檔案管理概述-副本

1、 檔案(dng n)業(yè)務(wù)輔導(dǎo)檔案管理概述(i sh) 焦作市檔案局業(yè)務(wù)科 楊春民共四十六頁檔案管理概述(i sh) 檔案的起源、產(chǎn)生和發(fā)展一檔案的概念、種類及價值二 檔案管理工作三講 課 提 綱 檔案信息化建設(shè)四共四十六頁檔案管理概述(i sh) 檔案事業(yè)與人類社會相始終，記載著人類文明的燦爛輝煌，肩負著記錄(jl)歷史、傳承文明、服務(wù)社會、造福人民的崇高使命。檔案的起源研究是一個復(fù)雜的問題，它涉及檔案的性質(zhì)、種類、發(fā)展規(guī)律，同時還涉及歷史學、考古學、民俗學、語言文字學等知識學科。從語言的產(chǎn)生到文字的發(fā)明經(jīng)歷了漫長的社會、歷史過程。進而，檔案的起源、產(chǎn)生也隨之演變而來。 第一章 檔案的起源、產(chǎn)

2、生和發(fā)展共四十六頁檔案管理概述(i sh)第一 文字的發(fā)明(fmng)是檔案產(chǎn)生的前提條件 原始記事是檔案的起源 國家的產(chǎn)生是檔案產(chǎn)生的社會條件第二第三第一節(jié) 檔案的起源和產(chǎn)生共四十六頁檔案管理概述(i sh)種類劃分紙質(zhì)檔案(dng n)聲像、電子檔案石刻檔案縑帛檔案金文檔案簡牘檔案第二節(jié) 檔案的發(fā)展演變甲骨檔案共四十六頁檔案管理概述(i sh) 檔案伴隨著人類文明的產(chǎn)生而產(chǎn)生，在人類社會中發(fā)揮著重要作用。人們在社會實踐活動中對檔案的使用使他們對檔案的認識不斷深化，尤其是隨著檔案工作的日益突出，人們開始(kish)系統(tǒng)認識和科學闡述檔案的概念及含義。第二章 檔案的概念、種類及價值共四十六頁檔

3、案管理概述(i sh)第一節(jié) 檔案(dng n)的概念 中華人民共和國檔案法指出：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文學、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。共四十六頁檔案管理概述(i sh)檔案定義包含(bohn)的基本內(nèi)容 ： 1、檔案是直接形成的歷史紀錄。 2、檔案的形成者。 3、檔案來源于文件。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的素材，檔案是文件的組合。 4、檔案的形式多種多樣。 5、檔案的本質(zhì)屬性。 共四十六頁檔案管理概述(i

4、 sh)知識(zh shi)鏈接 ： 檔案的形成： 檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的 。條件有三：一是文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，辦理完畢的文件才能成為檔案；二是文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華，具有一定參考利用價值的文件才能成為檔案；三是文件是檔案的因素，檔案是文件的組合，按照一定規(guī)律保存起來的文件才能最后成為檔案。 全宗 ： 就是指一個獨立機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或著名人物在社會活動中形成的檔案的有機整體。簡單地說，就是一個立檔單位所形成的檔案就構(gòu)成一個全宗，構(gòu)成全宗的單位就叫立檔單位。 構(gòu)成立檔單位的條件： 一是能獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義對外行文；二是一個預(yù)算會計單位或經(jīng)濟核算單位，

5、可以編制預(yù)算或財務(wù)計劃；三是設(shè)有管理人事的機構(gòu)人員，并有一定的任免權(quán)。共四十六頁檔案管理概述(i sh)文書(wnsh)檔案專門檔案科技檔案聲像檔案第二節(jié) 檔案的種類共四十六頁檔案管理概述(i sh)第三節(jié) 檔案的基本價值(jizh)和作用（一）管理工作的查考依據(jù)。 （二）生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。 （三）政治斗爭的重要工具。 （四）科學研究的可靠資料。 （五）宣傳教育的生動材料。 （六）維護權(quán)益的法律書證。 一、檔案的一般作用共四十六頁檔案管理概述(i sh)檔案的憑證作用是由檔案內(nèi)容(nirng)和形式的所決定的，是對檔案價值的充分肯定。檔案作為過去各項社會活動的真實記錄為現(xiàn)實和今后各項社會活動

6、的開展提供了參考借鑒的豐富資料。 憑證作用 參考作用 二、檔案的基本價值共四十六頁檔案管理概述(i sh)第三章 檔案管理工作(gngzu) 檔案管理工作是指檔案室和檔案館所從事檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的工作。檔案管理業(yè)務(wù)工作內(nèi)容可分為：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等。他涉及到機關(guān)的各個部門，直接關(guān)系到文件材料歸檔后的安全保管和有效利用。共四十六頁檔案管理概述(i sh) 第一節(jié) 檔案管理工作的組織(zzh)領(lǐng)導(dǎo)1 成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組2 建立檔案管理組織體系 共四十六頁檔案管理概述(i sh) 第二節(jié) 建立健全檔案管理制度(zhd) 規(guī)章制度

7、 1、文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表（三合一制度）； 2、立卷歸檔制度 3、檔案保管制度 4、檔案保密制度； 5、檔案利用制度； 6、檔案統(tǒng)計制度； 7、檔案鑒定銷毀制度； 8、專兼職檔案人員崗位責任制 9、室藏檔案保管應(yīng)急處置方案 10、計算機檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案共四十六頁檔案管理概述(i sh)第三節(jié) 檔案收集(shuj)工作 檔案收集工作，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，是檔案管理工作的首要程序，

8、直接影響著檔案管理工作的開展，是確保檔案管理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。共四十六頁檔案管理概述(i sh)（一）檔案收集工作(gngzu)的意義 （1）收集工作是檔案管理工作的起點，是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)； （2）從組織整個檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和首要的具體措施； （3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。 中華人民共和國檔案法第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。（二）收集工作的法律依據(jù)共四十六頁檔案管理概述(i sh) 齊全

9、完整，是收集工作(gngzu)的基本原則。這里需要做到四點：（三）收集工作的原則1、全面收集2、重點收集3、帳外文件的收集4、檢查已歸檔文件材料的質(zhì)量共四十六頁檔案管理概述(i sh)第四節(jié) 檔案的整理(zhngl)工作 檔案整理工作就是把需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)化起來的過程。這項工作是以區(qū)分歸檔范圍、年度、類別、保管期限、修正裝訂、排列、編號、編目、裝盒等形式來加以完成的。經(jīng)過整理后的檔案應(yīng)該盡量能夠達到全面地、歷史地反映立檔單位的活動面貌，能夠揭示出文件材料之間的相互聯(lián)系，保證查找的順利，以便充分發(fā)揮檔案的作用。共四十六頁檔案管理概述(i sh)一、

10、檔案整理工作(gngzu)的意義 1、檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件； 2、檔案整理工作為檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作的順利開展而奠定基礎(chǔ)； 3、檔案整理工作為妥善安全保管提供了條件； 4、檔案整理工作又是檔案統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)； 5、檔案整理工作又是檔案檢索工作的條件； 6、通過整理還能對檔案的收集予以促進。共四十六頁檔案管理概述(i sh)二、檔案整理(zhngl)工作的原則 1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系； 2、區(qū)分不同的保存價值；借鑒文件材料整理及歸檔辦法 、機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表 3、便于保管和利用。共四十六頁檔案管理概述(i sh) 目前，我國推行

11、的歸檔文件整理方法有兩種。即改革后的文件(wnjin)級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。 文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。 件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。三、檔案整理工作的方法共四十六頁檔案管理概述(i sh)以件為單位(dnwi)的概念1、一般情況下每份（單份）文件為一件。2、文件正本與定稿為一件。3、正文和附件為一件。4、原件與復(fù)印件為一件。5、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報告與批示等。6、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。7、正文與文件處理單為一件。8、報表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。9、會議文件。一次會

12、議形成幾份文件，就是幾件，即一份文件為一件。10、干部職工調(diào)動介紹信、存根，以一人為一件。11、干部任免、錄聘、調(diào)資、離退休、津貼補助等材料。如果一人一表或一文的，以一個人的一套材料為一件；若以若干人為一表或一文的，以一起上報審批的這幾個人的一套材料為一件。12、文件的中文與外文為一件；文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。共四十六頁檔案管理概述(i sh)注意(zh y)： 這里所說的“為一件”就是實體裝訂在一起，編目時也應(yīng)視為一條條目，但不允許將同一事由的若干文件作為其中一份主要文件的附件裝訂在一起，這樣容易引起檢索混亂，難以查找。然后按照2006年國家檔案局8號令機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔

13、案保管期限規(guī)定有關(guān)要求，區(qū)分年度、歸檔范圍和保管期限，結(jié)合本單位分類方案進行排列、編號、編目，以完成對檔案的系統(tǒng)化整理，便于日后的檔案利用和信息資源整合。 共四十六頁檔案管理概述(i sh)第五節(jié) 檔案(dng n)的鑒定工作 檔案價值鑒定工作是指檔案館和檔案室按照一定的原則、標準和方法判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案，予以銷毀，使保存的檔案更加精煉。這樣一個工作過程，我們稱之為檔案價值的鑒定工作，簡而言之就是判定檔案的價值，決定檔案的存毀。共四十六頁檔案管理概述(i sh)一、檔案鑒定工作(gngzu)的內(nèi)容 (1)制定出鑒定檔案價值的標準和相應(yīng)的檔案保管期限。 (

14、2)具體審核鑒定檔案的價值，即確定哪些檔案需要保存和保存多久。 (3)把沒有保存價值的檔案或者保管期限已滿的檔案剔除并銷毀。共四十六頁檔案管理概述(i sh)二 、檔案價值(jizh)鑒定工作的意義 1、檔案經(jīng)過價值鑒定以后能夠便于對有價值的檔案進行查找和利用。 2、通過對檔案價值的鑒定，便于檔案的整理和保管。 3、經(jīng)過鑒定的檔案有助于我們在應(yīng)對突發(fā)事件時搶救有所重點，不至于因其而玉石俱毀。共四十六頁檔案管理概述(i sh)三、決定檔案(dng n)價值的因素 1、檔案自身的特點和狀況； 2、社會利用的需求是決定檔案價值的主體因素。 上述決定檔案保存價值的兩個因素是相互作用，辯證統(tǒng)一的。檔案客

15、體是檔案價值實現(xiàn)的物質(zhì)承擔者，而利用檔案的需求是檔案價值實現(xiàn)的社會條件，兩個因素都是客觀存在的，只有將兩者客觀地結(jié)合起來，綜合考慮，才能決定檔案的保存價值。共四十六頁檔案管理概述(i sh)四、鑒定(jindng)檔案價值的基本觀點要求1、全面的觀點2、歷史的觀點 3、發(fā)展的觀點 共四十六頁檔案管理概述(i sh)五、具體分析檔案保存(bocn)價值的方法1、看文件與立檔單位的關(guān)系。2、看文件內(nèi)容。3、看全宗以及全宗內(nèi)檔案的完整程度。4、看文件作者(責任者)。5、看立檔單位的社會地位以及發(fā)揮的作用。6、看文件的形成時間。7、看文件的名稱。8、看文件的可靠程度。9、看文件的有效性。10、看文件的

16、外形特點。共四十六頁檔案管理概述(i sh)六、鑒定檔案保存價值(jizh)應(yīng)注意的幾個問題 鑒定檔案，必須從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的歷史的觀點，確定檔案的保存價值。 1、真正鑒定過程中要以國家規(guī)定的區(qū)分檔案價值的原則和標準，即國家制定的各種檔案保管期限表。 2、鑒定檔案的保存價值必須對檔案在各方面所起的作用加以全面考慮，綜合分析。 3、要正確對待重復(fù)，也就是以保存本機關(guān)形成的檔案為主。 4、妥善解決鑒定過程中的寬與嚴問題。共四十六頁檔案管理概述(i sh)第六節(jié) 檔案的安全(nqun)保管工作 檔案的保管工作泛稱為日常檔案管理工作，它作為檔案科學管理的一項業(yè)務(wù)，是有其特定含義的，即

17、根據(jù)檔案的成分與狀況而采取的存放與安全防護措施。、檔案保管工作的內(nèi)容1、保護檔案的專門措施；2、檔案流動過程的保護；3、檔案的庫房管理。共四十六頁檔案管理概述(i sh)二、檔案保管(bogun)工作的意義 檔案保管工作質(zhì)量的高低，對提高檔案管理水平具有重大的影響。檔案保管工作是整個檔案工作有機組成部分之一，它與其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，不能離開其他環(huán)節(jié)而單獨存在和孤立進行。檔案保管工作不是單純?yōu)楸９芏９?，其最終目的是為了保證黨和國家各項工作對檔案的利用。 共四十六頁檔案管理概述(i sh)三、檔案(dng n)保管工作的任務(wù) 檔案保管工作的任務(wù)，就是了解和檔案損壞規(guī)律，通過經(jīng)常性工作，采取專

18、門的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全，防止失泄密。共四十六頁檔案管理概述(i sh)四、檔案安全(nqun)保管技術(shù)指標“十防”： 防盜、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防高低溫、防紫外線照射、防污染、防霉爛變質(zhì)。溫度：1424濕度：4560 檔案保護工作滲透于檔案的形成、整理、保存、利用等各個環(huán)節(jié)。檔案工作者應(yīng)當樹立檔案保護意識，堅持“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的原則，認真做好檔案保護工作，以便檔案的長久保存和利用。共四十六頁檔案管理概述(i sh)第六節(jié) 檔案的提供(tgng)利用工作 我們所有檔案工作的目的就是發(fā)揮檔案的作用，

19、為社會各項活動服務(wù)。為了達到這一目的，我們必須開展一系列工作，其中根據(jù)客觀需要，通過一定得方式、方法提供檔案信息，為各個方面服務(wù)的工作，我們稱之為檔案的利用工作或者是檔案的提供利用。共四十六頁檔案管理概述(i sh)一、檔案提供(tgng)利用的內(nèi)容 基本內(nèi)容主要有三點: (1)介紹館(室)藏的內(nèi)容與成分； (2)了解客觀需求，及時向利用者介紹和報道館藏，提供咨詢服務(wù)； (3)通過各種方式迅速準確地查找出利用者所需的檔案信息，并了解利用效果 。共四十六頁檔案管理概述(i sh)二、檔案提供利用(lyng)工作的意義 1、檔案提供利用工作是整個檔案工作的中心任務(wù)，體現(xiàn)著檔案工作的目的。 2、檔案

20、提供利用工作直接體現(xiàn)了檔案工作的方向和作用。 3、檔案提供利用工作對整個檔案工作有檢驗和促進作用。 4、開展檔案的提供利用工作是檔案管理系統(tǒng)輸出檔案，發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案價值的主渠道。共四十六頁1牢固樹立(shl)服務(wù)思想意識2正確處理提供(tgng)利用與保密之間的關(guān)系注意檔案管理概述三、檔案提供利用工作中應(yīng)注意的方面共四十六頁檔案管理概述(i sh)第四章 檔案(dng n)信息化建設(shè) 檔案信息化是國家信息化、地區(qū)信息化、行業(yè)信息化和機構(gòu)信息化的重要組成，也是當代檔案理論和實踐的核心任務(wù)。隨著信息技術(shù)的普及，檔案管理信息化成為國家社會信息化發(fā)達程度的重要標志之一。共四十六頁檔案管理概述(i sh)特點(tdin)：一、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵檔案信息化是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。1、檔案信息化是一個動態(tài)的概念。2、檔案信息化以信息技術(shù)的應(yīng)用為前提。3、檔案信息化是一個多要素綜合作用的過程。共四十六頁檔案管理概述(i sh)二、檔案信息化建設(shè)(jinsh)的意義 1、檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理的必要條件； 2、信息化建設(shè)滯后是阻礙檔