EXEC的表格制作技巧

1、Excel表格的35招必學(xué)秘技也許你已經(jīng)在Excel中完成過上百張財(cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心應(yīng)手的使用方法只不過 是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技 巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于Excel的別樣風(fēng)情。一、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于 2000元的工資總額以“紅色”顯 示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示， 低于1000元的工資 總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額

2、”所在列，執(zhí)行“格式 一條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。 單擊第二個(gè)方框右側(cè)的 下拉按鈕，選中“大于或等于選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體” 的“顏色”設(shè)置為“紅色”。.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500,字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于 1000,字體設(shè)置為“棕色”）。.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示 出來了。二、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性， 利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)。

3、.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企 業(yè)”、“個(gè)體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入 “工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將 B、C-列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個(gè) 體企業(yè)”.切換到Sheetl中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列 （如C列）， 執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。 在“設(shè)置” 標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項(xiàng)，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個(gè)體企業(yè)” 序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

4、再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對 話框，選中“序列”選項(xiàng)后，在“來源”方框中輸入公式： =INDIRECT（C1）,確定退出。.選中C列任意單元格（如C4）,單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的 “企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4）,單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企 業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印“企業(yè)類別”歹L可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔”菜單， 將常用的工作簿文檔添加 到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。.在工具欄

5、空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項(xiàng)，打開“自定義” 對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項(xiàng)，再將“命 令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個(gè)名 稱（如“常用文檔”）。.再在“類別”下面任選一項(xiàng)（如“插入”選項(xiàng)），在右邊“命令” 下面任選一項(xiàng)（如“超鏈接”選項(xiàng)），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并 仿照上面的操作對它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立第一個(gè)工作簿文 檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。.選中“常用文檔”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng)（如“工資表”等），右擊鼠 標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接一打開”選項(xiàng)，打開“分

6、配 超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕， 定位到相應(yīng)的 工作簿（如“工資.xls ”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項(xiàng)拖到了 “常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項(xiàng)和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個(gè)屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。.執(zhí)行“工具-宏一錄制新宏”命

7、令，打開“錄制新宏”對話框， 輸入宏名？如“fuhaol ” ？并將宏保存在“個(gè)人宏工作簿”中， 然后“確 定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕， 然后將 需要的特殊符號輸入到某個(gè)單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按 鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱一一“專業(yè)符號”，確定后, 即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”， 將“命令” 下面的“自定義按鈕”項(xiàng)拖到“專業(yè)符號”欄上 （有多少個(gè)特殊符號就 拖多

8、少個(gè)按鈕）。.選中其中一個(gè)“自定義按鈕”，仿照第2個(gè)秘技的第1點(diǎn)對它們 進(jìn)行命名。.右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選”指定 宏”選項(xiàng)，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhaol等），確 定退出重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣， 使用 “專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個(gè)打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖 拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項(xiàng)， 將不需要

9、打印的行（或列）隱藏起來。.執(zhí)行“視圖-視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框， 單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個(gè)名稱（如“上報(bào)表”）后，單擊“確定”按鈕。.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它 的打印視面。.以后需要打印某種表格時(shí)，打開“視面管理器”，選中需要打印 的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示 出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就 OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序， 這些部門名稱既的有關(guān) 信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ？可采用自定義序列 來排序。

10、.執(zhí)行“格式-選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機(jī)關(guān)，車隊(duì)，一車間，二車間，三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)一排序”命令， 打開“排序”對話框，單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對話框， 按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回, 所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式一單元格”命 令，打開“單元格格式”對話框， 在“數(shù)字”

11、標(biāo)簽的“分類”下面選中（三“自定義”選項(xiàng)，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入 個(gè)英文狀態(tài)下的分號）。.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項(xiàng)，按“確 定”按鈕退出。.執(zhí)行“工具-保護(hù)-保護(hù)工作表”命令， 打開“保護(hù)工作表”對 話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來， 就是使 用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“V”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中 文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)

12、置一下，讓輸入法智能化地調(diào) 整呢？選中需要輸入中文的單元格區(qū)域， 執(zhí)行“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打 開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下， 按“模式” 右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項(xiàng)后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)， 中文 輸入法（輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法）自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元 格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓“自動(dòng)更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如電腦報(bào)而煩惱呢？那就往下看吧。.執(zhí)行“工具一自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對話框。.在“替換”下面的方框中輸入“ pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在

13、“替換為”下面的方框中輸入“電腦報(bào)，再 單擊“添加”和“確定”按鈕。.以后如果需要輸入上述文本時(shí)，只要輸入“ pcw”字符？此時(shí)可以 不考慮“pcw”的大小寫？，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：.執(zhí)行“工具一宏一Visual Basic 編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11 ”快捷鍵)，打開Visual Basic 編輯窗口。.在窗口中，執(zhí)行“插入一模塊”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊模塊 1 O.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Fun

14、ction V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？.執(zhí)行“格式-工作表-背景”命令，打開“工作表背景”對話 框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個(gè) 工作表下面。.在按住Ctrl鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格 （區(qū)域） 中拖拉，同時(shí)選中這些單元格（區(qū)域）。.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色

15、板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元 格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格 （區(qū)域）下面就沒有襯圖片了 （其實(shí)，是圖片被“白色”遮蓋了 ）。提示？襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“ &”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符“ &”就能將它搞定（此處假定將B、C D列合并到一列中）c.在D列后面插入兩個(gè)空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公 式：=B1&C1&D1.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 D列下面 的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后

16、選中F列，執(zhí)行“編輯一選 擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框， 選中其中的“數(shù)值”選 項(xiàng)，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。.將R C、D E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第 3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏 或VBA的方法來實(shí)現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮, 我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在 Sheetl工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為

17、學(xué)科名稱。.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式:=IF(MOD(ROW() 3)=0,IF(0MOD?ROW() 3(=1 , sheet1 ! Au ,INDEX(sheet1 ! $A: $G, INT(ROW()+4)/3)+1) , COLUMN()。.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到 B1至G1 單元格中；然后，再同時(shí)選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上 述公式復(fù)制到 A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。.調(diào)整好行高和列寬后，同時(shí)選中 A1至G2單元格區(qū)域(第1位學(xué) 生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下

18、拉按鈕，在隨 后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項(xiàng)，為選中的區(qū)域添加邊框 (如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作)。.同時(shí)選中A1至G3單元格區(qū)域，點(diǎn)擊“常用”工具欄上的“格式 刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有 的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入一函數(shù)”命令， 打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函 數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計(jì)數(shù)”)，然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系 統(tǒng)即刻將與“計(jì)數(shù)”

19、有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們編輯某個(gè)工作表(Sheet1)時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3)某個(gè)單元格的內(nèi)容， 可以利用Excel的“監(jiān)視窗 口”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行“視圖-工具欄-監(jiān)視窗口”命令， 打開“監(jiān)視窗口”，單擊 其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點(diǎn)”對話框， 用鼠標(biāo)選中需 要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān) 視點(diǎn)”。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所 有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和

20、相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較 麻煩，Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項(xiàng)，或者執(zhí)行“視圖-工具欄一邊框”命 令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式，然后在需要添 加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系， 選中工具欄上的“擦除邊框” 按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。如 果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏

21、色”按 鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一 功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)， 或 者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候， Excel就能自動(dòng)判 斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊！要實(shí)現(xiàn)這一功能，對 Excel來 說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便，我們希望“年份”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。所以， 我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項(xiàng)。 在“設(shè)置”卡片“有效 性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)

22、據(jù)”下同時(shí)，我們再來到“出拉菜單中選擇“等于，且“長度”為“ 4”錯(cuò)警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告”設(shè)為“停 止”，并在“標(biāo)題”和“錯(cuò)誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法 ！ ” 和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽印：茱@然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)，Excel就會(huì)彈出示的警告對話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確“樣 式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧？其實(shí)，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性” 判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選， 比如“文本類型”啊，“序 列大小”啊，“時(shí)間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì) 一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel展示出與眾不同

23、的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel ,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就 可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互 關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此, 在很多情況下，都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi) 容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢？首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo) 簽名“Sheetl”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起， 可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn) 選）。此時(shí)，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組”字樣， 我們就可以進(jìn)行

24、對工作組的編輯工作了。 在需要一次輸入多張表格內(nèi)容 的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位 置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢 ？首先，我們得改變第一張表 格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí)，Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的 對話框，在這里我們選擇“格式” 一項(xiàng)， 點(diǎn)“確定”后，同組中所有表 格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要

25、以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字， 其 實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改 變文本的大小寫。在Excel 2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“ =UPPE嚙數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫； “=LOWER(數(shù)據(jù)格)”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“ =PROPER候數(shù)據(jù)格)”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“ excel”，然 后在目標(biāo)單元格中輸入“ =UPPER(A1),回車后得到的結(jié)果將會(huì)是“EXCE L。同樣，如果我們在 A3單元格中輸入“ mr.weiw

26、ei ”，然后 我們在目標(biāo)單元格中輸入“ =PROPER(A3),那么我們得到的結(jié)果就將 是 “Mr.Weiwei” 了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕 對是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此， 比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用BRIGHT嫄數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)，它表示“從 A4單元格最 右側(cè)的字符開始提取2個(gè)字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓 名的話，則要使用“ =LEFT源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù))”函數(shù)了。還有 一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)

27、中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單 元格中輸入“ =MID(A5,4,2) ”就可以了。意思是：在 A5單元格中提取 第4個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第 4和第5兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“ th ”后綴，但大凡是以“ 1”、“2”、“3” 結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“ st”、 “nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、 “12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“ th”結(jié)尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清

28、思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只 須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13), th ，IF(OR(VALUE (RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), st ， nd， rd )， 由)”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；如果第1原則 無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“ st”、以“2”結(jié)尾使 用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“ rd” ；如果第1、2原則都無效，那么 就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和

29、快捷。二十二、用特殊符號補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊， 或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實(shí)，在 Excel中也有類似的輸入方法，那就是 “REPT函數(shù)。它的基本格式是“ =REPT(“特殊符號”，填充位數(shù))”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“ #”號填充至16位，就只須將公式改為“ =(A2&REPT( #，16 -LEN(A2)”即可；如果 我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“ #”號填充至16位，就要改為“=REPT( # ,16 - LEN(A3)&A3 ；另外，如果我們想用 “ #” 號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“二REPT( #，8 - LEN(A4)/2)&A4&REPT( #)8 - LEN(A4)/2) ；如果 你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“ $”符號的話，那就 改為：“=(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT( # ,16 - LEN(TEXT(A5： $#,#0 .00)，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，”REPT函數(shù)