淺析新形勢下如何做好文書檔案的查閱利用工作3200字

1、淺析新形勢下如何做好文書檔案的查閱利用工作3200字 摘 要：檔案是對企業(yè)消費運營各項工作的真實記錄，其可以為查考歷史提供重要的憑證，在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用。隨著經(jīng)濟社會的快速開展，人們對文書檔案的查閱利用工作有了更高的要求，同時，新形勢下文書檔案的查閱利用工作也面臨著宏大的挑戰(zhàn)。本文首先闡述了做好文書檔案查閱利用工作的重要意義，然后分析了新形勢下企業(yè)文書檔案查閱利用工作存在的問題，最后提出了相應(yīng)的對策，旨在為相關(guān)工作提供一些理論借鑒。 畢業(yè)關(guān)鍵詞：文書檔案；檔案管理；查閱利用0 引言文書檔案的查閱利用工作是企業(yè)經(jīng)營中的一項重要工作，其具有很高的工作要求。企業(yè)文書檔案能為決策人員提供具有

2、價值的參考信息，在處理企業(yè)問題時也可以參考檔案來加以破解，進而推進企業(yè)開展?，F(xiàn)實已經(jīng)證明，文書檔案的查閱利用工作已經(jīng)愈來愈向政府、民間團體、個人等延伸。1 做好文書檔案查閱利用工作的重要意義在企業(yè)經(jīng)營活動與行政辦公中，文書檔案管理是一項非常重要的工作，其客觀反映了企業(yè)消費經(jīng)營活動的實際情況，所以，實在做好文書檔案的查閱利用工作，可以使企業(yè)的內(nèi)部管理制度得以進一步的標(biāo)準(zhǔn)，促使企業(yè)的消費經(jīng)營更加合理有序標(biāo)準(zhǔn)。作為文書檔案業(yè)務(wù)人員來說，必須從日常工作入手做好各項根底資料的搜集和歸檔整理工作，促進標(biāo)準(zhǔn)化標(biāo)準(zhǔn)化，使其最大程度的為企業(yè)經(jīng)營管理者提供決策的參考根據(jù)。同時，也能為社會及個人提供各類有效憑證，從

3、而使企業(yè)、社會、個人切身利益得到根本性的保障。2 新形勢下企業(yè)文書檔案查閱利用工作存在的問題2.1 對文書檔案工作重視不夠在企業(yè)的日常經(jīng)營活動中，工作人員為了自身的便利，經(jīng)常將應(yīng)立即歸檔的資料、圖紙與合同、證件證書等留在自己手里，有的工作人員認(rèn)為企業(yè)的視頻音頻資料、會議記錄以及活動照片等沒有很大的利用價值，并未將其進展歸檔，還有相當(dāng)一局部文書檔案管理人員對自身的要求不夠嚴(yán)格，不及時主動地對資料進展搜集歸檔，這種現(xiàn)象充分說明了企業(yè)對文書檔案工作重要性的無視。2.2 立檔部門對檔案工作的認(rèn)識不一，配合不夠各立檔部門對檔案工作的認(rèn)識不夠統(tǒng)一，互相之間的配合不夠，有的立檔部門不愿將文書檔案原始文件資料

4、交到檔案管理人員的手里，進而導(dǎo)致文書檔案的缺失。因為搜集、歸檔工作得不到相關(guān)立檔部門的大力配合與支持，從而使得檔案人員對做好檔案工作心有余而力缺乏，在屢次催促未果的情況下，許多重要的文書資料得不到完好歸檔和整理，進而對日后的查詢利用造成嚴(yán)重的影響。2.3 文書檔案材料不全面，搜集歸檔有缺?在企業(yè)文書檔案搜集歸檔日常工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)材料缺失的現(xiàn)象。特別是目前大多數(shù)企業(yè)都使用了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，盡管從效率方面得到了一定程度的提升，為將通知及時傳達給基層員工提供了保障，然而，對于企業(yè)其他的能反映企業(yè)消費經(jīng)營記錄的紙質(zhì)資料，不能及時歸檔，往往會產(chǎn)生缺項。并且假如長時間不入檔案，就會有喪失的危險，從而造成

5、檔案材料搜集不齊，在進展整理時，就會產(chǎn)生缺項，無法彌補，從而無法有效地對工作提供參考。2.4 文書檔案材料質(zhì)量差相關(guān)工作人員在搜集整理文書檔案的過程中，偶然會遇見一些比擬生僻和長時間未簽字的資料，由于這些材料的價值性與真實性無法確定，所以對于這些材料工作人員也不敢隨意扔掉，這便造成了在搜集整理檔案時不加以認(rèn)真鑒定，看見材料就搜集的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致所搜集整理的材料質(zhì)量普遍較差。除此以外，現(xiàn)代電子辦公系統(tǒng)的盛行，造成紙質(zhì)資料各類行文格式五花八門，如：字體不標(biāo)準(zhǔn)、格式不統(tǒng)一、語句錯字等等，這些都影響到了文書檔案的質(zhì)量難以保證。3 相應(yīng)對策3.1 加大支持力度，進步認(rèn)識文書檔案信息的重要性企業(yè)管理層要對

6、文書檔案對于企業(yè)利益的重要程度予以高度重視，加強對檔案的保護意識，首先要在硬件投入上給予支持，進步文書檔案的利用率與實效率。企業(yè)文書檔案的查閱利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的，是強化企業(yè)效益，為企業(yè)消費經(jīng)營、出現(xiàn)糾紛矛盾時保駕護航的利器。從事檔案工作的人員，要更新觀念，擅長發(fā)揮聰明才智；企業(yè)要認(rèn)識到檔案利用的重要性，要在人力、物力、財力方面向文書檔案給予支持和關(guān)注，使檔案的利用率和實效率得以進步，真正起到為企業(yè)、為社會、為員工利益有效引導(dǎo)和效勞的作用。3.2 加強部門協(xié)作，各部門鼎力配合許多有利用價值的檔案文件材料都是來源于各個立檔部門，所以，要正確處理好與各立檔部門之間的關(guān)系，對檔案的構(gòu)造進展

7、不斷的完善，努力提升歸檔質(zhì)量。檔案管理人員要做到“三勤：首先是腦勤，就是結(jié)合企業(yè)的實際情況來考慮檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)工作間的關(guān)系，總結(jié)提升檔案管理質(zhì)量的方法；其次是要嘴勤，即是要經(jīng)常主動地去理解各個部門所開展的業(yè)務(wù)工作及詳細內(nèi)容；最后是腳勤，即是要經(jīng)常性地到各部門進展走訪，注意搜集工作檔案信息。同時要加強與各部門的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案搜集渠道的暢通，還要著重搜集可以表達企業(yè)的歷史演變、重組變革、重大事項的檔案文件材料，為企業(yè)將來拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供科學(xué)根據(jù)，實在發(fā)揮檔案部門在企業(yè)開展中的參謀助手作用。3.3 建立健全相關(guān)制度企業(yè)要建立一套科學(xué)的檔案信息查閱利用制度，根據(jù)企業(yè)的實際情況，預(yù)先編訂一些平時需

8、要搜集的資料目錄，對各類資料的鑒別標(biāo)準(zhǔn)和考前須知進展專項說明，同時召集會議傳達，并要求各相關(guān)部門注重平時的整理搜集和及時入檔。要建立本企業(yè)本行業(yè)檔案資源信息共享機制，形成檔案查閱利用效勞網(wǎng)絡(luò)，對檔案信息進展合理開發(fā)，進步其實效率。同時企業(yè)還應(yīng)該積極開展檔案咨詢效勞，甄別出企業(yè)消費經(jīng)營需要的信息，為決策管理者提供決策的根據(jù)，從而使文書檔案得以有效實用的開發(fā)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益效勞。3.4 探究檔案利用的方法與技術(shù)新形勢下，企業(yè)對檔案信息的依賴性愈來愈強，以往的文書檔案查閱利用方式，已然無法適應(yīng)經(jīng)濟開展的需要，所以，我們要將所擁有的檔案信息進展標(biāo)準(zhǔn)的整理，提煉出其中的精華，以便于快速有效地予

9、以利用，且盡可能去首先電子化。首先，對現(xiàn)有的文書檔案進展編號，建立臺賬登記目錄手冊，所有資料信息按冊按號編入，便于查閱利用。其次，積極推進檔案計算機管理系統(tǒng)，將所有文書檔案信息錄入電腦，利用電子手段進展信息的檢索和統(tǒng)計，同時將系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連通，每個需要檔案資料的人員都可以預(yù)先查詢目錄，實現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息資源共享，這將進步工作效率和檔案資料的利用率。在計算機檔案管理系統(tǒng)中，為了保密平安的需要，可以增設(shè)權(quán)限設(shè)置。也就是說，檔案信息目錄是全企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，但是詳細的資料內(nèi)容不錄入計算機系統(tǒng)。所需查閱內(nèi)容，查閱人需根據(jù)查閱目錄，經(jīng)上級批準(zhǔn)前方可進展檔案室查閱紙質(zhì)資料或電子資料。4 結(jié)論總而言之，新形勢下，實在做好文書檔案的查閱利用工作，對于進一步標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)內(nèi)部管理制度，使得企業(yè)的消費經(jīng)營合理標(biāo)準(zhǔn)有序具有重要的意義。所以，企業(yè)要投入一定的精力來實在做好文書檔案的查閱利用工作，針對現(xiàn)階段該項工作中所存在的主要問題，從加大支持力度、加強部門協(xié)作、建立健全相關(guān)制度等多方面采取相應(yīng)的解決措施，并且還要高度重視日常資料的搜集、甄別工作，同時及時提煉出有效信息，為企業(yè)管理者決策提供堅實的原始臺賬憑據(jù)，保護企業(yè)和個人的利益不受損失。參