哈爾濱工程檔案管理制度(非定稿)g (1)(共17頁)

1、 華南城集團哈爾濱華南城工程檔案管理制度細則（試行）2015年5月審批記錄日期版本狀態(tài)文件內(nèi)容擬稿人審核人審批人2015-05第一版哈爾濱華南城工程檔案管理制度細則第一章 總則(zngz)第一條 為了規(guī)范本公司工程檔案(dng n)的管理，保證各類工程檔案的有效性、適用性，參照(cnzho)華南城集團工程檔案管理制度并根據(jù)哈爾濱華南城實際情況，制定哈爾濱華南城工程檔案管理制度細則。 第二條 工程綜合辦公室應設專（兼）職檔案管理員，負責各工程口往來文件的流轉(zhuǎn)，跟進文件辦理進程及文件收集、整理、并定期向中央檔案室移交。綜合事務部和人力資源部有權(quán)對其進行考核。第三條 堅持執(zhí)行工程檔案管理“四同步”。

2、即：公司下達項目計劃任務與提出工程檔案的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查工程檔案積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定工程檔案歸檔情況同步，項目總結(jié)與工程檔案完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好工程檔案的收集工作。 第四條 任何個人或部門不得對取得的文件拒絕向中央檔案室移交。第二章 細則第五條中央檔案室管理職責1、負責制定、修改工程檔案管理實施細則，并完成落實工作。2、負責對所屬工程各組職能部門工程檔案管理工作進行業(yè)務指導，并對其進行監(jiān)督和檢查。3、負責對竣工工程檔案收集情況進行監(jiān)督、管理，按期向集團中央檔案室上報所屬地方公司工程檔案管理進度月報。4、負責工程檔案(dng n)的

3、收集、整理、鑒定(jindng)、利用工作，并采取有效措施，保證工程(gngchng)檔案的安全。5、負責專（兼）職檔案管理人員的培訓工作及檔案宣傳工作。第六條 歸檔要求1、歸檔范圍：按工程檔案歸檔范圍表（附件1）規(guī)定范圍移交。2、移交時間: 按工程檔案歸檔范圍表（附件1）規(guī)定時間移交。2.1對內(nèi)、外往來聯(lián)系函件及時移交至工程綜合辦公室，且按季度歸檔至中央檔案室。2.2與政府往來文件需實時移交中央檔案室。2.3招投標文件需在合同簽訂后一周內(nèi)移交中央檔案室。2.4結(jié)算資料需在工程結(jié)算完成一周內(nèi)歸檔。2.5竣工資料在竣工結(jié)算協(xié)議簽訂完成后三個月內(nèi)歸檔。2.6圖紙的電子版應由工程綜合辦公室在圖紙下發(fā)

4、后一周內(nèi)，整理形成光盤（或電子版），并制作卷內(nèi)目錄移交工程綜合辦公室進行審核，符合存檔要求后移交中央檔案室。2.7環(huán)評、交評報告書、地勘、樁基檢測報告等第三方文件由設計技術(shù)部檔案管理員在文件取得后實時移交中央檔案室。2.8其他無特殊規(guī)定的文件資料均需實時歸檔。2.9如因工程進度、審批流程等不可抗力因素導致工程檔案不能按時歸檔，需向中央檔案室備案，待辦理完畢后移交中央檔案室。第七條 歸檔原則1、檔案收集、管理：1.1工程檔案應按項目收集，檔案應按系統(tǒng)分類、登記、歸檔、統(tǒng)一存放檔案盒貼上標簽并做好電子目錄方便日后檢索。1.2工程竣工后各類紙質(zhì)圖紙整理移交歸檔時，檔案管理員同時將圖紙電子文件整理編目

5、移交一份到中央檔案室保存。1.3歸檔文件的題名應準確、規(guī)范，內(nèi)容簽章（字）、日期等要完備。歸檔的圖紙標簽欄內(nèi)要填寫準確規(guī)范，圖號、版本號不能錯漏重復，簽章齊備、目錄與圖紙要相符，不得缺失。1.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設備等全套隨機技術(shù)文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，原件存檔，復印件隨機使用。同時設備檔案按名稱分類組卷，將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列，依據(jù)設備材料的自然形成過程排列并形成電子目錄方便日后檢索。1.5應妥善保存(bocn)各類檔案盒資料，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應交工程師審閱確定

6、用途。1.6檔案室對接收的工程文件資料，必須(bx)進行數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知移交部門整改。1.7工程檔案接收的檔案應及時登記目錄，編制(binzh)索引，方便利用。1.8非檔案管理人員不得擅自進入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準同意后方可進入。1.9檔案室要堅持“十防”（防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體）平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案室清潔、安全。2、檔案移交：2.1竣工資料的移交由工程綜合辦公室檔案管理員負責，并附電子版卷內(nèi)目錄。同時檔案管理員對接收的工程檔案，必須進行數(shù)量和質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知移交部門整改。2.2 原則上

7、所有移交資料均為原件。若只能歸檔復印件的，請注明原件所在地。2.3移交圖紙存檔時須嚴格按照要求的格式編制。按項目名稱、分階段、分期分地塊、單位工程、專業(yè)的順序分類。所移交的圖紙必須附帶對應的目錄。2.4 所移交的圖紙電子文件需移交源文件及只讀版本文件，若無源文件則必須移交只讀版本文件。移交時由經(jīng)辦人填寫電子文件圖紙歸檔清單，經(jīng)部門負責人審核同意后方可存檔。2.5對內(nèi)、對外聯(lián)系函及回函均需按年度、分項目編制移交目錄后移交。2.6招投標文件需按照附表順序及要求進行排列并編制目錄，完成后通知中央檔案室進行移交驗收，并簽字完成移交工作。2.7所有歸檔的資料，其內(nèi)容必須準確、齊全完整、真實。2.8 所有

8、移交資料均應分項目、分類別整理后移交附電子版目錄（填寫附件2文件移交清單）。2.9 竣工資料的移交由項目部資料員負責，并移交卷內(nèi)目錄電子版（紙質(zhì)文件填寫附件3、電子文件填寫附件4）。2.10 工程竣工后各類紙質(zhì)圖紙整理移交歸檔時，兼職檔案管理員同時將圖紙電子文件整理編目移交一份(y fn)到檔案室保存。2.11移交歸檔時雙方應認真清點核對，準確無誤后進行移交接收簽字(qin z)登記。2.12任何(rnh)個人或部門都不得截留。2.13光盤、照片等特殊載體檔案要采用特殊裝具，并定期備份。2.14如因工作需要不能及時歸檔， 需妥善保存并主動向檔案管理人員備案，待使用完畢后立即歸檔。第八條 檔案借

9、閱1、公司檔案不對外開放，確為公司業(yè)務需要，應由業(yè)務對接人走OA檔案借閱流程；如執(zhí)法部門依法調(diào)查時，應立即報公司領(lǐng)導處理。2、借出后歸還的檔案，檔案人員要當面認真核對，詳細檢查,發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當面提出。到期未歸還的，應及時追回，如需繼續(xù)利用，請重走檔案借閱流程。對未歸還的人員，不得辦理調(diào)動、離職手續(xù)。3、各部門檔案管理員發(fā)生崗位調(diào)動的時候，要及時任命繼任人員，并報中央檔案室備案，以確保檔案工作的順利交接。4、摘錄或復制檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案人員校對無誤后，加蓋作用印章，以資證明。對重要的或密級的檔案需要復制時，須經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導同意。5、檔案借閱、利用者，必須進行登記，注明預計歸還時間，嚴禁對外

10、借出，嚴禁將所獲得的檔案信息透露與他人。6、原則上，原件不予外借，如因工作必須借閱原件的，請借閱時注明詳細用途及確切的歸還時間。7、借閱檔案的人員，必須保守檔案的秘密，保證檔案的安全。不得涂改、勾劃、裁剪、拆散、抽頁、調(diào)換或擅自復印、轉(zhuǎn)借，違者要追究責任。第九條 檔案保密1、檔案取得后未歸檔前，原則上，其部門人員不得先行使用，若由此導致的檔案遺失、損壞、泄密的，以失職問責。2、嚴格遵從公司保密相關(guān)規(guī)定。公司所有員工，尤其是各部門負責人和專兼職檔案管理人員，應提高檔案保密意識，并在工作中遵守檔案保密規(guī)定。3、檔案人員日常工作中時刻保持保密意識，在提供檔案的查借閱時根據(jù)密級嚴格審核把關(guān)，確保檔案信

11、息安全。第十條 檔案(dng n)銷毀(xiohu)1、檔案管理員需對滿保管期限的檔案文件進行鑒定(jindng)再銷毀，以提高檔案庫房有效利用率。2、檔案員對保管檔案文件堅持“期滿鑒定銷毀”的原則，明確其不再具備保存價值以后，對其清理并登記銷毀清冊（附件5）；對還具備保存價值的檔案文件可延長保管期限重新整理歸檔。檔案文件的銷毀鑒定工作周期為5-10年/次。沒有定保管期限的各職能部門的檔案可定為10年。3、舊圖作廢后作資料保存，圖紙原件產(chǎn)生部門在項目工程竣工后三年可申請銷毀。設計技術(shù)部銷毀舊圖紙經(jīng)部門負責人簽字，報部門主管領(lǐng)導審批同意后方可執(zhí)行。4、檔案銷毀方式：經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，加蓋“作

12、廢”章后送指定地點破碎、化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將須銷毀的檔案作其它用途或當作廢紙出售。5、檔案鑒定、銷毀工作結(jié)束后，檔案員須及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料須立卷歸檔、妥善保存。附注一、 圖紙版本控制要求1、方案圖、設計條件圖和通用標準圖如遇設計調(diào)整，下發(fā)最新圖紙時經(jīng)辦人須申請將已存檔的舊圖作廢，并由部門負責人簽名確認后蓋“作廢章”，并在最新圖紙上加蓋“原件章”，資料員須將新舊版本圖紙一并整理編目裝盒存檔，并在卷內(nèi)目錄備注“已加蓋作廢章”。各版本方案圖都必須作為檔案歸檔中央檔案室保存。2、施工圖下發(fā)后又進行局部修

13、改的，相應圖紙目錄也須進行修改。資料員接到修改后圖紙時，要認真進行核查與登記，各類施工最新版本圖紙須完整保存在同一盒里。舊圖需從原案卷中抽出并在圖紙圖號處標明修改的次數(shù)，舊圖另外裝盒編制卷內(nèi)目錄后作為部門資料保管。附注二、檔案編號原則編號規(guī)則： 卷盒（自選）文件號公司代號（全宗號）項目名稱文件類別或?qū)I(yè)類別例：CSCHRB 0010203004附注(fzh)三、卷內(nèi)文件(wnjin)的排列1、文字材料按事項、專業(yè)(zhuny)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。2、圖紙按專業(yè)排列，同

14、專業(yè)圖紙按圖號順序排列。3、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第十一條 附則1、本制度自發(fā)布之日起暫行，在此期間可根據(jù)實際情況予以修訂。2、本制度由哈爾濱華南城綜合事務組負責解釋。附件詳見1-5。附件1成本管理類檔案歸檔范圍（初擬）序號文件名稱歸檔時間備注1工程預算結(jié)算完成后一周內(nèi)原件2工程結(jié)算（結(jié)算審批表、結(jié)算書、結(jié)算協(xié)議）原件結(jié)算協(xié)議實時歸檔（用印后歸檔）3付款申請單按季度移交詳單原件面單提供復印件4工程簽證資料移交原件一份5其他具有保存價值的資料招標采購類檔案歸檔范圍（初擬）序號文件名稱歸檔時間備注1招標任務書（含采購申請和采購計劃）合同簽訂后一周內(nèi)原件2評標小組成員/

15、日程原件3招標文件原件4資格審批（供應商考察報告、單位審批表等）原件5招標邀請函原件6招標文件簽收表原件對招標文件澄清、答疑、修改的文件（如有）原件7投標文件(技術(shù)標投標文件、商務標投標文件)原件、電子光盤8開標記錄表原件9技術(shù)/商務標評分表、會議簽到表、談判記錄表等（如有）原件10商務/技術(shù)評標報告原件11報價匯總表（批準件）原件12中標通知書原件13合同定稿（含全部附件及審批表）實時存檔（用印后歸檔）14其他具有保存價值的資料設計技術(shù)類文檔歸檔范圍（初擬）序號文件名稱歸檔時間備注一、第三方文件1交評、環(huán)評報告等資料實時歸檔原件2地勘、樁基檢測報告等第三方檢測報告原件3控制性詳細規(guī)劃圖、地形

16、圖各種市政規(guī)劃資料、原有管線圖等原件4設計審查文件、設計審查合格書及其他資料原件二、內(nèi)部文件5設計類招標文件合同：用印后歸檔其它資料：合同簽訂后一周內(nèi)原件6施工圖藍圖取得后一周內(nèi)原件及電子版7方案設計圖、初步設計圖、任務書項目結(jié)算后一周內(nèi)原件8圖紙會審記錄、各方圖紙審查及修改意見原件9各專業(yè)計算書原件10設計變更通知單原件11各種文件簽收記錄（圖紙簽收記錄、設計變更簽收記錄等）原件12對內(nèi)、對外聯(lián)系函及回復文件按季度移交13其他具有保存價值的資料項目管理類文檔歸檔范圍（初擬）序號文件名稱歸檔時間備注1開工指令實時歸檔原件2施工方案原件3監(jiān)理文件（監(jiān)理會議紀要、監(jiān)理通知單、監(jiān)理周報月報等）項目竣

17、工結(jié)算協(xié)議簽訂后3個月內(nèi)原件4竣工資料、竣工圖原件及電子版5竣工驗收報告原件6材料品牌審批文件原件7項目例行檢查報告原件8工作聯(lián)系單（對內(nèi)聯(lián)系單、對外聯(lián)系單、內(nèi)審單、罰款單、內(nèi)部聯(lián)絡單等）按季度移交原件9其他具有保存價值的資料外聯(lián)工程類文檔歸檔范圍（初擬）序號文件名稱歸檔時間備注1國有土地使用證實時歸檔原件2土地成交確認書、出讓合同3土地出讓金繳付證明（繳付發(fā)票、繳付通知書等）4國有建設用地交地確認書5建設用地規(guī)劃許可證6建筑工程施工許可證7建設工程規(guī)劃許可證8商品房預售許可證9房產(chǎn)面積測算報告書（預測報告、實測報告）10工程質(zhì)量監(jiān)督登記表11建設工程消防意見書（消防設計審核、消防驗收）12立

18、項批復及可行性研究報告13環(huán)評、交評、人防等批復14房屋建筑工程竣工驗收備案證明書15防雷裝置設計核準意見書防雷裝置驗收核準意見書16建設工程抗震設防要求審批書17建設用地規(guī)劃條件通知書18使用林地審核同意書19建筑物命名批復20天然氣說明或批復21產(chǎn)權(quán)初始登記22供電方案回復單23節(jié)能審查意見書節(jié)能驗收意見書24與立項、工程有關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導講話25拆遷安置意見、協(xié)議、方案26政府往來文件27其他具有保存價值的政府性文件附件(fjin)2檔案(dng n)移交清單年度(nind)序號案 卷 標 題數(shù) 量（盒）備注例：項目第一標段竣工資料項目第一標段竣工圖文字材料 冊， 圖紙 袋 張照 片 冊， 錄音、錄像帶 盤歸檔部門: 負責人： 移交人：接收部門： 負責人： 接收人：接收日期： 年 月 日本表采用A4紙，一式兩份，一份(y fn)存移交單位或部門，一份存接收單位或部門。移交(yjio)時，本表后附歸檔文件目錄、歸檔電子文件目錄附件(fjin)3歸檔文件目錄序號責任者文號題名日期頁數(shù)備注填表說明(shumng)：序號：填寫(tinxi)移交文件序號，按文件排列順序從1開始標注。責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文單位(dnwi)或署名者。 文號：文件的發(fā)文字號。題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范的、或標題不能反映文件