第八章 檔案的檢索與利用(編輯定稿).電子教案教學(xué)課件

1、檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當(dāng)，更重要的是要使檔案能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。在檔案產(chǎn)生作用之前，有一項(xiàng)工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)。檔案檢索的實(shí)現(xiàn)首先需要對(duì)檔案進(jìn)行著錄，這個(gè)過程當(dāng)中需要用標(biāo)引來規(guī)范，從而形成條目，進(jìn)而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項(xiàng)內(nèi)容上，這項(xiàng)工作的進(jìn)展需要有不同的途徑和方式來配合與實(shí)現(xiàn)。第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用 第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索p檔案檢索的含義 檔案檢索是

2、存儲(chǔ)和查找檔案信息的過程，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)，在需要時(shí)根據(jù)條件可以檢索出需要的檔案信息，從而可以找到相應(yīng)的檔案及其信息。 檔案的檢索分為兩大部分檔案信息的存儲(chǔ)和檔案信息的查找。 檔案信息的存儲(chǔ)階段具體由著錄和標(biāo)引完成，并由此形成了不同的檢索工具； 檔案信息的查找實(shí)際上是通過對(duì)各式各樣檢索工具的利用來獲得需要的線索，然后根據(jù)這些線索去尋找對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體或檔案信息。第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用p檔案檢索概述檔案檢索概述檔案檢索的主要內(nèi)容1檔案檢索系統(tǒng)三要素 檔案信息 檔案檢索技術(shù)設(shè)備 檔案檢索語言與方法。2 檔案檢索的具體內(nèi)容 存儲(chǔ)：存儲(chǔ)過程分為著錄標(biāo)引和編制檢索工具兩大

3、環(huán)節(jié)。 查找：確定查找的內(nèi)容，即對(duì)檢索要求進(jìn)行分析，確定利用者所需檔案的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，從而形成概念，并將這些概念借助于檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)。第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用（二）檔案檢索的地位和作用檔案檢索是檔案管理中重要的環(huán)節(jié)和內(nèi)容檔案檢索是提高檔案管理水平的重要手段檔案檢索推動(dòng)檔案管理的科學(xué)發(fā)展檔案檢索促進(jìn)了檔案及其信息的有效利用檔案檢索促進(jìn)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的不斷提高第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用檔案檢索策略與效率檔案檢索策略 檔案檢索策略實(shí)質(zhì)上是對(duì)檢索過程的科學(xué)規(guī)劃，關(guān)鍵在于能夠確切表達(dá)需求

4、的檢索表達(dá)式。檔案檢索效率 檔案檢索效率通常采用查全率和查準(zhǔn)率兩大指標(biāo)來衡量和表示。 查全率=（檢索出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案）100% 查準(zhǔn)率=（檢索出的有關(guān)檔案/檢索出的全部檔案）100%第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用二、檔案著錄與標(biāo)引二、檔案著錄與標(biāo)引p檔案著錄是指在編制檔案檢索工具時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。p在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過程，稱為檔案標(biāo)引。第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索p檔案著錄與標(biāo)引檔案

5、著錄與標(biāo)引檔案著錄與標(biāo)引概述作用 檔案著錄標(biāo)引的作用是多方面的，不僅具有登記、介紹、報(bào)道、交流方面的作用，而且更具有重要的檢索作用。依據(jù) 檔案著錄的依據(jù)：檔案著錄規(guī)則（GB/T181999）。 檔案標(biāo)引的依據(jù)：檢索語言中國(guó)檔案分類法和中國(guó)檔案主題詞表；檔案標(biāo)引規(guī)則檔案分類標(biāo)引規(guī)則和檔案主題標(biāo)引規(guī)則。第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用檔案著錄與標(biāo)引檔案著錄 檔案著錄應(yīng)遵循客觀性原則，要做到內(nèi)容準(zhǔn)確，形式一致、符合標(biāo)準(zhǔn)化。 多采用段落符號(hào)式條目格式。第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用檔案著錄與標(biāo)引檔案著錄與標(biāo)準(zhǔn)工作檔案標(biāo)引 檔案標(biāo)引可以分為兩大

6、步驟，主題分析和概念轉(zhuǎn)換。 主題分析是確定被標(biāo)引檔案主題概念的過程。主題分析包括兩個(gè)方面，一是分析主題的類型，二是分析主題的構(gòu)成因素。 在確定了文件主題概念后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為檢索語言標(biāo)出，這個(gè)概念轉(zhuǎn)換的過程，就是給出檢索標(biāo)識(shí)的過程。 無論是給出分類號(hào)的分類標(biāo)引，還是給出主題詞的主題標(biāo)引，都需要遵守相應(yīng)的規(guī)則，即檔案分類標(biāo)引規(guī)則和檔案主題標(biāo)引規(guī)則。第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用檔案著錄與標(biāo)引檔案著錄與標(biāo)準(zhǔn)工作第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用p檔案檢索工具檔案檢索工具 檔案著錄和標(biāo)引的結(jié)果就是形成眾多的條目，而

7、這些條目可以組合成各種檢索工具。 檔案檢索工具是用以揭示檔案館（室）保存檔案的內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案材料的工具，是開發(fā)檔案信息資源的工具。第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用檔案檢索工具的作用橋梁作用交流作用管理作用檔案檢索工具的種類按檢索范圍分按載體形式分按編制方式分按排檢方法分按信息處理手段分按功能分按使用對(duì)象分第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用檔案檢索工具體系 檔案檢索工具可以從各個(gè)角度分為不同的種類，這些檢索工具的功能多是單一的，只有個(gè)別的同時(shí)具備兩種或更多的作用。 為了滿足利用者和管理者多方面的需求

8、，檔案部門需要編制多種在功能上相互聯(lián)系、互相補(bǔ)充的檢索工具，這些檢索工具就組成了該機(jī)構(gòu)的檔案檢索工具體系。 從某種意義上講，一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的檢索工具體系標(biāo)志著該機(jī)構(gòu)可能提供的全部檢索途徑，并直接影響系統(tǒng)的檢索效率，也是決定該機(jī)構(gòu)整體檢索功能的關(guān)鍵因素之一。第一節(jié)第一節(jié) 檔案檢索檔案檢索第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用第二節(jié)第二節(jié) 檔案利用檔案利用檔案利用是指利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動(dòng)。對(duì)于檔案館（室）而言，檔案利用主要指檔案利用服務(wù)，也就是檔案提供利用工作。這項(xiàng)工作的進(jìn)行是要發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，目的在于滿足廣大檔案用戶對(duì)檔案的利用需求。第八章第八章 檔案的檢索與

9、利用檔案的檢索與利用p檔案利用工作概述檔案利用工作概述檔案利用工作的地位與作用檔案利用工作是檔案工作的重要內(nèi)容檔案利用工作是檔案部門服務(wù)于社會(huì)的直接體現(xiàn)檔案利用工作是對(duì)檔案工作的檢驗(yàn)和促進(jìn)檔案利用工作是利用者了解檔案部門的重要機(jī)會(huì)檔案利用工作的指導(dǎo)思想 檔案館（室）提供檔案利用的指導(dǎo)思想是全面及時(shí)準(zhǔn)確和有效地為用戶服務(wù)。 檔案部門還要進(jìn)一步明確服務(wù)方向，加強(qiáng)法規(guī)建設(shè)，在檔案利用實(shí)踐中，認(rèn)真處理好利用和保密的關(guān)系，防止出現(xiàn)各種問題。檔案利用工作的要求 檔案館（室）應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便，主動(dòng)開展檔案的利用活動(dòng)，及時(shí)掌握檔案利用的效果。第二節(jié)第二節(jié) 檔案利用檔案利用第八章第八章 檔案的檢索與利用檔案的檢索與利用p檔案利用的方式 檔案利用的方式有直接的提供利用和間接的提供利用。直接的提供利用方式是檔案部門將檔案原件或其復(fù)制件、簡(jiǎn)寫件等直接提供給利用者，供氣使用。間接的檔案提供方式就是對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行編輯研究，提供多種多樣的編研成