公司辦公室職能與采購管理制度(共9頁)

1、PAGE PAGE 10包頭(bo tu)辦事處工作(gngzu)職能 總述包頭(bo tu)辦事處代表公司負責在包的煤炭采購及發(fā)運工作。具體職責1、全面掌握公司煤炭銷售政策和策略及營銷戰(zhàn)略。2、掌握了解公司煤炭銷售的合同、計劃、調運、結算、清欠等管理制度、工作要求及進展情況。3、接受公司直接領導，及時了解掌握公司情況。分析生產走勢及產存情況，對總公司負責。5、負責協(xié)調包頭辦事處煤炭采購業(yè)務。6、負責協(xié)調各聯(lián)辦與公路運輸、計劃單位、站臺、港口等業(yè)務關系和處理有關業(yè)務。7、負責煤炭采購的貨款結算工作。8、負責包頭辦事處的合同管理工作。9、負責本辦事處各類信息上傳下達工作。10、負責本銷售公司職工

2、的日常培訓、思想教育工作。11、負責本辦事處內部績效考核、人事管理、資產管理、工資獎金、文書紀要、檔案管理、車輛管理等工作。12、負責本辦事處的統(tǒng)計分析工作，統(tǒng)一報表管理。13、制定本辦事處各種管理制度并組織落實。經理(jngl)崗位職責1、負責(fz)包頭(bo tu)辦事處全面工作2、主持辦事處的行政工作3、制定公司的年、季、月工作計劃并組織實施4、對辦事處采購業(yè)務的運行進行決策并管理5、負責辦事處內部人事管理6、控制辦事處業(yè)務經費的使用7、對各處業(yè)務管理進行指導，督促各部門負責人完成相關業(yè)務協(xié)調外部關系8、負責協(xié)調與鐵路有關站段的路礦關系9、組織落實有關鐵路等相關單位的要求10、完成上級

3、交辦的其他任務辦公室崗位職責 1、在公司領導下對本辦事處行政工作全面負責。協(xié)助公司領導進行工作部署和工作落實，做到上情下達，下情上報。2、規(guī)劃本辦事處中長期工作計劃、發(fā)展目標、培訓方案。3、按照公司全年安排，制訂本處年度、季度、月度工作計劃、工作標準和相應實施措施。4、負責本辦事處各項管理制度的完善工作。5、負責本辦事處對外報表、總結、數(shù)據的審核工作以及日常辦公費用審批工作。6、制定合理的人員分工、協(xié)作方案，做到任務明確，責任到人，措施得力，督辦到位。7、負責與公司、辦事處、各職能部門的聯(lián)系協(xié)調工作。8、負責公司及本處的印鑒保管、使用。9、負責上級或其他單位來函、文件的批閱。10、負責本處的培

4、訓、考核工作。11、處理各種突發(fā)事件。12、完成公司交辦的其他任務。采購(cigu)管理制度為了規(guī)范公司的煤炭采購行為，降低煤炭采購成本，確保公司煤炭供應，加強企業(yè)原煤采購的監(jiān)督管理，特制定(zhdng)本規(guī)定。以使企業(yè)的采購管理達到以下目標：1、建立(jinl)“三集中、三分離”的物資采購管理體制?！叭小奔赐菩屑胁少?、集中儲備、集中結算的管理體制;“三分離”是將采購、驗收、結算等業(yè)務分段管理,實現(xiàn)物資采購各環(huán)節(jié)的相互制約機制2、與重點礦點確立長期合作關系，實施定向采購方式3、對煤炭采購建立全過程監(jiān)督機制。包括計劃下達、價格咨詢、簽訂合同、煤炭驗收、貨款結算等環(huán)節(jié)的全程參與監(jiān)督一、采購職

5、能1、編制年度、月度采購計劃并上報核批2、完成公司下達的采購計劃 3、選擇礦點、穩(wěn)定供貨渠道，根據區(qū)域內各礦點的煤質初步核定煤價并上報核批4、隨時掌握各礦點的情況及其所供應煤炭的價格、質量、產量等 5、根據核批的礦點、煤價等主要條款簽訂合同6、簽訂合同后，制作經采購員、采購主管、公司負責人聯(lián)簽的標明合同數(shù)量及煤質指標的通知單下達站臺及運輸部門負責人。7、編制每月市場價格表，掌握新的煤炭供應資源，及時提供給總經理參考8、負責與站臺聯(lián)系，及時處理煤炭計量、質量、發(fā)運等問題，督促礦點、運輸公司及時送貨9、配合站臺對煤炭進行驗收，確保所購煤炭符合申購要求 二、煤炭運輸部門營運職能1、所承運的煤炭必須與

6、運輸公司簽訂運輸合同2、運輸合同運價的核定必須上報核批3、按時(nsh)完成承運任務三、站臺(zhnti)的收儲發(fā)運職能1、嚴格執(zhí)行中轉(zhngzhun)協(xié)議中的各項條款2、站臺對按采購方采購合同所列明的煤炭數(shù)量、質量要求，負責煤炭的計量統(tǒng)計，質量驗收、存儲堆放3、站臺有權對不符合質量要求的煤炭拒收或作廢煤、扣噸處理4、站臺在接到鐵路部門及計劃部的裝車通知、車皮到達站臺指定位置后，按鐵路部門規(guī)定的裝車時間內裝車完畢5、站臺按鐵路部門裝運要求足額裝運，不得出現(xiàn)虧噸現(xiàn)象，如出現(xiàn)嚴重虧噸者，應由站臺賠付虧噸鐵路運費，并按月將虧噸煤炭紅字沖回。6、站臺應準確無誤地填制路運單7、對入庫煤炭負有保管責任

7、，總公司每年組織盤點兩次，發(fā)現(xiàn)超合同盤虧時，應由站臺照當日市價賠付8、站臺應對所配送煤炭的質量按批次化驗留檔，如與用戶所檢測發(fā)生差異時可書證四、煤炭采購環(huán)節(jié)內部制衡1、供應部門、運輸部門、站臺三部門日報表的結帳截止日統(tǒng)一為中午12時，報送時間統(tǒng)一為17時，保證各部門的統(tǒng)計口徑保持一致.其中：供應部門編制每日預結算表、運輸部門編制日運量表、站臺編制日收儲表2、供應部門、運輸部門均派人進駐站臺，與站臺對當日所購煤炭的數(shù)量及質量進行簽證確認3、供應部門購煤質量與合同不符造成的損失，由采購員、采購主管、分公司領導承擔全額賠償損失4、運輸部門對礦發(fā)量與實收量二者之間造成超正常途耗引起的短少煤炭數(shù)量負全額

8、賠償責任;對由于自身掉包、換煤造成損失也應承擔全額賠償責任。5、站臺在收儲過程中放松管理徇私情致使煤質出現(xiàn)問題，應由站臺負責賠償6、站臺煤炭存量出現(xiàn)盤虧時，應由站臺負責賠償7、財務管理中心及時復核三方報表(bobio)，如存在差異應查明原因迅速處理五、采購員崗位職責1、熟悉和掌握各礦點的情況及其所供應煤炭的價格(jig)、質量、產量等2、根據(gnj)采購計劃采購簽訂合同、采購煤炭3、定期不定期對煤源及價格進行調查走訪，及時向主管報告各礦點煤炭價格的最新行情、庫存、質量等信息4、與公路運輸部門及時溝通，合理安排調度上站運輸工作5、及時掌握上站煤炭的質量情況，對不符合質量要求的礦點及時作出處理6

9、、簽訂合同后，制作經采購員、采購主管、公司負責人聯(lián)簽的標明合同數(shù)量及煤質指標的通知單下達站臺及運輸公司7、同各煤礦保持良好的合作關系8、協(xié)助站臺搞好煤炭入庫的驗收工作六、供應商的管理供應商管理流程采購部匯總供應商信息審查礦點情況是否獲取質量報告單選擇礦點收集供應商信息上報核批審查(shnch)礦點情況的參與人包括：總經理(jngl)、采購主管、采購員、財務、結算人員對選擇(xunz)的礦點，應收集該礦點的相關基本資料信息七、采購合同的簽訂、傳遞、保管1、煤炭采購必須簽訂合同，且合同的編號應連續(xù)一致2、煤價及煤質的制定由采購主管、采購員、結算員、財務人員核定后編制審批表交由分公司領導進行審查，后

10、報交財務管理中心核批，核批后由采購部簽定合同3、采購合同簽訂后，原件留采購部門保管歸檔，并同時復印3份交由公司財務、結算、財務管理中心備案4、結算人員在合同履行的過程中，隨時關注各礦點進煤情況，如存在無合同供貨、超合同供貨、合同條款變更未核批等情況，上報財務管理中心八、質量管理（原煤檢驗）流程圖 煤炭運輸至站臺站臺質檢科檢驗煤炭全檢出具檢驗報告辦理入庫手續(xù)存儲煤炭抽檢采購部門：根據采購合同(h tong)提交煤炭數(shù)量、煤質質量指標通知單下達站臺，對抽檢質量不合格的原煤應及時處理站臺：根據合同及標準進行(jnxng)抽檢，對各礦點原煤進行批次檢驗，出具檢驗報告，對抽檢不合格原煤信息及時返回采購部

11、門九、結算(ji sun)付款流程圖站臺結算單站臺統(tǒng)計礦點確認結算財務匯總結算單審核上報履行審批手續(xù)后支付結算編制請款單各項程序的履行見結算(ji sun)崗職責十、應付帳款及預付(y f)帳款的管理1、應付(yng f)帳款財務部門與采購結算對應付帳款進行確認；每年對債務單位進行簽認并取得雙方確認的簽認表；支付結算，支付對象應與合同簽訂供貨者一致2、預付帳款財務部門與采購結算對預付帳款進行確認；對購進貨物進行帳務處理十一、存貨管理的流程原煤入庫原煤保管存貨安全儲備定額管理原煤出庫原煤盤點存貨盤虧盤盈核銷入庫成本核算存貨報告帳務處理出庫成本核算存貨(cn hu)盤點要求：（1）建立存貨盤點管理辦法，內容應包括：盤點小組成員，監(jiān)盤人員(rnyun)；空白盤點表