如何做好技術檔案管理(共5頁)

1、 6/6如何(rh)做好技術檔案管理(gunl)摘要(zhiyo)為了加強公司技術檔案管理流程 ，充分發(fā)揮技術檔案在公司生產、管理中的作用。確保技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。本文結合NEWJCM的實際，對技術檔案管理流程進行了一系列的探討，可供參考。關鍵詞技術檔案 管理 保密 技術檔案管理簡介技術檔案管理應主要包括：檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的檢索、檔案的統(tǒng)計、檔案的編輯、 HYPERLINK /wiki/%E6%A1%A3%E6%A1%88%E6%8F%90%E4%BE%9B%E5%88%A9%E7%94%A8 o 檔案提供利用 檔案的有效利用。技術檔案管理的對象

2、、性質和作用首先檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案的利用者，對于NEWJCM來說，是把工程項目的設計計算書、設計圖紙、儀表電器圖紙及相關文件、測繪圖紙；工程項目的工藝、工裝及完成項目所需的所有圖紙文件、往來傳真、備忘錄、工程項目會議紀要；公司廠房設施、供電、給排水、機器設備等有關資料；產品質量證明文件和合格證書等各種信息、知識進行有效識別、全面搜集、合理分類。以達到查找方便，資源共享。其次技術檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作。技術檔案管理工作不產生物質財富， 所以大部分公司不是很重視技術檔案的管理，但對于NEWJCM來說，技術檔案是公司的命脈，是公司賴以生

3、存的基礎，是企業(yè)不斷發(fā)展的技術儲備，而技術檔案的管理是實現(xiàn)技術檔案有效管理的手段，因而體現(xiàn)出它的重要性。 技術檔案的分類(fn li)根據(jù)(gnj)公司現(xiàn)狀，技術檔案可分為工程圖紙、技術資料(zlio)、招（投）標文件三大類。工程圖紙可分為2種，第一種是紙版歸檔，第二種是電子版歸檔。紙紙歸檔是工程師們將各工程圖紙按精加工圖、工藝、粗加工圖的順序進行排列，整理完畢后交到資料室并按不同工程單號、廠家、項目填寫歸檔圖紙登記表進行分類歸檔。電子版歸檔要按不同工程號歸檔，要建立歸檔圖紙文件夾，文件夾以不同工程號、廠家、主要內容命名，以便日后檢索。如果是成套機組可在同一工程中包含不同的文件夾，分類歸放的原

4、則建立文件夾，即汽輪機（主機和工藝）、壓縮機（主機和工藝）、輔機、儀表、技術文件、增速器、聯(lián)軸器、干氣密封、計算（包括各種計算條件及計算結果）、試車、發(fā)貨清單等，易于日后的查找及更換，替換等工作。技術資料是外單位提供的圖紙、照片等資料，應分類歸放。招（投）標文件是公司招標和投標后的文件歸檔，應做到有目錄，有內容、有時間、有廠家等。技術檔案的保管技術檔案要做到存放整齊、清潔、美觀、排列(pili)合理、查找方便。每季檢查(jinch)一次“六防”（防火、防盜、防潮(fngcho)、防塵、防蟲鼠、防曬）措施，發(fā)現(xiàn)漏洞及時補救。定期進行庫藏技術檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的技

5、術檔案要求及時進行修補和復制。庫藏技術檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因、保存依據(jù)。技術檔案的查閱/借閱技術檔案查閱原則：查閱技術檔案時應由查閱人向技術檔案管理員提出申請、技術檔案管理員經主管技術檔案部門經理批準方可到檔案室查閱，查閱人應在查閱記錄上簽字確認。技術檔案借閱原則：技術檔案原則上不外借，如必須借出，需由經辦人填寫申請單、部門經理審核、技術檔案主管經理審批后方可由技術檔案室辦理借出手續(xù)。借出時間不得超過10天。因工作需要延期時，應辦理續(xù)借手續(xù)。借出的技術檔案，不得修改、損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散、折頁、拍照或作為資料對外使用，并且不準自行轉借他人。職工退休或離任前必須歸

6、還全部所借技術檔案。 技術檔案的鑒定與銷毀公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。當某些檔案資料須銷毀或撤出檔案室時，須由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀或撤出審批單后，由檔案室主管領導審核總經理批準后執(zhí)行。技術檔案的保密(bo m)對于(duy)檔案管理人員(rnyun)最重要的是就是對資料的保密，尤其是電子版圖紙，任何人索要電子版，必須填寫工程圖紙電子版申請單，申請單中的審批一欄由技術部部長或設計部部長簽字，檔案員方可執(zhí)行，任何人不可代替技術部部長或設計部部長簽字。一經發(fā)現(xiàn)后果自負。檔案管理人員應具備的基本素質檔案管理人員的素質，是指檔案工作者在檔案管理崗位上所必須具備的道德素養(yǎng)、知

7、識技能、管理協(xié)調以及分析解決問題的基本能力。檔案管理人員的綜合素質，直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質量，對發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。首先，案管理人員必須有較高的政治思想素質和良好的職業(yè)道德，較高的政治思想素質和良好的職業(yè)道德是做好檔案工作的根本前提，檔案管理人員一定要做到政治合格，嚴守秘密，勤奮敬業(yè)。在工作中要有較強的工作責任感和工作熱情，有一種兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，敢于吃苦。要遵紀守法、嚴守秘密，認真執(zhí)行檔案管理工作的各項規(guī)章制度。其次，檔案管理人員要具有熟練的工作能力和較強的服務意識。然后(rnhu)，檔案管理人員必須有強烈(qin li)的進取精神和管理能力。還要有嚴謹?shù)那髮嵕?。結語(jiy) 技術檔案管理是一項貫穿于整個工程的工作、要使公司的檔案工作有起色，公司領導和檔案人員都必須重視檔案工作，尤其領導的重視，檔案人員才能使工作順利開展，做得更好，檔案工作是需要公司長期堅持的，它對于公司的生存發(fā)展也有著重要的作用。參考文件789-10102技術檔案管理控制程序 內容總結（1）如何做好技術檔案管理摘要為了加強公司技術檔案管理流程 ，充分發(fā)揮技術檔案在公司生產、管理中的作用（2）借出的技術檔案，不得修改、損壞、刪改