關(guān)于縣級(jí)公安局檔案管理的幾點(diǎn)思考(共11頁)

1、加強(qiáng)(jiqing)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案(dng n)信息化管理的幾點(diǎn)思考薛和才摘 要：加強(qiáng)檔案信息化管理是目前縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的緊迫任務(wù),根據(jù)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作現(xiàn)狀，本文作者從轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)培訓(xùn)(pixn)、科學(xué)建設(shè)、完善機(jī)制四個(gè)方面，對(duì)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理提出對(duì)策和建議。關(guān)鍵詞：公安機(jī)關(guān)檔案管理 信息化 縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，如何使其在打擊犯罪、保護(hù)人民和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮重要作用，加強(qiáng)信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務(wù)資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理成了目前縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的緊迫任務(wù)。經(jīng)過近幾年的

2、努力，目前很多縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理平臺(tái)基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案管理員仍然存在著不會(huì)用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級(jí)階段。筆者現(xiàn)就如何加強(qiáng)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理進(jìn)行一些思考和研究，以期拋磚引玉。一、檔案信息化管理存在的問題目前，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理還存在著許多(xdu)問題，有個(gè)人主觀上的原因，也有信息化建設(shè)中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。（一）存在(cnzi)“不愿用”的問題(wnt)。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現(xiàn)主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，總是習(xí)慣于傳統(tǒng)

3、的工作模式，片面認(rèn)為信息化管理既難學(xué)又不可靠，只會(huì)加重檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，對(duì)信息化應(yīng)用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守?cái)偂⒈粍?dòng)服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡(jiǎn)單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴(yán)格遵循各類檔案規(guī)定，認(rèn)真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時(shí)收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，從時(shí)間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機(jī)制不健全，有些基層派出所對(duì)檔案管理系統(tǒng)往往是誰會(huì)用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯(cuò)還會(huì)受到埋怨

4、；不會(huì)用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔(dān)任何責(zé)任，這樣嚴(yán)重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應(yīng)用的普遍提高。（二）存在(cnzi)“不會(huì)(b hu)用”的問題(wnt)。近年來，檔案管理員的計(jì)算機(jī)操作水平雖然有了普遍提高，但相當(dāng)一部份人信息化應(yīng)用還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會(huì)用”。多數(shù)縣級(jí)公安機(jī)檔案管理員專業(yè)不對(duì)口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔等基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，知識(shí)結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作微機(jī)，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯 檢索、利用等工作的實(shí)用的“復(fù)合型”人才不多，這就影響了公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理水

5、平的整體提升。二是培訓(xùn)不力“不會(huì)用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓(xùn)方式，計(jì)算機(jī)操作基本技能培訓(xùn)的多，專業(yè)應(yīng)用技能培訓(xùn)的少；檔案信息采集錄入講的多，學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)少；警綜平臺(tái)使用培訓(xùn)多，檔案管理平臺(tái)應(yīng)用培訓(xùn)少。由此導(dǎo)致大部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。 （三）存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級(jí)對(duì)基層信息化建設(shè)的投入都很大，但對(duì)檔案信息化投入比較少，目前多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備仍相對(duì)匱乏和落后。一是設(shè)備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜，

6、在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)一個(gè)檔案需要很長時(shí)間，很難滿足日常工作應(yīng)用需求；有的單位缺乏對(duì)檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業(yè)務(wù)檔案還沒有按要求實(shí)行微機(jī)管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)偵查辦案應(yīng)用系統(tǒng)之間的共享性差，數(shù)據(jù)庫不能對(duì)接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，難于通過關(guān)聯(lián)、對(duì)接和共享實(shí)現(xiàn)質(zhì)飛躍。三是權(quán)限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大都是采用數(shù)字證書登錄，由于證書的應(yīng)用權(quán)限是按照職務(wù)、職級(jí)設(shè)置的，這就造成在實(shí)際工作中，最需要應(yīng)用信息資源的檔案管理員應(yīng)用權(quán)限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。（四）存在(cn

7、zi)“用不好(b ho)”的問題。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理不能收到應(yīng)有的或最佳的實(shí)戰(zhàn)效能。一是投入少。一些(yxi)單位的檔案信息化管理是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，沒有認(rèn)識(shí)到公安檔案管理在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，投入大量人力、物力、財(cái)力都出不了政績(jī)，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對(duì)原始檔案材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的匯總，片面追求數(shù)量,忽視了在匯編的基礎(chǔ)上加以分析研究，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡(jiǎn)單化，檔案管理員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡(jiǎn)單

8、的業(yè)務(wù)查詢，利用各系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對(duì)，對(duì)各類違法犯罪信息的篩選比對(duì)不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務(wù)，不會(huì)用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。二、產(chǎn)生(chnshng)問題的主要原因縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理普遍存在的上述(shngsh)四個(gè)方面的問題外，有歷史的原因，也有現(xiàn)實(shí)的原因；有隊(duì)伍管理方面的原因，也有檔案管理員個(gè)體素質(zhì)的原因。大致可歸納為以下幾個(gè)方面：（一）認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。少數(shù)單位(dnwi)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案

9、工作重視不夠，認(rèn)為檔案部門是養(yǎng)老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業(yè)務(wù)人員破獲案件、抓獲人頭，用時(shí)想到了，不用時(shí)淡忘了，導(dǎo)致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。（二）管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動(dòng)頻繁，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量，派出所內(nèi)勤要面對(duì)上級(jí)各個(gè)部門的十幾種業(yè)務(wù)工作，往往是疲于多頭應(yīng)付，很難全身心地投入檔案管理工作，當(dāng)前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量低，查找速度慢，使用效率低。（

10、三）經(jīng)費(fèi)上缺乏(quf)保障。公安機(jī)關(guān)尤其是基層派出所辦公經(jīng)費(fèi)本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數(shù)基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備，多數(shù)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統(tǒng)一使用(shyng)檔案管理軟件進(jìn)行管理，還是以“整理憑經(jīng)驗(yàn)、利用提案(t n)卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時(shí)效，也不利于檔案信息優(yōu)勢(shì)在各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。（四）機(jī)制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機(jī)制，但卻沒有一個(gè)統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機(jī)制，管理與服務(wù)存在脫

11、節(jié)現(xiàn)象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實(shí)物檔案以及與公安業(yè)務(wù)有關(guān)的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統(tǒng)性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個(gè)別基層派出所檔案還存在斷代現(xiàn)象，少數(shù)民警認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三、加強(qiáng)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理(gunl)的幾點(diǎn)淺見加強(qiáng)檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實(shí)際，研究、找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)、切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，從警務(wù)運(yùn)作、公安執(zhí)法(zhf)，到隊(duì)伍管理，將信息化應(yīng)用深入到公安檔案管理工作的方方面面。（一）轉(zhuǎn)變觀念，變“不愿用”為“主動(dòng)(zhdng)用”。一要強(qiáng)化正面引導(dǎo)。充分利

12、用會(huì)議、談心等各種場(chǎng)合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認(rèn)識(shí)到警務(wù)信息化是形勢(shì)發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會(huì)丟掉工作崗位，切實(shí)增強(qiáng)廣大檔案管理員的危機(jī)感和緊迫感，切實(shí)提高其工作的主動(dòng)性。二要強(qiáng)化管理責(zé)任。要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求，結(jié)合實(shí)際、因地制宜制定各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)范，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責(zé)任落實(shí)，以此促進(jìn)檔案信息化管理工作。三要強(qiáng)化習(xí)慣養(yǎng)成。要求檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡(jiǎn)報(bào)以及上報(bào)材料等辦公業(yè)務(wù)一律通過電子郵件、網(wǎng)站等形式進(jìn)行，日常工作信息要及時(shí)錄入信息平臺(tái)，做到日清月結(jié)，逼使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機(jī)，工作先上網(wǎng)”的日

13、常習(xí)慣，從中切實(shí)感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動(dòng)上接受和支持信息化。四要強(qiáng)化日?？己?。要研究建立一套檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵(lì)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理員的信息采集、應(yīng)用情況進(jìn)行排名和網(wǎng)上通報(bào)，其工作成效與年終績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)、評(píng)先掛鉤，以考核調(diào)動(dòng)檔案管理員應(yīng)用信息化的主動(dòng)性和積極性。（二）加強(qiáng)(jiqing)培訓(xùn)，變“不會(huì)(b hu)用”為“精通(jngtng)用”。一要強(qiáng)化專題培訓(xùn)。對(duì)不懂得專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，要?jiǎng)?chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，使人人成為

14、檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理，個(gè)個(gè)成為檔案管理工作的行家里手。二要強(qiáng)化崗位培訓(xùn)。要使在職檔案管理人員能適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的需要，就必須有針對(duì)性地進(jìn)行與本職崗位密切相關(guān)的公安業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)，以達(dá)到“懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息技術(shù)”的要求。三要強(qiáng)化交流互補(bǔ)。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學(xué)習(xí)，實(shí)地考察，取長補(bǔ)短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進(jìn)行業(yè)務(wù)交流、研究活動(dòng)，以便更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息化管理的需要。（三）科學(xué)(kxu)建設(shè)，變“不能用”為“高效(o xio)用”。一要擴(kuò)容網(wǎng)絡(luò)，保持高速暢

15、通?，F(xiàn)在接入公安網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)越來越多，上網(wǎng)操作越來越頻繁，要結(jié)合本地實(shí)際，適當(dāng)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)帶寬，確保網(wǎng)絡(luò)高速暢通，讓全體民警真正體會(huì)到網(wǎng)絡(luò)帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理(gunl)應(yīng)用的實(shí)效性。二要改進(jìn)質(zhì)量，提升應(yīng)用實(shí)效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個(gè)時(shí)期公安中心工作，抓住公安工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務(wù)。三要?jiǎng)?chuàng)新手段，增強(qiáng)服務(wù)后勁。要充分利用警務(wù)信息綜合應(yīng)用平臺(tái)和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強(qiáng)電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上著錄、管理和查詢，以充分利用網(wǎng)上

16、檔案信息服務(wù)實(shí)戰(zhàn)，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定。四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時(shí)，要逐步將各業(yè)務(wù)部門建設(shè)的信息系統(tǒng)整合進(jìn)檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持。（四）完善機(jī)制，變“用不好”為“用得好”。一要進(jìn)一步完善檔案信息的采集錄入機(jī)制。要建立檔案信息日常更新維護(hù)機(jī)制，將檔案信息的采集錄入指標(biāo)按不同警種、不同工作崗位，細(xì)化分解到每一個(gè)單位和檔案管理員，結(jié)合日常走訪、巡邏、行業(yè)管理、集中清查等工作，主動(dòng)深入社區(qū)搜集敵情、社情、民情，及時(shí)錄入工作對(duì)象的相片、指紋、活動(dòng)情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破

17、案服務(wù)。同時(shí)，要落實(shí)信息采集錄入責(zé)任，落實(shí)檔案管理員、科所隊(duì)長、業(yè)務(wù)部門“三級(jí)把關(guān)”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。二要進(jìn)一步完善檔案信息的分析研判機(jī)制。縣級(jí)公安機(jī)關(guān)要建立檔案研判網(wǎng)頁，以此為平臺(tái)，建立以分級(jí)分類研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機(jī)制，確保檔案信息研判常態(tài)化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺(tái)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各類基礎(chǔ)信息的梳理、比對(duì)、關(guān)聯(lián)查詢和動(dòng)態(tài)分析，不斷提高信息研判的質(zhì)量和水平，形成有價(jià)值的實(shí)戰(zhàn)檔案，真正指導(dǎo)服務(wù)于各實(shí)戰(zhàn)單位。三要進(jìn)一步完善檔案信息的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用機(jī)制。在檔案信息的指導(dǎo)下，要及時(shí)對(duì)轄區(qū)警情信息進(jìn)行研判，確保及時(shí)準(zhǔn)確掌握轄區(qū)的治安態(tài)勢(shì)，并采取有針性地開展防范部署，對(duì)轄區(qū)突出治安問題和突出犯罪，通過集中整治、組建專業(yè)隊(duì)等形式實(shí)施精確打擊、定點(diǎn)清除，切實(shí)提高防控工作的針對(duì)性和實(shí)效性。四要進(jìn)一步規(guī)范