第一月需了解0305跟單員工作管理

1、作業(yè)指導(dǎo)書 跟單員工作管理原文件新文件：BW120105頁碼 1/81目的 明確跟單員日常工作標(biāo)準(zhǔn)與要求，減少工作差錯(cuò)，提高工作效率，內(nèi)外部客戶滿意度。2適用范圍 適用于系統(tǒng)。3釋義 無相關(guān)文件客戶訂單評(píng)審作業(yè)指導(dǎo)書跟單員差錯(cuò)管理作業(yè)指導(dǎo)書銷售跟單員管理作業(yè)指導(dǎo)書BW130404 BW130604BW130301職責(zé) 跟單員：負(fù)責(zé)客戶訂單管理，管理，應(yīng)收款的協(xié)助催收，質(zhì)量跟進(jìn)，文件管理，業(yè)務(wù)單據(jù)的填制及審批流程，協(xié)助銷售建立和跟單層面的客戶關(guān)系。5.2 跟單組長負(fù)責(zé)大客戶的跟單工作，負(fù)責(zé)對(duì)本組（本區(qū)域）跟單員的具體業(yè)務(wù)操作指導(dǎo)，異動(dòng)時(shí)，承擔(dān)工作，協(xié)助進(jìn)行跟單團(tuán)隊(duì)建設(shè)。6流程文件級(jí)別系統(tǒng)級(jí)編寫人

2、香編寫日期2003-10-13制 度 層作業(yè)指導(dǎo)書修訂人各銷售管理部經(jīng)理修訂日期2008-11-25文件版次2.0評(píng)審人、潘理、各銷售管理經(jīng)評(píng)審日期2009-02-15文件密級(jí)無審批人生效日期2009-3-1跟單員工作管理作業(yè)指導(dǎo)書BW1303052.02/87內(nèi)容跟單員銷售管理中心 報(bào)價(jià)員銷售計(jì)劃部復(fù)期員,出負(fù)責(zé)客戶訂單管理,即復(fù)期報(bào)價(jià)、訂單評(píng)審、訂單互審、轉(zhuǎn)單、安排出貨、外貿(mào)客戶訂單處理庫員排車、訂單、訂單異常處理；物流中心儲(chǔ)運(yùn)部中心管理員負(fù)責(zé)票，的管理：按客戶要求寄送發(fā)必須在送貨后2個(gè)月以跟單員客戶財(cái)務(wù)部內(nèi)寄送并與客戶確認(rèn)收到；協(xié)助中心，跟催客戶的對(duì)帳簽收確認(rèn)。即付客戶，出貨前收款。進(jìn)行

3、帳期客戶例行性催收，有逾期貨款的情況，在下單前和出貨前，要向銷售 反映；中心 對(duì)帳員跟單員銷售跟單員銷售銷售管理中心 品質(zhì)經(jīng)理填制質(zhì)量進(jìn)質(zhì)量處理流程表，跟在一個(gè)月內(nèi)處理結(jié)案；在銷售的指導(dǎo)下，按公司的標(biāo)準(zhǔn)，跟單員建立規(guī)范的客戶，半年進(jìn)行一次檢查更新。對(duì)跟單過程中的所有單據(jù),進(jìn)行分類,歸檔,存放,包括訂單、送貨單、扣款單，以及與所負(fù)責(zé)客戶相關(guān)的重要往中心物流中心來函件等，每月進(jìn)行一次與歸檔；跟單員單據(jù)的相關(guān)審核審批包括空運(yùn)及速遞申請(qǐng)單、遠(yuǎn)洋運(yùn)輸申請(qǐng)單、調(diào)價(jià)審批表、銷帳審批單等；通過，收集交期、價(jià)格、產(chǎn)品跟單員銷售、競(jìng)爭對(duì)手動(dòng)態(tài)、客戶信息變化等各類銷售管理部對(duì)跟單收集的信息進(jìn)行統(tǒng) 計(jì),要求每個(gè)跟單員

4、每周要提供1條價(jià)值信息,如客戶異常信息,即客戶訂單信 息,競(jìng)爭對(duì)手訂單信息結(jié)束客戶關(guān)系業(yè)務(wù)單據(jù)填制及審批流程文件管理質(zhì)量處理跟進(jìn)應(yīng)收款的協(xié)助催收的管理指引程序活動(dòng)/職責(zé)跟單員工作管理作業(yè)指導(dǎo)書BW1303052.03/87.1 跟單員的培訓(xùn)：新跟單要經(jīng)過 3 天的企業(yè)文化培訓(xùn)和 3 周以上的崗位培訓(xùn)，崗位培訓(xùn)將學(xué)習(xí)與工作相結(jié)合，并經(jīng)過階段性才能獨(dú)立開展工作。培訓(xùn)事項(xiàng)如下：跟單員對(duì)培訓(xùn)效果不滿意的，可以向人力資源部培訓(xùn)專員?？蛻粲唵喂芾恚嚎蛻粼儐卧儍r(jià)詢交期時(shí)，應(yīng)了解清楚客戶訂單的要求，再錄入詢單并跟進(jìn)銷售計(jì)劃部復(fù)期，在 2 小時(shí)內(nèi)反饋給客戶確認(rèn)。詢單 2 天內(nèi)有效。訂單評(píng)審及訂單操作：1)跟單員

5、需對(duì)訂單的內(nèi)容包括品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、下單品牌和布種、付款方式、質(zhì)量要求、包裝要求、交期、交貨地點(diǎn)、方式及費(fèi)用承擔(dān)等進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)異常要及時(shí)與客戶或銷售確認(rèn)清楚。2)確認(rèn)訂單：客戶的訂單應(yīng)以形式確認(rèn)，并與客戶簽訂銷貨確認(rèn)書。專紡產(chǎn)品，內(nèi)銷要與客戶簽訂工礦產(chǎn)品購銷合同，交由銷售管理部審核 OK 后蓋合同簽，在轉(zhuǎn)訂單前收取訂金。客戶回詳見銷售合同管理作業(yè)指導(dǎo)書7.2.3 訂單錄入：在 SAP 系統(tǒng)輸入訂單或?qū)⑾鄳?yīng)的詢單轉(zhuǎn)為訂單，轉(zhuǎn)單后要進(jìn)行審核，檢查各項(xiàng)輸入是否正確，一經(jīng)審核，跟單員不能再做修改，若資料有誤，需填寫數(shù)據(jù)更正序號(hào)培訓(xùn)的目的學(xué)習(xí)培訓(xùn)的主要內(nèi)容培訓(xùn)責(zé)任人1了解并熟記跟單員的崗位職責(zé)跟

6、單員崗位職責(zé)說明書，跟單員差錯(cuò)管理作業(yè)指導(dǎo)書銷售管理經(jīng)理2熟悉產(chǎn)品知識(shí)1、 什么是色紡紗，色紡紗的應(yīng)用，色紡紗的生產(chǎn)流程；2、 什么是色咭，怎樣利用色咭做好跟單工作；銷售管理經(jīng)理3訂單管理的流程以及熟練操作 SAP 系統(tǒng)1、 在 SAP 中操作的流程：專紡品種詢價(jià)報(bào)價(jià)，詢單復(fù)期，轉(zhuǎn)單，調(diào)價(jià)，安排出庫，排車，庫存查詢，訂單與出貨查詢，訂單 ；2、 在 OA 中操作的流程：訂單變更、退貨、銷帳3、 其他訂單管理流程：質(zhì)量 處理、調(diào)價(jià)審批流程跟單組長 銷售管理經(jīng)理4對(duì)本部門所管轄的客戶基本情況，操作 ，常用品種等有全面系統(tǒng)的了解。1、 客戶的基本情況了解；2、 客戶的基本配合政策：帳期、價(jià)格折扣、板

7、單的政策；3、 客戶跟單層面需要對(duì)接的及操作；對(duì)應(yīng)的銷售5了解與建立橫向的工作與工作關(guān)系1、 對(duì)應(yīng)的銷售 的溝通對(duì)接；2、 橫向報(bào)價(jià)、復(fù)期、對(duì)帳、 出庫、配送、訂單變更、質(zhì)量處理、銷帳、 管理與解凍 的了解及建立工作關(guān)系。銷售管理經(jīng)理跟單員工作管理作業(yè)指導(dǎo)書BW1303052.04/8申請(qǐng)單交銷售計(jì)劃部有關(guān)更改。7.2.4 安排出庫跟單員需在交貨期到期前 7 日內(nèi)關(guān)注訂單庫存在信用額度范圍內(nèi)的，在 SAP“出庫申請(qǐng)單”中申請(qǐng)出庫。華南在下午 5：15 前，華東在 4：30 以前（包括華南的福建、潮汕客戶），外貿(mào)在下午 3：00 前截單。超過此時(shí)間的加單，需溝通儲(chǔ)運(yùn)部門審核同意。7.2.4 訂單

8、：跟單員每天必須對(duì)訂單，交期在當(dāng)天以前的所有訂單就是的對(duì)象。1）各種訂單狀態(tài)的處理方法如下：2）“等客通知”的要特別留意,不要一直等客戶通知,要主動(dòng)詢問清客戶不能出的真正原因,并要常采取措施；銷售和銷售管理部經(jīng)理，要求協(xié)助跟進(jìn)，使得盡早發(fā)現(xiàn)異3）每天上午 11 點(diǎn)前，銷售計(jì)劃部從中導(dǎo)出數(shù)據(jù)前一天的數(shù)據(jù)，進(jìn)行點(diǎn)檢跟單員執(zhí)行情況。4）銷售部門的預(yù)約訂單，經(jīng)過銷售備單審批表的形式審批后才能錄入 SAP 系統(tǒng)，安排生產(chǎn)，審批的預(yù)約訂單都計(jì)為“異常訂單”。5）逾期一個(gè)月以上的訂單作為重點(diǎn)異常訂單處理，由銷售管理部協(xié)助跟單員，督序號(hào)訂單類型處理方式責(zé)任人1“交期未到”的逾期訂單，將訂單狀態(tài)成真實(shí)狀態(tài)跟單員

9、2同一組單，訂單已逾期，現(xiàn)貨品種注明“與同出”的訂單跟單員3已逾期，標(biāo)識(shí)“明天出貨”的訂單跟單員4已交付完畢(庫存確定無貨)，剩余零頭數(shù)量，與客戶確認(rèn)不必再履行的。訂單狀態(tài)需在次日3:00 前進(jìn)行成“已完成”跟單員5“正在捻線”狀態(tài)中，計(jì)劃出庫日期已過期的訂單修改訂單的計(jì)劃出庫日期跟單員6處于“等客通知”和“正在批板”狀態(tài)且已逾期 15 天以上的訂單將訂單狀態(tài) 成“異常訂單”，核查是否異常訂單，與銷售 溝通，確定后填報(bào)銷售類異常庫存申報(bào)表跟單員銷售銷售管理部銷售計(jì)劃部7無審批單但被注明“銷售備單”的訂單補(bǔ)上審批流程跟單員銷售計(jì)劃部8“等客付款”逾期超 7 天的訂單跟單員先與客戶確認(rèn)訂單有無異

10、常，解決無效時(shí)，提報(bào)銷售處理。異常訂單要填報(bào)銷售類異常庫存申報(bào)表銷售銷售管理部銷售計(jì)劃部跟單員工作管理作業(yè)指導(dǎo)書BW1303052.05/8促銷售跟催客戶出貨，確定是異常訂單的要進(jìn)行申報(bào)處理。6）訂單的監(jiān)督工作、獎(jiǎng)懲：月底檢查，對(duì)逾期訂單進(jìn)行考核。7.3 銷售、送貨單的1)：即付客戶出貨后，在 SAP 系統(tǒng)中進(jìn)行 POD 確認(rèn)，再打印商業(yè)。賒銷客戶，送貨后，中心與客戶對(duì)帳確認(rèn) OK，跟單員根據(jù)客戶的必須在送貨后 2 個(gè)月內(nèi)完成寄送。時(shí)間打票寄送。2)的申請(qǐng)流程如下：跟單員（銷售員）申請(qǐng)中心管理員財(cái)務(wù)開票跟單員簽收傳遞給客戶與客戶郵件確認(rèn)收到。3)送貨單送貨單由儲(chǔ)運(yùn)部送貨時(shí)隨車，內(nèi)貿(mào)收貨人收貨簽

11、收后隨車帶回，次日由儲(chǔ)運(yùn)部帶回給相關(guān)部門的跟單員簽收。外貿(mào)車送貨單要求在三日內(nèi)返回，送貨單如未返回，跟單員有協(xié)助物流中心追收落實(shí)的責(zé)任?；厥账拓泦斡芍行耐咨票９?。應(yīng)收款的協(xié)助催收：對(duì)帳：每天上午復(fù)核前一天出貨的數(shù)量、價(jià)格、金額，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。每月10 日以前，協(xié)助對(duì)帳單的回簽。做到帳（財(cái)務(wù)）帳（客戶）相符，帳（財(cái)務(wù)）單（送貨單、）相符，單（訂單）單（送貨單、）相符。7.4.2 催款：協(xié)助銷售7.5 協(xié)助客戶質(zhì)量及服務(wù)接受客戶質(zhì)量及服務(wù)追收應(yīng)收款。處理，了解的詳細(xì)情況，填寫客戶質(zhì)量處理流程表，向銷售反饋信息，根據(jù)審批結(jié)果，安排退、換貨，跟進(jìn)信息直至處理結(jié)案。7.6 協(xié)助銷售建立和跟單層面的客

12、戶關(guān)系：跟單員應(yīng)及時(shí)掌握，主動(dòng)了解客戶訂單情況、產(chǎn)銷狀況、應(yīng)收款情況等，以及競(jìng)爭對(duì)手的訂單、價(jià)格、交期、服務(wù)等信息，向銷售和銷售管理經(jīng)理匯報(bào)。每周提報(bào) 1 條以上的價(jià)值信息。7.7 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)單據(jù)的填制及審批流程的跟進(jìn)：1）退貨審批單退貨之前，跟單員應(yīng)將退貨數(shù)量、包裝狀況、退貨時(shí)間、退貨地點(diǎn)一一核實(shí)清楚，按以下程序報(bào)批：在 OA 里填制退貨審批單銷售經(jīng)理銷售總經(jīng)理審核質(zhì)量原因退貨由綜合管理部審核，非質(zhì)量原因退貨由銷售計(jì)劃部經(jīng)理審核物流中心安排 7 天內(nèi)退回跟跟單員工作管理作業(yè)指導(dǎo)書BW1303052.06/8進(jìn)退貨，在 SAP 中做退貨資料。2）調(diào)價(jià)審批表、銷帳審批表跟單員填制調(diào)價(jià)審批表、銷帳審

13、批表銷售經(jīng)理銷售總經(jīng)理審核銷售管理部審核總監(jiān)審批銷售管理部反饋給銷售，在 SAP 系統(tǒng)中調(diào)價(jià)；將銷帳審批表交中心銷帳。3）貨物空運(yùn)及速遞申請(qǐng)的安排：如遇急單延期，或客戶要求空運(yùn)或者速遞的情況，由跟單員填寫貨物空運(yùn)及速遞申請(qǐng)單交由生產(chǎn)計(jì)劃部安排。其中誤期引起的空運(yùn)，由工廠承擔(dān)，由生產(chǎn)計(jì)劃部與工廠，客戶要求的空運(yùn)由客戶承擔(dān)，由跟單員負(fù)責(zé)向客戶收取。4）異常調(diào)運(yùn)安排：異常調(diào)運(yùn)一般只發(fā)生在華東，是指由于客戶要提前交期，來不及拼車裝貨回上虞物流中心或拼車配送，由跟單員填寫異常調(diào)運(yùn)申請(qǐng)單，經(jīng)銷售管理部和物流管理部同意，單獨(dú)安排。5）異常出庫的申請(qǐng)：詳見賒銷管理作業(yè)指導(dǎo)書7.8 內(nèi)外銷跟單工作的主要差異；序

14、號(hào)差異項(xiàng)目內(nèi)銷外銷（）外銷（國際貿(mào)易）1銷售組織1200（華南中心）2000（華孚色紡）1101（中心）1102（國際貿(mào)易中心）2訂單的數(shù)量KGLBSLBS3交易幣種RMBHKDUSD4訂單確認(rèn)傳真為主電郵為主全部電郵5在SAP 操作中選擇送貨路線不用選擇路線，只需要按 SAP 系統(tǒng)的要求明確送貨地址要選擇“CK 號(hào)”不用選擇路線，散貨要明確送達(dá)的貨代倉庫地址（不是國外客戶的地址），與“入倉紙”一起送貨。柜貨直接到倉庫裝貨，不需要送貨地址6出庫及排車方式跟單員不用排車，由物流中心根據(jù)送貨地址進(jìn)行拼車配送至少提前 1 天申請(qǐng)出庫并通知報(bào)關(guān)。出貨前 1 天要做 PACKING LIST（裝箱單）給

15、客戶， 出貨當(dāng)天提供 LICEN（進(jìn)口憑證），出貨后 10 天內(nèi)將 紙?zhí)峁┙o客戶（若是客戶自提則由客戶提供給我方）。根據(jù)船期提前申請(qǐng)出庫， 并通知報(bào)關(guān)和訂艙。在船到達(dá)目的港以前做PACKING LIST（裝箱單）和提供給客戶。7溝通方式為主電郵為主電郵為主8安排開具或者普開具形式（）開具形式跟單員工作管理作業(yè)指導(dǎo)書BW1303052.07/87.9 跟單員的日、周、月的工作內(nèi)容一覽表：8附件及表單序號(hào)8.18.2名稱貨物空運(yùn)速遞申請(qǐng)單異常物流安排申請(qǐng)表表格BF120105-01 BF120105-02保存部門銷售計(jì)劃部銷售計(jì)劃部保存期限1 年1 年項(xiàng)目序號(hào)工作項(xiàng)目每天要做的事情1復(fù)價(jià)復(fù)期：向客

16、戶報(bào)價(jià)，回復(fù)交期，2 小時(shí)內(nèi)要完成。2訂單轉(zhuǎn)單錄入：對(duì)當(dāng)天所有與客戶確認(rèn) OK 的訂單錄入 SAP 系統(tǒng)并自審互審?fù)戤?安排出貨及核對(duì)出貨：上午 11：00 前，對(duì)前一天的送貨進(jìn)行核對(duì)，主要是品種、價(jià)格、金額，以發(fā)現(xiàn)送貨異常與價(jià)格異常，有價(jià)格異常到中心進(jìn)行修改。華南在下午 5：15 前，華東在 4：30 以前（包括華南的福建、潮汕客戶），外貿(mào)在下午 3：00 前截單。4回復(fù)郵件：當(dāng)天客戶郵件必須回復(fù)完畢，由于客觀原因當(dāng)天不能提供的第二天優(yōu)先處理。5訂單：對(duì)當(dāng)天所有已到交期的訂單進(jìn)行，以發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)進(jìn)行6收集：在、郵件溝通過程中中收集客戶及競(jìng)爭對(duì)手信息，跟單層面的客戶關(guān)系7寄送布板與色咭：根據(jù)客戶要求，經(jīng)銷售審核后予以安排8收款：收定金、收款，跟進(jìn)客戶的對(duì)帳情況9協(xié)助填制內(nèi)部流程的表單與跟進(jìn)審批每周要做的事情123對(duì)本周的客戶的質(zhì)量進(jìn)行，跟催銷售結(jié)案 寄送：每周一次，特別是要與客戶確認(rèn)的簽收情況整理更新客戶：對(duì)客戶訂單、合同、送貨單以及其他基本資料進(jìn)行更新4周五統(tǒng)計(jì)所負(fù)責(zé)客戶本周的詢單、下單、出貨、打樣、收款情況，在周