商管公司合同管理制度規(guī)定

1、 商管公司合同管理制度第一節(jié) 合同文本標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè) 1 標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本定義及類別 1.1 標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本定義 標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本是指集團(tuán)商業(yè)中心根據(jù)各種業(yè)務(wù)特點(diǎn)，就與租戶（或者合作方）的權(quán)利義務(wù)而 預(yù)先擬訂的、經(jīng)集團(tuán)法律事務(wù)部批準(zhǔn)的、集團(tuán)商業(yè)中心及各地商管公司須遵照的各類合同文本。1.2集團(tuán)商業(yè)中心編制的標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本類別1.2.1租賃類合同:商鋪?zhàn)赓U合同、廣告位租賃合同、商鋪返租合同、商戶戰(zhàn)略聯(lián)盟合作協(xié)議。1.2.2多種經(jīng)營合同:多種經(jīng)營管理合同、臨時促銷協(xié)議、多種經(jīng)營點(diǎn)位租賃協(xié)議。1.2.3物業(yè)服務(wù)合同：主力店物業(yè)服務(wù)合同、商鋪物業(yè)服務(wù)合同、公寓前期物業(yè)服務(wù)合同、住宅前期物業(yè)服務(wù)合同以及

2、其他類物業(yè)的服務(wù)合同。1.2.4物管服務(wù)外包業(yè)務(wù)合同:保潔委托服務(wù)合同、綠化租擺合同、電梯等各種工程維護(hù)保養(yǎng)合同等。1.2.5物資采購類合同。1.2.6管理類協(xié)議或公約:消防責(zé)任書、裝修協(xié)議書、業(yè)主臨時公約等。2標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本的編制、審定和發(fā)布2.1標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本的編制部門2.1.1集團(tuán)商業(yè)中心招商部負(fù)責(zé)“租賃合同類”、“多種經(jīng)營合同”標(biāo)準(zhǔn)文本的編制和審核。2.1.2集團(tuán)商業(yè)中心物管部負(fù)責(zé)“物業(yè)服務(wù)合同”、“物管服務(wù)外包業(yè)務(wù)合同”、“管理類協(xié)議或公約”標(biāo)準(zhǔn)文本的編制和審核。2.2標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本編制后,報送集團(tuán)法務(wù)部審核,經(jīng)集團(tuán)商業(yè)中心主管副總經(jīng)理審批向各地商管公司發(fā)布(電子文本)。3標(biāo)準(zhǔn)

3、格式合同文本的管理3.1集團(tuán)商業(yè)中心招商部、物管部、各地商管公司須指定專人管理經(jīng)審核批準(zhǔn)后的合同文本。3.2對發(fā)布后的標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本實(shí)施編號管理,確保發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本版本的統(tǒng)一和適宜。4標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本的調(diào)整與補(bǔ)充4.1編制部門須根據(jù)合同執(zhí)行及各地商管公司反映的情況,定期審核標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本,發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本中與實(shí)際需要不符合或標(biāo)準(zhǔn)文本缺項(xiàng)的,定期集中修改、補(bǔ)充完善。4.2修改后的合同文本發(fā)布須根據(jù)編號要求進(jìn)行，防止出現(xiàn)新老版本混用情況。 第二節(jié) 合同管理 1合同內(nèi)容洽商1.1合同談判應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)組織。經(jīng)招標(biāo)確定合作方的合同談判，應(yīng)由招標(biāo)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)。1.2所有經(jīng)濟(jì)合同的

4、談判,原則上至少有二名經(jīng)辦人員參與。1.3與合同對方進(jìn)行合同內(nèi)容洽商后,將雙方洽商的結(jié)果形成書面內(nèi)容,雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后作為合同文本形成的依據(jù)。2合同文本的制定2.1各地商管公司合同文本的制定和流轉(zhuǎn)控制由相應(yīng)的業(yè)務(wù)主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織。集團(tuán)商業(yè)中心商務(wù)部負(fù)責(zé)對集團(tuán)商業(yè)中心各種待辦理合同文本的流轉(zhuǎn)。2.2各地商管公司與合作方簽訂合同前,應(yīng)要求由己方草擬合同文本。2.3若關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)格式合同范圍內(nèi)的合同文本的草擬,須參照集團(tuán)商業(yè)中心發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)格式合同模板,根據(jù)雙方洽商的合同內(nèi)容進(jìn)行修訂。2.4對集團(tuán)商業(yè)中心尚未發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)格式合同模板的,由各地商管公司自行編制,但應(yīng)確保合同的內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確，經(jīng)本公司法律

5、顧問審核后，并將自行編制的合同文本報集團(tuán)商管中心相關(guān)職能部門審核，并轉(zhuǎn)集團(tuán)法務(wù)部審批后，方可進(jìn)入合同審批程序。集團(tuán)商業(yè)中心相關(guān)部門應(yīng)及時將合同文本納入標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本模板中。2.5必須采用合同對方的合同文本時,須由總經(jīng)理組織相關(guān)部門及人員認(rèn)真審核合同文本內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)不符合本公司利益的條款須及時交涉修正。雙方確定后將合同文本報集團(tuán)商業(yè)中心相關(guān)職能部門審核，并轉(zhuǎn)集團(tuán)法務(wù)部審批后，方可進(jìn)入合同審批程序。該文本未納入集團(tuán)商業(yè)中心的標(biāo)準(zhǔn)格式合同模板的，應(yīng)及時將此合同文本納入標(biāo)準(zhǔn)格式合同文本模板中。2.6工程外包合同的制定須充分考慮質(zhì)量保證及保修內(nèi)容的確立和修訂。2.7物資采購合同的制定須充分考慮質(zhì)量保證、

6、保修、退換貨的內(nèi)容的確立和修訂。3合同報審、報批3.1審批條件材料的準(zhǔn)備3.1.1各商管公司向集團(tuán)商業(yè)中心進(jìn)行合同報審報批前,須準(zhǔn)備合同審批條件材料,合同審批條件材料包括:集團(tuán)商業(yè)中心與此合同相關(guān)的批復(fù)文件、總經(jīng)理簽字的合同決策信息一覽表等。3.1.2總經(jīng)理對合同決策信息一覽表內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.2合同審批程序與權(quán)限3.2.1各地商管公司合同經(jīng)辦人員必須按合同辦理流程及審批權(quán)限執(zhí)行公司內(nèi)部的合同審批,將草擬合同及審批條件材料呈送相關(guān)授權(quán)人員審批簽署。3.2.2須上報集團(tuán)商業(yè)中心審批時,將本公司相關(guān)審批人簽字后的合同審批會簽單及相關(guān)的合同審批條件材料傳真及合同文本電子版上報集團(tuán)商業(yè)中心商務(wù)部,

7、集團(tuán)商業(yè)中心商務(wù)部將合同文本打印,附上審批材料,再按合同辦理流程及審批權(quán)限流轉(zhuǎn)審批,完成相應(yīng)的“簽字組合”。3.2.3集團(tuán)商業(yè)中心行商務(wù)負(fù)責(zé)將各地商管公司上報的審批材料及合同文本電子版歸檔。3.3合同審核批復(fù)3.3.1集團(tuán)商業(yè)中心相關(guān)部門的合同審批授權(quán)人員負(fù)有審查責(zé)任,必須就其職能范圍對合同進(jìn)行審查,以保證合同主要條款及內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性。嚴(yán)禁批復(fù)合同文本時，未審就簽字通過。3.3.2對相關(guān)條款內(nèi)容不清楚或需了解更多信息時,及時與地方商管公司經(jīng)辦人員溝通。須辦退的合同必須注明辦退原因。3.3.3地方商管公司根據(jù)辦退的合同簽批內(nèi)容,與合同對方交涉修正,并填寫合同會簽意見落實(shí)情況表后,再

8、行上報。3.3.4各地商管公司報批合同時,須預(yù)計充分的審批時間。3.4合同附件作為合同重要的組成部分,須與主體合同文本等同上報、審批及保存。4合同簽訂4.1簽訂前校審合同通過審批后,將合同文本打印成正式文稿,合同金額在五萬元(含)以下的由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門主管副總經(jīng)理實(shí)施簽訂前審稿，合同金額在五萬元（含）以上的由經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理實(shí)施簽訂前審稿。4.2簽訂過程控制4.2.1須按集團(tuán)規(guī)定的程序及合同簽訂的規(guī)范要求進(jìn)行合同簽訂,嚴(yán)禁未經(jīng)正式授權(quán)的委托簽字行為。在簽訂合同時驗(yàn)證對方簽字代表人及印章的合法代表性。4.2.2按雙方現(xiàn)場簽字原則,若雙方無法實(shí)現(xiàn)同時簽訂,原則由對方先簽。若己

9、方先簽，則禁止己方簽訂且對方未簽的合同文本外流。5已簽訂合同文本的保管與借閱5.1已簽合同文本的保管與保密5.1.1各地商管公司財務(wù)部為各種合同的保管部門。5.1.2須采取雙本保存的方法,將合同正本與復(fù)印件共同保存,若有保密數(shù)據(jù)或條款,復(fù)印件應(yīng)消除保密數(shù)據(jù)或條款。5.2已簽訂合同文本的借閱5.2.1合同正本不得外借,消除保密數(shù)據(jù)或條款的復(fù)印件可由相關(guān)業(yè)務(wù)監(jiān)管部門或人員借閱。5.2.2合同復(fù)印件的借閱必須經(jīng)過歸口業(yè)務(wù)副總經(jīng)理審批,涉及主力店及總經(jīng)理確定為重要的合同,其復(fù)印件的借閱必須經(jīng)過總經(jīng)理審批。5.2.3須建立合同借閱記錄,借閱時間不得超過一周。5.2.4借閱人員不得將合同轉(zhuǎn)借,不得向公司外

10、部的人員透露合同內(nèi)容。 第三節(jié) 合同履行的監(jiān)督管理 1合同履行的相關(guān)責(zé)任合同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為履行合同的主要負(fù)責(zé)人；各地商管公司總經(jīng)理是本公司各種合同履行的指導(dǎo)及監(jiān)督人；集團(tuán)商業(yè)中心相關(guān)部門是各地商管公司相應(yīng)業(yè)務(wù)的合同履行的監(jiān)督部門。2合同內(nèi)容的傳達(dá)與培訓(xùn)合同履行負(fù)責(zé)人將相關(guān)合同內(nèi)容傳達(dá)到與之關(guān)聯(lián)的部門和人員，并組織與合同業(yè)務(wù)相關(guān)的人員進(jìn)行合同條款的培訓(xùn)。3合同履行的檢查監(jiān)督各地商管公司按相關(guān)方管理的制度對合同對方的合同履行情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)不符合合同條款要求時，及時采取相應(yīng)措施給予糾正。若對方達(dá)到解除合同的條件，按非正常的合同期內(nèi)解除合同的要求執(zhí)行。4合同履行評估4.1合同期較長且循環(huán)執(zhí)行

11、的服務(wù)分包合同(如清潔、綠化、消殺、設(shè)備保養(yǎng)等的合同)評估：4.1.1評估時機(jī)4.1.1.1每月進(jìn)行定期評估。4.1.1.2付款前進(jìn)行付款評估(若為每月付款的與月評估合并)。4.1.1.3合同到期前評估。4.1.2評估部門:合同歸口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員進(jìn)行。4.1.3評估結(jié)果的處理:評估結(jié)果作為業(yè)務(wù)改進(jìn)分析、合同付款及合同續(xù)簽與否的依據(jù)。4.2租賃類合同及多種經(jīng)營合同的執(zhí)行的評估:4.2.1評估時機(jī):4.2.1.1每季度進(jìn)行一次定期評估。4.2.1.2租金及其他費(fèi)用收取達(dá)到預(yù)警程度時進(jìn)行評估。4.2.1.3合同對方經(jīng)營管理對商業(yè)廣場可能造成影響時進(jìn)行評估。4.2.1.4己方經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)生調(diào)

12、整影響到合同續(xù)約時進(jìn)行評估。4.2.1.5其它需要評估的時機(jī).。4.2.2評估部門:集團(tuán)商管中心招商部、營運(yùn)部各地商管公司運(yùn)營部。4.2.3評估結(jié)果處理:作為租金定位、租戶調(diào)整的依據(jù)。4.3一次性業(yè)務(wù)合同(如工程施工合同、外墻清洗合同等)的評估：4.3.1付款前由該業(yè)務(wù)歸口部門負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行業(yè)務(wù)效果評估,評估結(jié)果作為款項(xiàng)支付依據(jù)。4.3.2尾款支付前的質(zhì)量保證評估(如有約定)。4.4主力店物業(yè)服務(wù)合同的評估:4.4.1物業(yè)管理邊界發(fā)生變化時,由集團(tuán)營運(yùn)部組織人員進(jìn)行評估,評估結(jié)果作為物業(yè)管理合同談判的依據(jù)。4.4.2對方不履行合同條款時由不執(zhí)行部分歸口部門組織進(jìn)行評估,評估結(jié)果作為雙方交涉依據(jù)

13、。4.4.3雙方對合同條款產(chǎn)生重大分歧時進(jìn)行評估,評估結(jié)果作為雙方交涉依據(jù)。4.5供應(yīng)商的采購合同評估:4.5.1在以下時機(jī),由各地商管公司財務(wù)部組織人員對供應(yīng)商進(jìn)行評估:4.5.1.1物資采購金額明顯比市場高時。4.5.1.2采購貨物經(jīng)常性供應(yīng)不足時。4.5.1.3采購貨物質(zhì)量不符合要求或供應(yīng)商未按合同提供維修、退貨、換貨時。4.5.2評估結(jié)果作為是否解除合同的依據(jù).4.6其它類別的合同參照以上合同評估時機(jī)和條件進(jìn)行。4.7所有合同執(zhí)行評估均需保留相關(guān)記錄。5合同款項(xiàng)支付或收取5.1合同款項(xiàng)支付5.1.1須根據(jù)合同支付款項(xiàng)時,支付前須進(jìn)行合同執(zhí)行評估。合同履行監(jiān)督責(zé)任人的書面檢查評估意見，須

14、作為上級簽批合同款項(xiàng)支付申請以及財務(wù)部支付款項(xiàng)的前提和依據(jù)。5.1.2付款前評估標(biāo)準(zhǔn)須按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。5.1.3嚴(yán)格執(zhí)行合同中適用于質(zhì)量保證的尾款(若有)延遲支付及質(zhì)量問題扣款的條款內(nèi)容。5.2合同款項(xiàng)收取詳見租賃管理。第四節(jié) 合同續(xù)簽與解除 1合同續(xù)簽1.1外包(采購)業(yè)務(wù)合同續(xù)簽條件須滿足以下要求1.1.1上個合同期間,合同雙方提供的服務(wù)(物資)質(zhì)量符合甚至超越集團(tuán)商業(yè)中心及地方商管公司的要求,且雙方合作愉快。相關(guān)依據(jù)見合同到期前評估。1.1.2上個合同期間,客戶對外包服務(wù)的滿意度高于公司質(zhì)量指標(biāo)。1.1.3當(dāng)前外包(采購)業(yè)務(wù)在同等條件下符合或低于市場價格。1.2租賃及多種經(jīng)營合同續(xù)簽時須考慮以下條件1.2.1上個合同期間,合同對方按時提交租金及其他費(fèi)用的。1.2.2守法經(jīng)營且經(jīng)營品類及檔次不影響商業(yè)廣場業(yè)態(tài)規(guī)劃及整體品牌形象的。1.2.3下個合同期租金符合集團(tuán)商管公司期望的。1.2.4其他要求。1.3合同續(xù)簽審批要求