公司行文流程及管理辦法DOC(1)

1、PAGE PAGE 21鴻業(yè)地產(chǎn)公司行文流程及管理方法為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和管理流程，做到政令暢通，令行禁止，正確指導(dǎo)公司的各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定。一、行文管理主要內(nèi)容：外部函、電、來(lái)文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。 1、內(nèi)部發(fā)文管理公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務(wù)性文件、公司各項(xiàng)規(guī)章制度和公務(wù)文書。一般事務(wù)性文件包括：通知、說(shuō)明、各種統(tǒng)計(jì)表格等；公司各項(xiàng)規(guī)章制度是公司在管理中的各項(xiàng)規(guī)定、方法、措施等；公務(wù)文書包括：請(qǐng)示、報(bào)告、指示、布告、公告、通告、批復(fù)、通知、通報(bào)、決議、函、會(huì)議紀(jì)要等；公司下發(fā)的公文由總經(jīng)辦統(tǒng)籌管理，各部門、下屬一律不得自行向上、向下發(fā)送

2、公文。公文字號(hào)由總經(jīng)辦統(tǒng)一編制。涉及公司各項(xiàng)規(guī)章制度以及對(duì)外宣揚(yáng)、聯(lián)絡(luò)的文字材料，由總經(jīng)辦以公司名義發(fā)文。2、外部文件的管理外部文件為公司以外來(lái)文，包括信函、公文、傳真等。3、公司文件的種類及范圍 （1）、公司的文件種類主要有：公告、通知、通報(bào)、制度。（2）、各類公司文件運(yùn)用范圍：（3）、 公告：主要運(yùn)用于公司的各類人事變動(dòng)，如：任命、崗位變動(dòng)等。（4）、通知：適用于發(fā)布臨時(shí)事務(wù)和措施；傳達(dá)公司高層有關(guān)指示；要求下級(jí)部門辦理或者須要知曉的事項(xiàng)等，例如：放假通知等。 （5）、通報(bào)：適用于公司實(shí)行重大或強(qiáng)制性措施、或人事嘉獎(jiǎng)與懲處，例如：撤銷各辦事處或部門內(nèi)部不適當(dāng)?shù)拇_定或規(guī)定；對(duì)做出突出貢獻(xiàn)優(yōu)秀

3、員工的嘉獎(jiǎng)或?qū)τ趪?yán)峻違反公司規(guī)章制度員工的懲罰等。 （6）、制度：主要運(yùn)用于公司各項(xiàng)政策的實(shí)施細(xì)則及各項(xiàng)工作流程的解 釋、補(bǔ)充和完善。4、公司文件處理的定義及原則（1）、公司文件處理指公司文件的編號(hào)、下發(fā)、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、連接有序的工作。（2）、公司文件處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到剛好、精確、平安、規(guī)范。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。 （3）、公司各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和支配公司工作的文件。明確文件的有效性并通過(guò)受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現(xiàn)執(zhí)行無(wú)效文件的主要

4、措施。（4）、對(duì)于公司以郵件形式下發(fā)的文件，以當(dāng)次接收到的文件為有效執(zhí)行文件，收件人不得轉(zhuǎn)發(fā)，因轉(zhuǎn)發(fā)造成的郵件執(zhí)行錯(cuò)誤問(wèn)題，由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。（5）、對(duì)于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控有效文件，造成的問(wèn)題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。5、公司公文的分類及操作（1）、公司文件按機(jī)密程度，可分為：絕秘、隱私、一般；（2）、公司文件按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；（3）、公司文件按內(nèi)容分類，可分為：公告、通知、通報(bào)、制度。（4）、公司文件的機(jī)密等級(jí)劃分的規(guī)定與操作依據(jù)文件涉及的業(yè)務(wù)隱私程度劃分為“絕密”、“隱私”及“一般”。即使是“一般”

5、文件因?yàn)橐餐瑫r(shí)是業(yè)務(wù)文件、所以不允許無(wú)限制地向公司外部宣揚(yáng)。公司運(yùn)用文件的機(jī)密等級(jí)的具體劃分：公司運(yùn)用文件中，大部分屬于“隱私”及“一般”。對(duì)于公司絕密及隱私文件，還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。公司文件是否設(shè)定為絕秘或隱私文件由擬稿部門和總經(jīng)辦依據(jù)文件內(nèi)容共同確認(rèn)。文件的隱私等級(jí)不是按所示的文件種類進(jìn)行劃分的，而按其內(nèi)容來(lái)推斷。下述為一般分類規(guī)則：公司經(jīng)營(yíng)支配、發(fā)展規(guī)劃、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目資料等屬于“絕密”文件。技術(shù)文件、質(zhì)量文件、商務(wù)文件、項(xiàng)目清單、業(yè)績(jī)考核標(biāo)準(zhǔn)、傭金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品價(jià)格、公司經(jīng)營(yíng)管理政策以及相應(yīng)的培訓(xùn)課件等屬于“隱私”。管理制度、業(yè)務(wù)通知、臨時(shí)銷售政策、工作標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)關(guān)于工作流程方面的資料等通常

6、屬于“一般”文件。但其內(nèi)容若與公司的經(jīng)營(yíng)管理有聯(lián)系、含有特殊技術(shù)信息及管理思想等時(shí)，屬于“隱私”。（5）、對(duì)文件的處理權(quán)限的規(guī)定：隱私等級(jí)水印標(biāo)記發(fā)送方式發(fā)關(guān)范圍復(fù)制簽收收回絕密要文本郵寄部門級(jí)以上不允許須要須要隱私要文本郵寄部門級(jí)不允許須要須要一般不要郵件按工作要求按工作要求不須要不須要對(duì)于被列為公司“絕密”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)以上人員，及相關(guān)關(guān)鍵責(zé)任工作人員。其它需了解相關(guān)內(nèi)容方能開(kāi)展工作的人員，需在總經(jīng)辦的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。對(duì)于被列為公司“隱私”類文件，下發(fā)對(duì)像為部門級(jí)人員及部門文件管理員，其它人員需在部門經(jīng)理或培訓(xùn)人員的主導(dǎo)下對(duì)于工作相關(guān)的內(nèi)容予以學(xué)習(xí)了解。（6）

7、、公司緊急文件的規(guī)定與操作 緊急程度發(fā)放方式接收時(shí)間發(fā)放時(shí)限特急水印文本當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天17：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：30分（含）前當(dāng)日下發(fā)緊急水印文本當(dāng)天16：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天16：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天17：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)一般水印文本當(dāng)天15：00分（含）前當(dāng)日下發(fā)當(dāng)天15：00分（不含）后次日下發(fā)郵件當(dāng)天16：00分（不含）前當(dāng)日下發(fā) （7）、公司文件的編號(hào)規(guī)則 文件編號(hào)模版如下：公司的文件文種代號(hào)為鴻業(yè)XX（XX）字【XXXX】第XX號(hào)-流水號(hào)：XXXX -XXX 文件編號(hào)發(fā)文部門內(nèi)容分類發(fā)文年份文件年份及流水號(hào)（8）、發(fā)文

8、部門：按公司文件分類標(biāo)準(zhǔn)編制，發(fā)文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂“管理”；（9）、內(nèi)容分類：依據(jù)文件內(nèi)容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。（10）、文件編號(hào)：按發(fā)文部門編號(hào)，即鴻業(yè)管理總部第一次發(fā)文，即編號(hào)為“01”；若管理總部其次次發(fā)文“02”等。（11）、文件年份及流水號(hào)：即按當(dāng)年發(fā)文的第X次發(fā)文編號(hào)，不分發(fā)文 部門，依次編號(hào)。（11）、聯(lián)合發(fā)文 聯(lián)合發(fā)文的定義是指：下發(fā)文件涉及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的部門，需跨部門聯(lián)合確定內(nèi)容方可執(zhí)行的文件。如總經(jīng)辦發(fā)文，但文件相關(guān)內(nèi)容涉及到“財(cái)務(wù)部”或其它部門的協(xié)作支持方能執(zhí)行，視為聯(lián)合發(fā)文。須要聯(lián)合發(fā)文的部門，需由擬文部門確認(rèn)文件內(nèi)容，交由擬聯(lián)合部門審核

9、確認(rèn)后，逐級(jí)審批到董事長(zhǎng)后方可發(fā)文，否則不得發(fā)文。（11）、文件下發(fā)公司全部文件的下發(fā)，不分機(jī)密等級(jí)及緊急程度，均需填寫發(fā)文申請(qǐng)審核表附件一并逐級(jí)審批同意后，方可發(fā)文。隱私等級(jí)審批權(quán)限絕秘隱私一般通報(bào)、通知、公告制度部門初審 聯(lián)合部門審議（只針對(duì)需聯(lián)合下發(fā)的文件） 上級(jí)主管復(fù)審/決審 總經(jīng)理決審 新文件的下發(fā)如涉及到原有文件的作廢，應(yīng)在新文件下發(fā)后馬上廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關(guān)程序予以保管或銷毀。 涉及相關(guān)制度及政策的文件，如需培訓(xùn)，須在培訓(xùn)課件制作完成并經(jīng)過(guò)總經(jīng)辦培訓(xùn)組審核通過(guò)后方可下發(fā)文件。二、收、發(fā)文處理程序與要求1、發(fā)文處理程序一般事務(wù)性文件的發(fā)文，應(yīng)事先向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出口頭申請(qǐng)

10、。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應(yīng)事先向總經(jīng)理提出口頭申請(qǐng)。各類文件擬稿承辦部門：公司總部對(duì)外文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)擬稿；各下屬公司對(duì)外文件由下屬公司負(fù)責(zé)擬稿；各部門（含下屬公司）間的往來(lái)文件由本部門負(fù)責(zé)人擬稿；職能部門各種一般事務(wù)性文件，由發(fā)文部門擬稿。公司各項(xiàng)規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負(fù)責(zé)擬稿。各類文書擬稿要求觀點(diǎn)明確、陳述清晰、條理清晰，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)運(yùn)用正確。規(guī)章制度類要符合國(guó)家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實(shí)際狀況。各項(xiàng)規(guī)定要明確具體、切實(shí)可行。要做到觀點(diǎn)明確，文字精練，條理清晰、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。人、地、物名、引文剛好間要具體精確等。章節(jié)的排序?yàn)榈谝粚印耙弧?，其次層“（一）”，第三?/p>

11、“1”，第四層“”。文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填擬稿審核表辦理審核手續(xù)。各類文件擬稿后進(jìn)行審核簽發(fā)，首先送總經(jīng)辦初審。經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。以總公司名義對(duì)外文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿下級(jí)公司對(duì)外文件由下級(jí)公司總經(jīng)理核稿；公司各部門（含下屬公司）間的往來(lái)文件由分管領(lǐng)導(dǎo)核稿；公司各種一般事務(wù)性文件，由下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；公司各種規(guī)章制度由各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦、總經(jīng)理睬審。其次進(jìn)行會(huì)簽、發(fā)送。文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。公司行政公文、規(guī)章制度，在分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理署看法后，由董事長(zhǎng)簽發(fā)；公司一般事務(wù)性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要文件由總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)

12、導(dǎo)批閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、校對(duì)、登記并下發(fā)至相關(guān)部門。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含擬稿審核表）送總經(jīng)辦存檔，并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號(hào)由總經(jīng)辦收發(fā)文管理員按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。2、收文的處理收文一般為公司的外部來(lái)寄送的信函、電郵、快遞、單據(jù)、通知、傳真、報(bào)刊資料等，文。公司外部來(lái)文，有指名收件人的為部門的由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)登記、簽收、干脆交給收件人。如系公文，統(tǒng)一由收發(fā)員處理。為避開(kāi)文件積壓誤事，應(yīng)在收文當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。公司內(nèi)部文件的收文，

13、以部門或下屬公司為單位，指定專人負(fù)責(zé)收文工作。公司內(nèi)部文件收文處理程序：登記、填寫部門收文閱辦單部門或下屬公司負(fù)責(zé)人批示、傳閱、歸檔。凡是收到公司內(nèi)部的單據(jù)（包括：發(fā)票、帳簿、憑證、報(bào)表、稅票等）收文員應(yīng)做好具體記錄依據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，由接收人簽字接收后為辦結(jié)。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。經(jīng)辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應(yīng)于處理期限屆滿前，請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證文件的剛好傳閱。公司外來(lái)文件和內(nèi)部文的收文編號(hào)，由總經(jīng)辦收

14、發(fā)員和部門收文員按年份依流水號(hào)一文一號(hào)編制。三、關(guān)于收、發(fā)傳真及快件的管理1、發(fā)傳真時(shí)必需標(biāo)明傳真內(nèi)容、收發(fā)單位、發(fā)件單位、收件人、發(fā)件人、傳真電話、傳真頁(yè)數(shù)、傳真日期、接收人的電話等事項(xiàng)，發(fā)送傳真后須確認(rèn)傳真是否收到。2、收傳真時(shí)不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內(nèi)容，有接收人剛好送達(dá)收件人并核實(shí)傳真頁(yè)數(shù)、收件單位、發(fā)件單位、發(fā)件人、收件人等事項(xiàng)。3、總部發(fā)送、接收快件及掛號(hào)信一律在總經(jīng)辦登記，由總經(jīng)辦通知收件人簽收，凡收到的快件要當(dāng)面打開(kāi)，由總經(jīng)辦登記郵件資料明細(xì)方可交給收件人。收件人收到后務(wù)必將需轉(zhuǎn)交他人資料剛好交與應(yīng)收人。 4、公司內(nèi)部各下屬公司傳給總部和各下屬公司之間的收、發(fā)快件雙方必需記錄

15、所郵寄資料明細(xì)，由干脆收發(fā)人記錄，以便查詢。5、流程圖如下： 發(fā)文管理流程發(fā)文部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)口頭提動(dòng)身文申請(qǐng) 同意發(fā)文發(fā)文部門形成擬稿審核表擬稿總經(jīng)辦初審總部對(duì)外文件：主管經(jīng)理核稿；分公司對(duì)外文件：分公司經(jīng)理核稿；公司各部門往來(lái)文件：主管經(jīng)理核稿；一般事務(wù)性文件：下發(fā)部門負(fù)責(zé)人核稿；規(guī)章制度：各部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)會(huì)審相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核公文、規(guī)章制度：董事長(zhǎng)簽發(fā)；一般事務(wù)性文件：1、業(yè)務(wù)類-主管經(jīng)理簽發(fā)； 2、管理類-主管經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)校對(duì)、（蓋章、裝訂）登記總經(jīng)辦填寫發(fā)文登記表總經(jīng)辦一般事務(wù)性文件：網(wǎng)站公布，如需打印再印出下發(fā)公文、規(guī)章制度：印出下發(fā)發(fā)文總經(jīng)辦文件原稿、擬稿審核表存檔公司外

16、部來(lái)文處理流程外部來(lái)文總經(jīng)辦收發(fā)員收件原稿、收文閱辦單、（承辦通知單、文件受理催辦單）存檔文件受理催辦單總經(jīng)辦收發(fā)員承辦通知單稽催總經(jīng)辦收發(fā)員傳閱或辦理主管經(jīng)理批辦收文閱辦單公文總經(jīng)辦擬辦看法公司文件員工個(gè)人文件公司或個(gè)人收文登記表來(lái)文登記、簽收、拆封總經(jīng)辦 總經(jīng)辦收發(fā)員：可由總經(jīng)辦秘書兼任公司內(nèi)部發(fā)文處理流程內(nèi)部發(fā)文 登記填寫收文登記單部門或下屬公司收文員填寫部門收文閱辦單元批示部門或下屬 公司負(fù)責(zé)人傳閱或辦理收文原稿、部門收文閱辦單部門或分公司收文員歸檔四、文件的宣貫（一）、公司全部下發(fā)的規(guī)章制度、通知及公告等，如文件的內(nèi)容需向公司全體員工傳達(dá)，均需在公司公告欄張貼（各辦事處需在辦事處公告

17、欄張貼）。（二）、對(duì)于公司制度類文件，涉及到與工作相關(guān)的流程操作與執(zhí)行的，須由發(fā)文部門聯(lián)合人事行政部培訓(xùn)組，在受文范圍內(nèi)組織培訓(xùn)，并針對(duì)特定人員予以考核。具體培訓(xùn)方式以人事行政部培訓(xùn)組要求為準(zhǔn)。（三）、對(duì)于公司除制度以外的通知公告等類型文件由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)在部門內(nèi)部宣貫。（四）、文件張貼的時(shí)間限制公告：需公司內(nèi)部張貼1周；通知：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。通報(bào)：通常需公司內(nèi)部張貼兩周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求。制度：通常需公司內(nèi)部張貼一周，具體視當(dāng)次下發(fā)文件的要求；以水印文本方式下發(fā)的文件，不得在公司內(nèi)部張貼，但受文人需在部門內(nèi)部按文件下發(fā)要求的范圍內(nèi)組織宣貫。五、文件的

18、保管與存檔（一）、文件的保管分為：有效期內(nèi)文件的保管與過(guò)期文件的保管。（二）、對(duì)于有效期內(nèi)的文件，須按“發(fā)文部門機(jī)密程度-文件編號(hào)”進(jìn)行有序存檔管理。如總部發(fā)文，文件編號(hào)為：鴻業(yè)總部【制度】字【2014】第01號(hào)文件，機(jī)密程度為：隱私，應(yīng)分放在管理總部機(jī)密類文件中，按編號(hào)有序排列。（三）、公司文件在下發(fā)后兩周內(nèi)需進(jìn)行存檔管理（四）、總經(jīng)辦需建立公司在用文件的電子書目公司在用文件書目表每月15日及月底（遇節(jié)假日順延）將公司在用文件的電子書目進(jìn)行更新。（五）、文件的借閱1、公司全部已存檔文件，只能予以查看，不得帶出、復(fù)制或拷背。2、公司文件的借閱，可以整個(gè)文件借閱，或借閱文件的某一部分內(nèi)容。借閱的

19、要求或內(nèi)容須要在公司文件調(diào)閱單中明確說(shuō)明，文件管理員視借閱內(nèi)容予以發(fā)放文件。3、公司文件的借閱，原則上均需當(dāng)天返回。4、公司全部文件借閱，均需辦理借閱手續(xù)（1）、對(duì)于部門內(nèi)部文件的查閱，需經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理的同意后，進(jìn)行查看。（2）、對(duì)于公司跨部門文件的查看，需由部門主管填寫公司文件調(diào)閱單明確說(shuō)明借閱理由及工作須要，并按流程審核后予以查看： 對(duì)于隱私等級(jí)為“一般”的文件需經(jīng)過(guò)直屬主管的批準(zhǔn)后交總經(jīng)辦 同意后進(jìn)行查看； 對(duì)于隱私等級(jí)為“隱私”或“絕密”類文件，必需逐級(jí)審批至總經(jīng) 理后至總經(jīng)辦進(jìn)行查看。 公司文件的調(diào)閱原則上不得一次調(diào)閱多個(gè)文件，對(duì)于一次借閱兩個(gè) 或以上的文件，必需附件明確說(shuō)明緣由，否則

20、不予批準(zhǔn)。5、文件的廢止及銷毀 文件的廢止是指：新文件的發(fā)布涉及到原有文件的作廢；或是由于公司的經(jīng)營(yíng)模式或組織架構(gòu)變動(dòng)，相關(guān)政策及文件已無(wú)實(shí)際可執(zhí)行價(jià)值和依據(jù)，而涉及到的相關(guān)文件的作廢；或是公司出臺(tái)的具有實(shí)效性的文件，而已過(guò)其時(shí)效期而自動(dòng)廢止。 文件的銷毀是指：對(duì)于已作廢或廢止的文件，在肯定存放期后，由人事行政部對(duì)其進(jìn)行銷毀處理。 對(duì)于機(jī)秘等級(jí)為“一般”的文件由各部門在新文件下發(fā)后自主銷毀，對(duì)于機(jī)秘等級(jí)為“隱私”或“絕秘”的文件，在文件廢止后必需退還至總經(jīng)辦。由總經(jīng)辦統(tǒng)一對(duì)其銷毀。6、相關(guān)懲罰規(guī)定 各部門必需按公司在用文件書目，對(duì)于下發(fā)至本部門的文件進(jìn)行存檔保管，文件柜必需加鎖，由部門文件管理

21、員統(tǒng)一保管。公司會(huì)定期對(duì)各部門文件的宣導(dǎo)狀況及存檔狀況進(jìn)行檢查。在檢查過(guò)程中發(fā)覺(jué)未按公司規(guī)定執(zhí)行的，將作肯定懲罰： 對(duì)于公司“隱私”及“絕密”文件在簽收后保管不當(dāng)，泄密或丟失的：機(jī)密程度為“隱私”的文件，對(duì)于干脆責(zé)任人，即文件的保管者處以100元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以100元/次/份的罰款。機(jī)密程度為“絕密”的文件，對(duì)一干脆責(zé)任人，即文件的保管者處以200元/次/份的罰款；部門經(jīng)理負(fù)連帶責(zé)任，同處以200元/次/份的罰款。對(duì)于公司文件下發(fā)后，部門內(nèi)部未按要求進(jìn)行宣貫，在相關(guān)工作的執(zhí)行中出現(xiàn)問(wèn)題的，將對(duì)部門負(fù)責(zé)人處以50元/次的罰款。六、公司文件格式與行文標(biāo)準(zhǔn)（1）、公司文件

22、格式公司文件一般由文件編號(hào)、標(biāo)題、機(jī)秘等級(jí)、受文部門、正文、附件說(shuō)明、成文日期、發(fā)文部門等部分組成。公司文件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)精確簡(jiǎn)要地概括公司文件主要內(nèi)容并標(biāo)明公司文件種類。主送部門指公司文件的主要受文部門，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。制度類文件必需注明主送部門，并將主送部門置于標(biāo)題之下、正文之上，居中排列。有些不便于在首頁(yè)列出受文部門的公司文件，如公告、通知、通報(bào)等文件，受文部門可以不在公司文件中體現(xiàn)，但需在發(fā)文申請(qǐng)審核表中明確。受文部門一律用全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱。公司文件如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文時(shí)間之前注明附件依次和名稱。公司文件成文日期以總經(jīng)理簽發(fā)批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。（2）、行文標(biāo)準(zhǔn)七、相關(guān)附

23、件1、附件一：發(fā)文申請(qǐng)審核表2、附件二：公司文件發(fā)文簽收表及其相關(guān)表格3、附件三：公司文件調(diào)閱單4、附件四：公司文件書寫格式（通知、公告、通報(bào)）5、附件五：公司文件書寫格式（制度）附件一：擬稿審核表文件名稱文件類別公文 規(guī)章制度 一般事務(wù)性文件公文字號(hào)密級(jí)印數(shù)主送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)核稿簽發(fā)規(guī)章制度打印份數(shù)核稿簽發(fā)一般事務(wù)性文件是否須要打印 是 否打印份數(shù)核稿簽發(fā)擬稿人打印人校對(duì)人備注附件二、發(fā)文登記簽收表序號(hào)發(fā)文編號(hào)發(fā)文日期發(fā)文種類發(fā)文內(nèi)容摘要簽收人備注公司收文閱辦表發(fā)文部門文件編號(hào) 字第 號(hào)文件標(biāo)題收文編號(hào)份數(shù)擬辦看法：領(lǐng)導(dǎo)批示：處理結(jié)果：傳閱者簽字：年 月 日 年 月 日年 月 日年 月 日_部

24、門收文閱辦單 發(fā)文部門文件編號(hào) 字第 號(hào) 文件標(biāo)題收文編號(hào)份數(shù)領(lǐng)導(dǎo)批示：傳閱者簽字：處理結(jié)果： 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 收文登記單序號(hào)收文編號(hào)收文日期發(fā)文單位發(fā)文字號(hào)附件及摘要承辦通知單 承辦部門收文閱辦單號(hào)承辦日期完成期限承辦負(fù)責(zé)人承辦事項(xiàng)：辦理結(jié)果：備注：文件受理催辦單催辦部門催辦日期催辦事項(xiàng)：受理事項(xiàng)完成最終期限辦理結(jié)果：未辦理緣由：附件三：公司文件調(diào)閱單文件調(diào)閱單文件名稱文號(hào) 調(diào)閱事由 借出時(shí)間 歸還日期 調(diào)閱人 批準(zhǔn)人 備注 aaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa

25、aaaaassaaassaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaaa運(yùn)用流程：調(diào)閱填寫 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 調(diào)閱 歸還。、填寫要點(diǎn)：（）借出時(shí)間，為實(shí)際調(diào)閱時(shí)間；（）歸還日期，為調(diào)閱人預(yù)料歸還日期，填寫請(qǐng)與行政主管協(xié)商；（）備注，可填寫實(shí)際歸還日期或填“已還”。本單裝訂成冊(cè)運(yùn)用。 附件四：公司文件書寫格式一、office Word寫作規(guī)范公司全部文檔應(yīng)統(tǒng)一運(yùn)用Word2003排版，若運(yùn)用word2007版軟件的，請(qǐng)務(wù)必保存為word97-2003版。頁(yè)面應(yīng)當(dāng)設(shè)置如下：紙型為A4，頁(yè)邊距規(guī)格為：Word默認(rèn)值。文檔內(nèi)容的排版格式如下（除特殊狀況外，中文全部用宋體，英文字體用Times New Roman）。（一）標(biāo)題3號(hào)宋體加粗，居中，上下各空1行。文件名需運(yùn)用全稱，如“蒙城鴻業(yè)地產(chǎn)公司管理細(xì)則”等，不能簡(jiǎn)寫為“管理細(xì)則”。第一、二層標(biāo)題應(yīng)加粗。（二）正文1、正文用小四號(hào)宋體，行距為固定值18-20磅，首行按國(guó)家漢語(yǔ)規(guī)范須縮進(jìn)2個(gè)字符。2、正文中層次不宜過(guò)多，依次編號(hào)格式統(tǒng)一為：一，（一），1，（1），；二，（二），2,（2），；。每層次的標(biāo)題由詞組或短語(yǔ)組成，要簡(jiǎn)短明確，題末不帶標(biāo)點(diǎn)。同一層次標(biāo)題在語(yǔ)法結(jié)構(gòu)上應(yīng)盡量對(duì)等。留意要易于區(qū)分層次的凹凸。在編輯文件時(shí)，需取消自動(dòng)