成都歐嘉美工貿(mào)有限公司內(nèi)務部作業(yè)手冊

1、成都歐嘉美工貿(mào)有限公司 編號：OJM/GJ02-2009實施日期：2009/3/2 內(nèi)務部作業(yè)手冊 版號/修訂狀態(tài)： A/0頁次： PAGE 44/40PAGE PAGE 44目錄0.1 內(nèi)務部作業(yè)手冊修改控制1.0 公司質(zhì)量方針1.1 公司質(zhì)量目標1.2 部門質(zhì)量目標1.3 內(nèi)務部職責及權(quán)限1.4 工作流程1.5 內(nèi)務部經(jīng)理崗位職責、任職要求及權(quán)限1.6 采購員崗位職責及任職要求1.7 內(nèi)部銷售崗位職責及任職要求1.8 售后服務協(xié)調(diào)員崗位職責及任職要求1.9 庫管員崗位職責及任職要求1.10 內(nèi)務部管理性文件1.11 內(nèi)務部員工考核制度1.12 內(nèi)務部表格匯總0.1 作業(yè)手冊更改記錄序號更改

2、頁碼更改方式更改人/日期審校人/日期批準人/日期生效日期1.0公司質(zhì)量方針品質(zhì)為根 專業(yè)為本顧客至上 追求卓越1.1 公司質(zhì)量目標1） 合同按期交付率90%；2） 采購合格率99；3） 客戶投訴率5；1.2內(nèi)務部質(zhì)量目標部門名稱質(zhì)量目標統(tǒng)計時限內(nèi)務部1）報價準確率99每季度統(tǒng)計2）貨物運輸差錯率13）采購合格率994）貨物按期到貨率901.3內(nèi)務部職責及權(quán)限1.3.1內(nèi)務部職責員工出勤考核參照公司考勤制度。內(nèi)務部工作人員必須注意公司客戶信息、公司資源的保密性。負責按照銷售合同、采購申請單、銷售預測、庫存需求進行產(chǎn)品的采購計劃、采購及委外加工。負責對購進商品進行驗收、檢驗、入庫、發(fā)放、分類管理。

3、負責貨物的發(fā)運提取、庫存盤點工作。負責產(chǎn)品的返修及保修手續(xù)的辦理。負責配合相關(guān)人員進行銷售報價、合同制定、合同執(zhí)行。負責客戶信息資料、供貨商信息資料的收集與建立。負責產(chǎn)品資料的收集與訂購。0負責提供供貨商及相關(guān)部門要求的各類銷售、采購報表。1負責銷售合同、采購合同的管理。2負責供貨商授信額度的申請工作。3負責采購發(fā)票的收取。4負責ERP銷售模塊、采購模塊、庫存模塊的使用。5負責向公司相關(guān)部門反饋信息。6完成公司領導交辦的其它任務。1.3.2內(nèi)務部權(quán)限有權(quán)對所采購的產(chǎn)品質(zhì)量進行判別。有權(quán)拒絕未經(jīng)評審合同的簽訂與執(zhí)行。有權(quán)決定三方產(chǎn)品供貨單位、外協(xié)單位、貨運單位。有權(quán)補充10萬元以內(nèi)AB通用產(chǎn)品的

4、庫存。1.4工作流程1.4.1內(nèi)務部工作流程客戶、本公司銷售人員訪問（電話、傳真、郵件、拜訪）、售前咨詢問題 技術(shù)問題 售后服務問題商務 技術(shù) 報價、貨期回復 與技術(shù)人員協(xié)調(diào)解決 技術(shù) 維修 做銷售合同 OK 按程序進行（2.2.2）銷售合同由銷售人員簽字，相關(guān)負責人審批，蓋章，傳真給客戶；合同回傳后，錄入ERP（內(nèi)部銷售）；包括重慶分公司，合同由總公司統(tǒng)一審批、編號；對未產(chǎn)生銷售訂單的報價單及時跟進，弄清原因，反饋給銷售，讓銷售采取更為積極的手段根據(jù)銷售合同付款條件訂貨；有預付款的要求預付款到賬或見預付款匯款憑證訂貨，并根據(jù)付款憑證在合同上備注；無合同或合同未生效需預先訂貨的，需銷售員提交采

5、購申請單并由銷售經(jīng)理或總經(jīng)理簽字審批做采購訂單訂貨，非常規(guī)產(chǎn)品原則上要貨比三家，合同生效后錄入ERP；并及時確認供貨商對訂單的執(zhí)行情況按銷售合同預計交貨期催促貨物，保證合同被正常執(zhí)行，并告知客戶或相關(guān)銷售將到貨信息，通知客戶付款和提貨根據(jù)銷售合同條款，對符合提貨條件的貨物請款、提貨；特殊情況需相關(guān)銷售人員提交申請并由銷售經(jīng)理和總經(jīng)理簽字審批 貨物直發(fā) 貨物非直發(fā) 內(nèi)部銷售 成都庫房 重慶庫房 向客戶確認 （內(nèi)部銷售） 驗收（庫管） 驗收（庫管） 正確與否，信息及時反饋 給采購員 不正確 正 供貨商 確 正確制入庫單（采購）制出庫單，由內(nèi)務經(jīng)理審批后打?。▋?nèi)部銷售）貨物出庫、包裝、發(fā)運、ERP出

6、庫（庫管）追蹤客戶收貨情況并記錄，及時把情況反映給內(nèi)務經(jīng)理（庫管）督促銷售人員收款（內(nèi)務部經(jīng)理、內(nèi)部銷售）財務開票備注：在以上報價、簽訂銷售和采購合同過程中所涉及的技術(shù)問題須由技術(shù)部相關(guān)人員核實并簽字后方可進行。對于委外加工的工程，在簽訂采購合同時需由相關(guān)技術(shù)工程師確認技術(shù)指標或圖紙并簽字；加工完成后，需相關(guān)工程師出具驗收報告，確認驗收合格后方可付款。1.4.2維修流程客戶、本公司銷售人員訪問（電話、傳真、郵件、拜訪）、售前咨詢問題 技術(shù)問題 售后服務問題商務 報價、貨期回復 與技術(shù)人員協(xié)調(diào)解決 技術(shù) 維修 做銷售合同 OK 按程序進行 保內(nèi)免費維修 付費維修 轉(zhuǎn)由相關(guān)內(nèi)部銷售報價，按銷售合同

7、程序進行 （客戶著急，且有現(xiàn)貨） 正常程序維修相關(guān)銷售填寫維修預先更換申請表 按RA規(guī)定制維修更換申請表 按RA維修流程進行 1.4.3采購流程一、AB產(chǎn)品二、非AB產(chǎn)品三、外包、委外、其他銷售訂單（申請單）庫存儲備量市場預測RA采購政策采購計劃內(nèi)務部經(jīng)理審批總經(jīng)理全面掌握采購訂單內(nèi)務部經(jīng)理審批采購資金申請內(nèi)務部經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批財務部支付貨款銷售訂單（申請單）選擇供貨方依據(jù)質(zhì)量價格貨期，貨比三家確定供貨方及簽訂采購合同內(nèi)務部經(jīng)理審批蓋章5萬圓以上副總簽字審批10萬圓以上總經(jīng)理簽字審批銷售訂單（申請單）相關(guān)要求市場部提供技術(shù)參數(shù)項目負責人提供預算及其它要求產(chǎn)品驗收（三類產(chǎn)品）工程項目負責人驗

8、收并向內(nèi)務部提交書面驗收合格報告采購資金申請內(nèi)務部經(jīng)理審批副總經(jīng)理審批產(chǎn)品驗收入庫庫管員項目負責人相關(guān)銷售人員備注：此流程涉及的銷售訂單均為已生效銷售合同或經(jīng)總經(jīng)理審批生效的采購申請單。1.5內(nèi)務部經(jīng)理崗位職責、任職要求及權(quán)限1.5.1崗位職責全面負責內(nèi)務部工作。 負責審查銷售合同，對銷售合同中的產(chǎn)品規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期等主要內(nèi)容條款負責。全面了解銷售合同的執(zhí)行情況，及時處理合同執(zhí)行過程中的各種問題，保證銷售合同順利實施。負責控制采購成本，審查采購合同，確保采購合同的價格、交貨期、質(zhì)量能滿足銷售合同的需求。根據(jù)銷售訂單、庫存需求、銷售預測（需總經(jīng)理審批）合理編制采購計劃，充分理解并運用

9、供貨商特價申請政策。每月根據(jù)采購合同編制資金支出計劃。根據(jù)銷售合同合理調(diào)配庫存，并提出庫存商品合理化建議，參與實行庫存決策。保持與代理產(chǎn)品制造商的良好溝通，深刻理解充分運用并及時傳達其相關(guān)政策。負責控制不良訂單的產(chǎn)生，遇到特殊情況及時向總經(jīng)理匯報。0負責公司信貸(供貨商)申請工作。1負責公司銷售產(chǎn)品分類統(tǒng)計工作及庫存產(chǎn)品庫齡分析工作。2負責產(chǎn)品采購費用支出的審批工作，ERP銷售模塊、采購模塊的審批工作。3負責工程合同商務標書的制作。4負責配合監(jiān)督庫房季度盤點工作。5負責采購、內(nèi)部銷售的業(yè)務培訓和管理。6負責與各部門的協(xié)調(diào)工作。1.5.2任職要求：大專及以上學歷，自動化控制專業(yè)，普通話標準，英語

10、大學四級。熟悉內(nèi)務工作流程，具有三年以上行業(yè)商務經(jīng)驗，具有一定的物流知識、財務知識。善于溝通，思維清晰，責任心強。1.5.3權(quán)限有權(quán)拒絕未經(jīng)評審合同的簽訂與執(zhí)行。有權(quán)決定外協(xié)單位、貨運單位、三方產(chǎn)品供貨單位。有權(quán)補充10萬元以內(nèi)AB通用產(chǎn)品的庫存。有對直接下級崗位調(diào)配的建議權(quán)和作用的提名權(quán)。有對所屬下級的工作監(jiān)督檢查權(quán)。有對所屬下級的工作爭議裁決權(quán)。 有對直接下級獎懲的建議權(quán)。 對所屬下級的管理水平、業(yè)務水平和業(yè)績有考核權(quán)。 1.6采購員崗位職責及任職要求1.6.1崗位職責職務描述：根據(jù)采購計劃，依據(jù)產(chǎn)品交貨周期和客戶需求，以合理的價格及時將公司所需產(chǎn)品進行采購。熟悉供貨商的銷售模式、產(chǎn)品分類

11、、產(chǎn)品折扣、特價政策、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務政策及組織結(jié)構(gòu)等，依據(jù)內(nèi)務部經(jīng)理編制的采購計劃，負責與供貨商簽訂采購合同（三方產(chǎn)品需貨比三家），并督促采購合同正常如期的履行。加強與供貨商溝通，及時反饋所訂貨物信息；每周末做出下周到貨預測報告。熟悉銷售合同，了解銷售合同執(zhí)行條件，保證采購合同能滿足銷售合同的按期執(zhí)行。保持與銷售人員和內(nèi)部銷售人員的密切溝通、做到合理及時請款提貨。負責與供貨商的財務對帳工作，掌握信貸的執(zhí)行情況。負責催收和核銷采購發(fā)票工作，收到采購發(fā)票后應及時登記并交付財務部。負責相關(guān)產(chǎn)品的質(zhì)量問題，對出現(xiàn)的質(zhì)量問題要及時處理并將信息反饋到部門經(jīng)理。不斷收集市場信息，與信譽良好的供貨商建立長

12、期合作關(guān)系，并力求降低采購成本。0負責按期完成公司要求的月報工作。1每月根據(jù)采購合同編制資金支出計劃2負責相關(guān)產(chǎn)品的資料訂購、清點及整理工作。3負責處理到貨產(chǎn)品與請款不相符事宜；并催討所欠、退貨或索賠事項。4負責ERP采購模塊錄入及采購合同和詢價單的管理工作。5負責供貨商信息的整理和建檔工作。6負責跟蹤對直發(fā)產(chǎn)品的貨物驗收，并填寫貨物驗收單。1.6.2任職要求：大專及以上學歷，有商務工作經(jīng)驗，普通話標準，英語大學四級，女性。溝通能力強，能與供貨商保持良好關(guān)系。工作認真，責任心強，做事有條理。1.7內(nèi)部銷售崗位職責及任職要求1.7.1崗位職責利用電話、傳真、互連網(wǎng)、郵寄等手段發(fā)布相應產(chǎn)品的銷售信

13、息，并協(xié)助銷售人員轉(zhuǎn)化為銷售成果。熟悉公司所經(jīng)營產(chǎn)品，處理客戶以各種形式對商品價格、折扣、貨期的查詢，能夠進行最基本選型工作，了解其價格、貨期、折扣、庫存情況，并確認相關(guān)銷售人員跟蹤信息并保證不丟失信息。建立客戶資料,負責處理其客戶的來電來訪,重要問題處理意見要有記錄。負責報價單和銷售合同的制作與管理。負責銷售合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，隨時掌握客戶需求和產(chǎn)品采購進度，對已具備交貨條件及已到交貨期的合同，及時通知銷售部并協(xié)調(diào)執(zhí)行；對已經(jīng)具備開票條件的合同，及時通知財務部執(zhí)行。負責提供所售產(chǎn)品一般技術(shù)問題的解答；負責聯(lián)系產(chǎn)品深層次技術(shù)問題的解答。負責產(chǎn)品的售后服務方面問題的協(xié)調(diào)處理。掌握客戶的應付帳款情

14、況，并協(xié)助財務部、銷售部催收貨款。根據(jù)市場信息，對公司商品的庫存提供參考意見。0負責完成ERP中銷售模塊界定的工作（基礎設置、銷售訂單、銷售出庫單等）。1負責客戶資料信息的整理和建檔工作。 1.7.2任職要求：大專及以上學歷，普通話標準，英語大學四級，女性。責任心強，工作認真，善于團結(jié)同事。善于和客戶進行良好的溝通。1.8售后服務協(xié)調(diào)員崗位職責及任職要求1.8.1崗位職責：負責公司的產(chǎn)品售后服務工作，客戶有售后維修請求時，熱情接待，及時填寫設備維修/更換申請表，并將信息反饋到供貨商相關(guān)部門。 熟悉供貨商的產(chǎn)品維修政策，與供貨商維修部門保持聯(lián)絡，確認維修費用、維修周期，并將信息及時反饋至客戶。負

15、責與供貨商簽訂維修合同，并保證維修周期能滿足客戶的需求。負責與內(nèi)部銷售保持密切聯(lián)系，了解客戶簽訂維修合同的進展。負責定期了解供貨商的維修進度，協(xié)調(diào)收付款，及時跟蹤維修件發(fā)運情況，以保證客戶的需求。負責客戶維修、更換的收發(fā)及記錄工作。負責保內(nèi)和免費維修產(chǎn)品的收發(fā)、進度記錄及出入庫工作。負責提交公司和供貨商需要的送修、在修產(chǎn)品狀況月報告。1.8.2任職要求：大專及以上學歷，普通話標準，有商務工作經(jīng)驗。有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。具有一定的相關(guān)產(chǎn)品知識。1.9庫管員崗位職責1.9.1崗位職責： 負責入庫商品的清點（包括外觀檢查、型號核對），發(fā)現(xiàn)問題及時告知相關(guān)采購人員。對出入庫商品及時在EPR庫存模

16、塊上做收發(fā)貨記錄。負責庫存商品妥善保管、保養(yǎng)，分類堆放，保持庫房干凈、整齊。隨時清庫、查庫，做到帳、物相符；定期盤點，每季度一次，做好商品盤存表。商品出庫必見出庫單，有員工或客戶借貨，需告知部門經(jīng)理，并妥善保管相應單據(jù)。負責出庫物品的正確性，做恰當包裝，包裝適宜長途運輸；及時發(fā)運，及時告知相關(guān)銷售貨物發(fā)運情況、比較準確的到貨時間，并追蹤客戶收貨情況。負責客戶詳細收發(fā)貨地址信息的收集和及時更新。對物流公司服務質(zhì)量進行對比，挑選性價比最好的物流公司為我司服務。認真填寫貨運單，確認準確重量、金額，不得隨意更改運單填寫內(nèi)容，嚴格控制物流成本。0負責協(xié)助采購員進行產(chǎn)品資料的清點、整理工作。 1.9.2任

17、職要求：高中及以上學歷，普通話標準。具有很強的責任心，良好的工作習慣，工作認真細致。善于團結(jié)同事和客戶進行良好的溝通。1.10內(nèi)務部管理性文件1.10.1商務流程管理規(guī)范1、內(nèi)部銷售根據(jù)顧客電話、傳真、互連網(wǎng)、郵寄等信息，進行問題分類處理：1）顧客對RA產(chǎn)品的價格、貨期、保外維修以及相關(guān)合同問題，轉(zhuǎn)交相關(guān)銷售人員。2）顧客對非RA產(chǎn)品的咨詢，交由相關(guān)采購人員采集信息。3）顧客對產(chǎn)品的技術(shù)問題，轉(zhuǎn)由市場部相關(guān)人員。4）保內(nèi)維修問題，轉(zhuǎn)交維修專員處理。以上問題經(jīng)相關(guān)人員確認后，及時給予回復或擬定相關(guān)合同和單據(jù)。2、對于顧客和其他部門轉(zhuǎn)交的事件和問題，無論是否有結(jié)果，都要根據(jù)事件的輕重緩急及時給予回

18、復，以便業(yè)務能夠更加順利的進行。3、銷售合同生效條件：1）合同條款超出標準合同所規(guī)定范圍的，須通過合同評審后方可蓋章；2）一般情況下根據(jù)銷售合同條款，有預付款的要求預付款到賬或見預付款匯款憑證；3）特殊情況如：無合同或合同未生效需預先訂貨的，需銷售員提交有效的采購申請單。4、已生效的銷售合同由內(nèi)務部統(tǒng)一編號。5、內(nèi)部銷售應在其管理的銷售合同上做好客戶付款時間和金額的登記，產(chǎn)品出庫單號登記；并及時提醒采購員提供和登記相關(guān)的采購合同號。 采購員應在其管理的采購合同上做好每個采購合同所對應的銷售合同的登記，并將采購合同號登記在相關(guān)的銷售合同上，作好每次給供方付款的時間金額的登記，產(chǎn)品入庫單號登記。6

19、、非常規(guī)產(chǎn)品的采購要“貨比三家”。7、對委外加工的產(chǎn)品，須由市場部項目負責人提供相關(guān)技術(shù)資料或圖紙并簽字；產(chǎn)品加工完成后，須由該項目負責人進行驗收并提交委外產(chǎn)品驗收報告，由市場部經(jīng)理審批生效后，方可出庫和付款。8、產(chǎn)品入庫必見入庫單，產(chǎn)品出庫必見出庫單，出庫單必須是經(jīng)內(nèi)務部經(jīng)理或副總經(jīng)理審批有效的。9、貨物發(fā)出后（包括由供貨商直接發(fā)貨至我司客戶的情況），庫管和內(nèi)部銷售需跟蹤落實貨物發(fā)送過程和到達情況，并及時反饋信息給相關(guān)人員。10、采購人員需每月跟蹤并催收采購發(fā)票。11、商品盤點由內(nèi)務部經(jīng)理和庫管員每季度進行一次，并填寫商品盤虧盤盈表。12、內(nèi)務部各員工應做好對商品的服務標識和可追溯性記錄，體

20、現(xiàn)在以下幾方面：銷售合同、采購合同、入庫單、出庫單、采購發(fā)票、銷售發(fā)票及工作記錄等。1.10.2合同的評審和管理1、合同的評審詳見質(zhì)量手冊7.2.22、公司所有合同由內(nèi)務部統(tǒng)一編號，內(nèi)務部每年年初向各部門提供當年的合同編號規(guī)定。3、銷售合同一式兩份，原件和復印件各一份。內(nèi)務部經(jīng)理負責合同原件的管理，內(nèi)部銷售負責合同復印件的管理。有關(guān)合同的執(zhí)行記錄均由內(nèi)部銷售登記在合同復印件上，合同原件上不作任何標記。4、合同的復制、查閱及借閱參見行政部作業(yè)手冊中的檔案管理條例。1.10.3采購信息和采購過程（參見2.2.3采購流程）1.確定采購產(chǎn)品的需求（收集采購信息） 根據(jù)顧客和技術(shù)人員所提供的功能和性能，

21、如產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級、相關(guān)質(zhì)量特性，以及交貨期、價格、售后服務、質(zhì)量管理體系等要求，確定采購產(chǎn)品的種類和特性。2 .對采購產(chǎn)品實施重要度分級。針對采購產(chǎn)品清單，對關(guān)鍵和重要的采購產(chǎn)品進行重點關(guān)注和咨詢，根據(jù)產(chǎn)品的交貨期合理安排采購順序和采購時間。3.提出供方預選名單 針對非常規(guī)的采購產(chǎn)品，提出每種采購產(chǎn)品的預選供方名單，對這些列入預選的供方分別進行調(diào)查和評價，進行充分比較，非常規(guī)產(chǎn)品要做到“貨比三家”，從而選擇質(zhì)量好、價格合理、服務周到、具備長期穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品的能力的供方作為供貨來源。4.在合格供方采購產(chǎn)品 根據(jù)采購計劃的安排，對已生效的銷售合同及采購申請單到合格供方進行采購進貨。同時

22、還需要注意做好合格供方的繼續(xù)調(diào)查和評價，根據(jù)合同條款以及實際需求進行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督和貨期跟蹤，并及時反饋信息給相應的技術(shù)和銷售人員。5.請款、提貨及驗收 根據(jù)到貨情況和實際需求，對具備提貨條件的產(chǎn)品進行請款，并跟蹤發(fā)貨情況，貨到后驗收入庫，并將到貨信息通知給相應的銷售。1.10.4合格供方的評定準則我公司為確保采購產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求，應對供方主要采購的產(chǎn)品進行控制，控制的類型和程序取決于采購產(chǎn)品對隨后產(chǎn)品實現(xiàn)和最終產(chǎn)品的影響。根據(jù)供方按工廠要求提供產(chǎn)品的能力進行評定和選擇供方，按以下評定準則執(zhí)行：供方評審小組組成公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、以及相關(guān)項目負責人。評定內(nèi)容我司主要采購的產(chǎn)品

23、；價格及品質(zhì)；供方的企業(yè)規(guī)模及經(jīng)濟效益；供方的企業(yè)信譽；供方的質(zhì)量保證能力；供方的供貨能力；供方的售前售后服務能力。評定程序公司組織有關(guān)人員對供方進行能力文件收集或現(xiàn)場考察；由采購員填寫并提交供方評審記錄表；評審小組成員根據(jù)評審內(nèi)容組織評定、確定合格供方，并將合格供方名單傳遞到內(nèi)務部；對合格供方進行管理及再評定。評審結(jié)論通過評審小組的綜合評價，評審結(jié)論為：是/否納入主要或一般合格供方。合格供方的管理及重新評定。每年元月份由內(nèi)務部組織辦公室、總經(jīng)理和銷售部、市場部對合格供方進行一次復評。對合格供方的復評按供方內(nèi)容和合格供方供貨檔案記錄進行復評，對供貨質(zhì)量下降、履約能力差的取消合格供方資格。1.1

24、0.5外協(xié)管理制度外協(xié)界定因本公司從事銷售服務，不從事生產(chǎn)活動，部分產(chǎn)品需要向第三方進行外包或外協(xié)時，由各相關(guān)部門填寫作業(yè)申請/通知單并提交至行政部。外協(xié)廠商的選擇方式及確立條件(一)選擇方式：書面審查及實地考查1. 書面審查;由外協(xié)管理員（即：采購員和項目負責人）索取三家以上的外協(xié)廠商 HYPERLINK / t _blank 資料，如組織機構(gòu)代碼、設備一覽表等。2. 實地考查：由市場部、銷售部等部門派員，將各廠商的調(diào)查結(jié)果填入供方評審記錄，交由外協(xié)管理員。(二)確立條件：由外協(xié)管理員組織各參與考察的部門進行對各廠商的：產(chǎn)品質(zhì)量、供應能力、價格、管理等作綜合評定。選擇其一做為評定的協(xié)作廠商。

25、外協(xié)管理員的職責：(一)由外協(xié)管理員負責外協(xié)加工或外協(xié)制造的事務。(二)提供外協(xié) HYPERLINK / t _blank 資料如：藍圖、操作標準、檢驗標準、外協(xié)批(數(shù))量。(三)外協(xié)指導、跟蹤管理：1.使其確實按照我們的規(guī)定來加工或制造。2.協(xié)助外協(xié)廠商提高外協(xié)件質(zhì)量。3.經(jīng)常聯(lián)系協(xié)調(diào)，了解外協(xié)的進度、質(zhì)量。及時將信息反饋給相關(guān)部門。4. 外協(xié)進度督促;確使外協(xié)加工(工序外協(xié)和整體外委)的產(chǎn)品如期交貨。外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量管理1. 外協(xié)件加工制作過程中有關(guān)重件、隱蔽性工序的質(zhì)控工作由市場部負責。2.按雙方合同約定的驗收標準由市場部組織驗收。1.10.6進貨驗證規(guī)程產(chǎn)品到貨的驗證主要分為以下幾部分：

26、直發(fā)產(chǎn)品（即產(chǎn)品由供貨方直接發(fā)至我司客戶）：貨物從供貨方發(fā)出后，由銷售或內(nèi)部銷售電話跟蹤到貨情況，督促客戶收到貨之日起3個工作日內(nèi)協(xié)助我公司貨物驗收（驗收項目包括：產(chǎn)品數(shù)量，外觀，隨貨手續(xù)，內(nèi)外包裝有無損壞以及損壞程度，型號規(guī)格的核對），超過3個工作日未反饋信息的，視為驗收合格。記錄并將信息反饋至相應采購員，由該采購員填寫每次直發(fā)產(chǎn)品的貨物驗收單。非直發(fā)產(chǎn)品（即產(chǎn)品由供貨方直接發(fā)貨至我司）：由庫管員對到貨產(chǎn)品的內(nèi)外包裝、型號、數(shù)量、隨貨手續(xù)進行驗收，特殊產(chǎn)品須由項目負責人和相關(guān)銷售人員對產(chǎn)品外觀及其他特性進行驗收。由庫管填寫每次到貨的貨物驗收單。3） 委外加工的產(chǎn)品：產(chǎn)品加工完成后，須由該項目

27、市場部負責人進行產(chǎn)品外觀、特性、以及調(diào)試驗收并提交委外加工驗收報告，由市場部經(jīng)理審批。審批合格后采取直發(fā)或非直發(fā)的方式發(fā)貨至客戶，并按上兩種方式進行驗收。以上3種情況，如有發(fā)錯和不合格的產(chǎn)品，及時通知采購人員，由采購人員與供貨方進行協(xié)調(diào)，并最終確保采購產(chǎn)品滿足現(xiàn)定的采購要求。 合格產(chǎn)品由庫管員依據(jù)其性質(zhì)和規(guī)格，進行分類上架或發(fā)出。由我司發(fā)出的產(chǎn)品，庫管員需跟蹤發(fā)貨情況，并按直發(fā)產(chǎn)品的驗收方式督促客戶驗收。1.10.7顧客財產(chǎn)顧客財產(chǎn)分為：顧客的物質(zhì)財產(chǎn)、知識財產(chǎn)、特定信息對顧客暫時存放在我司和因某種原因我司正在使用的顧客財產(chǎn)，須具備相應的入庫單，庫管對其單獨識別和驗證，并擺放在特定的地點，并按

28、照產(chǎn)品防護的相關(guān)規(guī)定進行保護直至將貨物交付給顧客。對顧客的知識財產(chǎn)和特定信息，應做好相應的保密措施，在未經(jīng)顧客同意的情況下不得轉(zhuǎn)交給他人。如果顧客財產(chǎn)發(fā)生丟失、損壞或發(fā)現(xiàn)不適用的情況，應及時向內(nèi)務部經(jīng)理和相關(guān)銷售報告，并作好記錄。1.10.8產(chǎn)品防護在內(nèi)部處理和交付到預定的地點期間，應對產(chǎn)品提供防護，已保持符合要求。1.標識根據(jù)產(chǎn)品的特性，建立并保持適當?shù)姆雷o標識，如防碰撞、防潮、不能倒置等等，以便為隨后的搬運、貯存等活動提出警示并作出相應的防護措施。2.搬運和貯存了解所搬運產(chǎn)品的特性，掌握必需的操作規(guī)范和作業(yè)安全的要求，對產(chǎn)品提供適當?shù)陌徇\方式和設備，防止產(chǎn)品在搬運過程中污染，破損和丟失。對

29、特殊精密儀器要防震，防磁場；對于有特殊要求的產(chǎn)品在運輸過程中應創(chuàng)造必要的溫度和濕度條件。易燃易爆，有毒，有害或?qū)θ藛T、環(huán)境安全有影響的產(chǎn)品，根據(jù)國家已經(jīng)制定的許可證、運營證、上路證等相關(guān)的規(guī)定嚴格執(zhí)行。3. 貯存了解物資特性、儲存條件、儲存期，貯存?zhèn)}庫應與產(chǎn)品要求相適應，保持常溫，嚴禁煙火，作好通風，防潮，控濕，潔凈，采光，防雷，防火，防鼠，防蟲等工作，先進先出，防止產(chǎn)品在交付到顧客之前受損。4.包裝合格的包裝能直接構(gòu)成對產(chǎn)品的防護，也有利于產(chǎn)品搬運和貯存的防護。因此，庫管應盡量保證不破壞產(chǎn)品的出廠原包裝。在無原包裝的情況下，應做好相應的防護措施，發(fā)運前對其做好符合運送條件的包裝，以保證產(chǎn)品在

30、安全交付到預定地點前的品質(zhì)。5.保護產(chǎn)品入庫必見入庫單，產(chǎn)品出庫必見出庫單，出庫單必須是經(jīng)內(nèi)務部經(jīng)理或副總經(jīng)理審批有效的。產(chǎn)品在庫房和在交付運送至預定地點期間，均應做好防盜工作。每季度對庫存產(chǎn)品進行定期檢查盤庫，要求賬、物相符，并填寫商品盤虧盤盈表。1.10.9退、換貨流程及規(guī)定：A、貨物出庫，客戶簽收后，如售出的產(chǎn)品是因產(chǎn)品質(zhì)量問題而引起的退換，客戶一定要在規(guī)定時間內(nèi)退回（貨物交付時間本市不超過五個工作日，外地不超過十個工作日）且包裝完好，標簽完整，如因路程遙遠不能及時退回，需經(jīng)手銷售人員書面申請，否則責任由經(jīng)手銷售人員承擔。B、若客戶退貨是因客戶選型錯誤或因公司技術(shù)配置錯誤，在供貨商政策允

31、許范圍內(nèi)，公司可考慮換貨，差價、運費由責任方承擔。C、若客戶因為其它原因（如合同項目撤銷）提出退貨，需按商品售出價格的30%收取退貨費，調(diào)換商品來往的運費由客戶承擔。D、若因?qū)蛻舻呐嘤柟ぷ鞑涣蛘咧笇Р划斣斐赏藫Q，由相關(guān)責任人承擔相應損失。所有的退、換貨必須按以下規(guī)定的流程辦理：電話 提出申請客戶要求 銷售、技術(shù)人員 了解情況市場部 現(xiàn)場調(diào)查售后服務人員研究 部門經(jīng)理處置意見副總經(jīng)理/總經(jīng)理審批意見 按意見執(zhí)行 客戶情況再回訪 以下情況不能退貨：配件不完整，包裝盒已破損；貨物交付時間本市已超過五個工作日，外地已超過十個工作日；貨物已有使用或明顯人為因素損壞痕跡；對方不能提供充分證據(jù)說明貨物由

32、本公司提供。1.11內(nèi)務部員工考核制度1.11.1考核內(nèi)容考核內(nèi)容分公司指標和個人表現(xiàn)兩部分，公司指標比例為30（以董事會下達的指標為準），個人表現(xiàn)比例為70。表1：考核表公司指標類 別超額30以上超額10-30完成95以上完成80以上完成80以下銷售收入（回款）15121053利潤15121053小計302420106個人表現(xiàn)工作態(tài)度10工作責任心10工作效率10工作質(zhì)量10有無較大失誤10工作創(chuàng)新5人際關(guān)系5遵守規(guī)章制度5出勤率95以上5滿分合計1001.11.2考評小組成員公司考評小組成員由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、內(nèi)務部、市場部、銷售部（各片區(qū)）負責人組成，總經(jīng)理任考評小組組長。1.11.3考

33、評時間 考評每年春節(jié)前進行一次，公司年初召開考評會議，根據(jù)崗位職責，對員工上年工作進行全面綜合考評。1.11.4年終獎分配與工資調(diào)整內(nèi)務部考核表成績作為年終獎分配及調(diào)整工資的依據(jù)，詳見財務有關(guān)規(guī)定。1.12部門記錄清單編號：QR-02-01報價單 授權(quán)分銷商 成都歐嘉美工貿(mào)有限公司地址：成都市航空路7號錦官新城華爾茲廣場B幢10-7號郵編：610041收件人: 發(fā)件人：傳 真： 傳 真：電 話： 電 話： 日 期： 頁 數(shù)：報 價 單序號名稱型號數(shù)量單價（元）金額（元）12345678910111213141516合計：注：報價有效期：貨期：編號：QR-02-02委外加工驗收報告委外加工驗收報

34、告項目編號NO:成套廠家聯(lián)系人電話地址傳真項目名稱合同號金額柜體規(guī)格（高） （寬） （深）數(shù)量生產(chǎn)日期設計人員銷售人員成套驗收設計內(nèi)容及要求驗收結(jié)果備注1機柜結(jié)構(gòu)2機柜噴塑及顏色3外殼防護等級IP 等級4柜內(nèi)控制器件檢查1各器件完好無缺、無損，緊固完成；2元件是否按照設計圖紙布置；3接線連接可靠，合理；4所有接線必須按照圖紙要求校對；5所有電纜必須套號碼管標簽；6通電測試1.柜內(nèi)元件上電是否正常工作；2.回路是否短路；3.風扇及照明；7其他檢查元器件的隨箱資料、柜體外觀有無損壞；按GB 7251.1-2005/IEC 60439:1999標準該產(chǎn)品檢驗 。市場部工程技術(shù)人員（簽字）： 日期：

35、年 月 日市 場 部 經(jīng) 理 （簽字）： 日期： 年 月 日備注： 驗證結(jié)果中填寫通過、合格或文字描述，但有數(shù)據(jù)則必須填寫實測數(shù)據(jù)值。 此表由市場部工程技術(shù)填寫、市場部經(jīng)理簽字后，內(nèi)務部編號。 表格一式兩份，顧客一份，公司歸檔一份。編號：QR-02-03入庫單成都歐嘉美工貿(mào)有限公司采購入庫單單位 日期合同號 部門單據(jù)號 業(yè)務員序號物品編碼描述貨位計量單位數(shù)量不含稅單價不含稅金額含稅單價含稅金額12345678合計（大寫）備注：打印日期： 庫管： 財務： 制單：編號：QR-02-04出庫單成都歐嘉美工貿(mào)有限公司銷售出庫單購貨單位 日期 單據(jù)號 合同號 付款方式 業(yè)務員序號物品編碼描述貨位單位數(shù)量

36、不含稅單價不含稅金額含稅單價含稅金額12345678合計（大寫）備注：收貨人： 請貨人： 庫管： 審批： 制單：編號：QR-02-05貨物借用單成都歐嘉美工貿(mào)有限公司 貨物借用單借貨人（單位）：序號描述（規(guī)格型號）單位數(shù)量借貨原因歸還日期合 計借用日期： 庫管： 會計： 審批：共 頁第 頁編號：QR-02-06貨物驗收單成都歐嘉美工貿(mào)有限公司 貨物驗收單編號：QR-02-06 序號：驗證人： 直發(fā) 非直發(fā) 到貨時間供貨單位 羅克韋爾自動化（中國）有限公司 其他（單位名稱： ）到貨產(chǎn)品類別 AB產(chǎn)品 三方產(chǎn)品驗證項目外包裝 （ 合格 不合格 ）件數(shù) （ 件 ）內(nèi)包裝 （ 合格 不合格 ） 型號規(guī)格 （ 合格 不合格 ）數(shù)量 （ 合格 不合格 ）隨貨手續(xù) （ 合格 不合格 ）產(chǎn)品其他特性及外觀 （ 合格 不合格 驗證人： ）其他 （ ）備注：1、產(chǎn)品其他特性及外觀應由相關(guān)項目負責人和銷售人員進行驗證。 2、對不合格項的處置，請查看不合格報告及處置記錄第（ ）號。編號：QR-02-07商品盤虧盤盈表商品盤虧盤盈表物品編碼描述單位盤盈盤虧備注數(shù)量不含稅單價不含稅金額數(shù)量不含稅單價不含稅金額合計：盤點日期： 庫管： 審批：總經(jīng)理審批意見：編號：QR-02-08退、換申請表退、換申請表申請日期銷售人員/申請人