審計(jì)工作中常用的Excel知識(shí)基礎(chǔ)PPT課件.ppt

1、第1章審計(jì)工作中常用的Excel知識(shí)基礎(chǔ)高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用1熟悉Excel 2007的公式熟悉Excel 2007函數(shù)數(shù)據(jù)管理和宏的作用高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用2熟悉Excel 2007的公式公式組成公式的輸入單元格的引用高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用3熟悉Excel 2007的公式Excel中的公式是指在單元格中執(zhí)行計(jì)算功能的各式各樣的方程式。其中，公式中元素的結(jié)構(gòu)或次序決定了最終的計(jì)算結(jié)果。在Excel中，運(yùn)用的公式一般都遵循特定的語(yǔ)法或次序，在輸入的過(guò)程中，最先輸入的就是等號(hào)（=），再輸入?yún)⑴c計(jì)算的元素（運(yùn)算數(shù)），每個(gè)運(yùn)算數(shù)可以是改變不改變的數(shù)值、單元格或引用單元

2、格區(qū)域、標(biāo)志、名稱或工作函數(shù)等，不過(guò)這些參與計(jì)算的運(yùn)算數(shù)都是通過(guò)運(yùn)算符隔開的。在Excel中，公式一般是由運(yùn)算符、運(yùn)算順序、數(shù)值轉(zhuǎn)換等幾部分組成。公式組成高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用4熟悉Excel 2007的公式公式的輸入1輸入公式在Excel中輸入公式，首先要選定要輸入公式的單元格，接著輸入等號(hào)（=），再輸入相應(yīng)的公式內(nèi)容，最后按Enter鍵即可結(jié)束公式的輸入。2編輯公式在公式的運(yùn)用過(guò)程中，有時(shí)候需要對(duì)輸入的公式進(jìn)行修改編輯，這需要選中要編輯的單元格，然后在編輯欄內(nèi)對(duì)需要修改的公式進(jìn)行修改，然后按Enter鍵即可完成編輯操作。如果公式是數(shù)組公式，則按Ctrl+Shift+Enter組合

3、鍵即可。3移動(dòng)公式在移動(dòng)公式的過(guò)程中，公式中的單元格引用并不改變。4復(fù)制公式復(fù)制公式時(shí)包括公式中的單元格的絕對(duì)引用和相對(duì)引用兩種方式。單元格絕對(duì)引用的方式是在字母和數(shù)字前加符號(hào)$。5用計(jì)算結(jié)果替換公式在運(yùn)用Excel公式時(shí)，有時(shí)候需要用計(jì)算結(jié)果替換公式完成計(jì)算操作，只用右擊需要復(fù)制的結(jié)果的單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”選項(xiàng)，然后右擊需要替換的攻勢(shì)的單元格，從彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”選項(xiàng)，打開【選擇性粘貼】對(duì)話框。在該對(duì)話框中選擇“數(shù)值”單選按鈕，并單擊【確定】按鈕即可完成替換操作。高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用5熟悉Excel 2007的公式單元格的引用所謂引用就是運(yùn)用公式

4、把其他單元格里的內(nèi)容引入正在操作的單元格內(nèi)的過(guò)程，這個(gè)其他單元格可在同一工作表上，也可在同一工作簿的另一工作表上，或不同工作簿的工作表上。引用的種類很繁多，但總結(jié)起來(lái)大致有3種：引用單元格、引用單元格區(qū)域和引用名稱，本節(jié)重點(diǎn)介紹的是引用單元格。單元格的引用又分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用和三維引用等4種方式。1相對(duì)引用相對(duì)引用是指在把Excel工作表中含有公式的單元格復(fù)制到其他單元格中時(shí)，由于目標(biāo)單元格的地址發(fā)生了變化，公式中所含單元格的地址也相對(duì)變化。2絕對(duì)引用所謂絕對(duì)引用是指在公式中單元格的行列坐標(biāo)前添加“$”符號(hào)，這樣，這個(gè)公式復(fù)制到任何地方，這個(gè)單元格的值都絕對(duì)不變。3混合引用所謂混

5、合引用就是指在一個(gè)單元格地址引用中，既有絕對(duì)地址引用，同時(shí)也包含相應(yīng)地址的引用。4三維引用所謂的三維引用是指在一個(gè)工作簿中從不同的工作表引用單元格。其格式一般為：工作表名！單元格地址。高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用6熟悉Excel 2007函數(shù)函數(shù)的基本結(jié)構(gòu)參數(shù)和函數(shù)值的類型函數(shù)的嵌套如何使用函數(shù)高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用7熟悉Excel 2007函數(shù)函數(shù)的基本結(jié)構(gòu)Excel 2007中所提的函數(shù)其實(shí)是一些預(yù)定義的公式，它們使用一些成為參數(shù)的特定數(shù)值按特定順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。用戶可以直接用它們對(duì)某個(gè)區(qū)域內(nèi)的數(shù)值進(jìn)行一系列運(yùn)算，如計(jì)算平均值、確定貸款的支付額、排序顯示和運(yùn)算文本數(shù)據(jù)等。一

6、般情況下，Excel函數(shù)是由函數(shù)名稱、參數(shù)和括號(hào)組成。函數(shù)的基本結(jié)構(gòu)為：函數(shù)名稱（參數(shù)1，參數(shù)2，參數(shù)3，參數(shù)n）函數(shù)名稱指出函數(shù)的含義，通常情況下是由一個(gè)字符串來(lái)表示的，函數(shù)的名稱是唯一的。參數(shù)通常情況下參數(shù)位于函數(shù)名稱的后面，并且是需要用圓括號(hào)括起來(lái)的，如果有多個(gè)參數(shù)時(shí)，參數(shù)之間是需要用半角的逗號(hào)分隔開的，參數(shù)是一個(gè)可以變化的量，參數(shù)的多少是隨函數(shù)定義來(lái)確定的。高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用8熟悉Excel 2007函數(shù)參數(shù)可以是數(shù)字、文本、邏輯值、數(shù)組、名稱、單元格引用和錯(cuò)誤值，也可以是常量、公式或其他函數(shù)，但無(wú)論是什么樣的參數(shù)都必須產(chǎn)生有效的值。1數(shù)字?jǐn)?shù)字可以是正數(shù)也可以是負(fù)數(shù)，可以

7、是整數(shù)也可以是小數(shù)，數(shù)字可以進(jìn)行算術(shù)運(yùn)算，也可以進(jìn)行比較運(yùn)算。2文本文本是一個(gè)字符串，需要用引號(hào)括起來(lái)。3邏輯值邏輯值只有兩個(gè)選擇，即TRUE和FALSE，分別代表真和假。邏輯值可以由邏輯運(yùn)算或邏輯函數(shù)獲得，函數(shù)TRUE返回邏輯值“真”，函數(shù)FALSE返回邏輯值為“假”；使用IF函數(shù)可以確定條件為真還是假，并由此返回不同的數(shù)值。4單元格引用單元格引用是將單元格或單元格區(qū)域作為函數(shù)的參數(shù)來(lái)進(jìn)行運(yùn)用。5名稱名稱是為了方便用戶使用或引用而創(chuàng)建的代表單元格、單元格區(qū)域、公式或常量的字符串，如果要使用名稱首先就是要定義這個(gè)名稱。6錯(cuò)誤值所謂的錯(cuò)誤值是公式不能正確計(jì)算出結(jié)果或公式引用的單元格還有錯(cuò)誤導(dǎo)致的

8、，由于出現(xiàn)的錯(cuò)誤原因不同，也會(huì)出現(xiàn)不同的錯(cuò)誤值。7數(shù)組數(shù)組用于建立可產(chǎn)生多個(gè)結(jié)果或可對(duì)存放在行和列中的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個(gè)公式。在Excel中有兩類數(shù)組，區(qū)域數(shù)組和常量數(shù)組。區(qū)域數(shù)組是一個(gè)矩形的單元格區(qū)域，該區(qū)域中的單元格共用一個(gè)公式；常量數(shù)組將一組給定的常量用作某個(gè)公式的參數(shù)。8常量常量是直接鍵入到單元格或公式中的數(shù)字或文本，或由名稱所代表的數(shù)字或文本值。參數(shù)和函數(shù)值的類型高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用9熟悉Excel 2007函數(shù)函數(shù)的嵌套所謂函數(shù)的嵌套是指一個(gè)函數(shù)中使用另一函數(shù)的值作為嵌套?！纠?-13】新起點(diǎn)圖書工作室的三個(gè)員工將第一季度的寫作數(shù)量分別保存在區(qū)域A1：C3，每行代表

9、一個(gè)月的數(shù)據(jù)，求公司第一季度每月的平均寫作量。這時(shí)就可以使用函數(shù)=AVERAGE（SUM（A1：C1），SUM（A2：C2），SUM（A3：C3）來(lái)計(jì)算，公式中的嵌套最多包含七級(jí)嵌套。這樣當(dāng)函數(shù)B作為函數(shù)A的參數(shù)時(shí)，函數(shù)B就叫做第二級(jí)函數(shù)，如果函數(shù)C作為函數(shù)B的參數(shù)，那么函數(shù)C就叫做第三級(jí)函數(shù)，當(dāng)函數(shù)D作為函數(shù)C的參數(shù)時(shí)，函數(shù)D就叫做函數(shù)第四級(jí)函數(shù)，依次類推，直到第七級(jí)函數(shù)。高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用10數(shù)據(jù)管理和宏的作用關(guān)于菜單和工具欄宏的錄制、運(yùn)行及編輯認(rèn)識(shí)VBA及其命令結(jié)構(gòu)高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用11數(shù)據(jù)管理和宏的作用在Excel中，系統(tǒng)提供了菜單和常用命令的工具欄，因此可

10、以直觀地顯示系統(tǒng)的功能，并快速的執(zhí)行相應(yīng)的功能命令。與此同時(shí)，系統(tǒng)還提供了自定義功能，這樣用戶就可以設(shè)計(jì)自己的自定義菜單和工具欄，方便于使用。1菜單和工具欄的定義所謂菜單就是在屏幕上列出的系統(tǒng)可以執(zhí)行的一系列命令的清單，利用菜單可以快速與要執(zhí)行的操作關(guān)聯(lián)。菜單欄采用下拉、分級(jí)的方式分門別類地放置了Excel的各種命令與功能。右擊文本、對(duì)象或其他項(xiàng)目就可以顯示的快捷菜單。每一個(gè)菜單項(xiàng)對(duì)應(yīng)一個(gè)具體的功能。在菜單欄中黑色字體的菜單項(xiàng)是處于激活狀態(tài)可以使用，而灰色的菜單項(xiàng)則是暫時(shí)不能使用的。另外，還可以通過(guò)拖動(dòng)菜單欄前面的豎條，來(lái)移動(dòng)菜單欄的位置。工具欄是由一系列工具欄按鈕組成的，這些命令按鈕有的是圖

11、標(biāo)，也有的是文字，有的命令按鈕本身就是菜單欄組中某個(gè)子菜單項(xiàng)，這樣將其添加到工具欄內(nèi)使用起來(lái)相當(dāng)方便。通常情況下，顯示的工具欄由常用工具欄和格式工具欄兩種，用戶使用的工具如果在工具欄內(nèi)沒(méi)有顯示，則單擊工具欄右邊的擴(kuò)展箭頭彈出一個(gè)面板，從中選擇所需的功能按鈕即可。關(guān)于菜單和工具欄高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用12數(shù)據(jù)管理和宏的作用2使用菜單和工具欄用戶可以調(diào)整工具欄的大小，以顯示更多的按鈕或是工具欄上的所有按鈕。用戶如果要查看未安放在內(nèi)置固定工具欄上的按鈕，可執(zhí)行【Office按鈕】【Excel選項(xiàng)】命令選項(xiàng)，打開【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框，如圖1-27所示。在該對(duì)話框的“從下列位置選擇命令”下

12、拉框中選擇“全部命令”選項(xiàng)，然后從命令列表中選擇需要的工具命令，并單擊【添加】按鈕即可將相應(yīng)的工具命令添加到相應(yīng)的工具欄內(nèi)。關(guān)于菜單和工具欄高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用圖1-27 【Excel選項(xiàng)】對(duì)話框13數(shù)據(jù)管理和宏的作用宏，英文名是Micro，意思是一系列命令組成的小程序。宏可以把平時(shí)執(zhí)行復(fù)雜任務(wù)中所要用到的多條命令組織在一起，把多步操作變成一步操作，從而大大提高工作效率，減少差錯(cuò)出現(xiàn)的機(jī)率。1錄制宏運(yùn)用宏命令，首先就是要錄制相應(yīng)的宏命令，方法很簡(jiǎn)單，只用執(zhí)行【開發(fā)工具】【錄制宏】命令按鈕，即可打開【錄制新宏】對(duì)話框，如圖1-28所示。在該對(duì)話框中根據(jù)提示輸入相應(yīng)的內(nèi)容，然后單擊【確

13、定】按鈕即可完成宏的錄制操作。如果要停止宏的錄制操作，只用執(zhí)行【開發(fā)工具】【停止錄制】命令按鈕，如圖1-29所示，就可以完成停止操作。宏的錄制、運(yùn)行及編輯高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用圖1-28 【錄制新宏】對(duì)話框圖1-29 停止宏的錄制14數(shù)據(jù)管理和宏的作用事實(shí)上，宏就是一段Visual Basic程序，如果要對(duì)宏進(jìn)行編輯，只用對(duì)Visual Basic程序進(jìn)行編輯即可。用戶在【宏】對(duì)話框中選擇需要編輯的宏，然后單擊【編輯】按鈕即可進(jìn)入到Visual Basic編輯器，如圖1-36所示，對(duì)要修改的宏進(jìn)行重新編輯即可。編輯宏高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用圖1- 36 Visual Basi

14、c編輯器15數(shù)據(jù)管理和宏的作用認(rèn)識(shí)VBA及其命令結(jié)構(gòu)通過(guò)運(yùn)用宏命令方便了用戶對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)工作表的處理，但是還是具有一定局限性，還是不能完全滿足用戶的需要，因?yàn)橛脩羧绻獎(jiǎng)?chuàng)建自定義的有特殊用途的函數(shù)，或是創(chuàng)建特殊對(duì)象或是對(duì)對(duì)象進(jìn)行特殊操作時(shí)，宏就不能完成了，這時(shí)就需要VBA的鼎力相助了。1什么是Visual BasicVisual Basic是一種應(yīng)用程序開發(fā)工具，主要用來(lái)編程Windows 下的應(yīng)用程序，是在原有BASIC語(yǔ)言的基礎(chǔ)上的進(jìn)一步發(fā)展起來(lái)的可視應(yīng)用程序開發(fā)工具。至今包含了數(shù)百條語(yǔ)句、函數(shù)及關(guān)鍵詞，其中很多和Windows GUIe直接關(guān)系。專業(yè)人員可以用Visual Basic實(shí)現(xiàn)其

15、他任何Windows編程語(yǔ)言的功能，而初學(xué)者只要掌握幾個(gè)關(guān)鍵詞就可以建立實(shí)用的應(yīng)用程序。所謂可視是指一種利用圖形用戶界面開發(fā)程序的方法，在可視的編程系統(tǒng)中已經(jīng)定義了大量的對(duì)象，編程人員只需將這些對(duì)象放到一個(gè)截面上，指定對(duì)象的屬性，并建立用戶操作、對(duì)象、方法之間的關(guān)系，從而完成應(yīng)用程序的編制。另外，Visual Basic改變了程序的機(jī)制，沒(méi)有傳統(tǒng)意義上的主程序，使程序執(zhí)行的基本方法是有“事件”來(lái)驅(qū)動(dòng)子程序（或過(guò)程）的運(yùn)行，如用鼠標(biāo)點(diǎn)擊命令按扭，就產(chǎn)生了一個(gè)命令按扭的“單擊事件”，響應(yīng)的執(zhí)行一段程序（事件過(guò)程：Command1_Click()。高效辦公“職”通車在審記中的應(yīng)用16數(shù)據(jù)管理和宏的作

16、用認(rèn)識(shí)VBA及其命令結(jié)構(gòu)2Visual Basic的功能特點(diǎn)除此之外，Visual Basic具有其獨(dú)特的功能特點(diǎn)，具體的體現(xiàn)在： 使重復(fù)的任務(wù)自動(dòng)化。 自定義Excel工具欄、菜單以及其他界面。 簡(jiǎn)化模板的使用。 自定義Excel，使其成為開發(fā)平臺(tái)。 創(chuàng)建報(bào)表。 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的操作和分析。用Excel作為開發(fā)平臺(tái)有如下原因： Excel本身功能強(qiáng)大，包括打印，文件處理，格式化和文本編輯。 Excel內(nèi)置了大量函數(shù)。 Excel界面有友好且熟悉。 可連接到多種數(shù)據(jù)庫(kù)。用其他語(yǔ)言開發(fā)應(yīng)用程序，一半的工作是編寫一些基本功能的模塊，包括文件的打開和保存、打印、復(fù)制等，而用Excel作為開發(fā)平臺(tái)，則

17、由于Excel已經(jīng)具備這些基本功能，你要做的只是使用它。當(dāng)執(zhí)行一個(gè)宏時(shí)，Excel按照宏語(yǔ)句執(zhí)行的情況就像VBA代碼在對(duì)Excel進(jìn)行“遙控”。但VBA的“遙控”不僅能使操作變得簡(jiǎn)便，還能使你獲得一些使用Excel標(biāo)準(zhǔn)命令所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能。而且，一旦熟悉了Excel的“遙控”，你都會(huì)奇怪自己在沒(méi)有這些“遙控”的情況下，到底是怎么熬過(guò)來(lái)的。要執(zhí)行剛才錄制的宏，可以按以下步驟進(jìn)行：試著運(yùn)行該宏，則無(wú)論開始選擇哪個(gè)單元格，宏運(yùn)行結(jié)果都是使A5單元格變紅。現(xiàn)在可以看到，編輯錄制的宏同樣非常簡(jiǎn)單。需要編輯宏是因?yàn)橐韵氯齻€(gè)方面的原因： 在錄制中出錯(cuò)而不得不修改。 錄制的宏中有多余的語(yǔ)句需要?jiǎng)h除，提高宏的運(yùn)行速度。 希望增加宏的功能。比如：加入判斷或循環(huán)等無(wú)法錄制的語(yǔ)句。高