會議管理___中高層管理培訓(xùn)課程

1、Meeting Management會議管理會議管理課程提要課程提要TMForesight TrainingForesight Training中高層管理培訓(xùn)課程1會議管理目目 錄錄會前會議緣由和參加者,目標(biāo)和議程，時間安排，環(huán)境，設(shè)備，準(zhǔn)時性，頻率引導(dǎo)會議領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)，促進(jìn)討論，處理沖突和挑戰(zhàn)，控制混亂局面參加會議為何參加，充分交流的一些規(guī)則，準(zhǔn)備和傳達(dá)會后會議記錄和行動要點(diǎn)會議程序適用于較正式會議的程序規(guī)則總結(jié)總結(jié)和核對表簡介成本，機(jī)會和風(fēng)險群體動力學(xué)群體動力，討論到哪一步INTRODUCTION簡 介3會議管理會議（該死的？）會議會議（該死的？）會議簡介 “上次的會議真是太棒了?！蹦阌袔?/p>

2、次會這么說呢？你參加（或主持）的會議又有多少是真正建設(shè)性的、有用的呢？這些會議使你作出決策或付諸行動的過程有多快？它們總能如你所愿嗎？總是嗎？不論哪種會議（長的/短的；正式的/非正式的）都可能是： 效率低下的 各懷目的的 冗長而令人厭煩的 而且還可能是爭執(zhí)不休的、累人的、單調(diào)乏味的甚至更差完全是在浪費(fèi)時間。 然而它們原本應(yīng)該是有用的；而且事實(shí)上也能做到這樣。 關(guān)于會議，首先要提到的是：成功的會議不是隨隨便便出現(xiàn)的。 你要為這付出勞動；每個人都要為這付出。 第一個問題：到底什么是會議？4會議管理首先，會議是什么？首先，會議是什么？ 這看似一個顯而易見的問題。所謂會議，就是一群人聚集在一起討論、爭

3、論或進(jìn)行決策。而且它會引發(fā)種種問題。 任何會議都要事先進(jìn)行計(jì)劃、考慮并著眼于如何使之順利進(jìn)行來加以引導(dǎo)；否則極易陷入混亂之中。 因此，不論會議是： n大還是小n正式的還是非正式的n長的還是短的 也不管出席者是何種資歷、經(jīng)驗(yàn)水平、角色和意圖，如果會議想要真正成功的話，那它必須在各個細(xì)節(jié)上都有條不紊地進(jìn)行。 但是當(dāng)心，別以為只有正式會議才需要仔細(xì)和注意是會議都得這樣，即使是十分鐘的兩人會議。往往是那些看上去不太正式的會議才是粗心大意容易導(dǎo)致問題的地方。簡介5會議管理 會議只是一種交流方式，它可以在多方面起到作用： 而且通常在一個會議中這些作用肯定會兼而有之。 總的說來，會議的目標(biāo)通常是促進(jìn)決策、行

4、動或變革所有這些都帶著建設(shè)性的目標(biāo)。 會議能干些什么？會議能干些什么？簡介 傳達(dá)信息 分析和解決問題 討論和交換意見 鼓舞或激勵 協(xié)商或化解矛盾 獲取意見或反饋 說服他人 培訓(xùn)或開發(fā) 鞏固現(xiàn)狀 促進(jìn)知識、技術(shù)或觀念的變革6會議管理會議成本會議成本 無論會議能做什么，它們都得花費(fèi)一定的成本。 會議可能需要場所、設(shè)備（視覺輔助設(shè)備）、飲料但首先它需要的是時間。準(zhǔn)備會議的時間，前往會議地點(diǎn)的時間，參加會議的時間。 此外，會議總共需要的時間還要在此基礎(chǔ)上乘上參加的人數(shù)。一次8個人參加的2小時的會議需要16個小時，如果加上準(zhǔn)備或在路上的時間，可能要20人小時或者更多。 那么這些時間的成本是多少呢？舉個例

5、子來說，一個年薪2萬英鎊（一次性養(yǎng)老金、一整套福利及其他成本都包括在內(nèi)）的人每小時的成本至少是20英鎊。在上例中，如果每個出席會議的人薪金水平都是這樣，那么會議的成本就要超過300英鎊！而且這還只是人力成本。 任何會議的潛在價值都必須相對于會議的成本來加以權(quán)衡。簡介7會議管理機(jī)會成本機(jī)會成本 你必須把機(jī)會成本銘記在心。換句話說，要考慮到如果這些人不是在開會，那他們會在做其他的什么事，而那些其他的事又價值幾何？ 在此同樣要乘以人數(shù)。如果他們?nèi)荚谧銎渌氖?，那么這些事能取得什么樣的成果？這些成果會不會比開會更有價值呢？ 因此，永遠(yuǎn)不要n說“只是一次會而已嘛”n認(rèn)為會議的成本是微不足道的n忽視任何

6、成本要按照“會議人時”來考慮問題并確定會議是否值得。 即便會議是必須的，確實(shí)需要，但是（一個大大的但是）仍然要使會議的產(chǎn)出大出投入。簡介8會議管理風(fēng)險風(fēng)險 會議能夠，而且必須是建設(shè)性的和有用的，但我們還要考慮到它可能面臨的風(fēng)險，以便積極地去避開這些風(fēng)險。 這里舉出九例糟糕會議的可能后果：n浪費(fèi)時間n浪費(fèi)金錢n分散了對更為重要的任務(wù)的注意力n減緩進(jìn)程，延誤行動n制造分歧n挫傷士氣n成為夸夸其談和爭執(zhí)不休的舞臺n滋生辦公室政治n造成嘈雜和混亂 結(jié)果是作不出什么決策（或者錯誤的決策）；或者是痛哭流涕。簡介9會議管理盡管有風(fēng)險盡管有風(fēng)險 雖然糟糕的會議會成為一場災(zāi)難，但好的會議在具體的實(shí)踐中卻不只是有

7、用人們需要這樣的會議。 會議開得過多或過少都是錯誤的。對大多數(shù)人而言，會議大有裨益（這還不一定包括會議的商業(yè)動機(jī)）。比如，會議可以：n 使人們獲得最新的信息n 創(chuàng)造與他人共處的融洽氛圍n 提供被傾聽的機(jī)會n 成為社交聚會n 提供與組織中其他職能部門的人接觸的機(jī)會n 建立正式工作之前或之后有用的非正式交流n 增加人們露面的次數(shù)和擴(kuò)展社會關(guān)系的機(jī)會n 拓寬經(jīng)驗(yàn)范圍，并成為一個學(xué)習(xí)的機(jī)會 記住，人們很容易抱怨會議，但這僅僅意味著他們參加的會議是糟糕的或與他們毫不相干的。好的會議不管是對他們自身的權(quán)利來說，還是對提高整體士氣來說，都是有利的。簡介BEFORE THE MEETING會 前11會議管理一

8、個大問題一個大問題 現(xiàn)在，我們已經(jīng)知道了確保會議的成功和價值的成本和難度，在安排會議的時候，首先要問的問題其實(shí)很簡單。 開這次會真的有必要嗎？ 坦率地說，有些會議的問題并不在于組織得不好、持續(xù)的時間過長或者是沒有獲得實(shí)質(zhì)性的結(jié)果，而在于：它們從一開始就壓根兒不該舉行。n 不要因錯誤的理由（或毫無理由）舉行會議n 把時間和成本考慮在內(nèi)n 預(yù)先做好準(zhǔn)備會前12會議管理會議還是會議還是？ 在你張嘴說“我們開個會吧”之前，想想是否還有其他辦法。 不要在沒有問過以下一些問題之前就想到開會：n是為了爭論還是咨詢？n能用其他方法傳遞信息嗎？n能不能打電話、寫便條或發(fā)布指令？ 除了開會，還能做點(diǎn)別的什么嗎？

9、記住，對你來說讓每個人圍坐在桌子邊，告訴他們一些事情可能是最簡單的，但對別人來說可能很沒效率，或者也不是達(dá)到某種結(jié)果的最佳途徑。開會很容易小題大做。有時候走廊上的一句話，午餐時的一個三明治就可能是一次很充分的交流。 也許此處的信條同婚前的深思熟慮是一樣的：如果懷疑就干脆不要！會前13會議管理誰應(yīng)該參加？誰應(yīng)該參加？ 這是個關(guān)鍵問題，就像“誰不應(yīng)該參加”同樣關(guān)鍵。記住，首要的原則是，越多的人出席會議，所花費(fèi)的就越多。 考慮以下問題：n 誰必須到場n 誰應(yīng)該成為會議觀察者n 會議可能會對誰有用n 誰對會議會有積極貢獻(xiàn)n 誰別有企圖n 誰會造成不必要的麻煩或降低會議效率 并且要在深思熟慮后組成合適的

10、會議群體，他們應(yīng)具備以下兩點(diǎn)：n 對議題具有專業(yè)知識n 有權(quán)作出那些必須有作出的決策 使每個出席會議的人都有清楚的理由。會前14會議管理誰做什么？誰做什么？ 會議可能需要來自不同部門、職能領(lǐng)域和不同專業(yè)背景的人參加。 它還需要：n會議主持者（參見“引導(dǎo)”）；引導(dǎo)不論是什么性質(zhì)和規(guī)模的會議，總需要有個人來主持會議。n會議秘書，可以用來執(zhí)行會議程序也可以用來記錄會議內(nèi)容。記錄員也可以由任何一個參加者來擔(dān)任。如果是這樣的話，就需要某人兼任這一角色，這樣他們的注意力就不會過分超越全心全意的貢獻(xiàn)以及作記錄的需要。 某些會議還需要一些其他特殊的“會議角色”安排視覺輔助設(shè)備、文書工作和飲料等等事務(wù)。 會議開

11、始前有些關(guān)鍵任務(wù)和決策必須完成。例如，會議主持者必須在開會之前選出，從選出的那一刻起，他或她就應(yīng)開始行使職責(zé)。 在會議開始之前確定其關(guān)鍵任務(wù)和關(guān)鍵人物。會前15會議管理要善于選擇要善于選擇 1、誰應(yīng)該來參加你的會議？ 在選擇時，要警惕采用了錯誤的規(guī)則。選擇要偏重于會議事務(wù)本身而不應(yīng)該太注重以下幾點(diǎn)：n 公司政治n 你喜歡誰不喜歡誰（這就意味著他們被邀請或不被邀請）n 民主n 社會因素 除此之外，其他諸如培訓(xùn)等因素也很重要。 2、你應(yīng)該參加哪些會議？ 如果有人邀請你參加會議，在接受之前要仔細(xì)考慮考慮。 有些會議是無法避免的，你可能會自始至終坐在那兒，一直在想： “我為什么要在這里浪費(fèi)時間？” 對

12、我們大多數(shù)人來說，除了開會，要做的事還很多。即便會議是必要的，我們也不需要每次必到。會前16會議管理會議的理由會議的理由 每天，都有一些沒有目標(biāo)或目標(biāo)不明確的會議在舉行，它們越開越長，結(jié)果卻是毫無效率。會議的目標(biāo)必須明確。開會不是為了：n啟動計(jì)劃進(jìn)程n討論成本節(jié)約n回顧培訓(xùn)要求n流線型管理 而是要設(shè)定清楚、詳細(xì)的目標(biāo)。故而會議的目標(biāo)不應(yīng)該是“討論減少支出”而應(yīng)該是“確定下半年的廣告預(yù)算該如何降低10個百分點(diǎn)”。如果可用明確的數(shù)據(jù)來衡量，那在會議結(jié)束時能否達(dá)到這個目標(biāo)就很清楚了。 明確的目標(biāo)是有效會議的基本條件。會前17會議管理會議的理由會議的理由 有一個具體的理由，以及明確的目標(biāo)，會議就會產(chǎn)生

13、以下一些效果：n 人們清楚了為什么要開這次會n 他們能更好地、更加配合地做好準(zhǔn)備n 討論更加集中n 討論也會更易于控制 進(jìn)而會議更有可能達(dá)到預(yù)期的結(jié)果。 還要考慮一下是否應(yīng)該書面記錄下會議目標(biāo)，并在開會之前傳達(dá)給會議的參加者。 如果你曾參加過沒有明確目標(biāo)的會議，問問這些會議是干什么的，花點(diǎn)時間來弄清楚這一點(diǎn)，那么以后的會議就會越來越好了。會前會議如何起作用18會議管理有效的基礎(chǔ)有效的基礎(chǔ) “議程”這個詞來源于拉丁語，其字面意思是那些必須得做的事。 這是基本的，但是比其他任何事更能保證會議（特別是與明確的目標(biāo)結(jié)合在一起的會議）的成功舉行。 所以： 會議始終要有一個明確的議程。（不論大會小會，正式

14、的或是非正式的會議，這一點(diǎn)都適用）。 理想的情況是，寫下會議議程并預(yù)先通知會議參加者，否則，會議就會徹底跌入混亂的停頓狀態(tài)，浪費(fèi)了時間和精力而又得不到任何東西。會前19會議管理有效的基礎(chǔ)有效的基礎(chǔ) 會議議程必須反映目標(biāo)，還要：n 給討論和回顧的各項(xiàng)事務(wù)排列次序n 重拾以前會議的要點(diǎn)，聯(lián)系起來，保持會議的連貫性n 為人們提供對會議內(nèi)容發(fā)表意見的機(jī)會（就在編制議程的時候）n 具體確定誰來主持某個議題，誰又會對這個議題有所貢獻(xiàn)（這是準(zhǔn)備工 作的一部分）n 反映出任何“潛在的”議題（把可能引起矛盾的議題放在合適的地方）n 處理行政性的事物（比如：時間、地點(diǎn)）n 確定具體采用什么形式（是否需要秘書，是否

15、要準(zhǔn)備視覺輔助設(shè)備等等） 議程一定要使會議保持平衡。它允許有節(jié)制的爭論，并促進(jìn)手頭工作的順利完成。會前議程怎樣起作用20會議管理關(guān)注現(xiàn)實(shí)關(guān)注現(xiàn)實(shí) 不管你計(jì)劃開一個正式的長會還是像“你能給我十分鐘的空閑嗎”這樣簡短的會，在設(shè)定議程時你都得實(shí)際點(diǎn)兒。問一問：n我列出來的這幾條議題需要一小時、十分鐘還是更長的時間（一次會都 不夠）？n有沒能 給大家充分時間接到通知并著手準(zhǔn)備？n會不會有一個主要的或者是易引起爭論的議題壓制了其他議題，對此花費(fèi)過多時間或?qū)ζ渌h題置之不理？n與會人員與討論或決策的議題之間的結(jié)合是否緊密？（比如：如果預(yù)算主管不在你就沒法對開支作決策）n會議風(fēng)格和目標(biāo)是否一致？（比如：教授

16、/培訓(xùn)的會議要比傳達(dá)信息的會議花費(fèi)更多的時間） 當(dāng)會議已經(jīng)按部就班進(jìn)行時才發(fā)現(xiàn)“組織上的疏漏”，那就太遲了。一次重大的操作失誤就可能葬送掉整件事的信譽(yù)。會前21會議管理決定先后次序決定先后次序 在此有兩點(diǎn)很很重要：n會議次序恰當(dāng)與否能給會議帶來完全不同的結(jié)果n哪種次序最好，并沒有絕對的準(zhǔn)則 一個議題：n討論早了好不好？在我們還沒有經(jīng)驗(yàn)時，是不是應(yīng)該避而不談？n是否容易與其他條目在邏輯上相互關(guān)系（比如先談馬，再談馬車？）n是不是完全領(lǐng)先事前準(zhǔn)備？n是對所有與會者還是只對其中一小部分人具有吸引力/重要性？n是否有花過多時間和掩蓋其他議題的不良影響？ 還需要考慮的是，哪些議題是會引起尷尬局面、不受大

17、家歡迎、容易引起爭論的，哪些是簡單、直接而又能很快處理好的。會前22會議管理時間安排時間安排 時間安排是成功會議的關(guān)鍵所在。 時間安排不當(dāng)，會使會議在很多方面出錯，比如：n太短，一半議題要留待以后討論n太長，除了在房子里兜來兜去，在多出來的時間里人們無所事事n不平衡，在某些領(lǐng)域花了太長的時間，卻匆匆跳過其他一些領(lǐng)域 會議的時間安排及其議程必須按照實(shí)際情況來計(jì)劃、組織，以便會議順利進(jìn)行。會前23會議管理時間安排時間安排何時舉辦會議何時舉辦會議 會議可能持續(xù)的時間決定會議在一天中的什么時候舉行，這相應(yīng)地會影響會議的效果。例如： 積極的一面 消極的一面 所以，不要僅僅考慮什么時候開會符合工作日程表，

18、還要想到會議的時間安排會影響到它會成為什么樣的會議。會前避免電話的打擾。使當(dāng)天剩下的時間完整、連續(xù)午飯?zhí)峁┝私Y(jié)束會議的一個自然時點(diǎn)易于控制時間（人們想回家了）遲到者（交通原因）會打斷會議工作效率會大幅度下降，因?yàn)槿藗凁I了在一天快要結(jié)束時人們?nèi)菀灼冢y以集中精力上午9：00上午11：00，午飯以前下午后半段，3：30以后24會議管理時間安排時間安排工作效率工作效率 會議常常是講求“時間效率”的。這意味著會議應(yīng)該是：n耗時不能長于獲得結(jié)果所需的時間n參加者不能多于必須的人數(shù) 如果時間利用得好的話，那么一天中的任何一個時段都可考慮用于開會。 即便考慮到一些關(guān)鍵會議要在八小時之外進(jìn)行，比如在晚上、周

19、末、旅途中或是用餐時，這一點(diǎn)仍然適用。假如不會失去控制，且我們認(rèn)為無論會議何時何地舉行，都是具有建設(shè)性的，這個方法仍然有用。會前25會議管理時間安排時間安排開始和結(jié)束開始和結(jié)束 就像每個會議都有個開始時間一樣，它也有個結(jié)束的時間。在大多數(shù)組織中，人們往往只是因?yàn)樘α硕粎⒓幽切┎恢且_半個小時還是整個上午的會議的；這使人們猶猶豫豫，擔(dān)心后面可能要承擔(dān)的責(zé)任。有一個結(jié)束會議的具體時間能夠：n表現(xiàn)出對人們的禮貌，還可能給會議帶來更多的好處n保證會議按計(jì)劃進(jìn)行時間過半會議內(nèi)容過半n表現(xiàn)出更多的專業(yè)精神，建立所有會議在運(yùn)行過程中都應(yīng)該遵守的規(guī)則 如果有一個明確的會議持續(xù)時間，就能更容易地控制會議并

20、使之更可能走向成功。會前26會議管理時間安排時間安排給會議內(nèi)容作時間安排給會議內(nèi)容作時間安排 要想真正地按計(jì)劃的時間進(jìn)行，就要考慮安排一個計(jì)時議程。 比如說，給每個議題安排一段相應(yīng)的時間，當(dāng)然也包括那些主要部分和主題。這樣會起到集中討論、讓會議主持者和參加者有的放矢的作用。 甚至可以說：“讓我們盡量在接下去的20分鐘里討論完這項(xiàng)議題?！边@樣的話在心理上對我們集中精力思考問題會有幫助。它確實(shí)有幫助。 保證會議的結(jié)構(gòu)是計(jì)時的，把它公布出來，作為會議的進(jìn)程，并盡可能地照此進(jìn)行。會前27會議管理物質(zhì)環(huán)境物質(zhì)環(huán)境 會議的房間、地點(diǎn)以及可利用的設(shè)備也會帶來不同效果。 危險有很多：n太多的人擠在一個又小又烏

21、煙瘴氣的房間里，每個人都不會舒服，人們的注意力會轉(zhuǎn)向窗外（盡管煙霧好像總是不想到窗外去?。﹏不舒適的椅子也會影響注意力n沒有可利用的視覺輔助設(shè)備將會讓解釋、發(fā)言、列表的時間加倍n不恰當(dāng)?shù)娘嬃吓渌蜁驍鄷h 等等等等，想想你自己參加過的會議吧。 信條：會議需要n合適的地點(diǎn) 這一切都得事先安排。會前 合適的房間 恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備28會議管理何地舉行何地舉行公司內(nèi)？公司內(nèi)？ 有時一些重要的會議不安排在辦公室里舉行。但大多數(shù)情況下，還是要在辦公室和合適的房間里來開會。這樣的場所得是：n安靜的n如果需要，私密的（有時意味著隔音）n足夠?qū)挸╪舒適的n有空調(diào)，特別是在你打算允許抽煙的情況下n會議設(shè)備恰當(dāng)，不應(yīng)太豪

22、華也不能過于簡陋n提供好的視覺效果；聲效也要考慮進(jìn)去n有電源插座，光線充足，但不要有電話 不要只說：“我們在喬治的辦公室開個會吧。”還要想一想什么樣的房間最為合適，并做出相應(yīng)的安排。會前29會議管理何地舉行何地舉行公司外？公司外？ 對那些更為重要、耗時更長的會議來說，第一個決定是：在公司內(nèi)還是公司外？ 有些會議必須花費(fèi)離開辦公室的時間和費(fèi)用，會后還要提供娛樂，這些都是合理的。比如，有一個高層計(jì)劃會議很難安排，但又十分很重要；那就離開兩天，可能還要在外居住，這樣才能做成點(diǎn)什么事，否則可能得花上幾個星期。 如果明智的話，選擇一個好的會議地點(diǎn)帶來的成交能輕易抵償這么做所要花的費(fèi)用。這也是令人鼓舞的，

23、但是任何外部的會議地點(diǎn)都得仔細(xì)地進(jìn)行選擇：地點(diǎn)、成本、設(shè)備、氣氛、私密性、滿足特殊需要的能力（視覺輔助設(shè)備）；所有這一切都要考慮進(jìn)去。 在哪里開會要由會議的目的決定（一些會議最好在辦公室之外舉行，這個事實(shí)不該成為借會議“玩樂”的借口）。會前30會議管理設(shè)備和工具設(shè)備和工具基本設(shè)備基本設(shè)備 好的設(shè)備能避免注意力分散和時間耽擱，并使一切順利地進(jìn)行。你是否需要：n 鋼筆/鉛筆n水和杯子n名片n煙灰缸（或者不要）n備用的咖啡n高架幻燈機(jī)/其他視覺輔助設(shè)備 對更大、更正式的會議來說還需要：n講臺n麥克風(fēng) 列出有關(guān)這些事物的清單，任何時候，會議都不應(yīng)該被諸如“對不起，有鉛筆嗎？”這樣的情形打斷。會前31會

24、議管理視覺輔助設(shè)備視覺輔助設(shè)備 毫無疑問，視覺輔助設(shè)備對大多數(shù)會議都是有用的。它們能：n幫助理解n集中注意力 還可以讓人演示他想要表達(dá)的信息。 視覺輔助設(shè)備的形式多種多樣，從簡單的、每個與會者面前的復(fù)印材料，到電腦制作的幻燈片，應(yīng)有盡有。 關(guān)于視覺輔助設(shè)備的三個規(guī)則：n一定得有n仔細(xì)準(zhǔn)備n檢查視覺輔助設(shè)備所要用到的所有設(shè)備會前圖解會議內(nèi)容n使節(jié)奏多樣化32會議管理視覺輔助設(shè)備視覺輔助設(shè)備你可能會用到的東西你可能會用到的東西n活動掛紙：簡便，不需要電，也能展示出準(zhǔn)備好的素材，或者你可以在會議進(jìn)行過程中把它當(dāng)作“工作板”來使用。n高架幻燈機(jī)：可坐在位子上使用；可以展示做好的幻燈片；能在幻燈片或纖維

25、滾動條上作記錄；可以根據(jù)會議的需要一部分一部分地展示幻燈片的內(nèi)容。但需要稍加練習(xí)才能有效地使用它?，F(xiàn)在這項(xiàng)設(shè)備似乎隨處可見。n桌面手寫紙：具有活動掛紙的所有優(yōu)點(diǎn)，不過是便攜式的，但它的尺寸只夠一個小的群體開會時使用。n白板：取代了傳統(tǒng)的黑板而成為一種好的“工作板”。它不像活動掛紙那樣可以前后自由翻頁，此外，你必須記住得用適當(dāng)?shù)墓P來寫，否則字跡根本沒法擦掉！n復(fù)印資料：這大概上最好方便的一種形式，它能把會前傳播信息的功能與可見性結(jié)合在一起。所有人可以同時看到它們。選擇哪一種方式取決于會議的性質(zhì)、大小以及與會者熟悉和適應(yīng)哪種方式。會前33會議管理視覺輔助設(shè)備視覺輔助設(shè)備充分使用它們充分使用它們 基

26、本的規(guī)則是：n內(nèi)容簡潔n限定篇幅n盡可能使用圖形、表格和例證n保持一種新鮮感n反映會議議程n確保所說的和所看到的一致n確保它們相互關(guān)聯(lián)n保證它們能被看見，而且能被看清楚n不要讓它們分散大家的注意力n告訴大家復(fù)印件何時會/不會提供 古話說得好，一幅畫賽過千言萬語。會前34會議管理會前會會前會 關(guān)于會議最重要的事實(shí)之一是：相當(dāng)一部分的事務(wù)實(shí)際上在會議真正開始之前就已經(jīng)完成了。 換句話說，人們?nèi)齼蓛煞钦降鼐蹠?、辨論著他們期望的結(jié)果、為了行動一致而策劃聯(lián)合策略，正是這些因素在會議真正進(jìn)行的時候發(fā)揮著主導(dǎo)作用。 這也就意味著你應(yīng)該：n不要低估這種會前會的作用，也別一廂情愿地認(rèn)為別人不會這樣做n花點(diǎn)時

27、間成立必要的聯(lián)盟n注意觀察其他此類聯(lián)盟的跡象，預(yù)計(jì)它們對會議的影響，并作出相應(yīng)的計(jì)劃n記住，無論是有形的還是無形的聯(lián)盟都是有用的 總的說來，要把非正式的交流網(wǎng)絡(luò)和人們私下傳來傳去的信息作為準(zhǔn)備會議的一個積極組成部分。會前35會議管理不能按時開始不能按時開始 想像一下會議時間定在上午10點(diǎn)。人們開始陸續(xù)到來，但時間到了人卻沒有到齊。大家決定“再給他們五分鐘”，倒上咖啡，人們開始三五成群地討論著各種高調(diào)的問題。時間一分一秒過去，最后，會議在15分鐘后總算開始了，還是有一個人仍未趕到。就在一切歸于平靜、人們打算靜下心來開會的時候，遲到者出現(xiàn)了，他沒完沒了地道歉，又浪費(fèi)了其他人5分鐘的時間，然后會議重

28、新開始。這種情形你肯定不陌生。 假如說，上述情景中包括八個人，那就很容易浪費(fèi)掉8倍的半個小時也就是說，是4個“人時”，況且，在一些組織中，這種情況時有發(fā)生。 推遲開會會成倍地浪費(fèi)時間，這會招致準(zhǔn)時到會者的不滿，并因此非但不能順利開始，還會造成摩擦。會前36會議管理按時開始按時開始 值得強(qiáng)調(diào)的是： 會議務(wù)必按時召開。 一開始就能做到這一點(diǎn)并非易事，但這是培養(yǎng)良好習(xí)慣和守時觀念的唯一途徑。如果你是公司或部門的新員工，那在開始工作的同時就要開始遵守這一點(diǎn)，并一以貫之。讓這樣的話形成風(fēng)尚：“喬治的會，你最好別遲到?！?這值得努力。 所以，在此有兩點(diǎn)原則： 如果你是會議參加者：要準(zhǔn)時到場 如果是你主持會

29、議，不僅自己要準(zhǔn)時到場，還要按時開會會前37會議管理例會例會 “我們?yōu)槭裁匆_這次會？” “哦，因?yàn)閺纳洗伍_會到現(xiàn)在已有一個月了?！?在把會議定為例會比方說每周一次或每月一次之前，必須謹(jǐn)慎從事。問一問：n會議到底應(yīng)該多長時間開一次？n一年里要開多少次會？n如何安排這些會議才更合適？ 一旦定為例會，就應(yīng)事先安排好日程，比如安排好接下去6次，甚至全年開會的具體日期。這可以避免為了決定某些能把各個群體的人都聚齊的日期而進(jìn)行的沒完沒了的扯皮。你還可以隨時取消任何后來證明沒必要的例會。 不要讓沒必要的會議再延續(xù)下去。會前LEADING THE MEETING引 導(dǎo) 會 議39會議管理緊握方向舵緊握方向舵

30、 每個會議都需要有人來主持。這樣的人在過去被稱為主席（chairman），現(xiàn)在常叫做chairperson，或者不要那么優(yōu)雅就叫chair。你想叫他什么都無關(guān)緊要，但要確保有這么一個人，而且不是任何一個人；得有一個合適的人選，正如我膠將要看到的那樣，他們扮演的角色至關(guān)重要。 很好地主持會議能帶來以下好處：n會議能更加關(guān)注于自身的目標(biāo)n討論會更具建設(shè)性n在作出決策之前，會對會議作一個完整的回顧n爭論的所有方面都能反映出來，并取得平衡n會議保持在公事公辦的范圍內(nèi)，從而減少一些爭論 一個優(yōu)秀的會議主席應(yīng)該引導(dǎo)會議、駕馭討論并努力使所要解決的問題迅速、高效、省時、卓有成效地被解決。引導(dǎo)會議40會議管理

31、領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)適當(dāng)?shù)娜诉x適當(dāng)?shù)娜诉x 在上面所列的職責(zé)條目里，正確地選擇一個適當(dāng)?shù)念I(lǐng)導(dǎo)者的重要性不言而喻。 沒有一個好的領(lǐng)導(dǎo)者會議便沒法順利地進(jìn)行。 在會議開始之前，讓一個合適的人擔(dān)任會議主席并讓人們接受他的領(lǐng)導(dǎo)。不這樣做會也能開，但政令暢通會使得會議的整個進(jìn)程有條不紊。引導(dǎo)會議41會議管理領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)兩個關(guān)鍵的原則兩個關(guān)鍵的原則 不管會議領(lǐng)導(dǎo)者做或不做其他的什么事，他（她）必須運(yùn)用并堅(jiān)持兩個關(guān)鍵的原則： 1、在會上，只有一個人有權(quán)隨時發(fā)言 2、由領(lǐng)導(dǎo)者決定誰來發(fā)言 堅(jiān)持這兩項(xiàng)原則，很多其他的事便會迎刃而解。引導(dǎo)會議42會議管理領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)職責(zé)職責(zé) 引導(dǎo)會議是一

32、項(xiàng)重要任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)者必須擁有這方面的才智，并施展一些必須得掌握和使用的技能。這值得學(xué)習(xí)。 無論是誰主持會議，他都必須：n 贏得與會者的尊重n 做好事前工作，有備而來，閱讀相關(guān)的文件并做好一切對“主持會議”有 助的準(zhǔn)備工作n準(zhǔn)時出席n按時開始n確保一些事務(wù)性的工作正確無誤引導(dǎo)會議43會議管理領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)職責(zé)（續(xù)）職責(zé)（續(xù)） 他們必須：n在安排好記錄后開始會議并進(jìn)入議程n如果必要，介紹與會者n訂立規(guī)則n控制討論，掌握與會者的個性特點(diǎn)n在必要的地方鼓勵人們獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策n要求提出的問題被闡明。對不清楚的東西要立刻提出質(zhì)問。如果某些問題還沒有被弄清楚就繼續(xù)會議，那么你將不得不把遺留的問題找出來再討

33、論一遍，從而花費(fèi)更多的時間。n保證每個人都能表達(dá)他的觀點(diǎn)n確保討論不偏離論題引導(dǎo)會議44會議管理領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者的任務(wù)職責(zé)（續(xù)）職責(zé)（續(xù)） 他們必須：n聽，用心聽。領(lǐng)導(dǎo)者要解決任何諸如“但你卻說”這樣的爭論n注意時間，并提醒人們還剩多少時間n在必要的時候，清楚而又充分地總結(jié)會議，通常在會議中每隔一段就要總結(jié)一下n保證確實(shí)做出決策并被認(rèn)可、被記錄下來n善于應(yīng)付混亂、突發(fā)和情緒失控的局面n做最終發(fā)言（總結(jié)）并提煉出結(jié)論n關(guān)注人們會后的行為n在履行這些職責(zé)時，要有耐心、良好的態(tài)度和幽默感，還要考慮到與會者不同的性格特征引導(dǎo)會議45會議管理邁向一個好的開端邁向一個好的開端 好的開始是成功的一半，這也

34、許是陳詞濫調(diào)了，但卻是事實(shí)，也十分重要。嚴(yán)格地說，要獲得成功就只有遵循這一條。 應(yīng)該這樣開始一次會議：n 主動積極地n 會議的目標(biāo)和過程要清晰n 確立你在主持會議時的權(quán)威和權(quán)利n 營造一個良好的氛圍n 激發(fā)人們對會議的興趣和熱情n 要立刻讓人感到會議是公事公辦的 一個有效的開端會使隨后的事情更有可能順利進(jìn)行。引導(dǎo)會議46會議管理鼓勵人們討論鼓勵人們討論 會議要簡短，但充分而有廣泛代表性的討論也很重要，否則決策就有可能在信息不完全的條件下做出。有時候，需要的信息不會自動出現(xiàn)。 這可能有以下一些原因：n擔(dān)心遭到拒絕n來自他人，可能是那些高層人士的壓力n缺乏準(zhǔn)備n沒有完全理解議題 或者很簡單，感到缺

35、乏出謀劃策的動力。 所以，此處的規(guī)則是：必須積極地鼓勵那些不愿發(fā)言的人發(fā)言。 會議的領(lǐng)導(dǎo)者一定要讓與會者發(fā)表他們的意見，可以通過激勵他們廣開思路、深入思考來做到這一點(diǎn)。引導(dǎo)會議47會議管理鼓勵人們討論鼓勵人們討論提問技巧提問技巧 主席提出的問題不能是帶有誘導(dǎo)性的。如果主席問：“我認(rèn)為那是一個很好的建議，你認(rèn)為呢？”這很難讓人否認(rèn)，特別是當(dāng)主席是一位高層人士的時候。 要考慮一下哪一種提問方式合適：n開放型的問題：這類問題不能用“是”或者“不是”來回答，它們傾向于用“什么”、“為什么”、“何地”、“何時”、“怎樣”、“誰”這樣的詞或者諸如“請告訴我們你是怎么想的”這樣的短語來引導(dǎo)。想讓人們發(fā)言，這

36、樣的問題最好不過了。n封閉型的問題：傾向于用“是”或者“不是”作簡單的回答，比如“你認(rèn)為那樣有意義嗎？”這樣的問題。 怎樣提問就會帶來怎樣的回答。如果一個簡單的“是”已經(jīng)能滿足需要，那么提一個封閉型的問題也就足夠了，否則就得多提一些開放型的問題。引導(dǎo)會議48會議管理鼓勵人們討論鼓勵人們討論征求意見的六種方法征求意見的六種方法 1、籠統(tǒng)的問題把某個群體看作一個整體來提問，這樣有助于開始討論 2、籠統(tǒng)的/有針對性的問題把某個群體看作一個整體，然后讓某個人第一個發(fā)表意見：“現(xiàn)在，大家對這個議題有什么看法？戴維。說說你是怎么想的？” 3、針對一個人的問題讓一個人回答或者解釋 4、修辭性的問題一種不需要

37、回答的問題，但它能表明一種看法，或促使人們思考，如果合適的話，應(yīng)該允許主席提出這樣的問題 5、反饋性的問題主席把別人提給他的問題反過來再問群體：“這是一個不錯的問題，大家對此有什么看法？” 6、發(fā)展性的問題這類問題要建立在把上一個問題的某種答案告之群體的基礎(chǔ)上：“莎拉覺得這樣太昂貴了，還有什么不妥嗎？” 鼓勵討論與控制討論同樣重要，沒有它，會議將失去平衡，進(jìn)而造成效率低下的后果。引導(dǎo)會議49會議管理鼓勵人們討論鼓勵人們討論務(wù)必使問題得到回答務(wù)必使問題得到回答 有時會有這樣的事情：提出了很好的問題，但卻得不到立刻的響應(yīng)。 1、再問一遍堅(jiān)持再念一遍問題以確保其每一個要點(diǎn)都準(zhǔn)確無誤并讓人們明白這個問

38、題確實(shí)需要回答。 2、利用沉默通常在問出一個問題后哪怕只有短暫的冷場，那也是很尷尬的事。所以會議主持人要用這個問題再問其他人。 如果你確實(shí)想得到某個人的意見，那么，等著。你要表明你的態(tài)度：“花點(diǎn)時間思考一下，我很想知道你的看法。”即使是要花更長的時間才能得到一個看法，它所需要的也只是一點(diǎn)點(diǎn)耐心；也許它的確需要一段時間的思考。 切勿因急躁草率錯失重要的意見。引導(dǎo)會議50會議管理鼓勵人們討論鼓勵人們討論關(guān)注于手頭的工作關(guān)注于手頭的工作 成功的會議需要集中注意力，避免被打斷。便條、手提電話、或者僅僅是送茶送咖啡，都會延誤會議的進(jìn)程并轉(zhuǎn)移人們的注意力。 如果我們按以下的方法做，則會有所幫助：n訂立遞便

39、條的規(guī)則n安排好會議間歇，這樣人們才能知道什么時候他們會有一段時間來檢查他們的桌子n事先安排好飲料n按其本來的樣子，簡化會議之外的事 最終，如果還是出現(xiàn)了干擾，不要與之對抗，耐心地等待干擾消失。 使會議只關(guān)注會議本身。引導(dǎo)會議51會議管理激發(fā)創(chuàng)造力激發(fā)創(chuàng)造力 成功的會議是要有創(chuàng)造性的，它們應(yīng)該能：n激勵思考n催生新觀念n找到看待事物的新方法n激發(fā)變革n想出新穎的解決方法n解決難題 然而，新觀念也會直到適得其反的作用。領(lǐng)導(dǎo)者必須注意不要讓他的成員過早地下結(jié)論，要給不同的觀念展現(xiàn)自身的機(jī)會。不要讓討論圍繞著“誰的想法更好”來進(jìn)行，就像人們所說：“你的想法不好，這里有一個更好的?！?創(chuàng)造力需要培養(yǎng)，

40、觀念需要建設(shè)性的評價。引導(dǎo)會議52會議管理沖突的原因沖突的原因 工作職能和工作目標(biāo)的不同常常導(dǎo)致人們看法上的固有差異，這便會導(dǎo)致沖突。我們來看看三個關(guān)鍵部門的人對一些因素的看法是如何不同的，這個例子能證明上述觀點(diǎn)。 目標(biāo) 業(yè)務(wù)涉及 的時段 傾向性引導(dǎo)會議 財(cái)務(wù)部 產(chǎn)品部 市場部保證所用資本的回流，能提供安全的增長和收益主要面向過去：分析結(jié)果，加上一些預(yù)測主要是向內(nèi)的：關(guān)注于公司內(nèi)部的結(jié)果優(yōu)化成本/產(chǎn)出的關(guān)系主要面向現(xiàn)在：保證生產(chǎn)在三班倒的過程中持續(xù)下去主要是向內(nèi)的：關(guān)注于本公司的設(shè)備和人員在市場銷售中使利潤最大化主要面向?qū)恚阂驗(yàn)橐暗貙κ袌鲎鞒龇磻?yīng)主要是向外的：關(guān)注于客戶、分銷和競爭53會

41、議管理沖突的原因（續(xù)）沖突的原因（續(xù)）對金錢的態(tài)度個性 這些差異不僅是固有的，而且是個人能夠圓滿地完成他的工作的需要。解決沖突的第一步就是要辨認(rèn)出這類沖突出現(xiàn)在哪里。引導(dǎo)會議財(cái)務(wù)部 產(chǎn)品部 市場部主要表現(xiàn)為“債務(wù)和信用”，錢一旦花出去就不在了，沒花的要存起來通常是內(nèi)向的；訓(xùn)練有素；在財(cái)務(wù)計(jì)量的基礎(chǔ)上做決策主要表現(xiàn)為“成本效益”相應(yīng)的價值分析、價值分析的技巧和成本節(jié)約通常精于定量分析；在投入/產(chǎn)出的基礎(chǔ)上進(jìn)行決策主要表現(xiàn)為“投資回報(bào)”“投出去的”錢要盡快帶來銷售和利潤上的“回報(bào)”通常是外向的；沒有資深的教育背景；在決策上必須完全依賴統(tǒng)計(jì)數(shù)字54會議管理問題人群問題人群 有些人，不管他們的觀點(diǎn)是什

42、么，他們都能在會議中處理好與別人的關(guān)系。而另一些人則很難做到這一點(diǎn)。這會引發(fā)各種不同的問題，需要我們采用不同的對策。以下便是最主要的六種： 1、夸夸其談?wù)?需要注意，他們是一些對會議的論題非常熱衷的人，或者是力圖壟斷發(fā)言，展示其個人專長的人。 對策： 首先要做的就是打斷這類人的發(fā)言。要利用任何間歇，最好是用一種善意的言論或者是一句“謝謝”，來終止他們的夸夸其談。然后讓會議從一個新的地方繼續(xù)或者把發(fā)言權(quán)交給另外的人。你可以問整個群體：“其他人對這種觀念怎么看？”也可以具體地問某個人：“約翰剛才的發(fā)言提出了成本的問題。瑪麗，你對此有什么大致的想法？” 避免讓這類人浪費(fèi)時間，謹(jǐn)防沉入他們的夸夸其談中

43、而不去做任何制止。引導(dǎo)會議55會議管理問題人群（續(xù)）問題人群（續(xù)） 2、滔滔不絕者 過分夸夸其談的人往往懷著更多不良的用心，他們也許故意想通過壓制別人，來保證自己的發(fā)言占有比其應(yīng)該占有的更多的時間份額。 對策： 嚴(yán)格地按照會議進(jìn)程表和紀(jì)律辦事是很有效的辦法。不然的話，就會老是需要中斷他的發(fā)言、概括或要求發(fā)言者自己概括他的發(fā)言，或者你還得去提醒發(fā)言者不要跑題：“在我們深入討論它之前，你能否將你剛才在第一階段說的看法概括一下？”一旦主動要掌握在會議主席手里，這些問題就可以跳過不管了，對其他的與會者來說，尤其應(yīng)該是這樣。引導(dǎo)會議56會議管理問題人群（續(xù)）問題人群（續(xù)） 3、高深莫測的人 對付那些沉默

44、不語的人就像對付那些說得太多的人一樣困難，特別是當(dāng)你知道他們的發(fā)言可能還很有價值的時候。這類人往往有點(diǎn)懦弱、害羞、讓人厭煩、漠不關(guān)心或是缺乏經(jīng)驗(yàn)，對他們所要說的缺乏自信。 對策： 在這種情況下，向他們發(fā)問是最好的辦法。問一個簡單的問題促使他們發(fā)言，如果需要，還可以發(fā)表一些鼓勵其信心的言論。 如果他們完全可以發(fā)言卻故意選擇了不這么做，那么，問他一個難的或者是指定的問題，或者要求他們給予幫助：“約翰，以你的經(jīng)驗(yàn)?zāi)銓@個問題肯定有一些好的建議，你是怎么想的？”引導(dǎo)會議57會議管理問題人群（續(xù)）問題人群（續(xù)） 4、分裂會議的人 某些竊竊私語可能是有建設(shè)性的，某些則是因?yàn)閷ψh題缺乏理解，另一些則完全是讓

45、人厭煩的閑話抑或是在謀劃著什么。 對策： 暫停會議就可以使那些閑聊在一片寂靜中暴露無遺。僅僅這么做，就足以使竊竊私語停止下來了。而向他們提問題可以弄明白他們是否有什么疑問一些事情還不清楚如果是這樣的話，花點(diǎn)時間解釋清楚，即使扯開點(diǎn)話題也是很有意義的。 必須始終遵守這條原則：在一個時刻只能有一個人說話。引導(dǎo)會議58會議管理問題人群（續(xù)）問題人群（續(xù)） 5、好爭斗的人 這類人容易生氣，或是感到尊嚴(yán)受到了強(qiáng)烈的損害。這樣原本也許不壞，但是會議不該是發(fā)泄這種情緒的場所，況且這類人往往是想在會議上羞辱別的什么人。 對策： 你必須核查一下這種憤怒也許并不具體是否別有用心。要求他的發(fā)言具體點(diǎn)，要符合會議的既

46、定目的，依靠大家來遵守集中精力的要求?？梢栽S諾晚些時候再來談?wù)撍f的這些會議目標(biāo)之外的事情，如果合適的話，可以把分歧擱置在一邊。引導(dǎo)會議59會議管理問題人群（續(xù)）問題人群（續(xù)） 6、不坦率的人 總有很多的原因讓人們不愿直接說出他們想說的東西，這在所難免，比如，考慮到更長期的戰(zhàn)略，或是怕丟面子等等。不坦率的人會輕描淡寫、夸大其實(shí)或是故意混淆事物，甚至有些時候，對事實(shí)也大打折扣。 對策： 學(xué)著“體會言外之意”，辨別出在那些顯而易見的會議目標(biāo)之外還有什么的東西在進(jìn)行著。下一步該做什么，很大程度上取決于環(huán)境。有時候，長遠(yuǎn)的或是邊緣性的議題也要同步討論。有時候曲里拐彎的說話方式必須被立即制止。引導(dǎo)會議

47、60會議管理處理混亂局面處理混亂局面 即使是在那些組織的最好的會議中也偶爾會出現(xiàn)失控的局面。你該怎么辦？n你自己切勿心煩意亂或情緒失控n挑出一個引起問題的因素，把它分離開來冷靜地處理n在重新提出面向群體的問題之前，首先要做的是：同意n如果混亂的局面持續(xù)不休，你有幾種選擇：n在會議重新開始之前，要求大家完全沉默一段時間n宣布短暫休會，并堅(jiān)持一定得這么做n把引發(fā)問題的議題擱置一會兒n取消這次會議，下次再開 首先不要慌！引導(dǎo)會議61會議管理一只眼盯著時鐘一只眼盯著時鐘 時間安排，如前所述，對任何會議來說都是至關(guān)重要的。 所以要注意時間，并在會議進(jìn)行中根據(jù)所剩的時間來把每件事情安排好這對會議的領(lǐng)導(dǎo)者和

48、參與者來說同樣重要。引導(dǎo)會議PARTICIPATING IN THE MEETING參 加 會 議63會議管理 會議有可能浪費(fèi)時間、精力和金錢。何況舉行不必要的會議也會導(dǎo)致缺乏思路、辯論、交流或決策的結(jié)果；這其中沒有一件是對組織有利的。 因此每當(dāng)你受邀參加一個會議時，你都要思考一下：n你能夠給會議貢獻(xiàn)點(diǎn)什么？n你能從會議中汲取點(diǎn)什么？ 你只能這么做。當(dāng)然人必須面對現(xiàn)實(shí)，有些會議只有一個兩三行的緊急通知，要不就下定決心： 不要參加會議除非你確定它真的有用。第一個問題參加會議64會議管理怎樣有效地參加會議怎樣有效地參加會議 老話說，一份耕耘一份收獲，對會議來說，也真的是這樣。有效地參加會議的關(guān)鍵之

49、處在于以下幾點(diǎn)：n充分的準(zhǔn)備：如果你不知道要開的是什么樣的會議，或者不想去做一個有影響的發(fā)言，那你也就不可能從會議中獲得什么有價值的東西了。n注意形象n保證你的發(fā)言有效：這是指你要說什么，以及怎樣說n堅(jiān)持你自己的立場，有效地參與討論 切勿把任何會議都看作是“他們的”會議要中會議上恪守自己的職責(zé)并確保自己積極地致力于做出有意義的貢獻(xiàn)。參加會議65會議管理注意形象注意形象 奧斯卡王爾德曾經(jīng)說過：“只有那些淺薄的人才無視形象?！币粋€人的形象如何確實(shí)會影響到個人意見的采納。如何穿戴值得花點(diǎn)時間考慮一下，特別是當(dāng)與會者中還有不認(rèn)識你的人的時候。 你看上去是否：n作了充分的準(zhǔn)備？n精明干練？n很有威信？

50、任何有助于獲得一個好印象的事情，你都應(yīng)該認(rèn)真考慮。遲到、衣冠不整、捧著厚厚一堆資料、一坐下來便開始在文件堆里翻來翻去手忙腳亂地尋找某份資料，這些都會讓人不把你放在眼里。 如果形象影響到別人如何看待你的發(fā)言，那它就不容輕視，而且需要你做一些積極的修飾了。參加會議有經(jīng)驗(yàn)？全面掌握了信息？可以信賴？66會議管理坐在哪里？坐在哪里？ 坐在哪里這重要嗎？有些人總是想坐在一個特定的位子上，而其他人則不去考慮這樣的問題；雖然沒有什么“有魔力”的位子，但某些很實(shí)際的問題你得考慮。比如，坐在某個位子上：n你能看見誰？n你不能清楚地看見誰？n你的位子和主持人的位置關(guān)系如何？你的發(fā)言能很容易地被聽到嗎？n你是想離電

51、話、咖啡、門、高架幻燈機(jī)近一點(diǎn)還是遠(yuǎn)一點(diǎn)？n你能輕松地看見視覺輔助設(shè)備嗎？ 如果人們不總是坐在同樣的位子上，那么一些例會能開得更好那些放在圓桌邊舉行，把桌子前端那個發(fā)號施令的位子空著的會議有著良好的效果。參加會議67會議管理有效交流有效交流 不要假定交流是件易事假定它是個難題，它也確實(shí)如此。以下的內(nèi)容能表明這一點(diǎn)： 哪怕你想陳述的是一個最簡單的觀點(diǎn)，你都要陳述清楚。這要從準(zhǔn)備開始做起。 要保證說你想要說的，還要保證準(zhǔn)確地說出了你的意思。 “我知道你以為你理解了你所認(rèn)為的我的話，但我懷疑你覺得你所聽到的其實(shí)并不是我想說的?！眳⒓訒h68會議管理有效交流有效交流 遵守規(guī)則遵守規(guī)則 沒有規(guī)則，會議常

52、常就會淪為大吵大鬧。所以遵守規(guī)則符合每個人的利益。這親沒有削弱多少自我精神，但是如果你：n過分地壟斷發(fā)言權(quán)n總是打斷別人n無緣無故地情緒激動和爭論不休n破壞時間表n表現(xiàn)得很不遵守紀(jì)律，或者更糟，簡直就是個搗蛋鬼 那么長遠(yuǎn)來看，這樣做對你的工作是沒有好處的。必要時，通過主席和一致認(rèn)可的會議程序?yàn)楦傅牧鰮?jù)理力爭，不要因?yàn)閼B(tài)度惡劣的緣故導(dǎo)致失敗。 遵守規(guī)則緊扣主題使會議為你服務(wù)。參加會議69會議管理有效交流有效交流打破規(guī)則！打破規(guī)則！ 據(jù)說規(guī)則建立起來就是為了打破的。確實(shí)如此。但你在這么做之前一定要考慮清楚，千萬不要養(yǎng)成打破規(guī)則的習(xí)慣那樣你很快就會落下?lián)v蛋鬼的名聲！ 在任何集會中，那些最自信、最有

53、沖勁、最有激情的人往往最有權(quán)力和影響力。有時不妨：n激烈地爆發(fā)一下情緒n攥緊拳頭敲著桌子說“不”n釋放一下感情n幽默一點(diǎn)n發(fā)火（有節(jié)制地發(fā)火）n打斷別人的發(fā)言 但是，我重申一遍，所有這些都要謹(jǐn)慎地采用。 除了去打破規(guī)則，還要學(xué)會偶爾使用一些激烈的手勢，這挺管用。參加會議70會議管理有效交流有效交流準(zhǔn)備準(zhǔn)備 即使是去參加最簡單的會議也需要準(zhǔn)備。你可以花兩分鐘想一下，也可以做長時間的仔細(xì)思考，但你得去做這樣的準(zhǔn)備。如果只是隨便地應(yīng)付一下，那你在會議中就不可能很好地表達(dá)出你的觀點(diǎn)。n通覽所有的文件n從中總結(jié)出要點(diǎn)，以便開會時快速查閱n注意誰將出席會議n事先擬定你要提出的問題n準(zhǔn)備好你的發(fā)言n記錄下你

54、聽到的對你有用的東西 充分準(zhǔn)備是開好會議的基礎(chǔ)，花點(diǎn)時間，想省事對你來說可能是危險的。參加會議71會議管理有效交流有效交流在一定背景中準(zhǔn)備會議在一定背景中準(zhǔn)備會議 記住，不能孤立地去準(zhǔn)備你的發(fā)言。還要想到：你想去做的事可能會面臨更多的困難，因?yàn)槿藗儯簄根本不聽你在說什么n受到流行觀念、偏見或是當(dāng)下狀況的影響n看待事物只從他們自己的立場出發(fā)，很難保證客觀 而且他們還會曲解會議的目標(biāo)、你的意圖，或者對涉及的議題抱有情緒化或充滿等級觀念的看法。參加會議72會議管理有效交流有效交流在一定背景中準(zhǔn)備會議（續(xù)）在一定背景中準(zhǔn)備會議（續(xù)） 有些事可能還會制造麻煩，比如：n額外地花費(fèi)時間n別的議題可能會把會議

55、的焦點(diǎn)從你認(rèn)為重要的事情上移開n不提供一些可資利用的支持信息，想深入地討論一個議題是不可能的，而且，沒有這一點(diǎn)，想使事情進(jìn)行下去也是不可能的 要務(wù)實(shí)地計(jì)劃你打算須知的事。為一個確實(shí)要開的會做準(zhǔn)備，而不是為那些理想的、但不會出現(xiàn)的情況作準(zhǔn)備，屆時你就會干得更出色。參加會議73會議管理有效交流有效交流不要緊張不要緊張 會議能帶來精神創(chuàng)傷。會場里常有很多人等在那里，你可能會意識到：滿屋子的人都比你更富有資歷、經(jīng)驗(yàn)和技能。 治療緊張最好的藥方就是事先準(zhǔn)備。如果你已經(jīng)完成了事先該做的，檢查了所有的要點(diǎn)并對如何發(fā)言也想了一遍，那你就會獲得自信。險些之外：n做一下深呼吸n準(zhǔn)備好一杯水 記住，大多數(shù)人想讓期望

56、你干得很出色。 在一些重大的場合有些惶恐是不可避免的。事實(shí)上沒有這種惶恐腎上腺激素就不會分泌，如果你事后能反思一下自己的行為，并從已經(jīng)發(fā)生的事情中學(xué)到點(diǎn)什么，那很快你就會變得富有經(jīng)驗(yàn)。參加會議74會議管理有效交流有效交流討論的形態(tài)討論的形態(tài) 會議中處理任何議題的方法都遵從一定的模式，這最初是由會議主持者倡導(dǎo)的。你可以利用這種模式，在較小的場合讓人接受你的觀點(diǎn)。 其過程如下：n介紹：說明討論這項(xiàng)議題的原因設(shè)置場景參考以前的討論給出這項(xiàng)議題本身的議程：“我建議大家這樣來討論這個問題”n列出論點(diǎn)：有利和不利的因素，關(guān)鍵因素既要列出主要因素也要考慮其他相關(guān)因素n辯論：這時候其他人開始有所貢獻(xiàn)；這個階段

57、著力進(jìn)行邏輯辯論并定出一個草案，以便能夠借此隨之做出正確的決策n總結(jié)：與將來的行動或決策聯(lián)系起來 如果在一些緊要的階段會議進(jìn)行得很好，而且每個人又作出了恰到好處的貢獻(xiàn)，那么整個會議就會變得富有邏輯性和建設(shè)性。參加會議75會議管理有效交流有效交流你用的事實(shí)要準(zhǔn)確無誤你用的事實(shí)要準(zhǔn)確無誤 會議中用于質(zhì)疑、核實(shí)或挑戰(zhàn)事實(shí)的時間多得讓人驚訝。如果信息不正確，那么整個方案就可能崩潰，或者至少會令其可信度下降。 所以，胞波要花點(diǎn)時間核實(shí)、再核實(shí)。確保你所說的準(zhǔn)確無誤。 給出的信息必須是：n明確的：清楚地被交待出來，不會與不相關(guān)的東西混淆n準(zhǔn)確的：完全正確n精確的：只有這條信息才能使這個觀點(diǎn)成立 這么說聽起

58、來有點(diǎn)學(xué)究氣，但卻很重要。如果你這樣來描述某件事：“變革在所難免。目前的方法浪費(fèi)了不起10%的成本。”那么只要有一個人當(dāng)即說“我今天早上看過數(shù)據(jù)，只有92%”，你的發(fā)言立刻就貶值了。那時候再來解釋你的意思是“大概”10%就太遲了，別人會認(rèn)為你對這個項(xiàng)目毫無了解或企圖夸大事實(shí)。 謹(jǐn)慎地去描述事實(shí)實(shí)事求是地。參加會議76會議管理有效交流有效交流發(fā)言發(fā)言 你的發(fā)言應(yīng)該達(dá)到以下三個明確的目標(biāo)：n可理解的n有吸引力的n可靠的 這樣人們才會去聽，才會相信你所說的與他們有關(guān)，并最終將其當(dāng)作正確的東西來贊同或是行動。接下來，我們來逐個討論一下。參加會議77會議管理有效交流有效交流使你的發(fā)言能夠被理解使你的發(fā)言

59、能夠被理解 你可以使用一些策略來確保你的發(fā)言能夠被理解：n使用清楚的“路標(biāo)”：宣布你要講到的內(nèi)容：“這里要講三點(diǎn)，我會就成本、時間安排以及實(shí)施中的問題說說我的看法?！比绻藗儽硎举澩敲茨憔涂梢蚤_始按照這個已被同意的微型議程來進(jìn)行下去，人們會把你的發(fā)言先后聯(lián)系起來。n采用明晰的結(jié)構(gòu)：再短的發(fā)言也需要一個明晰的結(jié)構(gòu)。通常可分為開始、中段和結(jié)尾最好為合適。別總用“另外”這樣的句式把你的論述前后連成一串。n遵循邏輯順序：在此，設(shè)定路標(biāo)會使發(fā)言清晰。你可能會選擇按事件的時間順序或項(xiàng)目的階段順序來進(jìn)行既定的會議討論無論你用什么方法，你都必須讓別人感覺到你的陳述清楚明白，而不是隨意說說。參加會議78會議

60、管理有效交流有效交流使你的發(fā)言能夠被理解（續(xù)）使你的發(fā)言能夠被理解（續(xù)）n使用視覺輔助設(shè)備：邊看邊聽人們會理解（記憶）得更好。所以要考慮使用幻燈片、圖表等等如果你沒有制作這些東西以充分描述發(fā)言內(nèi)容的設(shè)備，那就畫張圖吧。n避免使用行話：或者謹(jǐn)慎地使用。行話是指專業(yè)的術(shù)語，是那些專業(yè)人士使用的挺管用的省略語，但是不要想當(dāng)然地認(rèn)為每個人都能輕易理解那些你隨口說出的專業(yè)術(shù)語。n避免使用冗長的官樣文章：還有那種“辦公室語言”。如果你只是想表達(dá)“什么都沒做，但我們必須盡快開始”這樣的意思，就不要說：“在能夠把我們領(lǐng)向工作的開始點(diǎn)和最初行為的準(zhǔn)備工作中我們已經(jīng)取得了相當(dāng)大的進(jìn)步?！边@樣的語言既讓人厭煩又令人