時(shí)間管理講義（37頁(yè))ppt課件

1、時(shí)間管理1.事先規(guī)劃好他的時(shí)間與步驟,以收事半功倍之效。每天空出一段時(shí)間來(lái)規(guī)劃事情。拿一個(gè)小時(shí)來(lái)訂計(jì)劃,可以有二 到三倍的效果出現(xiàn)。他可以在上班之前比較安靜的環(huán)境(家裡或辦公室)訂計(jì)劃,或是當(dāng)作上班的第一件事,或是在下班前訂第二天的計(jì)劃。將時(shí)間加以分段,最好是以十五分鍾為一段。並要求本人把本來(lái)要花比較多時(shí)間的任務(wù),在一段段時(shí)間裡加速完成。學(xué)習(xí)絕對(duì)專心,同時(shí)做兩三件事,像電視機(jī)選臺(tái)器一樣。 做正確的事要比按正確的方法把事情做對(duì)來(lái)得重要。2.分析任務(wù)的優(yōu)先順序,按照輕重緩急作處置。依據(jù)優(yōu)先順序要掌控時(shí)間,就必須先能掌控本人。設(shè)定個(gè)人目標(biāo),以便根據(jù)目標(biāo),分析任務(wù)的優(yōu)先順序,按照輕重緩急做處置。經(jīng)常評(píng)

2、估所設(shè)定的優(yōu)先順序。根據(jù)緊急性與重要性決定:重要而且緊急:馬上辦。重要而不緊急:好好規(guī)劃。不重要但很緊急: 1.馬上辦,但只需花一點(diǎn)時(shí)間; 2.請(qǐng)人代辦; 3.集中處理。不重要也不緊急:有空再辦。 要將他的百分之百的時(shí)間,用於關(guān)鍵問(wèn)題的處理。3.找出本人最有效率的時(shí)段以安排任務(wù)內(nèi)容。早上八點(diǎn)至十點(diǎn):精神顛峰,適合做規(guī)劃。早上十點(diǎn)至十二點(diǎn):註意力及短暫記憶力最強(qiáng),適合腦力激蕩會(huì)議、訓(xùn)練。下午一點(diǎn)至二點(diǎn):昏昏欲睡,比較適合進(jìn)行互動(dòng)溝通的任務(wù)。下午二點(diǎn)至四點(diǎn):開(kāi)始清醒,長(zhǎng)期記憶力最強(qiáng),適合閱讀、思索。下午四點(diǎn)至五點(diǎn):適合技術(shù)性作、處理衝突問(wèn)題。在效率最高的時(shí)段,他可以集中精神於:棘手或困難的問(wèn)題、創(chuàng)

3、造性思索、復(fù)雜的任務(wù)、討論或訂定任務(wù)計(jì)劃。在效率中等的時(shí)段,他可以專心做:與他人交換意見(jiàn)、處理回信、規(guī)劃行程表 。 在效率最差的時(shí)段,他可以處理:例行性事務(wù)、電話聯(lián)絡(luò)事情、接待訪客、根本行政任務(wù)。 我們無(wú)法管理時(shí)間,我們只能管理自已與時(shí)鐘的關(guān)係,這需求組織與架構(gòu)。4.組織他的辦公桌及辦公室,提升任務(wù)效率。他可以這樣清理他的辦公桌:挪出一段時(shí)間專門(mén)來(lái)整理他的辦公桌。可以將這個(gè)時(shí)間再分成幾個(gè)小段,每小段專心清理一個(gè)抽掘或桌面。與任務(wù)毫無(wú)關(guān)連的書(shū)籍雜物等,都應(yīng)該立刻清掉。一年半載內(nèi)不會(huì)再用到的東西,考慮把它扔掉。想一想,扔掉這個(gè)東西最壞的結(jié)果是什麼?假設(shè)沒(méi)什麼大不了,就別猶豫了。運(yùn)用5S技巧整理、整

4、頓、清掃、清潔、教養(yǎng)。把他的辦公桌與辦公室當(dāng)作一個(gè)任務(wù)站:辦公桌假設(shè)面對(duì)窗戶或走道,往往容易分心,最好的方位是既可以掌控全場(chǎng),也不會(huì)有人經(jīng)常走過(guò)他面前,還可以有空間擺放其他辦公家具。每天要用到的東西,放的位置愈接近座位;不是每天要用的,可以集中到較遠(yuǎn)的角落去。將出、入、檢討之用的文件分別以不同的抽屜檔案或籃子搜集,一收到文件就加以分類,有效縮短文件傳遞的時(shí)間。 不論理好本人的文件,他就會(huì)被它們淹死。由他桌上的光景即可看出是他還是它們贏了。5.進(jìn)行充分的授權(quán),將任務(wù)分配給部屬、助理或秘書(shū)。找出哪些任務(wù)可以授權(quán)他人去做。將任務(wù)交給能處理得最好的人。信任對(duì)方,尊重對(duì)方。清楚說(shuō)明他對(duì)任務(wù)的要求、方式與

5、時(shí)間限制。授權(quán)不是推卸責(zé)任,他一樣要負(fù)起追蹤的責(zé)任。 秘書(shū)或助理不是花瓶,他應(yīng)該和他們互置信賴,建立團(tuán)隊(duì)任務(wù)紀(jì)律,發(fā)展出協(xié)作關(guān)系。每天固定時(shí)間與他們討論任務(wù)內(nèi)容,讓他們熟知他的目標(biāo)、優(yōu)先順序及盼望,清楚知道他要什麼。鼓勵(lì)他們分擔(dān)更多的責(zé)任,並允許他們發(fā)展自已的行事風(fēng)格,可以做決定,而不是當(dāng)他的影子。給予充分的支持、認(rèn)同與尊重。 勝利的主管奉行兩個(gè)原則:在擁有必要資訊與判斷基礎(chǔ)的最底層下達(dá)決定;直接向他負(fù)責(zé)的人應(yīng)該提出答案,而不是問(wèn)題。6.活用記事本管理時(shí)間找一本口袋大小的記事本帶在身邊：記事本裡最好有常用電話號(hào)碼、待辦私人事務(wù)、待辦公務(wù)、日期約會(huì)欄及雜記欄。列出待辦事項(xiàng)，可以分為每天、每週或未

6、來(lái)數(shù)週。把預(yù)定做的事登錄到預(yù)定的時(shí)程裡，確定的事項(xiàng)用鋼筆或原子筆書(shū)寫(xiě)，能夠有變數(shù)的就先用鉛筆書(shū)寫(xiě)。隨時(shí)記錄一些新想到的做法。達(dá)成的項(xiàng)目就割掉，但不要?jiǎng)澋脕y七八糟，以免日後要察看會(huì)看不懂。像一切其他的計(jì)劃一樣，有效的時(shí)間安排最好是在紙上作業(yè)。7.運(yùn)用有效的方法獲得資訊。如何在短時(shí)間內(nèi)得到最多的資訊？在精神最充沛的時(shí)候，閱讀最重要的資料。不斷的學(xué)習(xí)如何加快閱讀的速度。與對(duì)同一領(lǐng)域有興趣的人分擔(dān)資訊搜集的責(zé)任。養(yǎng)成隨身攜帶閱讀資料的習(xí)慣。養(yǎng)成在等待的時(shí)候閱讀的習(xí)慣。要求部屬在文件上做摘要。 鎖定他真正需求的資訊，防止因資訊氾濫而無(wú)所適從。閱讀前先了解本人的目的。有選擇性的閱讀，假設(shè)沒(méi)有很多時(shí)間，可以

7、只選擇一份綜合性的報(bào)紙。先讀標(biāo)題。讀一讀就停下來(lái)思索，並將所讀的內(nèi)容濃縮成大要。想保管某一段資料，可以在文章的角落立刻註記並剪下來(lái)歸檔，並將其他部份丟棄。 有效的管理者生活在現(xiàn)在，但卻將目光集中在未來(lái)。8.改變拖延的習(xí)慣，即時(shí)行動(dòng)。終結(jié)拖延的六個(gè)方法：?jiǎn)柋救耍含F(xiàn)在最重要的是做甚麼？而非問(wèn)：我現(xiàn)在最想做甚麼？先把最令他討厭、最困難的事解決掉，不要讓它不斷困擾他。將任務(wù)分解成幾個(gè)較小的部份，讓任務(wù)容易進(jìn)行。不要等一切資料都到手才開(kāi)始任務(wù)，有甚麼就做甚麼。找出本人拖事情的方法，例如聊天、喝咖啡等，規(guī)定本人某段時(shí)間內(nèi)制止做這些事。設(shè)定誘因激勵(lì)本人準(zhǔn)時(shí)不拖延。 無(wú)法適當(dāng)安排時(shí)間、累積任務(wù)的結(jié)果，只會(huì)呵斥

8、心裡產(chǎn)生慌張感而已。9.技巧的對(duì)待訪客，讓時(shí)間的控制權(quán)在本人手上。儘量少在本人的辦公室接待訪客，最好運(yùn)用訪客接待室。開(kāi)宗明義即引出訪客的目的，堅(jiān)持公事公辦的態(tài)度和語(yǔ)氣。不要以茶點(diǎn)或咖啡款待未經(jīng)約定的訪客。坐在椅子的邊緣，將全部的留意力投注在訪客身上。能夠的話，明確的時(shí)間限制，放一個(gè)他和訪客都能察覺(jué)到的時(shí)鐘。儘量運(yùn)用肢體語(yǔ)言，如闔上筆記本、整理桌上的文件，或?qū)⑸眢w移到椅子的邊緣。說(shuō)些暗示性的話，例如：我想這就是結(jié)論吧！我很感謝他來(lái)看我。等。選擇時(shí)間就是節(jié)省時(shí)間。10.練就安康的身體，堅(jiān)持身心最正確狀況。運(yùn)動(dòng)不是有機(jī)會(huì)才做，最好在他的行事曆上參與這一項(xiàng)，固定時(shí)間與地點(diǎn)做運(yùn)動(dòng)?？s短睡眠時(shí)間能節(jié)省時(shí)間，可是，假設(shè)能培養(yǎng)快速入睡、充分睡眠的才干，一樣可以擁有效率。養(yǎng)成早上一睜開(kāi)眼睛就起床的習(xí)慣。定時(shí)做安康檢查，除了醫(yī)院及健診中心外，也可以利用血壓器等醫(yī)療器材本人在家測(cè)量。錯(cuò)過(guò)鬧鐘、找不到車輪匙、識(shí)別證等都會(huì)偷去時(shí)間，而且影響一天情緒。無(wú)情地壓迫本人並不是善用時(shí)間的好方法，感到有壓力時(shí)，休憩一下，能有效提高精神，增進(jìn)任務(wù)效率。忙到無(wú)法照顧本人安康的人，有如工匠忙到無(wú)法照顧本人的工具一樣。節(jié)省時(shí)間的十個(gè)妙方事先規(guī)劃好他的時(shí)間與步驟，以收事半功倍這效。分析任務(wù)的優(yōu)先順序，按照輕重緩急