檔案館信息化研究綜述

1、檔案館信息化研究綜述摘要：檔案館信息化是檔案信息化的重要內容，在一定程度上決定著檔案信息化的成敗。對檔案館信息化的概念、內容、與數(shù)字檔案館的關系、存在問題及檔案館信息化建立的根本思路進展了闡述。關鍵詞：檔案；檔案館；信息化；檔案館信息化檔案館信息化是檔案信息化的重要內容和關鍵環(huán)節(jié)，但我國檔案界對檔案館信息化的研究卻相對落后。在知網(wǎng)中以篇名為檢索項，以檔案信息化為檢索詞從1995年至2022年3月共檢得2738篇文獻，其中報紙275篇、1591篇、會議論文74篇、碩士論文10篇、其他文獻788篇；而以檔案館信息化為檢索詞從2001年至2022年3月只檢得71篇文獻，其中報紙7篇、55篇、會議論文

2、5篇、其他文獻4篇。一、檔案館信息化的概念首次提出檔案館信息化的是鄭向陽。他的定義是：城建檔案館信息化是指城建檔案館利用現(xiàn)代信息技術，通過信息資源的深化開發(fā)和廣泛利用，不斷進步城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和程度，進而進步城建檔案工作的社會效益和經(jīng)濟效益的過程1。2022年黃禹康在?中國房地產(chǎn)?發(fā)表的?關于房地產(chǎn)檔案館信息化建立的調查與考慮?一文中對檔案信息化給出了與鄭向陽幾乎一樣的定義。其后袁國霞、杜宇靜、陳玉珍、王宏霞、鞠偉芳五位作者分別在其論文中采用了鄭向陽的概念。2022年石假設明在其博士論文?基于GIS的城建檔案管理信息系統(tǒng)集成研究?中采用了這一概念，2022年邵力在其碩士論文

3、?數(shù)字城建檔案館研究?中同樣采用了這個概念。2022年童亞芬在?寧波大學學報?上發(fā)表了?檔案館信息化內涵探析?，文中第一次對檔案館信息化進展了定義。檔案館信息化是指檔案館在管理、效勞等活動中，運用現(xiàn)代信息處理技術、網(wǎng)絡技術以及自動控制技術等手段，對檔案館進展全方位、多角度、高效和平安的改造，以實現(xiàn)通過信息資源的深度開發(fā)和信息技術的有效利用來進步檔案館的管理效率和效勞程度，進而進步檔案館的競爭力的過程2。此外，還有人認為：所謂檔案館信息化，就是應用信息技術，使檔案館自動化程度不斷進步，逐步使其效勞內容、效勞方式和效勞手段逐步向適應信息社會的現(xiàn)代化檔案館的轉化3。與這種觀點近似的有程艷華、惠學峰、

4、宋倩秋、唐丹等人的觀點。歸納起來，可以將檔案館信息化定義為：是運用計算機和網(wǎng)絡技術來為社會和公眾效勞4。二、檔案館信息化的內容關于檔案館信息化的內容，已有文獻中專門進展闡述的很少，其中比較有代表性的有：檔案館信息化具有以下特征:一是依賴于高度社會信息化的根底;二是廣泛采用現(xiàn)代信息技術;三是檔案館業(yè)務的自動化管理;四是檔案信息效勞網(wǎng)絡化;五是檔案信息資源的數(shù)字化和電子化3。檔案館信息化建立的內容主要有五:其一是，夯實檔案館自動化管理的根底，應用計算機處理檔案館的根本業(yè)務，實現(xiàn)檔案館業(yè)務自動化管理;其二是，強化檔案館信息資源建立，大力開展新型載體檔案的搜集和利用，尤其要積極建立與地方社會和經(jīng)濟相關

5、的各類檔案信息資源庫，重點考慮地方檔案數(shù)據(jù)庫、特色館藏資源數(shù)據(jù)庫以及當前社會與經(jīng)濟建立急需的檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立;其三是，根據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡根底條件和設施，建立以省級檔案館為網(wǎng)絡中心、市級檔案館為關鍵結點、縣級檔案館為根底的檔案館網(wǎng)絡;其四是，應以用戶需求為牽引，結合本館實際建立和參加各類檔案信息效勞系統(tǒng)或網(wǎng)絡，真正為用戶提供更多的效勞;其五是，在信息化建立的根底上，考慮數(shù)字檔案館建立的總體規(guī)劃，深化研究和開發(fā)數(shù)字檔案館相關技術，積極開展數(shù)字檔案館的建立3。歸納起來檔案館信息化的內容可以概括為：管理自動化、利用網(wǎng)絡化、資源數(shù)字化。這與檔案館的根本職能是相一致的，不同的只是將信息技術交融到全部工作之

6、中。三、檔案館信息化與數(shù)字檔案館的關系在檔案館信息化研究中，不能不提及數(shù)字檔案館。那么二者是什么關系呢？一種觀點認為：從單個檔案館概念主體上說是一種實體檔案館,數(shù)字檔案館的建立歸根到底就是檔案館的信息化5。該解釋以單個檔案館為概念主體，認為數(shù)字檔案館是隨著檔案館信息化程度的進步而產(chǎn)生的一種新型檔案館，數(shù)字檔案館的建立歸根到底就是檔案館的信息化。另一種觀點認為數(shù)字檔案館是個跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是基于網(wǎng)絡的共享數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)6。它打破了館與館之間的物理界限，將分散在小同物理位置、小同載體上的信息連接起來，向用戶提供方便快捷的在線信息效勞。還有一種觀點認為：所謂的數(shù)字檔案館不是一個檔案館，

7、而是通過計算機網(wǎng)絡連接在一起的檔案館群體。7數(shù)字檔案館中的信息不僅僅是檔案，還應包括未歸檔的各類電子文件和圖書、資料，甚至是采集于實物的信息，可以說是上述綜合性的數(shù)字信息的完好集合。數(shù)字檔案館不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡，而是包含在辦公自動化系統(tǒng)、計算機輔助設計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的一部分。數(shù)字檔案館不是僅僅為檔案管理效勞，而是面向全社會提供效勞。歸納上述觀點，數(shù)字檔案館是各級檔案館信息化建立成果的集中表達，是信息時代檔案館為適應國家和社會各項事業(yè)開展需要的必然要求建立數(shù)字檔案館，可以從根本上進步檔案館的工作效率和信息化管理程度，可以保證數(shù)字檔案信息的長久存儲和平安

8、保管，可以促進各級國家檔案館公共效勞才能的拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的廣泛共享。四、檔案館信息化存在的問題當前檔案館信息化建立尚存在一些問題：一是檔案館管理制度缺乏變遷，從根木上制約了檔案館信息化建立的進程。二是檔案館建立上的缺陷，是制約檔案館信息化建立的根底瓶頸。三是檔案館軟件功能設置存在缺陷，軟件系統(tǒng)缺乏標準化測評和鑒定，束縛了檔案館數(shù)字化的進程。四是人才缺乏制約了檔案館信息化建立的進程，也影響了檔案館文化品質的建立8。同時信息化根底設施建立落后；缺乏整體規(guī)劃和明確目的；觀念和科學素質有待進步9。也是檔案館信息化存在的主要問題。而自身技術和信息化根底設施落后；各檔案館仍未走出封閉狀態(tài)；檔案介質

9、仍囿于傳統(tǒng)形式；資源共享觀念淡薄10。那么是目前影響檔案館信息化建立的主要因素。歸納起來，檔案館信息化存在的主要問題是：觀念、傳統(tǒng)、技術、資金、人才、標準與標準六個方面的問題。五、檔案館信息化的根本思路針對存在的問題，研究者提出了許多好的設想與建立。主要有：1.深化思想認識，增強信息化建立的緊迫感。檔案的信息化建立，是以現(xiàn)代計算機與網(wǎng)絡通訊技術為支撐的現(xiàn)代化管理工作，做好這項工作必需要解放思想、深化認識、更新觀念，這是信息化建立中首先必須解決的問題，也是檔案館信息化建立的趨勢。2.明確指導思想，制定總體規(guī)劃。信息化作為時代進步的推動力，早已打破了計算機科學和技術的范疇。它不僅僅是一個技術問題，

10、而是與檔案館工作的開展規(guī)劃、業(yè)務流程、管理制度等密不可分。3.加快人才培養(yǎng)，注重管理創(chuàng)新和思想創(chuàng)新。檔案館信息化建立是充分利用現(xiàn)代化信息技術的過程，而技術總是在不斷地變化、晉級和更新，總是需要有人來不斷維護。要應對這種變化，檔案館必須擁有自己的技術和管理人才。4.整合檔案信息資源，促進信息化成果應用。檔案館信息化建立的核心在于建立檔案信息共享的平臺，借助于現(xiàn)代信息技術，把檔案信息的開發(fā)利用進步到一個更高的程度。5.檔案信息化建立必須貫徹標準化先行的原那么。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化建立的顯著特點是具有極強的相關性，它與辦公、消費技術系統(tǒng)的關聯(lián)度明顯進步。因此，檔案信息化建立更加講求統(tǒng)一技術

11、語言和標準化、標準化。6.加強根底設施建立，搭建搜集存儲和傳輸平臺。綜合檔案館要加快計算機存儲系統(tǒng)以及互聯(lián)網(wǎng)技術的應用速度。7.堅持實用性與先進性相結合。作為檔案管理部門應非常注重信息系統(tǒng)建立的實用性與先進性的平衡，無論是在硬件配置還是軟件開發(fā)上都要本著務實的原那么，強調實用為主，適度超前，保持系統(tǒng)的連續(xù)性。8.加強監(jiān)視管理、確保檔案信息的平安。檔案計算機網(wǎng)絡的平安管理要以頂防為主，把確保檔案信息的平安作為一項重要內容。檔案館信息化建立是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要在長期的工作理論中不斷開展和完善，在開發(fā)和應用過程中應該堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、量力向行、循序漸進、實用有效、平安保密的原那么，用信息化建立思想統(tǒng)攬全局，為促進國民經(jīng)濟和社會開展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息效勞。參考文獻：1鄭向陽.我國城建檔案館信息化建立現(xiàn)狀及開展策略J.城建檔案,2022,(4).2童亞芬.檔案館信息化內涵探析J.寧波大學學報：教育科學版,2022,(2).3泊客,滄海一粟,jiage,成長中的小樹,春風秋水.社會信息化,我們檔案人能做些什么?J.檔案管理,2022,(3).4王長艷,田巧玲.檔案館信息化建立的考慮J.蘭臺世界,2022,(8).5馮毓瑛.數(shù)字檔案館專題研討會綜述J.檔案學通訊,2002,(4).6仇雁.