時間管理(高級經(jīng)理培訓(xùn))

1、人生的每一剎那都是唯一的人生的每一剎那都是唯一的時間對盼望的人來說“實在太短”；時間對恐懼的人來說“實在太長”；時間對痛苦的人來說“實在太慢”；時間對快樂的人來說“實在太快”；時間對有愛心的人來說是永恒?！安荒芄芾頃r間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” （美）杜拉克（美）杜拉克“管理”時間是不對的，“時間管理”就是“自我”管理什么是時間管理時間管理就是管理時間？下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？

2、5 即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 測測你的時間安排是否合理 總結(jié)你的時間掌控總

3、結(jié)你的時間掌控1216 “yes” 救命救命！你在時間管理上需改進812“yes” 48 “yes”04“yes”當心！當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅持并保留你的方法平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年 3.3

4、3.3大石頭大石頭小沙子小沙子水水課 程 目 標知道什么是重要的知道什么是重要的做計劃做計劃實踐實踐 重要、計劃、實踐時間箭頭將過去和未來區(qū)別開來,使時間有方向 錯誤：3成時間緬懷過去、3成時間夢想將來、 3成時間應(yīng)付目前的一切正確：8成時間應(yīng)付今天、1成時間借古今用作為參考 1成時間計劃未來 時間是資本和無法更新的收入； 任何一個制定出來幫助高效率地安排時間的 計劃，都必須從我們對時間寶貴性的認識入手； 管理好你的時間就能管理好你的生活；時間管理的重要性時間管理的重要性“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”時間是不對的，管理的只能是你自己，因此“時間

5、管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；其實并沒有所謂時間太多或時間不夠的情形所在；一天就是二十四小時，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已；時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在I+重要性MIMIIMIIIMIVU+緊迫性I+ U+I+ UI U+I U工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性工具：區(qū)分時間的重要性和緊迫性重要的事：對個人工作生活會產(chǎn)生重大影響的事情。緊迫的事：此刻不做就會給我們帶麻煩的事情。緊迫的事情不一定是重

6、要的事情。緊急緊急 重要重要 不重要不重要 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃、休閑 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動重要重要與與緊要緊要之區(qū)別之區(qū)別從容人無用人 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃壓力人 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的事 受歡迎的活動無聊人不緊急不緊急 偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局 偏重第二類事務(wù)，結(jié)果偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠見，有理想有遠見，有理想 平衡平衡 紀律紀律 自制自制 少有危機少有危機 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利短視近利 危機處理危機處理

7、 被視為巧言令色被視為巧言令色 輕視目標與計劃輕視目標與計劃 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機構(gòu)維生依賴他人或社會機構(gòu)維生Diarize（定出做的時間） 變?yōu)镈o it latter（呆會做）4D原則Do it now?。R上就做）Dont do it。（別去做了）重 要 緊 迫Delegate授權(quán)別人去做訂定每日工作計劃訂定每日工作計劃 詳細地計劃今天下午或是明天早上的工作。工作計劃-為每天的2-3件事項留出完整的時間避免分散注意力避免分散

8、注意力 你所花費的努力中，通常有百分之二十已決定了最后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將有助于在短時間內(nèi)達到要的成果。辦事處與總公司的協(xié)作辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績一般，但面對競爭激烈的市場局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近派了小李過去以便能打開工作站市場。 小李除了工作站之外，對其它產(chǎn)品如服務(wù)器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無法打開工作站市場，他訴說王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實在沒法抽出充分的時間去開發(fā)工作站市場。思考題：1、假設(shè)小

9、李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會造成什么后果？2、王經(jīng)理其實應(yīng)該怎么做？案例學(xué)習(xí)案例學(xué)習(xí)銷售和管理的重要不同點銷售和管理的重要不同點Critical difference between selling and managingSalespersonSales Manager主要任務(wù)Primary responsibility開發(fā)客戶Develop accounts開發(fā)人Develop peoople工作關(guān)系Working relationship獨立Alone通過他人Through others角色Role操作員Player教練和操作員Coach and player管理員一層Part of m

10、ngmt不是No是Yes不同的責(zé)任Diversity ofResponsibilities訪問、銷售和服務(wù)Make calls sell andservice開發(fā)人、招聘、選擇、培訓(xùn)、激發(fā)、補償、運作分部，經(jīng)理也必須會見主要客戶，與客戶交流、協(xié)調(diào)和其他部門的關(guān)系Develop people, recruit, select,train, motivate, compensate, runbranch office, see key accounts,correspond, work with otherdepartments時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無數(shù)事件的連續(xù)線時間是串起過去、現(xiàn)在及未來無

11、數(shù)事件的連續(xù)線時間管理的基本單位是事件時間管理的關(guān)鍵在掌握事件事件經(jīng)由選擇選擇以價值為基礎(chǔ)基本任務(wù)基本任務(wù)如果不去做，就無法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。你應(yīng)當完成的任務(wù)你應(yīng)當完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。你喜歡做的任務(wù)你喜歡做的任務(wù)在事先安排時間時，通常從 不會去做的事。不甚重要的任務(wù)不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會去做。確定優(yōu)先順序確定優(yōu)先順序 優(yōu)先管理的核心優(yōu)先管理的核心1、Make a list of things to do today 把每天要做的事情列一份清單2、Set priority and work on the most important確定優(yōu)先次序，從最重要的開始

12、做3、Do it every day!每天這么做！每日計劃： Plan the next d b you l the office.在你 辦公室 前，計劃 天的工作。 Clear the Desk 清理桌面1、Create 3 files 建三個文件檔案2、Organize all items according to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動定下時間 Use Holding Files 使用活頁文件4、Clear the desk each day. 每日

13、清理桌面學(xué)習(xí)分配工作學(xué)習(xí)分配工作 學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合作才能在最短時間內(nèi)以有效的方式達成目標。放棄喜歡做的事放棄怕失去控制的心理授權(quán)把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員隨時準備提供建議并進行解答組織下屬組織下屬今日事今日畢今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個小部分 現(xiàn)在就去做將阻礙減到最低將阻礙減到最低通常造成時間浪費的環(huán)境因素有： 電話 信件 會議 等候 訪客 緊急事件培養(yǎng)說培養(yǎng)說“不不”的能的能力力 如果你從來不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負荷時，你的工作品質(zhì)勢必會大受

14、影響。NO！NO！NO！應(yīng)付突發(fā)狀況應(yīng)付突發(fā)狀況 應(yīng)付突發(fā)狀況，是時間管理上的一大技巧，當發(fā)現(xiàn)情況不對時，可以： 重新商議 在接下來的步驟中，把浪費的時間補回來 縮小計劃的涵蓋面 爭取更多資源 接受替代品 提供誘因 要求服從隨時檢視隨時檢視 隨時檢視自己的時間管理狀況，如果覺得不滿意，可重新檢查自身的時間管理方法，發(fā)現(xiàn)問題點后再做調(diào)整。四個主要的影響時間生產(chǎn)率障礙四個主要的影響時間生產(chǎn)率障礙人們并不尊重時間，他們不了解其重要性人們并不尊重時間，他們不了解其重要性 人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知人們

15、不善于檢查提高時間管理辦法，不知道道“重要重要”與與“緊要緊要”之區(qū)別之區(qū)別有時間觀念的人不善于控制時間，他們不有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng)知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng) 用正確的方法做錯誤之事 用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事 用錯誤的方法做正確之事 用錯誤的方法做錯誤之事 時時 光光 大大 盜盜 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整 沒有目標、次序和計劃沒有目標、次序和計劃 個人缺乏組織能力個人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會議會議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作文書工作 分不清

16、責(zé)任和權(quán)力分不清責(zé)任和權(quán)力制定時間管理系統(tǒng)制定時間管理系統(tǒng)怎么辦怎么辦？ 利用清靜時間、過濾電話、安排專門接電話的時間 學(xué)習(xí)并演練終止談話的技巧 增加授權(quán)，把電話轉(zhuǎn)交給被授權(quán)處理 電話打擾電話打擾制定時間管理系統(tǒng)制定時間管理系統(tǒng)怎么辦怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計劃表來提供控制，找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法； 先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當授權(quán)制定時間管理系統(tǒng)制定時間管理系統(tǒng) 建立系統(tǒng)，包括：計劃表、每日目標、優(yōu)先次序、完成期限 計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強迫自己按期限完成工作 沒有沒有計劃計劃，怎么辦？，怎么辦？ 目標的設(shè)定目標的設(shè)定 明確自

17、己的價值觀明確自己的價值觀 設(shè)定目標設(shè)定目標 制定階段性步驟制定階段性步驟 把握今日：最重要時刻把握今日：最重要時刻 長期長期中期中期 短期短期- 價價 值值 觀觀 列列 舉舉 做事有效率 追求卓越 專業(yè)能力強 樂觀進取 服務(wù)他人 節(jié)儉 身體健康 慷慨 誠實 虛心請教 主持正義 整齊清潔 追求真實 領(lǐng)導(dǎo)地位 經(jīng)濟基礎(chǔ)穩(wěn)固 忠實 自食其力 愛家 篤信宗教 操守 創(chuàng)意 團隊精神 知識豐富 自我期許如何有效地做每日計劃：如何有效地做每日計劃： 溫習(xí)所寫下的價值觀及目標溫習(xí)所寫下的價值觀及目標 訂立日事議程訂立日事議程 衡量執(zhí)行事項所需的時間衡量執(zhí)行事項所需的時間 預(yù)測可能的障礙預(yù)測可能的障礙 將事件

18、依輕重緩急排列將事件依輕重緩急排列 把會議的目的、議程寫下來，使與會者有備而來 只有必須參加的人才通知參加，避免浪費太多的人時間 務(wù)必準時開會與散會，制定應(yīng)付干擾的辦法 控制會議議題，要求大家不要離題 一定要有效追蹤執(zhí)行會中完成的所有決議，以備下次會議討論 會議耗時會議耗時 同時設(shè)立個人與組織的重要工作目標，為例行工作建立完成標準，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾?？朔鍪峦涎拥膲牧?xí)慣； 認識真正的朋友不會因為坦率的解釋而被觸怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 NO！ 決定在擬訂計劃、作決定、給予成果回饋時，何種資料派得上用場，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量 預(yù)期作好評估，將資料分配的優(yōu)先次序標準化 當下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事