九段秘書(shū)（PPT30頁(yè))

1、九段秘書(shū)目錄 一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力資源經(jīng)理（HR）2工作困境1、人員更換頻繁，育人成本高。2、工作事務(wù)繁雜，執(zhí)行效果差。 完成任務(wù)結(jié)果，執(zhí)著于結(jié)果，將帶來(lái)質(zhì)的不同。任務(wù)只是一個(gè)執(zhí)行的假象，是因?yàn)槲覀兘^大多數(shù)的人在實(shí)際工作中，當(dāng)你認(rèn)為自己是在執(zhí)行的時(shí)候，其實(shí)是在完成任務(wù)，而不是執(zhí)行，因?yàn)闆](méi)有結(jié)果。3、管理要求增高，應(yīng)無(wú)為而治。 員工的腦子中都有這樣一個(gè)思想，你安排我做這件事（任務(wù)），我就做了這件事（任務(wù)），我只對(duì)任務(wù)負(fù)責(zé)，而不去對(duì)為什么有這樣一個(gè)任務(wù)，做這件事（任務(wù)）要的結(jié)果是什么？4、自我價(jià)值要求，應(yīng)按質(zhì)取酬。 為什么辛苦工作老總還不滿(mǎn)意？ 買(mǎi)西紅柿的故事。3概念1、什么

2、是九段秘書(shū)？本質(zhì)上講就是提高執(zhí)行力的思路。4事例（會(huì)議組織）2、一段秘書(shū) 發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個(gè)會(huì)議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議用品，并參加會(huì)議。 5事例（會(huì)議組織）3、二段秘書(shū) 抓落實(shí)發(fā)通知后，再打一通電話與參會(huì)的人確認(rèn)，確保每個(gè)人被及時(shí)通知到。 6事例（會(huì)議組織）4、三段秘書(shū) 重檢查發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知熟缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。 7事例（會(huì)議組織）5、四段秘書(shū) 勤準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知后，去測(cè)試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正

3、常，并在會(huì)議門(mén)上貼上小條：系會(huì)議室明天幾點(diǎn)到幾點(diǎn)有會(huì)議。 8事例（會(huì)議組織）6、五段秘書(shū)細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，也測(cè)試了設(shè)備，還先了解這個(gè)會(huì)議的性質(zhì)是會(huì)？總裁的議題是什么？然后給與會(huì)者發(fā)去過(guò)去與這個(gè)議題相關(guān)的資料，供他們參考。 9事例（會(huì)議組織）7、六段秘書(shū)做記錄發(fā)通知，落實(shí)到人，會(huì)前通知，測(cè)試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會(huì)議資料，還在會(huì)議過(guò)程中詳細(xì)做好會(huì)議記錄（在得到允許的情況下，做一個(gè)錄音備份）。 10事例（會(huì)議組織）8、七段秘書(shū)重檢查發(fā)通知，落實(shí)到人后，第二天在會(huì)前30分鐘提醒與會(huì)者參會(huì)，確定有沒(méi)有變動(dòng)，對(duì)臨時(shí)有急事不能參加會(huì)議的人，立即匯報(bào)給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會(huì)前知熟缺席情況，也給

4、總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會(huì)議留下時(shí)間。 11事例（會(huì)議組織）9、八段秘書(shū)定責(zé)任將會(huì)議上確定的各項(xiàng)任務(wù)，一對(duì)一的落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書(shū)面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項(xiàng)任務(wù)的完成情況，并及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理。 12事例（會(huì)議組織）10、九段秘書(shū)做流程把上述過(guò)程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會(huì)議”流程，讓任何一個(gè)秘書(shū)都可以按照這個(gè)流程把會(huì)議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴(lài)于任何人的會(huì)議服務(wù)體系。13事例（會(huì)議組織）11、手冊(cè)要點(diǎn)（1）、標(biāo)準(zhǔn)流程說(shuō)明。（2）、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議議程。（3）、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議通知。（4）、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議需知。（5）、標(biāo)準(zhǔn)歡迎歡迎辭、節(jié)目單、桌號(hào)牌、責(zé)任狀、會(huì)議紀(jì)要等。（

5、6）、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議預(yù)算清單。（7）、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物檢查清單。（8）、標(biāo)準(zhǔn)追蹤流程。（9）、標(biāo)準(zhǔn)報(bào)帳樣本。（所有資料齊全、注意事項(xiàng)、會(huì)議費(fèi)用結(jié)算清單等）（10）、專(zhuān)人負(fù)責(zé)事項(xiàng)。14事例（湘西中心支公司會(huì)議組織“九段秘書(shū)”工作手冊(cè)）15測(cè)試16HR九段九段HR ： “做流程、做傳承”。一段HR： “發(fā)信息，等消息”。二段HR : “緊跟蹤，做分析”。四段HR ： “做標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)考核”。三段HR ： “憑經(jīng)驗(yàn)，做判斷”。五段HR ： “做交底、給推薦”。六段HR ： “做培訓(xùn)、做監(jiān)督”。七段HR ： “做文化、做推動(dòng)”。八段HR ： “做戰(zhàn)略、做梯隊(duì)”。17一段HR經(jīng)理做的事情是“發(fā)信息，等消息”。把招聘信息發(fā)

6、出去，然后等待應(yīng)聘的簡(jiǎn)歷或消息，發(fā)布的渠道也許是網(wǎng)站、也許是人才市場(chǎng)，也許是獵頭公司，反正是發(fā)出去了，把發(fā)出去當(dāng)成結(jié)果，那么，這樣的HR經(jīng)理一個(gè)月你給多少錢(qián)？1000元差不多了。所以，發(fā)出信息不是結(jié)果，有效簡(jiǎn)歷或消息的回復(fù)才是結(jié)果。一段HR： “發(fā)信息，等消息”。18二段HR經(jīng)理發(fā)出信息，還要“緊跟蹤，做分析”。每天搜索網(wǎng)上應(yīng)聘的簡(jiǎn)歷，注意收集來(lái)的招聘信息數(shù)量多少，質(zhì)量高不高，以判斷招聘渠道的有效性，如果投遞簡(jiǎn)歷的很少，質(zhì)量不高，就應(yīng)當(dāng)立即采取措施，立即做出調(diào)整。同時(shí)，要主動(dòng)出擊，親自到人才市場(chǎng)調(diào)查，與人力資源專(zhuān)家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找適合本公司、本崗位的快速渠道，最大程度地獲得

7、高質(zhì)量的應(yīng)聘信息；對(duì)公司重要人才的招聘，要到這些人才聚集的地方或通過(guò)與獵頭公司合作，親自去招聘,二段HR經(jīng)理將高質(zhì)量的應(yīng)聘量作為自己的結(jié)果。所以，回復(fù)不是結(jié)果，高質(zhì)量、有速度的回復(fù)才是結(jié)果。二段HR經(jīng)理給多少月薪呢？3000元可以了。二段HR ： “緊跟蹤，做分析”。19三段HR經(jīng)理“憑經(jīng)驗(yàn)，做判斷”。沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)、沒(méi)有方案、沒(méi)有流程，大致有個(gè)面試提綱或領(lǐng)導(dǎo)的要求，然后就去面試應(yīng)聘者，與應(yīng)聘者隨心所欲地聊天、談話，然后憑借自己豐富的經(jīng)驗(yàn)，做出是否可以推薦的結(jié)論。面試過(guò)程本身成了結(jié)果，面試的質(zhì)量卻無(wú)法保證，面試的方法也不可能傳承。所以，面試本身不是結(jié)果，保證質(zhì)量并且質(zhì)量穩(wěn)定才是結(jié)果。三段HR經(jīng)理給多

8、少月薪呢？5000元不少了。三段HR ： “憑經(jīng)驗(yàn)，做判斷”。20 四段HR經(jīng)理“做標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)考核”。根據(jù)崗位要求，與用人部門(mén)共同制定崗位應(yīng)試標(biāo)準(zhǔn)、招聘方法和流程，提出資格、文化與業(yè)務(wù)考核操作方案，當(dāng)有一定數(shù)據(jù)積累時(shí)，組織開(kāi)發(fā)出本公司人才招聘信息化系統(tǒng)，做招聘的工業(yè)化。但是，這樣做的結(jié)果是用人部門(mén)見(jiàn)到的只是一張看上去很合格的報(bào)告，而對(duì)應(yīng)聘者了解并不深刻。所以，提交報(bào)告不是結(jié)果，讓下一道程序的考核人了解應(yīng)聘者才是結(jié)果。四段HR經(jīng)理月薪8000元蠻可以的。四段HR ： “做標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)考核”。21五段HR經(jīng)理“做交底、給推薦”。對(duì)于通過(guò)面試的應(yīng)聘者，特別是特殊人才或重點(diǎn)人物，HR經(jīng)理在提交面試報(bào)告之后，

9、要向用人部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做面對(duì)面“招聘交底”，對(duì)面試報(bào)告中記載的事實(shí)與數(shù)據(jù)，做一個(gè)細(xì)致的講解，結(jié)果是讓部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)要參加復(fù)試的人員有一個(gè)更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的質(zhì)量。對(duì)于特別重要的應(yīng)聘者，HR經(jīng)理應(yīng)當(dāng)參加部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)主持的復(fù)試，并在復(fù)試后結(jié)合初試結(jié)果提出參考意見(jiàn)。但是，新員工入職不是結(jié)果，新員工成為公司需要的人才，通過(guò)試用期才結(jié)果。五段HR經(jīng)理月薪12000元相當(dāng)可以了。五段HR ： “做交底、給推薦”22六段HR經(jīng)理HR經(jīng)理的結(jié)果不是把人送到部門(mén)就算完成了，通過(guò)開(kāi)展系統(tǒng)性的培訓(xùn)，讓新員工盡快地適應(yīng)公司的文化、業(yè)務(wù)、工作節(jié)奏，幫助新員工能夠經(jīng)受住試用期的考驗(yàn)，努力成為正式員工；同時(shí)，要

10、把培訓(xùn)當(dāng)成重點(diǎn)的考核機(jī)制，把定期監(jiān)督新員工在各部門(mén)的表現(xiàn)當(dāng)成平時(shí)考核機(jī)制，對(duì)于試用期間不合格、不合適的員工，要建議用人部門(mén)立即采取措施，盡快解除勞動(dòng)合同，以避免公司與員工最后的結(jié)果是雙輸。所以，員工培訓(xùn)與考核不是結(jié)果，通過(guò)培訓(xùn)與考核留下合格的員工才是結(jié)果。六段HR經(jīng)理18000元不為過(guò)。六段HR ： “做培訓(xùn)、做監(jiān)督”。23七段HR經(jīng)理“做文化、做推動(dòng)”。七段HR經(jīng)理不是將自己定位于招聘主管，陷入具體的招聘業(yè)務(wù)之中，而是要將自己定義為公司文化的主要推動(dòng)者之一，協(xié)助總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)做公司文化的建設(shè)與推動(dòng)，把員工的成長(zhǎng)放在首位，幫助員工做個(gè)人戰(zhàn)略規(guī)劃、提高職業(yè)化水平的，樹(shù)立公司提倡的價(jià)值觀，為團(tuán)隊(duì)

11、輸入強(qiáng)大的精神動(dòng)力等。所以，留下合格的員工不是結(jié)果，讓員工在公司中成長(zhǎng)進(jìn)來(lái)，為客戶(hù)、為公司、為自己創(chuàng)造更大的價(jià)值才是結(jié)果。七段HR經(jīng)理22000元的月薪當(dāng)之無(wú)愧。七段HR ： “做文化、做推動(dòng)”。24八段HR經(jīng)理“做戰(zhàn)略、做梯隊(duì)”。八段HR經(jīng)理不是“救火隊(duì)長(zhǎng)”，每天被各部門(mén)經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)摧著要人；八段HR經(jīng)理首先對(duì)公司戰(zhàn)略理解透徹，并能夠根據(jù)公司戰(zhàn)略，制定出符合總經(jīng)理要求的人才規(guī)劃戰(zhàn)略，并執(zhí)行到底，不但要做到“要人用時(shí)有人用”，還要做到“能人走時(shí)有人頂”， 為公司戰(zhàn)略實(shí)施提供強(qiáng)大的人力資源的支持。所以，一個(gè)階段的招聘成功不是結(jié)果，把招聘當(dāng)成一種日常業(yè)務(wù)，做戰(zhàn)略性人才儲(chǔ)備，形成人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，優(yōu)化員工隊(duì)伍才是結(jié)果。八段HR經(jīng)理給25000元月薪理所應(yīng)當(dāng)吧。八段HR ： “做戰(zhàn)略、做梯隊(duì)”。25九段HR經(jīng)理“做流程、做傳承”。九段HR經(jīng)理不僅是公司執(zhí)行的標(biāo)兵、職業(yè)化的表率，同時(shí)也是公司的文化推動(dòng)者和人才戰(zhàn)略的實(shí)施者，本身就是戰(zhàn)略管理者，他要考慮公司的持續(xù)性發(fā)展，所以，要做招聘工作的工業(yè)化，就是將上面做的工作標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、工具化，做傳承。不論誰(shuí)來(lái)接替他的工作，公司的招聘工作依