進(jìn)水上自行車項(xiàng)目的來信的答復(fù)（附來信）20100813永久338體育與場(chǎng)館部關(guān)于赴新加坡青奧會(huì)、廣州亞運(yùn)會(huì)實(shí)習(xí)考察情況的報(bào)告20101231永久7May 4, 2022373. 數(shù)碼照片檔案May 4, 202238照片號(hào)：20100055題 名：在國(guó)際奧委會(huì)122

17、次全會(huì)上國(guó)際奧委會(huì)主席羅格宣布南京獲得2014年青奧會(huì)主辦權(quán)責(zé)任者：南京市青奧辦拍攝時(shí)間：20100110攝影者：國(guó)際奧委會(huì)3.1 歸檔范圍領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。記錄本單位重大事件、活動(dòng)的照片。其他具有保存價(jià)值的照片。May 4, 2022393.2 歸檔要求數(shù)碼照片及其文字說明應(yīng)同時(shí)歸檔歸檔的數(shù)碼照片格式應(yīng)為TIFF、JPEG格式對(duì)具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存歸檔的數(shù)碼照片原則上應(yīng)為原件May 4, 2022403.3 著錄項(xiàng)目照片號(hào)責(zé)任者照片題名拍攝時(shí)間類別 攝影者密級(jí)備注201

18、00001南京市青奧辦南京申辦代表團(tuán)參加瑞士洛桑舉行的國(guó)際奧委會(huì)青奧會(huì)申辦工作會(huì)議，圖為代表在現(xiàn)場(chǎng)研究工作，左一國(guó)家體育總局外聯(lián)司司長(zhǎng)宋魯增，左三王詠紅副市長(zhǎng)20090310數(shù)碼件蔣平 20100002南京市青奧辦季建業(yè)市長(zhǎng)到青奧辦調(diào)研工作，圖為季建業(yè)市長(zhǎng)（左四）講話20091121數(shù)碼件蔣平 20100003南京市青奧辦國(guó)際奧委會(huì)第122次全會(huì)青奧會(huì)申辦城市陳述會(huì)議會(huì)場(chǎng)20100210數(shù)碼件楊磊 May 4, 2022414. 實(shí)物檔案May 4, 2022424.1 實(shí)物檔案歸檔范圍青奧會(huì)會(huì)徽、吉祥物、會(huì)歌、火炬等青奧產(chǎn)物及相關(guān)紀(jì)念品、旗幟等實(shí)物青奧會(huì)開閉幕式及各比賽場(chǎng)館舉行的半決賽、決賽

19、等重大活動(dòng)、會(huì)議的門票，以及相關(guān)標(biāo)志、宣傳冊(cè)、紀(jì)念品、證件和獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等相關(guān)實(shí)物的樣品、模具等由青奧組委指定企業(yè)設(shè)計(jì)的各類特許產(chǎn)品，如鑰匙鏈、紀(jì)念章、紀(jì)念郵票、紀(jì)念幣、郵折等國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人舉辦的各類活動(dòng)中，與青奧相關(guān)的，并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物和文獻(xiàn)資料May 4, 2022434.1 實(shí)物檔案歸檔范圍國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人為青奧會(huì)制作并捐獻(xiàn)給青奧組委的各種實(shí)物及其背景資料，包括工藝品、橫幅等上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈(zèng)送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等青奧組委對(duì)外交往中獲贈(zèng)的重要紀(jì)念品青奧組委成立以來使用過的牌、匾、印章等其它有保存價(jià)值的實(shí)物May 4, 2022444.2 實(shí)物檔案歸檔要求應(yīng)歸檔的實(shí)物自形成后的次年三月底前向本單位檔案管理部門移交由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物