EffectiveTimeManagement-meteor有效的時(shí)間管理

1、Margaret Jing on 29th April,2009 Time Management 生命知多少！-關(guān)于時(shí)間的一個(gè)小游戲請(qǐng)準(zhǔn)備一張長(zhǎng)條紙用筆將它劃成10份（中間局部剛好每?jī)闪幸环荽砩械氖?分別寫上10,20等,最左邊的空余局部寫上“生字,最右邊的空余局部寫上“死“字） 生 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 死 請(qǐng)大家按我提的問(wèn)題去做-請(qǐng)問(wèn)你現(xiàn)在幾歲？（把相應(yīng)的局部從前面撕掉）-過(guò)去的生命是再也回不來(lái)了！請(qǐng)撕徹底撕干凈！請(qǐng)問(wèn)你想活到幾歲？（如果不想活到100歲的話就從后面把那局部撕掉）請(qǐng)問(wèn)你想幾歲退休？（把相應(yīng)的退休以后的局部從后面撕下來(lái),不用撕碎

2、,放在桌子上）-就剩這么長(zhǎng)了,這是你可以用來(lái)工作的時(shí)間。請(qǐng)問(wèn)一天24小時(shí)你會(huì)如何分配？一般人通常是睡覺(jué)8小時(shí)（有人還不止呢?。┱剂?1/3,吃飯、休息、聊天、看電視、游玩等又占了1/3,其實(shí)真正可以工作有生產(chǎn)力約8小時(shí),只剩1/3。所以請(qǐng)將剩下來(lái)的折成三等份。并把2/3撕下來(lái),放在桌子上。比比看。請(qǐng)用左手拿起剩下的1/3,用右手把退休那一段和剛剛撕下來(lái)的2/3加在一起。-請(qǐng)思考一下您如何用好左手的1/3時(shí)間工作賺錢,提供自己另外2/3的吃喝玩樂(lè)及退休后的生活。時(shí)間知多少！這個(gè)游戲,你按要求做完了嗎？你有什么感想？上海的一次培訓(xùn)課堂上,一位近50歲重新創(chuàng)業(yè)的女士做完這個(gè)游戲,當(dāng)場(chǎng)就“哇的一聲大哭

3、了起來(lái)！人生最珍貴的兩項(xiàng)資產(chǎn)時(shí)間頭腦天下最公平的是什么時(shí)間時(shí)間特性供給毫無(wú)彈性無(wú)法蓄積無(wú)法取代無(wú)法失而復(fù)得課程目的引導(dǎo)學(xué)員了解時(shí)間管理四象限及其根本、智慧,以及與個(gè)人生活及工作的關(guān)系記事簿的使用郵件系統(tǒng)DWA在時(shí)間管理方面的運(yùn)用； 時(shí)間管理的本質(zhì)管理時(shí)間,就是管理自己管理自己,就是管理自己的時(shí)間管理了自己的時(shí)間,就等于管理了自己的生命時(shí)間管理總體水平的測(cè)試請(qǐng)你根據(jù)自己的實(shí)際情況,計(jì)分方式為：從不0分,有時(shí)1分,經(jīng)常2分,總是3分 我在每個(gè)工作日之前都能為方案中的工作做些準(zhǔn)備。但凡可交派下屬或別人去做的,我都交派下去我利用工作進(jìn)度來(lái)書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)我盡量一次性處理完畢每份文件我每天列出一個(gè)

4、應(yīng)辦事項(xiàng)清單,按重要順序排列,依次辦理這些事情我盡量回避干擾性 、不速之客的來(lái)訪,以及突然的約會(huì)我試著按照生理節(jié)奏變動(dòng)規(guī)律曲張圖來(lái)安排我的工作我的日程表留有盤旋余地,以便應(yīng)對(duì)突發(fā)事件當(dāng)其他人想占用我的時(shí)間,而我又必須處理更重要事情時(shí),我會(huì)說(shuō)“不結(jié)論： 0-12分：你自己沒(méi)有時(shí)間規(guī)劃,總是讓別人牽著鼻子走。 13-17分：你試圖掌握自己的時(shí)間,卻不能持之以恒。 18-22分：你的時(shí)間管理狀況良好。 23-27分：你是值得學(xué)習(xí)的時(shí)間管理的典范。 浪費(fèi)時(shí)間的原因主觀和客觀兩大方面做事目標(biāo)不明確作風(fēng)拖拉缺乏優(yōu)先順序,抓不住重點(diǎn)過(guò)于注重細(xì)節(jié)做事有頭無(wú)尾沒(méi)有條理,不簡(jiǎn)潔,簡(jiǎn)單事情復(fù)雜化事必躬親,不懂得授權(quán)

5、不會(huì)拒絕別人的請(qǐng)求消極思考結(jié)論：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上。時(shí)間管理四象限-1重要,非緊急重要,緊急重要緊急M1M2 M3非重要,非緊急非重要,緊急M4盡量防止擴(kuò)大M1盡量減少M(fèi)3事情多投資時(shí)間在M2盡量防止做M4事情時(shí)間管理四象限-2干擾的事件無(wú)謂的 信件會(huì)議閑聊游逛防患于未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系開(kāi)掘新時(shí)機(jī)制定方案 危機(jī)（救火）急迫的問(wèn)題有期限壓力的方案 重要緊急不速之客無(wú)關(guān)緊要信件某些 浪費(fèi)時(shí)間之事陪女友逛大街-必須的do it now!陪岳母逛大街-無(wú)奈的Delegate!陪客戶逛大街-戰(zhàn)略的Draw it!陪老婆逛大街-多余的Dont do it!分清事務(wù)

6、輕重緩急,進(jìn)行如下的排序重要且緊急比方救火、搶險(xiǎn)等）-必須立刻做重要但不緊急比方學(xué)刁、做方案、與人談心、休檢等）只要沒(méi)有前一類事的壓力,應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做,而不是拖延。緊急但不重要（比方有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币?而緊急約你、有人突然打 請(qǐng)你吃飯等）只有在優(yōu)先考慮重要的事情后,再來(lái)考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急當(dāng)成優(yōu)先原則,而不是把“重要當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí),許多看似很緊急的事,拖一拖,甚至不辦,也無(wú)關(guān)大局。既不緊急也不重要比方娛樂(lè)、消遣等事情有閑工夫再說(shuō)。判斷一下您屬于哪個(gè)類型執(zhí)行的關(guān)鍵當(dāng)上司或是客戶有緊急要求,讓你必須調(diào)整時(shí)間段,應(yīng)該先依照優(yōu)先序來(lái)比較判斷。如果現(xiàn)在正在執(zhí)行的任務(wù)更重要,

7、應(yīng)該先與對(duì)方溝通,取得建議或是諒解； 約束自己,不要對(duì)不重要的、突如其來(lái)的任何事項(xiàng)與干擾立即反響,除非它是極度重要又極度緊急的,否則應(yīng)該堅(jiān)守優(yōu)先序的原則。約束自己,不要在做事中途自己去找一些不相干的事來(lái)打斷自己的工作(這是許多人的一種逃避方式)。今日事今日畢,你今天安排的任務(wù)事項(xiàng)完成的比例,將決定你當(dāng)天對(duì)工作的掌控程度與成就和滿足感。當(dāng)你完成一個(gè)任務(wù)事項(xiàng)后,可以在執(zhí)行清單上打個(gè)鉤或標(biāo)上“OK,或者就畫個(gè)笑臉,這樣可以促使你繼續(xù)為下一件事而愉快地努力。如 何 處 理 低 價(jià) 值 的 活 動(dòng)授權(quán)或分派出這些活動(dòng),節(jié)約自己的時(shí)間。降低自己的標(biāo)準(zhǔn),不要追求完美。學(xué)會(huì)放棄既沒(méi)有價(jià)值,又浪費(fèi)時(shí)間的事。將它

8、們匯總,集中時(shí)間處理。做正確的事比正確的做事更重要！時(shí)間管理習(xí)慣積極全面排序方案保持主動(dòng),擁有更多控制權(quán)。目標(biāo)要求的全部任務(wù)都予以列示,整體考慮。按分類排序,時(shí)間比例適當(dāng),按順序做事。提前準(zhǔn)備,安排方案,逐步實(shí)施。十年方案兩年方案年方案月方案周方案日方案節(jié)省時(shí)間的方法目標(biāo)、任務(wù)、會(huì)議等事件分別按優(yōu)先級(jí)進(jìn)行排序。優(yōu)先級(jí)最高的事物先著手。與拖延做斗爭(zhēng),如果事情重要,從現(xiàn)在開(kāi)始做。大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的局部。自己創(chuàng)造一小時(shí)的寧?kù)o,哪怕這需要很強(qiáng)的意志力,或者有時(shí)不起作用。找到一個(gè)隱蔽的地方,如圖書館或空閑的辦公室。當(dāng)你有重要的事情要處理時(shí),學(xué)會(huì)對(duì)別人說(shuō)“不。學(xué)會(huì)委派別人做事。歸納相似的事

9、情,把它們放在一起處理。減少例行事物：它們不值得花費(fèi)過(guò)多時(shí)間?？s短低價(jià)值的事件。拋開(kāi)沒(méi)有價(jià)值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級(jí)很低的任務(wù)。節(jié)省時(shí)間的方法防止完美主義。記住80/20定律防止作出過(guò)多許諾,對(duì)你在有限時(shí)間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實(shí)態(tài)度不要把時(shí)間表排得滿滿的,為自己留下一定機(jī)動(dòng)時(shí)間應(yīng)付突發(fā)事件設(shè)置時(shí)間限制。如：做某些決定時(shí),不應(yīng)超過(guò)3分鐘聚精會(huì)神地做手頭的事情處理重要事情時(shí),使用大塊的時(shí)間迅速處理困難的事情,等待和拖延不會(huì)使它們變?nèi)菀孜臅ぷ鳡?zhēng)取只處理一次在行動(dòng)以前徹底地思索整件工作第一次就做好謀殺時(shí)間的兇手沒(méi)有日程方案 生活失去平衡桌面雜亂（請(qǐng)看后頁(yè)）睡眠缺乏不吃午飯辦事拖

10、拉會(huì)議冗長(zhǎng)不速之客闖入 干擾經(jīng)常加班加點(diǎn)窮于應(yīng)付突發(fā)事件上班漫談、聊天交待不清,事情做錯(cuò)不敢拍板,等待指示不考慮事情過(guò)于復(fù)雜主管事必躬親完美主義辦事不考慮輕重緩急憑記憶辦事主辦人員遲到同樣的事總是一而再再而三地出現(xiàn)辦公室美學(xué)物以類聚,東西用畢物歸原處不亂放東西把整理好的東西編上號(hào),貼上標(biāo)簽,做好登記好記性不如爛筆頭,要勤于記錄處理文件的3個(gè)環(huán)節(jié)迅速回復(fù),迅速歸檔,以免文件弄亂或弄丟及時(shí)銷毀,沒(méi)用的文件要及時(shí)處理掉對(duì)策該扔則扔不要移師暗處不放無(wú)關(guān)物品,將物品放在固定地方。建立良好的文件管理系統(tǒng)讓文件在面前只流通一次下班最后一件事 - 收拾辦公桌記事簿的內(nèi)容記錄與提醒你需要去完成的行動(dòng)任務(wù)； 日程

11、、時(shí)程安排、約會(huì)、行程安排； 記錄會(huì)議、談話內(nèi)容； 訂目標(biāo)方案； 記錄與查詢聯(lián)系人通訊錄； 記錄想法心得、創(chuàng)意點(diǎn)子郵件系統(tǒng)DWA如何幫助您進(jìn)行時(shí)間管理郵件進(jìn)行重要度標(biāo)示（Follow up)Follow upFollow upTo DoTO DOTO DO注意使用郵件中的提醒功能接受會(huì)議或培訓(xùn)邀請(qǐng)后,翻開(kāi)Calendar在提醒欄后打勾并選擇提醒時(shí)間每天上班后翻開(kāi)郵件系統(tǒng)后瀏覽一下Calendar中當(dāng)天會(huì)議或培訓(xùn)安排,做到準(zhǔn)時(shí)出席,不浪費(fèi)他人時(shí)間,從而他人也不會(huì)浪費(fèi)您的時(shí)間培訓(xùn)后答復(fù)的問(wèn)題1、你每天需要花多少時(shí)間睡覺(jué)才感到舒適？實(shí)際上花多少時(shí)間睡覺(jué)？2、你在一天中的什么時(shí)段精力最充分、反響最敏銳

12、？3、開(kāi)始一項(xiàng)工作（如寫作業(yè)、寫報(bào)告、讀書）時(shí),記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時(shí)間。結(jié)果也許會(huì)令你吃驚。4、每天供你自己支配、自己負(fù)責(zé)的時(shí)間有多少個(gè)小時(shí)？5、你平均每天用多少時(shí)間方案以后的時(shí)間安排？6、你每天花多少時(shí)間與家人、同事、朋友交流？7、你每天花多少時(shí)間保護(hù)自己的健康？一些數(shù)據(jù)分享給大家 人們一般采用13種不同的方法管理他們的時(shí)間。人們一般每8分鐘會(huì)收到1次打攪,每小時(shí)大約7次,或者說(shuō)每天50-60次。平均每次打攪大約是5分鐘,總共每天大約4小時(shí),也就是約50%。80%（約3小時(shí)）的打攪是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。 一個(gè)人如果工作桌上亂七八糟,他平均每天會(huì)為找東西或者多余消耗花1個(gè)半小時(shí),每周7個(gè)半小時(shí)。 10個(gè)人中有9個(gè)人會(huì)在會(huì)議開(kāi)始的時(shí)候做白日夢(mèng)。 做一件事情實(shí)際花費(fèi)的時(shí)間往往會(huì)比預(yù)期的時(shí)間要多一倍。 如果你讓自己一天做一件事情,你會(huì)花一個(gè)整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情,你也會(huì)完成它。如果你讓自己一天做12件事情,則會(huì)完成7-8件事。 上班的人平均每天發(fā)出和接收190條訊息。 一些數(shù)據(jù)分享給大家每天自學(xué)1小時(shí),7小時(shí)一周,365小時(shí)一年,一